WBSは、プロジェクトの作業を構造化し視覚的に示したもので、プロジェクト管理やガントチャートでのスケジュール作成のベースとなるものです。
参考：プロジェクト管理とは？具体的な手法と成功するためのポイントを紹介
規模の大きなプロジェクトをすぐに作業に取り掛かれるレベルにまで落とし込むことで、プロジェクト全体の理解や管理がしやすくなります。
WBSは4つのステップで作成することができます。
本記事では、WBSの作り方や、プロジェクトを成功させるために意識すべきWBS作成時のポイントについて分かりやすく解説します。
この記事を読めば、効率的にWBSを作る方法がわかり、プロジェクトを成功に導くことができます。
目次
WBSの作り方
WBSは以下の4ステップで作成します。
- 成果物を設定する
- 作業を分解する
- 作業の優先度を設定する
- 作業工程を構造化
仮のプロジェクトとして「オフィス移転プロジェクト」を実施する場合の作業を想定し、実際にWBSを作成してみましょう。
1.成果物を設定する
WBS作成の第一歩で重要なのは、プロジェクトを達成するために何を成果とするのかを明確にすることです。
「オフィス移転プロジェクト」の場合、最終ゴールである「新しいオフィスに移転する」だと抽象度が高いです。
これをどういう成果を積み上げていけば最終的にゴールにたどり着けるのか、道のりを細分化していきます。
すると、現オフィスの退去という「事前準備」、引っ越す先の「新オフィス選び」「新オフィスレイアウト作成」、「移転告知」という5つの塊に分けられます。
これらをGoogleスプレッドシートを使用して、これらの項目を書き出してください。
なお、書き出す先にはGoogleスプレッドシートを使用しましたが、無理にツールでなくても紙に書き出すのでも大丈夫です。
2.作業を分解する
次に、先に分けた各目標を達成するために必要な作業を細かく分解していきます。
例えば、「事前準備」に必要なのは、業者手配とスケジュールの確認、さらに、現在の物件に対する解除予告や現状回復への対応といった作業です。
また、オフィスの移転先を決定する「新オフィスの選定」の目標を達成するには、立地条件はもちろん、社員の通勤費の負担の増減がどのようになるかといったシミュレーションなどが必要になります。
こういった作業を具体的にイメージしてしっかりと洗い出し、細分化して作業の抜け漏れがないようにします。
細分化する最小レベルは、数時間から数日程度で行う作業単位で設定してください。
さらに、関連するタスクをまとめたり各要素をさらに細分化したりして調整していきます。
3.作業の優先度を設定する
3ステップ目は、プロジェクトに関わる作業の優先度を決めて、プロジェクトの工程を可視化します。
優先度を決めれば、プロジェクトや工程管理を明確かつ効率的に進行させていくことが可能です。
例えば「新オフィス選定」の目標を達成するためのタスクは、入居コスト確認、立地条件確認といったあらかじめ確認しなければならない作業が考えられます。
これらのタスクをクリアして初めて契約のタスクが完了できます。
よって、優先順位としては各種「確認」の優先順位は「契約」タスクよりも高くしなければなりません。
ただし、作業の順序設定をするときには、作業の依存関係を明確にするようにしてください。
前工程の作業が終わらないと着手不可能なのか、並行して作業を進める事ができるのかを明確にすることで、潜在的なリスクを割り出し、効率的に時間管理しやすくなります。
4.作業工程を構造化
最後は、WBSツールやテンプレートを活用して、洗い出した作業項目を構造化します。
構造化する段階で、作業やタスクの漏れに気づいたら、忘れずに追加していきます。
このとき、ツリーの構造の階層を深くしすぎないほうが良いです。
階層が深すぎるとタスクが複数にまたがってしまったり、タスクの関連性に気がとられて本質から離れてしまうからです。
参考：プロジェクト管理に欠かせないWBSとは？| Lucidchart
以上の4ステップで、プロジェクト管理のベースとなるWBSの作成は完了です。
ちなみに、Googleスプレッドシートのテンプレートにはガントチャートもあります。
これをベースにすれば、WBSで構造化したものをすぐにプロットして使うことができます。
WBS作成時の4つのポイント
WBSを作成する目的は、あくまでもプロジェクトを成功させることです。
