職場のコミュニケーション不足を改善する方法は?原因・活性化ツールを紹介

「コミュニケーション手段がバラバラで、報・連・相がうまくいかない」
「拠点と本社のやり取りがうまくいかず、情報が属人化している」
「離職率が高く、採用コストと教育コストが日に日にかさんでいく」

そんな問題に直面してはいませんか?これらの問題の裏に潜んでいるのは、実は「職場のコミュニケーション不足」です。

今回は、職場のコミュニケーションの活発化がもたらすメリットやコミュニケーション不足に対する解決策を事例をまじえて紹介します。

今回紹介する職場のコミュニケーション不足の解決に向けた取り組みはいずれもヤフー、マイクロソフトをはじめとする大企業で実践され、効果が立証されているものです。また合わせて、便利なデジタルツールも紹介します。

自社の社風や社員の適正に合わせた解決策を導入することで、職場のコミュニケーション活性化に向けた第一歩を踏み出すことができます。

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※本記事はトークノート株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。


約8割の企業が職場コミュニケーションに課題を感じている


HR総研が2016年に社内コミュニケーションに関するアンケートを実施したところ、企業規模を問わず、約8割の企業が「社内コミュニケーションに課題を感じている」と回答しました。

【図表1】社内のコミュニケーションに課題があると思うか
引用:「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告

さらに、「コミュニケーション不足は業務の障害になるか」と聞いたところ、ほぼ全員が「コミュニケーション不足は業務の障害になる」と回答しています。

【図表2】コミュニケーション不足は業務の障害になるか
引用:「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告

コミュニケーション不足が業務の障害になるとはわかっていても、なかなか改善されない職場コミュニケーション。さらに、働き方改革の取り組みにより従業員満足度も重視されていく中で、円滑な職場コミュニケーションの重要性も高まっています。

参考:HRプロ – 日本最大級の人事ポータル


職場のコミュニケーション活性化により期待できる3つのメリット

そもそも「職場コミュニケーション」は、なぜ重要視されるのでしょうか。

それは、社員同士のコミュニケーションも活発になれば、生産性向上、離職の低減などあらゆる場面でプラスの効果が期待できるからです。企業が成長していくためには、良好なコミュニケーションが必要不可欠なのです。

まずは、職場のコミュニケーションが活性化することで、期待できるメリットを3つご紹介します。

メリット1.生産性の向上

職場のコミュニケーションは、生産性の向上のために重要です。まず、社員同士の情報のやり取りがスムーズになると、業務の基本となる報・連・相が適切におこなわれます。

また、「どの情報を誰が知っているのか」という情報の在り処を把握できれば、解決できない問題が発生しても、「誰に聞けばいいのか」「誰に頼めばいいのか」といったことが明確になります。

こうした助け合いができる環境が整うことで、業務に支障がでる問題を未然に防いでより業務が効率よく進み、生産性が上がります。

メリット2.心理的安全性を高め、離職を減らす

職場のコミュニケーションが活性化することで、「心理的安全性」が高まります。「心理的安全性(psychological safety)」とは、心理学の専門用語で、チーム内で「自分の意見は間違っているかもしれない」、「発言したら上司から叱られるかもしれない」といった不安が払拭され、気兼ねなく発言できる、本来の自分を安心してさらけ出せる、と感じられるような場の状態や雰囲気を指します。

心理的安全性が高まるということは、職場に居やすい状況であると意味しているので、社員の離職も減らすことができます。

参考:「心理的安全性」とは? – 『日本の人事部』

メリット3.風通しの良い会社になる

風通しの良い会社は、社員同士のコミュニケーションが円滑にとれています。なぜなら、社内の人間関係の悩みや業務に対しての不満がなくなれば、余計なストレスを抱えずに仕事を進めることができるからです。

密なコミュニケーションが取れることで、一人ひとりの業務も見える化されます。「隣の人がなにをしているかわからない」「他部署はちゃんと仕事をしているのか?」などの懸念を払拭し、メンバー同士の相互理解が深まります。

