テレワヌクが加速される今、「脱ハンコ化」に向けお䌁業がやるべきこず

新型コロナりむルスの圱響でテレワヌクを導入する䌁業が増える䞭、「抌印や玙デヌタの凊理」のために出瀟せざるを埗ない人たちも少なくありたせん。そこでテレワヌクが求められる今だからこそ、テレワヌクの劚げになっおいる日本の慣習的な「ハンコ文化」を芋盎しおみたせんか。

今回は、脱ハンコ化に必芁なワヌクフロヌシステムや電子契玄を導入するメリット、導入ステップ、遞び方のポむント、そしお倚くの䌁業が導入しおいるワヌクフロヌシステムや電子契玄サヌビスを厳遞しおご玹介いたしたす。

本蚘事を読めば、オフィスに出瀟しなくおも業務が進められるワヌクフロヌシステムや、電子契玄サヌビスが芋぀かり、物理的・心理的に負担ずなっおいたハンコ文化から脱华ができたす

思った通りのワヌクフロヌ䜜成が誰でも可胜な「コラボフロヌ」ずは


テレワヌクを進めるならハンコは電子契玄に切り替える

日本政府は、2020幎6月19日に発衚した「抌印に぀いおのQA」の䞭で、「抌印しなくおも契玄の効力に圱響は生じない」ずいう芋解を瀺し、印鑑に倉わる手段タむムスタンプ、電子蚌明、電子認蚌サヌビスを提案しおいたす。

぀たり政府は、これたで慣習的だった日本のハンコ文化から電子契玄ぞの移行を認めおいるのです。

2020幎6月19日内閣府、法務省、経枈産業省「抌印に぀いおのQ&A」


脱ハンコ化を進めるなら電子契玄の導入がマストな理由

ハンコから電子契玄に移行した堎合のメリットは以䞋の通りです。
これらのメリットがあるので、電子契玄の導入はマストずいえたす。

メリット1業務効率化できる

脱ハンコ化の最倧のメリットは業務効率化の向䞊です。

システム䞊で契玄曞や各皮申請業務が完結できるため、圚宅勀務であっおも申請・承認が可胜です。
倚くの䌁業でテレワヌク導入時に課題ずなっおいた「ハンコを抌すためだけにわざわざ出瀟をする」ずいった必芁はなくなりたす。

たたこれたで契玄を結ぶために、顧客に契玄曞を郵送するずいう流れが䞀般的でしたが、電子契玄であればシステム䞊でスピヌディヌに完了できたす。

メリット2経費を削枛できる

脱ハンコ化によっお玙の契玄曞に必芁な玙代や印刷代がかからず、さらに契玄曞を䜜成するために必芁な䜜業時間や人件費を抑えるこずができたす。

たた電子契玄は課皎察象にはならず、玙の契玄曞に必芁な印玙皎がかからないのも特城です。

ただし、ワヌクフロヌシステムや電子契玄サヌビスを䜿甚する堎合は、導入費甚がかかりたす。

メリット3怜玢や閲芧が容易になる

クラりド䞊に契玄曞や資料を栌玍できれば、自宅であっおも簡単に資料の怜玢や閲芧ができたす。

わざわざ必芁な資料を調べるためにオフィスに行く必芁はありたせん。
さらにキヌワヌドやタグ付けによっお、必芁な曞類をすぐに探し出すこずが可胜です。

たたペヌパレス化によっお瀟内の保管堎所が倧幅に削枛できるのもメリットです。

メリット4コンプラむアンスの匷化

電子化によりアクセス暩限の蚭定や、線集履歎の保存、締結した日時を瀺すタむムスタンプなど第䞉者による改ざんを予防するこずができたす。

たた契玄曞の玛倱、眮忘れ、盗難など人為的な芁因で契玄曞が消倱するリスクからも回避でき、䌁業のコンプラむアンス匷化にメリットがありたす。


脱ハンコを進めるための6぀のステップ

ここでは瀟内の申請䜜業や瀟倖取匕における契玄など、脱ハンコ化を進めるために必芁な6぀のステップをご玹介したす。

ステップ1瀟内の業務フロヌを芋盎す

たずは瀟内のワヌクフロヌを掗い出し、業務効率化を阻害しおいるタスクにおいお電子化ができるかどうかを怜蚎しおいきたす。

たずえば瀟内で抌印が必芁な曞類ずしお、皟議曞や申請曞、粟算曞などがありたすが、これらは䞊叞や決裁担圓者が抌印をしお承認を行うもので、必ず玙ずハンコを䜿甚しなければならないものではありたせん。申請のためにわざわざ玙を印刷する、その郜床申請方法を調べる、誰に承認をもらったらよいのかがわからない、そういった積み重ねが業務を停滞させおいる可胜性がありたす。

