テレワークが加速される今、「脱ハンコ化」に向けて企業がやるべきこと

新型コロナウイルスの影響でテレワークを導入する企業が増える中、「押印や紙データの処理」のために出社せざるを得ない人たちも少なくありません。そこでテレワークが求められる今だからこそ、テレワークの妨げになっている日本の慣習的な「ハンコ文化」を見直してみませんか。

今回は、脱ハンコ化に必要なワークフローシステムや電子契約を導入するメリット、導入ステップ、選び方のポイント、そして多くの企業が導入しているワークフローシステムや電子契約サービスを厳選してご紹介いたします。

本記事を読めば、オフィスに出社しなくても業務が進められるワークフローシステムや、電子契約サービスが見つかり、物理的・心理的に負担となっていたハンコ文化から脱却ができます


テレワークを進めるならハンコは電子契約に切り替える

日本政府は、2020年6月19日に発表した「押印についてのQ&A」の中で、「押印しなくても契約の効力に影響は生じない」という見解を示し、印鑑に変わる手段(タイムスタンプ、電子証明、電子認証サービス)を提案しています。

つまり政府は、これまで慣習的だった日本のハンコ文化から電子契約への移行を認めているのです。

2020年6月19日内閣府、法務省、経済産業省「押印についてのQ&A」


脱ハンコ化を進めるなら電子契約の導入がマストな理由

ハンコから電子契約に移行した場合のメリットは以下の通りです。
これらのメリットがあるので、電子契約の導入はマストといえます。

メリット1:業務効率化できる

脱ハンコ化の最大のメリットは業務効率化の向上です。

システム上で契約書や各種申請業務が完結できるため、在宅勤務であっても申請・承認が可能です。
多くの企業でテレワーク導入時に課題となっていた「ハンコを押すためだけにわざわざ出社をする」といった必要はなくなります。

またこれまで契約を結ぶために、顧客に契約書を郵送するという流れが一般的でしたが、電子契約であればシステム上でスピーディーに完了できます。

メリット2:経費を削減できる

脱ハンコ化によって紙の契約書に必要な紙代や印刷代がかからず、さらに契約書を作成するために必要な作業時間や人件費を抑えることができます。

また電子契約は課税対象にはならず、紙の契約書に必要な印紙税がかからないのも特徴です。

ただし、ワークフローシステムや電子契約サービスを使用する場合は、導入費用がかかります。

メリット3:検索や閲覧が容易になる

クラウド上に契約書や資料を格納できれば、自宅であっても簡単に資料の検索や閲覧ができます。

わざわざ必要な資料を調べるためにオフィスに行く必要はありません。
さらにキーワードやタグ付けによって、必要な書類をすぐに探し出すことが可能です。

またペーパレス化によって社内の保管場所が大幅に削減できるのもメリットです。

メリット4:コンプライアンスの強化

電子化によりアクセス権限の設定や、編集履歴の保存、締結した日時を示すタイムスタンプなど第三者による改ざんを予防することができます。

また契約書の紛失、置忘れ、盗難など人為的な要因で契約書が消失するリスクからも回避でき、企業のコンプライアンス強化にメリットがあります。


脱ハンコを進めるための6つのステップ

ここでは社内の申請作業や社外取引における契約など、脱ハンコ化を進めるために必要な6つのステップをご紹介します。

ステップ1:社内の業務フローを見直す

まずは社内のワークフローを洗い出し、業務効率化を阻害しているタスクにおいて電子化ができるかどうかを検討していきます。

たとえば社内で押印が必要な書類として、稟議書や申請書、精算書などがありますが、これらは上司や決裁担当者が押印をして承認を行うもので、必ず紙とハンコを使用しなければならないものではありません。申請のためにわざわざ紙を印刷する、その都度申請方法を調べる、誰に承認をもらったらよいのかがわからない、そういった積み重ねが業務を停滞させている可能性があります。

