契約書の保管期間一覧と保管方法、効率化のポイントをわかりやすく解説

契約書は保管期間や保管方法など、ルールが決まっています。

しかし、各契約書を適切に管理できていない企業も多く、管理が粗雑で必要な時に見つからず、慌ててしまう人も少なくありません。

契約書はその種類ごとに保管期間が決まっていて、適切な保管方法を覚える必要があります。

この記事では、契約書ごとの保管期間や保管方法、運用や注意点を解説していきます。

契約書の保管期間

法律で保管が義務付けられている契約書には、以下のものがあります。

上記の通り保管が義務付けられている契約書は多数あり、それぞれで年数も違います。雇用関係や秘密保持といった契約書以外にも、産業廃棄を委託した場合はその契約書も保管義務があります。

また、法律上保管が義務付けられていなくても重要な契約書は多数あります。永久に保管義務がある書類については見直しの必要はないため、特に重要な書類として区別している企業もあるでしょう。

管理する上で、保存期間だけではなく、文書保存期間の数え始めの日である「起算日」についても押さえておきましょう。

参考：その契約書、法律上の保存期間は何年間？
　　　【2020年最新法改正】契約書保管の基礎とは？期間や保管方法に法律上の決まりはある？

保管期間が2年の書類

健康保険や厚生年金保険など、雇用保険に関する書類の保存期間は2年です。

雇用保険法施行規則第143条には、以下のように記載しております。

第百四十三条　事業主及び労働保険事務組合は、雇用保険に関する書類（雇用安定事業又は能力開発事業に関する書類及び徴収法又は労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則による書類を除く。）をその完結の日から二年間（被保険者に関する書類にあつては、四年間）保管しなければならない。
引用：雇用保険法施行規則 | e-Gov法令検索

つまり、雇用保険に関する書類は、その完結の日、つまり退職や解雇、死亡した日から2年保管する義務があります。

また、資格取得等確認通知書、離職票、休業開始時賃金月額証明書などの被保険者に関する書類については、完結の日から4年の保管が必要です。

保管期間が3年の書類

労働保険の徴収・納付に関する書類や、雇入れ・解雇・退職に関する書類は3年の保管義務が課されています。

実際に、法律施行規則72条に以下のような記載があります。

第七十二条　事業主若しくは事業主であつた者又は労働保険事務組合若しくは労働保険事務組合であつた団体は、法又はこの省令による書類を、その完結の日から三年間（第六十八条第三号の帳簿にあつては、四年間）保存しなければならない。
引用：労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則 | e-Gov法令検索

ここで注意しなければいけないのが、雇用保険と労働保険それぞれの保管期間がそれぞれ異なる点です。

また、雇用契約書や労働条件通知書などの雇入れや解雇、退職に関する記録についても3年の保管義務があります。

起算日は労働者の退職・解雇、または死亡の日になります。

参考：労働関係の書類の保存期間は？【弁護士が解説】 | 労働問題｜弁護士による労働問題

保管期間が5年の書類

産業廃棄物処理の委託契約書や秘密保持などの誓約書については、保管期間が5年です。

起算日は以下の通りになります。

• 産業廃棄物処理の委託契約書：契約終了日
• 秘密保持などの誓約書：作成日

産業廃棄物処理の委託契約書の起算日は、契約日ではなく契約終了日であるため注意しましょう。

保管期間が7年の書類

有価証券の取引で作成された証憑書類と、電子取引に係る電磁的記録の保管期間は7年です。

電子取引に係る電磁的記録とは、契約書や領収書などが該当します。電子取引は「電子帳簿保存法」に関わってくるため、しっかりと内容を把握しましょう。

参考：電子帳簿保存法をわかりやすく解説！活用メリットと申請の流れ
　　　請求書の保管期間と保管のポイント・注意点を一挙解説！

保管期間が永久の書類

定款や株主名簿、重要な権利や財産の得喪に関する文書、そのほか効力の永続する契約に関する文書などは永久保管が望ましい書類です。

永久に保管しなくてはいけないと義務付けられたわけではありませんが、企業が事業を継続する限り、これらの文書は永久保存が必要だと考えられています。

参考：会社で扱う書類の保管期間一覧！保存・処分のルールと負担を減らすアイデア – ContractS CLM（コントラクツ CLM）| 契約ライフサイクル管理システム