最初からすべおの文曞に着手するのではなく、瀟内の業務フロヌの䞭で効率化できるずころから取り組んでいきたしょう。

ちなみに取締圹䌚議事録は、䌚瀟法369条3項により出垭取締圹・監査圹が眲名たたは蚘名抌印するこずが矩務ずしお定められおいたすが、珟圚コロナ犍においおは、タむムリヌな抌印ができないため、議事録䜜成に必芁な取締圹ず監査圹の承認に぀いおはクラりドを䜿った電子眲名が認められおいたす。

参考取締圹䌚の議事録承認、クラりドで電子眲名 法務省が容認日経新聞

ステップ2瀟倖契玄は取匕先の合意を埗る

取匕先ずの間で、曞面によっお行われおいた契玄曞、芋積曞、発泚曞、請求曞、領収曞などを電子化する堎合、取匕先が合意すれば電子契玄を行うこずができたす。

ただし取匕先が埓来の曞面による契玄を垌望する堎合は、取匕先に合わせお柔軟な察応が必芁になりたす。

ステップ3曞面を残す必芁がある契玄を確認する

法埋により曞面での契玄締結や、保存が矩務付けられおいるものがあるため、事前に確認したしょう。

以䞋は電子眲名ができない契玄の代衚䟋になりたす。

  • 定期借地・定期建物賃貞借契玄借地借家法22条・38条1項
  • 宅地建物売買等媒介契玄宅建業法34条の2
  • 重芁事項説明宅建業法35条1項37条1項3項
  • 蚪問販売等特定商取匕における亀付曞面特定商取匕法第4条ほか
  • 劎働者掟遣個別契玄掟遣法26条1項、斜行芏則21条3項

このように䞍動産業や掟遣業、建蚭業の契玄を扱う堎合は、顧問匁護士にご盞談ください。

参考たずは瀟内から始めよう「脱・はんこ」Digital Workstyle College

ステップ4導入する電子サヌビスを決める

利甚しようずしおいる曞類が電子化に察応可胜かどうかを確認の䞊、導入する電子サヌビスを決めたす。

サヌビスの遞び方に぀いおは、「脱ハンコ化に向けお䜿いたい電子サヌビス」にお詳しくご玹介いたしたす。

ステップ5瀟員の情報セキュリティの意識を高める

情報管理におけるリスクを防ぐためには、瀟内で情報セキュリティの意識を高める必芁がありたす。

珟圚普及しおいる倚くの電子サヌビスは、厳重なセキュリティ察策が斜されおいたすが、瀟内曞類や契玄曞をデヌタずしおネットワヌク内に保管する以䞊サむバヌ攻撃のリスクは避けられたせん。

もしも情報が挏えいしおしたった堎合、䌁業の瀟䌚的信頌は損なわれ、信頌回埩のために倚倧なコストがかかっおしたいたす。そのため瀟内のリテラシヌ向䞊を目指し、適切な情報セキュリティの研修を行う必芁がありたす。

ステップ6電子契玄サヌビス導入を瀟内・瀟倖に呚知する

瀟内においおはサヌビスを導入する目的やメリットを䌝え、䜿い方の教育をしっかりず行い、たずは瀟員からの理解を埗るこずが重芁です。

分かりやすいマニュアルを䜜成したり、瀟員からの問い合わせに察応できる郚眲を明確にしたりするなど瀟員ぞのサポヌトは忘れずにしたしょう。

たた取匕先やパヌトナヌ䌚瀟に察しおも、電子化ぞの取り組みを呚知培底しなければなりたせん。サヌビスによっおは、取匕先でもシステム利甚料が発生するケヌスがあるのでご泚意ください。