作成の際には、プロジェクトはチームで進めるということを念頭においた上、以下の4つのポイントに留意してください。
- 抜け漏れや重複に留意する
- 不明瞭なタスクは無理やり分解しない
- 担当者を明確にする
- 日程にバッファを設定する
抜け漏れや重複に留意する
WBS作成の際はタスクに抜け漏れや重複がないかどうかに留意する必要があります。
回避策としては、作業内容を構造的に情報を整理するのに役立つマインドマップで、アイデアや作業を書き出すことをお勧めします。
また、自分ひとりで行わず、他のメンバーに意見を聞いたり、過去のプロジェクトを参考にしたりすることも重要です。
特に、自分が経験したことがない作業を洗い出す場合、見落としが多くなる可能性があります。
自社で保存している過去の作業履歴など、使えそうな情報があれば活用しましょう。
参考：工数管理とは？管理に失敗しないための方法とおすすめツールを紹介
プロジェクトマネージャーが知っておくべき、WBSの作成方法｜TIme Krei
不明瞭なタスクは無理やり分解しない
WBSでは、やるべきタスクが不明瞭な場合、無理やり作業分解しないようにしてください。
プロジェクトの初期段階で完成のイメージが曖昧になっている場合、将来的なタスクは情報量が少なく無理やり分解しようとしても修正が生じるなど、非効率になるからです。
作業を進めていくなかで、段階的にタスクを細分化するのがよいです。
担当者を明確にする
誰が何の作業を担当するのかを、ひと目で把握できるようにすることも重要なポイントです。
「1タスクにつき1担当者」と明確に決めてください。
誰が行うのかをはっきり決めておかないと、プロジェクトのメンバー全員が「誰かがやってくれるだろう」と思ったまま、最終的に誰の手も回らない、といったトラブルにつながる可能性があるためです。
なお、担当割り振りの際にはメンバーに対し事前に確認し、合意を得ておくのもスムーズに進めるコツになります。
担当者を明確にし、誰が何の作業をどのくらい行っているか把握しておくのもプロジェクトを進めるうえで重要です。
日程にバッファを設定する
工数を見積もる際には、所要時間を明確にし、修正などに必要なバッファを含めた無理のない時間を設定するようにしてください。
プロジェクトを完遂させるまでの期間に余裕を持たせることで、イレギュラーな事態の発生に備えることができ、大幅なスケジュールのズレを未然に防ぐことができます。
なお、より具体的にアクションに落とし込む際には、スケジュールを合わせて把握できるガントチャートを合わせて活用すると良いです。
参考：WBSの作り方とは？作成手順から注意点まで解説｜DSK
長期プロジェクトや5人以上で使うならWBS専用ツールがおすすめ
プロジェクトが長期に渡る、あるいはメンバーが5人以上になる場合には、工数管理機能も搭載されたWBS専用ツールがおすすめです。
理由の一つに、WBSは、ExcelやGoogleスプレッドシートの汎用テンプレートから簡単に作成することが可能なものの、共同編集やリアルタイムでの情報共有は難しい点が挙げられます。
また、データ分析をしたい場合も新たなシートを作成して運営する必要があるなどの手間がかかる場合があります。
これらはWBS専用ツールを活用すれば効率化することができるのです。
専用ツールでは、基本的に専門的な知識がなくても直感的に使えるほか、WBSの作成から進捗状況の一元管理や共有などが簡単に行えます。
無料トライアルが可能なツールもあるので、一度試してみて検討してみることをオススメします。
まとめ
プロジェクトを成功に導くための第一歩がWBSの作成であり、以下の4ステップで簡単に作成することができます。
- 成果物を設定する
- 作業を分解する
- 作業の優先度を設定する
- 作業工程を構造化
ここで重要なのは、WBSは作成すること自体が目的なのではなく、あくまでもプロジェクトを成功に導くための手段に過ぎないということです。
プロジェクトを成功させるためには、タスクの抜け漏れや重複に留意する、不明瞭なタスクを無理に分解しようとしないなど、ポイントを踏まえてWBSを作成するようにしてください。
とにかく作ってみたいという場合は、身近なExcelやGoogleスプレッドシートを使ってみるとよいですが、スケジュール機能などを加え、より綿密に運用を行っていきたいという場合は、WBS専用ツールがおすすめです。