毎日仕事をする職場の環境は重要で、雰囲気が良くない環境は業務の効率の低下を招き、離職率にも影響します。風通しを良くして、職場環境を整えると従業員の働く意欲が高まります。

まずは、コミュニケーションが取りやすい雰囲気づくりをしてみてはいかがでしょうか。


職場のコミュニケーション不足が発生する原因 3つ

原因1.部門間・拠点間の「横のコミュニケーション」が取りづらい

「横のコミュニケーション」とは、同僚同士や、拠点間、部門間で行うコミュニケーションのことです。「横のコミュニケーション」が取りづらい状況も、職場コミュニケーション不足の原因の一つです。

外回りの営業に注力する企業や、拠点が全国各地に点在している場合、社員同士が対面で話す機会がないためにそもそも職場のコミュニケーションが生まれないケースもあります。

他部署・他拠点のメンバーはどんな人がいて、どんな役割を担っており、どのような働き方をしているのか、相手のことをよく知っている方がコミュニケーションがとりやすくなるのは明らかです。

原因2.上司・部下の「縦コミュニケーション」が取りづらい

「縦のコミュニケーション」とは、上司や部下、上層部と社員との間で行うコミュニケーションのことです。「縦のコミュニケーション」が不足していたり、間違った会話の仕方をしたりしていると、上司と部下で考え方や捉え方に差が生じてしまいます。

部署・チーム内、あるいは企業内で意識に差があれば、足並みは崩れ、会社として重大なトラブルへと発展する恐れがあります。とはいえ、会話をすれば良いと思い、部下に自分のことばかり一方的に話しをしてしまうと、より一層相手のコミュニケーション意欲をそぎ落としてしまいます。

原因3.社内の連絡手段に問題がある

最近は、コミュニケーション手段が急増し、チャットやグループウェアなど多種多様なコミュニケーションツールが選択できるようになりました。

しかし、複数のツールが社内で混在し、コミュニケーションツールが1つにまとめられていない企業がまれにあります。

どんなに便利なツールでも、部署や職種によって利用するものが違っていては、まったく意味がありません。人に合わせてツールを切り替えるのは手間がかかり、社内の情報も点在します。

このように、情報共有や意思疎通に過剰な手間がかかると、重要な連絡以外は共有しなくなります。次第にコミュニケーションの質・量ともに減少してしまいます。


職場のコミュニケーション不足を解決するには

コミュニケーション不足の問題を解決し、コミュニケーションを活性化させる取り組みを紹介します。

社内コミュニケーションツールを導入する - 社内の連絡手段の改善


必要な時に、必要な相手とすぐにコミュニケーションできる環境を作ることは重要です。例えば『メール対応だけで1日の大半を費やしてしまった』、『会議が重なり半日つぶれてしまった』という経験。

社内SNSやチャットツールなど、対面でなくともすぐにやり取りができる仕組みを自社に取り入れると良いでしょう。社内の報・連・相、プロジャクト進捗管理、タスク管理など業務に関わるコミュニケーションが簡単にできるので、膨大な社内メールを削減し、無駄な会議を減らします。

コミュニケーションツールを導入して、会議の数を1/3削減

丸亀製麺を全国展開している株式会社トリドールホールディングスでは、2014年からコミュニケーションツールを導入しています。メールによる非効率なコミュニケーションにより、現場の状況を把握しにくくなり、プロジャクト進行にも支障が生じていました。その後、コミュニケーションツール導入により、情報共有スピードが3倍、店舗から上がってくる情報量も3倍に向上。また、コミュニケーションツールが仮装会議室のような議論の場となり、会議の数が3分の1まで削減されています。

参考:エンゲージメントクラウド「Talknote」公式サイト 株式会社トリドールホールディングス

1 on 1 - 上司と部活の相互理解を深める


1on1とは、上司・部下による定期的な1対1のミーティングです。部下の成長や上司と部下の相互理解による信頼関係の構築に有効です。日々の業務で部下が抱える課題や悩みなどを上司と共有します。上司はその内容にフィードバックをすることで、部下に気づきを与え、成長を促します。