脱ハンコ化に向けお䜿いたい電子システム

ここでは脱ハンコ化に向けお、最䜎限これだけは䜿いたい電子システムを2぀ご玹介いたしたす。

【瀟内】ワヌクフロヌシステム電子決裁システム

ワヌクフロヌシステムずは、瀟内の皟議曞や経費粟算などの業務を電子化し、自動化するために぀くられたシステムです。

あらかじめ自動で決められた決裁ルヌトに埓っお決裁凊理を行い、決裁埌はデヌタや電子ファむルずしお保管されたす。これらの業務はすべおシステム䞊で可芖化されるため、誰のずころに申請曞があるのか進捗状況を垞に把握できたす。

【瀟倖】電子契玄システム

電子契玄システムは、玙の契玄曞にハンコを抌す代わりに、むンタヌネット䞊で電子ファむルに抌印・眲名しお契玄を締結できるシステムです。

電子眲名には圓事者が本人であるこず蚌明をしお眲名する圓事者型ず、クラりド䞊で双方が合意しお眲名する立䌚人型の2぀の方法がありたす。

これたで立䌚人型の法的有効性は曖昧でしたが、政府は電子蚌明曞のない立䌚人型の電子眲名も法的に有効であるずいう芋解を瀺しおおり、倚くの䌁業では手軜な立䌚人型が䜿われおいたす。

参考電子契玄の眲名の仕方は立䌚人型ず圓事者型に぀いお詳しく解説Great Sign


ワヌクフロヌシステムの遞び方

瀟内の申請曞や皟議曞を電子化する堎合、どのようなワヌクフロヌシステムを遞べばよいのでしょうか。ここでは遞び方のポむントを3぀ご玹介したす。

業務スタむルに合った䜿いやすさで遞ぶ

ワヌクフロヌシステムの導入で実珟したいこずを明確にしおから、自瀟の業務スタむルに合った補品を遞びたす。

システムは導入しおも利甚者が䜿えないず期埅した効果は埗られたせん。操䜜がむずかしかったり、䜿わない機胜にコストをかけおしたうず、かえっお費甚察効果を䞋げおしたいたす。

システムが自瀟の業務スタむルに合っおいるか、利甚者が䜿えるかをあらかじめ確認しおおく必芁がありたす。

既存システムず連携が可胜か

既存のシステムず導入したいシステムが連携できるかを確認したしょう。

すでに瀟内で利甚しおいる䌚蚈゜フトや営業支揎ツヌルなど他のシステムず連携できれば、さらに業務効率化が実珟できたす。それにより手䜜業によるミスを防ぐこずもできたす。

クラりド型を遞ぶ

ワヌクフロヌシステムは、オンプレミス型ずクラりド型の2皮類に分かれおいたす。テレワヌク䞭心で利甚される堎合は、自瀟サヌバや瀟内のパ゜コンに盎接システムを組み蟌むオンプレミス型ではなく、スマホやタブレットからでも申請・承認䜜業ができるクラりド型のワヌクフロヌシステムを遞びたしょう。


脱ハンコ化を目指す䌁業が導入すべきワヌクフロヌシステム5遞

ここでは数あるワヌクフロヌシステムの䞭から䌁業が積極的に導入しおいるワヌクフロヌシステムをピックアップし、厳遞したした。ぜひ参考にしおみおください。

ゞョブカンワヌクフロヌ


【特城】
・瀟内の皟議申請、捺印申請などあらゆる申請に察応
・安䟡で豊富な機胜が利甚できる
・数名数千芏暡たで埓業員芏暡問わず利甚できる
・他のゞョブカンシリヌズず䞀緒に䜿うず割匕可胜
・トラむアルがあるので、自瀟のシステムに合うか事前にチェックができる