契約書を保管するときの7ステップ

契約書の保管方法は、以下のステップで進めることをおすすめします。

1. 契約書の管理担当者や部署を決める
2. 社内に散在する契約書原本を一か所に集める
3. 契約書台帳を作成する
4. 不要な契約書を処分する
5. 社内で決めた項目ごとに分類する
6. 契約書をスキャンする
7. 1案件ごとに契約書をファイルに入れる

社内の契約書を一元化して保管するには、それなりに工数がかかります。しかしきちんと契約書を保管すれば慌てて探すことがなく、長い目で見ると効率化につながります。それぞれのステップを具体的に解説します。

1．契約書の管理担当者や部署を決める

まずは契約書の保管担当を決めます。総務や庶務に関する部署があれば適任ですが、部署自体がない場合は担当者を決めましょう。そして「ファイリングや契約書台帳の入力は担当者が行う」など、契約書の保管担当が担う範囲を決めます。
原本を持ち出す場合は必ず担当者にその旨を伝える、などのルールを決めて、社内で共有することも大事です。

2.社内に散在する契約書原本を一か所に集める

まずは社内に散らばっている契約書の原本を全て集めます。今まで契約書の保管が適切にできていないと、原本がバラバラになっているケースも少なくありません。契約担当者のデスクの引き出しに入ったままだったり、複数のキャビネットに積み重ねていたり、などの契約書を集約するのです。

もし別の支店に契約書原本がある場合は、郵送で送ってもらいます。その際は配達記録が残る方法で送付してもらい、紛失のトラブルを回避しましょう。

3.契約書台帳を作成する

契約書を適切に管理するため、契約書台帳も作成しましょう。もし社内にシステムがあれば活用できますが、なければエクセルでも構いません。契約書をデータ化して一覧にすると、社内でも共有できます。

台帳には、社内で管理するために必要な項目を記録しましょう。例えば、以下のような項目を残しておくと後から探す時に便利です。

• 契約書の種類
• 契約を締結した日
• プロジェクト名
• 契約担当部署及び担当者名
• 契約期間
• 相手方の社名および担当者名
• 自動更新の有無
• 原本の場所

上記は一例ですが、どれも契約書の保管で押さえておきたいポイントです。契約した担当者が抱え込むのではなく、契約書のデータを台帳化すれば会社全体で管理できます。契約書の保管担当者を中心に、どのような項目があれば管理しやすいか検討しましょう。

4.不要な契約書を処分する

契約書情報を台帳に入力したら棚卸作業を行い、不要な契約書を処分します。必要な契約書は後でファイリングするので、わかるようにおいておきましょう。

秘密保持契約書や売買取引契約書などは、契約期間を超えても保管しがちです。例え秘密保持の期間が「期間を定めない」としていても、開示した情報がすでに秘密情報でないなら保管する意味はありません。むしろ情報を保管し続けることはリスクにもなるため、早めに処分しましょう。

契約書に記載してある日付以外にも、「現在その契約が有効か」に焦点を当てると案外不要な契約書は出てくるものです。管理の手間を省くために、不要な契約書は処分することをおすすめします。

5.契約書の処分方法

個人情報や機密情報を含む契約書は、以下のような方法で処分します。

• シュレッダーにかける
• 外部業者に委託する

個人情報や機密情報を含む契約書を処分する時は、復元不可能な方法を取らなければいけません。契約書がそれほど多くなければ、社内のシュレッダーで細断して廃棄します。
しかし不要な契約書の量が膨大でシュレッダーでは追いつかない場合、外部業者に処分を委託する方法もあります。多くの業者では契約書を溶解して復元できない状態にしますし、処分における証明書も発行してくれます。

6.社内で決めた項目ごとに分類

不要な契約書の処分が終われば、必要な契約書を分類していきます。最適な分類方法は会社によって違いますが、「探しやすさ」をポイントにすることが大事です。プロジェクト名や相手方の企業名、製品名など何を基準にすれば探しやすいかは、社内で検討しなければいけません。

契約書の分類については後ほど「契約書の保管を効率化するポイント」でも解説しますので、ぜひ参考にしてください。

7.契約書をスキャンする

契約書を保管する時は、台帳の他にスキャンデータも作っておくと便利です。ただ契約書のスキャンデータは原本と同じ効力がなく、あくまでもコピーデータとなります。そのためスキャンしたからといって、必要な原本は絶対に破棄してはいけません。