コミュニケーションが取れれば、ミスやトラブルを防ぎ、業務も効率化する

1on1を実践している企業として有名なのが、ヤフー株式会社です。ヤフーは、上司と部下の1対1のミーティングを大切にすることで、コミュニケーション不足の解消を目指し、1on1を実施しました。現在では、ヤフー社員7,000名のうちの約9割が隔週1回以上、約30分の1on1をおこなっています。1on1でコミュニケーションを改善したところ、混乱やトラブルがなくなり、業務も効率化されました。

参考:1on1とは? ヤフーも導入している上司と部下の個人面談がもたらす効果 – カオナビ人事用語集

フリーアドレス制度 - 社員同士が対面で話す機会を生む


フリーアドレス制度とは、職場で社員一人ひとりに固定した席を割り当てず、自由に働く席を選択できるオフィススタイルです。フリーアドレスにすれば、他部署の人と関わる機会が増えるので、今まで関わることのなかった人とのコミュニケーションも取りやすくなります。

手軽なコミュニケーションで質の高い意思決定をくだせるようになる

日本マイクロソフト株式会社では、2011年からフリーアドレス制度を導入し、社員の60%はデスクを持たず、会議室やフリースペースなど自分の好きな場所で働いています。場所に囚われずにコミュニケーションが取れるようになったことで、わざわざ会議室を抑えてディスカッションをしなくても手軽にコミュニケーションを取れるようになりました。

これにより、上限関係や部署の壁を超えたコミュニケーションが自然に促されるようになり、社内コミュニケーションの活性化に繋がりました。結果、より質の高い意思決定にコストをさくことができます。

参考:フリーアドレス制が変えたワークスタイル (1/3) – ITmedia エンタープライズ

サンクスカード - 社員のモチベーションアップ、当事者意識の向上に有効


サンクスカードは、日頃の感謝の気持ちをカードに書いて伝えるという社内コミュニケーションツールです。例えば「○○さん、いつも手伝ってくれてありがとう」や「今日はよく頑張ったね」などのように、ちょっとした出来事や、言葉して伝えていなかった気持ちを伝え合うことで、自然とコミュニケーションが活性化されます。

また「自分の仕事が注目されている」「自分を気にかけてもらっている」という自覚は生産性を高めるという好影響をもたらします。

株式会社武蔵野では、小さなことを褒める仕組みとして、サンクスカードを導入しました。その結果、会社全体が素直に感謝を伝え合う風土が醸成され、社内のコミュニケーションが円滑になり、雰囲気が明るくなりました。社員、アルバイトを入れて全社員360人ですが、毎月2000枚近くのサンクスカードが動いています。

参考:(株)武蔵野社長小山昇氏のコミュニケーション論


まとめ


職場のコミュニケーション活性化によるメリットやコミュニケーション不足に対する解決策と役立つツールを紹介しました。職場のコミュニケーションが不足することで、業務にも社員の人間関係にも大きく関わります。

コミュニケーションの活発化には、1 on 1やサンクスカードなどの地道な取り組みが大事です。加えて、社内SNSの導入などデジタルツールの活用も有効です。職場のコミュニケーションにお悩みの方は、自社にも取り入れられそうな施策をぜひ試してみてください。

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本記事では職場コミュニケーションについて解説してきました。職場のコミュニケーション不足を解決する取り組みのひとつとして、エンゲージメントクラウド「Talknote(トークノート)」をご紹介します。

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グループ機能とメッセージ機能、タスク管理機能などのコミュニケーション機能の他に、独自の人工知能によるHR機能が搭載されています。日々のコミュニケーションデータを解析し、社員の会社への興味・関心度や仕事へのモチベーションを可視化。モチベーション低下など社員の異変をいち早く察知し、早期のサポートに繋げます。

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