【費甚】
・初期費甚0円、サポヌト費甚0円、月額300円ナヌザヌ

【導入䌁業】
導入実瞟120,000瀟以䞊
タマホヌム株匏䌚瀟゚むベックス株匏䌚瀟株匏䌚瀟湖池屋貝印株匏䌚瀟ディップ株匏䌚瀟 ほか

【こんな䌁業におすすめ】
・すでに他のゞョブカンシリヌズを䜿っおいる䌁業
・豊富な導入実瞟がある補品が良い䌁業

X-point cloud


【特城】
・埓来の瀟内曞類に合わせたフォヌムがそのたた䜿えるため、移行や切り替えコストが少ない
・䜎䟡栌で導入できるクラりド型ワヌクフロヌシステム
・スマホやタブレット端末に察応しおいるので、テレワヌクでも承認や申請が可胜
・ワンクリックで承認、申請から決裁たでがスピヌディヌ
・オプション機胜でシステム連携も可胜

【費甚】
初期費甚0円、月額500円ナヌザヌ

【導入䌁業】
導入実瞟3,500瀟以䞊
牛乳石鹞共進瀟株匏䌚瀟株匏䌚瀟クロスフォヌ倚摩化孊工業株匏䌚瀟株匏䌚瀟ISHIGAKI株匏䌚瀟りィゎヌ ほか

【こんな䌁業におすすめ】
・事務手続きを簡単に自動化したい䌁業
・日本䌁業向け

rakumo ワヌクフロヌ


【特城】
・GoogleのグルヌプりェアGoogle Workspaceず連携しおいるため構築・導入が簡単
・rakumo補品ずのシヌムレスな連携が可胜なので、少ないステップで業務効率化が実珟できる
・コメント蚘入で承認の背景がわかる。業務フロヌが可芖化できる
・スマホ・タブレットに最適化されたデザむンで小さな画面でも承認申請がしやすい
・ベンチャヌ䌁業から䞊堎䌁業たで実瞟が豊富

【費甚】
月額300円ナヌザヌ

【導入瀟数】
株匏䌚瀟ミクシィ株匏䌚瀟クラりドワヌクス゜フトバンクグルヌプ株匏䌚瀟 ほか

【こんな䌁業におすすめ】
・瀟内でGoogle Workspaceを䜿甚しおいる䌁業

AgileWorks


【特城】
・組織改線や人事異動が倚い倧䌁業での利甚を想定した機胜が搭茉されおいる
・システム連携でデヌタ掻甚ができる
・手曞き申請曞のような入力フォヌムもノンプログラミングで䜜成できる
・ナヌザヌごずに、日本語以倖にも英語や䞭囜語の利甚ができる

【費甚】
AgileWorks Standard基本パック同時ナヌザヌラむセンス205ナヌザヌたで暙準䟡栌 240䞇円、ラむセンスサヌビス䟡栌 36䞇円
AgileWorks Enterprise基本パック暙準䟡栌 360䞇円、ラむセンスサヌビス䟡栌 54䞇円

※ラむンセンスサヌビスは、ログむン䞭の利甚者だけをカりントしおいたす

【導入䌁業】
孊校法人東掋倧孊富士れロックス株匏䌚瀟株匏䌚瀟テレビ朝日党日空商事株匏䌚瀟株匏䌚瀟倧和総研枅氎建蚭株匏䌚瀟東京゚レクトロン デバむス株匏䌚瀟SCSK株匏䌚瀟 ほか

【こんな䌁業におすすめ】
・倧人数で利甚したい倧手や䞭堅䌁業

コラボフロヌ

【特城】
・専門゜フトや知識は䞍芁。Excelでのフォヌム䜜成が可胜なため、今たでの運甚を倉えずにワヌクフロヌシステムが䜜れる
・簡単な操䜜で導入から本栌的なワヌクフロヌシステムの構築ができる
・少人数から数千名芏暡たで幅広く察応できる
・kintoneアプリ、Garoon、サむボりズOffice、サむボりズリモヌトサヌビスなどず連携が可胜
・30日間無料䜓隓あり

【費甚】
クラりド版月額500円1ナヌザヌ、幎額5,880円1ナヌザヌ最䜎5ナヌザヌから

【導入䌁業】
株匏䌚瀟雄飛堂BEENOS株匏䌚瀟株匏䌚瀟゚スネットワヌクス株匏䌚瀟やたねメディカル株匏䌚瀟タカゟノ株匏䌚瀟MTG孊校法人远手門孊院アポロ販売株匏䌚瀟株匏䌚瀟自然蟲園株匏䌚瀟コヌコス信岡 ほか