2021年3月時点では、契約書を含む国税に関する書類のみデータ保存が認められています。しかしそれ以外の契約書については、スキャンデータには原本と同等の法的効力はないので注意が必要です。

参考：国税庁 電子帳簿保存法一問一答

スキャンデータをクラウドに保存しておけば、在宅勤務者も契約内容をすぐに確認できます。また不要になった契約書を破棄しにくい場合も、スキャンデータを残しておくといいでしょう。あくまでも備忘録のような扱いなので、解像度を高くしたりカラーでスキャンしたりする必要はありません。

契約書を1案件ごとにファイルに入れる

必要な契約書の台帳入力やスキャンが終わったら、いよいよ契約書をファイリングして保管します。ファイルは前の段階で決めた分類ごとに分け、後から探しやすいように工夫しましょう。
ファイリングする場合、案件ごとに分けて保管します。ファイルに空きがあるからと言って、別案件の契約書をひとまとめに保管してはいけません。1案件ごとに分けて契約書を保管しておくことで、契約書が増えても整頓した状態を保てます。

契約書の保管を効率化するポイント

契約書を効率的に保管するには、以下のポイントがあります。

• 電子契約に切り替える
• 自社にあった分類方法を考える
• リングファイルは使わない
• 契約書の保管業務を全て外注する

契約書の保管はバックオフィス業務ですから、なるべく効率化したいものです。上記の4つのポイントについて、詳しく解説します。

電子契約に切り替える

契約書の保管を効率化するなら、まず検討したいのが電子契約への切り替えです。日本ではペーパーレス化が進み、紙媒体の契約書やハンコ文化をなくそうとする動きが活発になっています。

参考：電子契約とは？メリットデメリット・法律・やり方まで詳しく解説

電子契約に切り替えると、紙媒体の契約書が必要ありません。前述の通り契約書データをクラウド上で保管すれば、オフィスも広々とします。また、電子契約には以下のようなメリットもあります。

• 収入印紙が不要になる
• 紙媒体の契約書よりもスムーズに準備できる
• コンプライアンスの強化になる

多くの契約書で必要な収入印紙ですが、実は電子契約にすると不要になります。印紙税法では「印紙税が課税されるのは、印紙税法で定められた課税文書に限られています。」とあり、文書ではない電子契約には適用されません。これは企業にとって大きなコスト削減になります。

参考：国税庁HP　No.7100 課税文書に該当するかどうかの判断

また紙媒体の契約書は印刷や郵送に手間がかかりますが、電子契約なら必要ありません。万が一契約書を改ざんしようとしても、電子契約ならログですべてが記録されるので、コンプライアンス強化にもつながります。電子契約は契約書の保管のみならず、社内の業務全体の効率化にもつながるのです。

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自社にあった分類方法を考える

契約書の分類方法には、ある程度種類があります。一般的に企業で採用されているのは以下のような分類方法です。

• 名称別…取引先の企業名や製品名といった名称
• プロジェクト別…プロジェクト名や案件名
• 数字別…契約を締結した日、社内で独自に付けている契約書番号などの数字
• テーマ別…ライセンス関係、設備関係、備品関係といったテーマ

製品の種類が多いなら、名称別で分類するのもいいでしょう。名称は五十音順で並べるため、社内で製品名を略称で呼ぶことが多いなら、略称と正式名称のどちらにするか統一しなければいけません。

契約書の数が膨大なら、独自の契約書番号を付ける企業も多いものです。単純に通し番号や契約日といった数字を付けることもあります。しかし、支店や部署が多い場合は1桁目が支店の数字、2桁目は契約内容の数字、4桁目は作成年度、5桁目以降は通し番号といった厳格な数字ルールを設ける企業も少なくありません。

膨大な量の契約書をどのように分類するかは、多くの企業が悩むことです。業種や契約内容、取引先の企業は会社ごとに違うので、一概にベストと言える分類方法というものはありません。
繰り返しますが、重要なことは「後から探しやすい分類方法はどれか」という点です。何を軸にすれば最適に保管できるか、社内でよく検討してみてください。