最初からすべての文書に着手するのではなく、社内の業務フローの中で効率化できるところから取り組んでいきましょう。

ちなみに取締役会議事録は、会社法369条3項により出席取締役・監査役が署名または記名押印することが義務として定められていますが、現在コロナ禍においては、タイムリーな押印ができないため、議事録作成に必要な取締役と監査役の承認についてはクラウドを使った電子署名が認められています。

参考:取締役会の議事録承認、クラウドで電子署名 法務省が容認|日経新聞

ステップ2:社外契約は取引先の合意を得る

取引先との間で、書面によって行われていた契約書、見積書、発注書、請求書、領収書などを電子化する場合、取引先が合意すれば電子契約を行うことができます。

ただし取引先が従来の書面による契約を希望する場合は、取引先に合わせて柔軟な対応が必要になります。

ステップ3:書面を残す必要がある契約を確認する

法律により書面での契約締結や、保存が義務付けられているものがあるため、事前に確認しましょう。

以下は電子署名ができない契約の代表例になります。

  • 定期借地・定期建物賃貸借契約(借地借家法22条・38条1項)
  • 宅地建物売買等媒介契約(宅建業法34条の2)
  • 重要事項説明(宅建業法35条1項37条1項3項)
  • 訪問販売等特定商取引における交付書面(特定商取引法第4条ほか)
  • 労働者派遣個別契約(派遣法26条1項、施行規則21条3項)

このように不動産業や派遣業、建設業の契約を扱う場合は、顧問弁護士にご相談ください。

参考:まずは社内から始めよう「脱・はんこ」|Digital Workstyle College

ステップ4:導入する電子サービスを決める

利用しようとしている書類が電子化に対応可能かどうかを確認の上、導入する電子サービスを決めます。

サービスの選び方については、「脱ハンコ化に向けて使いたい電子サービス」にて詳しくご紹介いたします。

ステップ5:社員の情報セキュリティの意識を高める

情報管理におけるリスクを防ぐためには、社内で情報セキュリティの意識を高める必要があります。

現在普及している多くの電子サービスは、厳重なセキュリティ対策が施されていますが、社内書類や契約書をデータとしてネットワーク内に保管する以上サイバー攻撃のリスクは避けられません。

もしも情報が漏えいしてしまった場合、企業の社会的信頼は損なわれ、信頼回復のために多大なコストがかかってしまいます。そのため社内のリテラシー向上を目指し、適切な情報セキュリティの研修を行う必要があります。

ステップ6:電子契約サービス導入を社内・社外に周知する

社内においてはサービスを導入する目的やメリットを伝え、使い方の教育をしっかりと行い、まずは社員からの理解を得ることが重要です。

分かりやすいマニュアルを作成したり、社員からの問い合わせに対応できる部署を明確にしたりするなど社員へのサポートは忘れずにしましょう。

また取引先やパートナー会社に対しても、電子化への取り組みを周知徹底しなければなりません。サービスによっては、取引先でもシステム利用料が発生するケースがあるのでご注意ください。


脱ハンコ化に向けて使いたい電子システム

ここでは脱ハンコ化に向けて、最低限これだけは使いたい電子システムを2つご紹介いたします。

【社内】ワークフローシステム(電子決裁システム)

ワークフローシステムとは、社内の稟議書や経費精算などの業務を電子化し、自動化するためにつくられたシステムです。

あらかじめ自動で決められた決裁ルートに従って決裁処理を行い、決裁後はデータや電子ファイルとして保管されます。これらの業務はすべてシステム上で可視化されるため、誰のところに申請書があるのか進捗状況を常に把握できます。

【社外】電子契約システム

電子契約システムは、紙の契約書にハンコを押す代わりに、インターネット上で電子ファイルに押印・署名して契約を締結できるシステムです。

電子署名には当事者が本人であること証明をして署名する当事者型と、クラウド上で双方が合意して署名する立会人型の2つの方法があります。

これまで立会人型の法的有効性は曖昧でしたが、政府は電子証明書のない立会人型の電子署名も法的に有効であるという見解を示しており、多くの企業では手軽な立会人型が使われています。