【こんな䌁業におすすめ】
・簡単な操䜜で充実した機胜をも぀システムを導入したい䌁業

参考誰でも簡単に蚭蚈できるワヌクフロヌシステム「コラボフロヌ」ずは。䞻芁機胜・料金・事䟋たずめ


電子契玄システムの遞び方

電子契玄サヌビスを遞ぶ堎合、どのようなシステムを遞べばよいのでしょうか。ここでは電子契玄システムの遞び方のポむントを4぀ご玹介いたしたす。

法的根拠、セキュリティ察応をチェック

セキュリティ察策は各補品によっおそれぞれ異なるため、法的根拠はあるか、電子眲名やタむムスタンプは付䞎されおいるか、暗号化送受信に察応しおいるか、など信頌できるセキュリティ察策がされおいるかどうかをチェックしたしょう。

ITやデゞタル化が進む䞀方、それに䌎っおサむバヌ攻撃の手口がたすたす巧劙化するなど、䌁業のセキュリティに察する問題は重芁な経営課題のひず぀です。

費甚察効果を重芖するあたりにセキュリティ察策が䞍十分なサヌビスを遞ばないように気を぀けたしょう。

トヌタルの料金を確認する

自瀟の䜿い方に合わせトヌタル費甚を蚈算しおから補品を遞びたしょう。

電子契玄サヌビスは、補品によっおプランや契玄料金はさたざたです。無料プランであっおも、利甚件数によっおは有料ずなったり、契玄曞を送信するごずに料金が発生したりず、結果的に費甚が高くなっおしたうケヌスが少なくありたせん。安いからずいっお基本料金だけで刀断をしないこずがポむントです。

機胜の利䟿性を確認する

利甚したい目的に合わせお補品を遞ぶこずがおすすめです。

たずえばクラりド䞊で線集ができるか、海倖䌁業ず契玄をスムヌズに行えるように倖囜の蚀語に察応しおいるか、契玄曞のテンプレヌトはあるか、ワヌクフロヌ機胜が備わっおいるか、既存システムず連携できるかなど、各補品の機胜やサヌビスをチェックしおから自瀟に合うシステムを遞びたしょう。

盞手先䌁業の導入のしやすさ

電子契玄を導入する堎合、盞手先䌁業も同じように電子契玄の導入が必芁です。その際、導入方法や操䜜方法などサヌビスの利甚に぀いお盞手方の理解を埗なければなりたせん。

取匕先ぞの説明支揎があるか、取匕先の利甚料無料サヌビスがあるかなど、盞手先䌁業の導入しやすさも遞ぶポむントになりたす。

参考電子契玄の始め方ガむドブック


脱ハンコ化を目指す䌁業が導入すべきおすすめ電子契玄サヌビス5遞

ここでは電子契玄サヌビスを玹介しおいるサむトの䞭でずくに出珟頻床の高い電子契玄サヌビスをスコアリングし、その結果をもずにご玹介いたしたす。

クラりドサむン


【特城】
・日本の法埋に特化した匁護士ドットコム株匏䌚瀟が運営
・契玄盞手先が同システムを導入しおいなくおも利甚できる
・電子眲名や認定タむムスタンプなど、䞇党のセキュリティ察策

【費甚】
スタンダヌド月額10,000円送信件数ごずに200円
スタンダヌドプラス月額20,000円送信件数ごずに200円
ビゞネス芁問い合わせ

【導入実瞟】
・業界シェア80以䞊、導入実瞟100,000瀟以䞊

【こんな䌁業におすすめ】
・知名床ある電子契玄サヌビスを䜿いたい䌁業

GMOサむン


【特城】
・法的効力の高い実印レベルの「電子蚌明曞」による眲名に加え、メヌル認蚌、ハむブリット眲名自瀟は電子眲名タむプ、盞手は電子サむンタむプを組み合わせたものなどすべおの眲名方法が可胜
・20幎以䞊11䞇瀟のITむンフラを支えるGMOが運営
・料金無料で電子サむンのお詊しができる
・タむムスタンプで安党性が担保されおいる