リングファイルは使わない

クリアポケットをリングバインダーで綴じるリングファイルは、契約書の保管に向いていません。多くのオフィスで見かけるリングファイルですが、ページをめくるのに手間がかかります。さらに目当ての契約書を見つけても取り出すのに手間がかかるため、効率的ではありません。

契約書のファイリングにおすすめなのは、「クリアファイル+ボックスファイル」に保管する方法です。1案件ごとにインデックス付きのクリアファイルに入れ、ボックスファイルにまとめておきます。契約書が増えても、いちいちファイルをめくる必要がありません。

クリアファイル以外にも、厚紙で作られた「バーチカルファイル」もおすすめです。バーチカルファイルもクリアファイル同様に穴を開ける必要がなく、挟むだけで契約書を保管できます。いずれにしてもインデックスを付けて、分類名が一覧できることもポイントです。

契約書の保管業務を全て外注する

今では契約書の保管を丸ごと代行してくれるサービスもあります。「契約書の量が多く管理しきれない」「契約書をオフィスに置きたくないが、安全な場所に保管したい」という場合、保管を外注する方法を検討するのもいいでしょう。

保管サービスは、契約書のデータ化や原本の管理までを委託できます。もちろん金銭的なコストはかかりますが、人手が足りず契約書の保管業務が難しい会社にはおすすめです。

契約書をスキャンする時に知っておきたい注意点

契約書をスキャンする際には、以下の注意点を押さえておきましょう。

• 紙で取り交わした契約書は紙で保管しなければならない
• 電子契約であればデータ保管が認められる

紙媒体の契約書スキャンデータは、保管しても場所を取りません。しかし紙の契約書は紙で保管することが原則であり、スキャンしたからといって捨てていいものではないのです。順番に解説します。

紙で取り交わした契約書は紙で保管しなければならない

紙媒体で取り交わした契約書は、スキャンしても保管期間内は破棄できません。

もちろん前述の通り、紙の契約書をコピーすることにもメリットはあります。万が一原本をなくした際にも契約内容を確認できますし、効力が切れた契約書の備忘録にもできます。

しかし契約書のコピーはあくまでもコピーです。裁判が起こって契約書が必要になった際、スキャンデータには原本と同等の効力がありません。万が一相手方が「そのコピーは捏造である」と主張すれば、裁判官はスキャンデータを原本と同じ証拠として扱えない可能性が高いのです。

そもそも契約書内には、「契約証として本証書を2通作成し、甲乙各1通を保管すること」と書いてあるものです。「スキャンデータがあるから」と原本を破棄してしまうと、この契約内容に違反したことになってしまいます。

紙の契約書のスキャンデータは、あくまでも備忘録として保管します。つまり紙の契約書はスキャンデータがあっても原本を保管しなければいけません。

電子契約であればデータ保管が認められる

電子契約書で契約を結んでいれば、データで保管した契約書自体が「原本」となります。そのため、紙媒体での契約書は存在しません。

多くの企業が契約書を電子化し始めていますが、電子契約なら保管にかかるコストも抑えられます。

電子契約は契約データをクラウド上に保存します。そのためオフィスで邪魔にならず、災害や紛失のリスクがありません。検索機能を使って過去の契約書もスムーズに取り出せるため、管理の手間も省けるのです。

また、リモートワークの促進にもつながります。契約書を電子化できれば契約業務自体もリモートワークで完結できますし、契約書の原本を探しに出社する必要もありません。ペーパーレス化にも直結するため、国内でも多くの企業が契約の電子化を進めているのです。

まだ全ての契約書が電子化を認められているわけではありません。しかし国もデジタル化を推進しているため、将来はもっと電子化できる契約書が増えていくでしょう。

参考：【2024年最新版】電子契約サービスおすすめ49選を比較！選び方も紹介

まとめ

各契約書の保管期間や、効率的に保管する方法などご紹介しました。まとめると、以下の通りです。

• 契約書には、法的に保管義務があるものもある
• 契約書はクリアファイル+ボックスファイルの保管がおすすめ
• 契約書の保管を効率化したいなら電子契約もおすすめ
• 紙の契約書のスキャンデータには原本と同じ効力はない

契約書の保管業務は面倒と感じてしまいますが、一度きちんと整理しておくと後で必要になった際大変楽になります。自社に合った契約書の管理方法を見つけ、適切に管理していきましょう。