参考:電子契約の署名の仕方は?立会人型と当事者型について詳しく解説|Great Sign


ワークフローシステムの選び方

社内の申請書や稟議書を電子化する場合、どのようなワークフローシステムを選べばよいのでしょうか。ここでは選び方のポイントを3つご紹介します。

業務スタイルに合った使いやすさで選ぶ

ワークフローシステムの導入で実現したいことを明確にしてから、自社の業務スタイルに合った製品を選びます。

システムは導入しても利用者が使えないと期待した効果は得られません。操作がむずかしかったり、使わない機能にコストをかけてしまうと、かえって費用対効果を下げてしまいます。

システムが自社の業務スタイルに合っているか、利用者が使えるかをあらかじめ確認しておく必要があります。

既存システムと連携が可能か

既存のシステムと導入したいシステムが連携できるかを確認しましょう。

すでに社内で利用している会計ソフトや営業支援ツールなど他のシステムと連携できれば、さらに業務効率化が実現できます。それにより手作業によるミスを防ぐこともできます。

クラウド型を選ぶ

ワークフローシステムは、オンプレミス型とクラウド型の2種類に分かれています。テレワーク中心で利用される場合は、自社サーバや社内のパソコンに直接システムを組み込むオンプレミス型ではなく、スマホやタブレットからでも申請・承認作業ができるクラウド型のワークフローシステムを選びましょう。


脱ハンコ化を目指す企業が導入すべきワークフローシステム5選

ここでは数あるワークフローシステムの中から企業が積極的に導入しているワークフローシステムをピックアップし、厳選しました。ぜひ参考にしてみてください。

ジョブカンワークフロー


【特徴】
・社内の稟議申請、捺印申請などあらゆる申請に対応
・安価で豊富な機能が利用できる
・数名~数千規模まで従業員規模問わず利用できる
・他のジョブカンシリーズと一緒に使うと割引可能
・トライアルがあるので、自社のシステムに合うか事前にチェックができる

【費用】
・初期費用0円、サポート費用0円、月額300円/ユーザー

【導入企業】
導入実績120,000社以上
タマホーム株式会社/エイベックス株式会社/株式会社湖池屋/貝印株式会社/ディップ株式会社 ほか

【こんな企業におすすめ】
・すでに他のジョブカンシリーズを使っている企業
・豊富な導入実績がある製品が良い企業

X-point cloud


【特徴】
・従来の社内書類に合わせたフォームがそのまま使えるため、移行や切り替えコストが少ない
・低価格で導入できるクラウド型ワークフローシステム
・スマホやタブレット端末に対応しているので、テレワークでも承認や申請が可能
・ワンクリックで承認、申請から決裁までがスピーディー
・オプション機能でシステム連携も可能

【費用】
初期費用0円、月額500円/ユーザー

【導入企業】
導入実績3,500社以上
牛乳石鹸共進社株式会社/株式会社クロスフォー/多摩化学工業株式会社/株式会社ISHIGAKI/株式会社ウィゴー ほか

【こんな企業におすすめ】
・事務手続きを簡単に自動化したい企業
・日本企業向け

rakumo ワークフロー


【特徴】
・GoogleのグループウェアGoogle Workspaceと連携しているため構築・導入が簡単
・rakumo製品とのシームレスな連携が可能なので、少ないステップで業務効率化が実現できる
・コメント記入で承認の背景がわかる。業務フローが可視化できる
・スマホ・タブレットに最適化されたデザインで小さな画面でも承認申請がしやすい
・ベンチャー企業から上場企業まで実績が豊富

【費用】
月額300円/ユーザー

【導入社数】
株式会社ミクシィ/株式会社クラウドワークス/ソフトバンクグループ株式会社 ほか

【こんな企業におすすめ】
・社内でGoogle Workspaceを使用している企業

AgileWorks


【特徴】
・組織改編や人事異動が多い大企業での利用を想定した機能が搭載されている
・システム連携でデータ活用ができる
・手書き申請書のような入力フォームもノンプログラミングで作成できる
・ユーザーごとに、日本語以外にも英語や中国語の利用ができる