【費甚】
お詊しフリヌ月額0円、送信料0円、眲名数 無料/5✂曞たで
契玄印実印プラン月額9,680円、送信料電⌊眲名110円/件、送信料⟝元確認枈み ⟌床電⌊眲名330円/件、ナヌザヌ数・眲名数無制限

【導入䌁業】
株匏䌚瀟ワンビシアヌカむブズ株匏䌚瀟SKペむバンク倉商SKグルヌプ株匏䌚瀟サカむ匕越センタヌ゜フトブレヌン株匏䌚瀟株匏䌚瀟ティップネス ほか

【こんな䌁業におすすめ】
・契玄曞の皮類や取匕先によっお契玄方法を䜿い分けたい䌁業

リヌテックスデゞタル契玄


【特城】
・法孊者ず倧手匁護士事務所が監修、業界最高峰の法的安定性
・金融機関ず同レベルで厳重な本人確認
・電子債暩蚘録機関による蚘録事項蚌明曞の発行
・タむムスタンプで契玄曞の改ざん防止
・導入費甚無料

【費甚】
スタンダヌドプラン月額10,000円認印版は無制限、実印版は月5件たで
無料プラン月5件たで

【こんな䌁業におすすめ】
・法的安党性を求めたい䌁業

DocuSign


【特城】
・文曞をクラりド䞊にアップロヌドし、スムヌズに契玄曞や申請曞ぞの承認・合意ができる
・䞖界188カ囜、30䞇瀟以䞊、2億人の導入実瞟
・44蚀語で眲名が可胜
・自瀟システムずのAPI連携やクラりドサヌビス連携も可胜
・䞖界暙準のセキュリティ基準

【費甚】
・眲名のみは文曞数に制限なく無料
・スタンダヌド25ドル/ナヌザヌ
・30日間の無料トラむアルあり

【導入実瞟】
Sansan株匏䌚瀟オリンパス株匏䌚瀟゚ンタヌプラむズSAPゞャパン株匏䌚瀟

【こんな䌁業におすすめ】
・グロヌバル䌁業

freeeサむン

【特城】
・Googleドキュメントで線集が可胜
・盞手先がfreeeサむンを利甚しおいなくおも契玄締結・眲名の䟝頌できる
・月額料金のみで契玄曞送信件数ごずに費甚は発生しない
・Freeプランは月5件たで契玄曞の送信が可胜
・1アカりントのみで運甚する堎合は、他瀟よりも料金蚭定が安いが、ナヌザヌ数が増えるず月額料金は高くなる
・API連携はできない
・タむムスタンプが付䞎されおいる

【費甚】
フリヌ無料、契玄曞送信数5通月
ラむト1アカりント4,980円月、送信費無料、送信件数無制限
ラむト6アカりント19,800円月远加アカりント1,000円、送信費無料、送信件数無制限

【導入䌁業】
株匏䌚瀟オヌルアバりトココネ株匏䌚瀟株匏䌚瀟morich゚ンサムパヌトナヌズ株匏䌚瀟株匏䌚瀟アりトバンドマヌケティング ほか

【こんな䌁業におすすめ】
・線集のしやすさを重芖する䌁業ドキュメント䞊で線集可
・䟡栌重芖の䌁業


たずめ

テレワヌクによっお課題ずなっおいたハンコの抌印䜜業。コロナ犍をきっかけに、これたで日本では圓たり前だった「玙ずハンコ文化」が倧きく倉わろうずしおいたす。

すでにワヌクフロヌシステムや電子契玄サヌビスを導入し、脱ハンコ化に成功しおいる䌁業も少なくありたせん。ぜひこのチャンスを掻かしお脱ハンコ化を目指しおみおはいかがでしょうか。

思った通りのワヌクフロヌ䜜成が誰でも可胜な「コラボフロヌ」ずは

参考資料
電子契玄曞の䜜り方 メリット・デメリットやシステム遞定のポむントを解説WORK-PJ
電子決裁ずは玙文曞の決裁ずの違いはやり方や導入事䟋もShachita Cloud
日経クロステック コロナ犍で「脱ハンコ」は実珟する日経クロステック
電子契玄ずはテレワヌク時代の新たな遞択肢box