【費用】
AgileWorks Standard基本パック(同時ユーザーライセンス205ユーザーまで):標準価格 240万円、ライセンスサービス価格 36万円
AgileWorks Enterprise基本パック:標準価格 360万円、ライセンスサービス価格 54万円

※ラインセンスサービスは、ログイン中の利用者だけをカウントしています

【導入企業】
学校法人東洋大学/富士ゼロックス株式会社/株式会社テレビ朝日/全日空商事株式会社/株式会社大和総研/清水建設株式会社/東京エレクトロン デバイス株式会社/SCSK株式会社 ほか

【こんな企業におすすめ】
・大人数で利用したい大手や中堅企業

コラボフロー


【特徴】
・専門ソフトや知識は不要。Excelでのフォーム作成が可能なため、今までの運用を変えずにワークフローシステムが作れる
・簡単な操作で導入から本格的なワークフローシステムの構築ができる
・少人数から数千名規模まで幅広く対応できる
・kintoneアプリ、Garoon、サイボウズOffice、サイボウズリモートサービスなどと連携が可能
・30日間無料体験あり

【費用】
クラウド版:月額500円/1ユーザー、年額5,880円/1ユーザー(最低5ユーザーから)

【導入企業】
株式会社雄飛堂/BEENOS株式会社/株式会社エスネットワークス/株式会社やまねメディカル/株式会社タカゾノ/株式会社MTG/学校法人追手門学院/アポロ販売株式会社/株式会社自然農園/株式会社コーコス信岡 ほか

【こんな企業におすすめ】
・簡単な操作で充実した機能をもつシステムを導入したい企業


電子契約システムの選び方

電子契約サービスを選ぶ場合、どのようなシステムを選べばよいのでしょうか。ここでは電子契約システムの選び方のポイントを4つご紹介いたします。

法的根拠、セキュリティ対応をチェック

セキュリティ対策は各製品によってそれぞれ異なるため、法的根拠はあるか、電子署名やタイムスタンプは付与されているか、暗号化送受信に対応しているか、など信頼できるセキュリティ対策がされているかどうかをチェックしましょう。

ITやデジタル化が進む一方、それに伴ってサイバー攻撃の手口がますます巧妙化するなど、企業のセキュリティに対する問題は重要な経営課題のひとつです。

費用対効果を重視するあまりにセキュリティ対策が不十分なサービスを選ばないように気をつけましょう。

トータルの料金を確認する

自社の使い方に合わせトータル費用を計算してから製品を選びましょう。

電子契約サービスは、製品によってプランや契約料金はさまざまです。無料プランであっても、利用件数によっては有料となったり、契約書を送信するごとに料金が発生したりと、結果的に費用が高くなってしまうケースが少なくありません。安いからといって基本料金だけで判断をしないことがポイントです。

機能の利便性を確認する

利用したい目的に合わせて製品を選ぶことがおすすめです。

たとえばクラウド上で編集ができるか、海外企業と契約をスムーズに行えるように外国の言語に対応しているか、契約書のテンプレートはあるか、ワークフロー機能が備わっているか、既存システムと連携できるかなど、各製品の機能やサービスをチェックしてから自社に合うシステムを選びましょう。

相手先企業の導入のしやすさ

電子契約を導入する場合、相手先企業も同じように電子契約の導入が必要です。その際、導入方法や操作方法などサービスの利用について相手方の理解を得なければなりません。

取引先への説明支援があるか、取引先の利用料無料サービスがあるかなど、相手先企業の導入しやすさも選ぶポイントになります。


脱ハンコ化を目指す企業が導入すべきおすすめ電子契約サービス5選

ここでは電子契約サービスを紹介しているサイトの中でとくに出現頻度の高い電子契約サービスをスコアリングし、その結果をもとにご紹介いたします。

クラウドサイン


【特徴】
・日本の法律に特化した弁護士ドットコム株式会社が運営
・契約相手先が同システムを導入していなくても利用できる
・電子署名や認定タイムスタンプなど、万全のセキュリティ対策

【費用】
スタンダード:月額10,000円/送信件数ごとに200円
スタンダードプラス:月額20,000円/送信件数ごとに200円
ビジネス:要問い合わせ

【導入実績】
・業界シェア80%以上、導入実績100,000社以上

【こんな企業におすすめ】
・知名度ある電子契約サービスを使いたい企業

GMOサイン


【特徴】
・法的効力の高い実印レベルの「電子証明書」による署名に加え、メール認証、ハイブリット署名(自社は電子署名タイプ、相手は電子サインタイプを組み合わせたもの)などすべての署名方法が可能
・20年以上11万社のITインフラを支えるGMOが運営
・料金無料で電子サインのお試しができる
・タイムスタンプで安全性が担保されている

【費用】
お試しフリー:月額0円、送信料0円、署名数 無料/5⽂書まで
契約印&実印プラン:月額9,680円、送信料(電⼦署名)110円/件、送信料(⾝元確認済み ⾼度電⼦署名)330円/件、ユーザー数・署名数無制限

【導入企業】
株式会社ワンビシアーカイブズ/株式会社SKペイバンク(倉商SKグループ)/株式会社サカイ引越センター/ソフトブレーン株式会社/株式会社ティップネス ほか

【こんな企業におすすめ】
・契約書の種類や取引先によって契約方法を使い分けたい企業

リーテックスデジタル契約


【特徴】
・法学者と大手弁護士事務所が監修、業界最高峰の法的安定性
・金融機関と同レベルで厳重な本人確認
・電子債権記録機関による記録事項証明書の発行
・タイムスタンプで契約書の改ざん防止
・導入費用無料

【費用】
スタンダードプラン:月額10,000円(認印版は無制限、実印版は月5件まで)
無料プラン:月5件まで

【こんな企業におすすめ】
・法的安全性を求めたい企業

DocuSign


【特徴】
・文書をクラウド上にアップロードし、スムーズに契約書や申請書への承認・合意ができる
・世界188カ国、30万社以上、2億人の導入実績
・44言語で署名が可能
・自社システムとのAPI連携やクラウドサービス連携も可能
・世界標準のセキュリティ基準

【費用】
・署名のみは文書数に制限なく無料
・スタンダード:25ドル/ユーザー
・30日間の無料トライアルあり

【導入実績】
Sansan株式会社/オリンパス株式会社/エンタープライズ/SAPジャパン株式会社/

【こんな企業におすすめ】
・グローバル企業

NINJASIGN


【特徴】
・Googleドキュメントで編集が可能
・相手先がNINJA SIGNを利用していなくても契約締結・署名の依頼できる
・月額料金のみで契約書送信件数ごとに費用は発生しない
・Freeプランは月5件まで契約書の送信が可能
・1アカウントのみで運用する場合は、他社よりも料金設定が安いが、ユーザー数が増えると月額料金は高くなる
・API連携はできない
・タイムスタンプが付与されている

【費用】
フリー:無料、契約書送信数5通/月
ライト:1アカウント4,980円/月、送信費無料、送信件数無制限
ライト+:6アカウント19,800円/月(追加アカウント@1,000円)、送信費無料、送信件数無制限

【導入企業】
株式会社オールアバウト/ココネ株式会社/株式会社morich/エンサムパートナーズ株式会社/株式会社アウトバンドマーケティング ほか

【こんな企業におすすめ】
・編集のしやすさを重視する企業(ドキュメント上で編集可)
・価格重視の企業


まとめ

テレワークによって課題となっていたハンコの押印作業。コロナ禍をきっかけに、これまで日本では当たり前だった「紙とハンコ文化」が大きく変わろうとしています。

すでにワークフローシステムや電子契約サービスを導入し、脱ハンコ化に成功している企業も少なくありません。ぜひこのチャンスを活かして脱ハンコ化を目指してみてはいかがでしょうか。

参考資料
電子契約書の作り方 メリット・デメリットやシステム選定のポイントを解説|WORK-PJ
電子決裁とは?紙文書の決裁との違いは?やり方や導入事例も|Shachita Cloud
日経クロステック コロナ禍で「脱ハンコ」は実現する?|日経クロステック
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