プロジェクト管理とは?具体的な手法と成功するためのポイントを紹介

「プロジェクト管理をしようとしても、中々計画通りにいかない」「プロジェクト管理に手間がかかり、社内で定着しない」「自社のプロジェクトの状況を可視化するためには、具体的にどのような手段を選べばいいかわからない」

このように悩まれている担当者の方も多いのではないでしょうか。

プロジェクト管理といってもCCPMやウォーターフォール、WBSなど様々な手法があります。この手法の特徴や適切な活用方法をしっかりと押さえておけば、社内でスムーズにプロジェクト管理を行うことが可能です。

プロジェクト管理で失敗しないよう、本記事ではプロジェクト管理の手法や流れ、プロジェクト管理がうまくいかない要因について詳しく解説いたします。

本記事を読めば、プロジェクト管理の手法や流れを正確に理解でき、計画倒れせずに管理できるようになります。

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プロジェクト管理とは、プロジェクトを達成するために「ヒト・モノ・カネ・情報・時間」を適切にコントロールすること

プロジェクト管理は、プロジェクトを当初の計画通りに完了させるため、関わる「ヒト・モノ・カネ・情報・時間」を適切にコントロールする活動です。

具体的に、ヒト・モノ・カネ・時間・情報は以下のような情報に該当します。

  • ヒト…プロジェクトに関わるメンバーのスケジュールや求められるスキル
  • モノ…作業に必要な端末や(製造業では)在庫、原材料
  • カネ…プロジェクトに必要なコストや予算配分
  • 情報…プロジェクト進行に影響を与える情報
  • 時間…プロジェクトを達成するために要する時間やスケジュール配分

プロジェクト管理と似たような言葉で「タスク管理」とありますが、目的や範囲が異なります。

タスク管理はすぐに取りかかれる作業のことを指しますが、プロジェクト管理はこの作業が複数集まった大きな計画のことを言います。

プロジェクトは長期的にかつさまざまなリソースを使って進行しなければいけないため、徹底して管理することが重要です。

参考:【2022年最新版】ビジネス向けタスク管理ツール53選を徹底比較

プロジェクト管理で扱う情報一覧

プロジェクト管理を行う際には、次のような情報を扱います。

ヒト・タスク管理
・リソース管理
・日報管理
モノ・在庫管理
・プロセス管理
カネ・経費管理
・原価計算
・実行予算策定
情報・案件管理
・顧客管理
・ワークフロー
時間・ガントチャート
・スケジュール管理
・工数管理

先ほども説明した通り、プロジェクトは「ヒト・モノ・カネ・情報・時間」など様々な情報をコントロールしないといけないため、これらの情報の一元管理が必要です。

情報が多いと複雑になり、万が一遅れや作業漏れが発生しても気づけないことがあります。それを防ぐためには、プロジェクトの状況が可視化できる管理体制でないといけません。

参考:工数管理とは?管理に失敗しないための方法とおすすめツールを紹介


プロジェクト管理の代表的な5つの手法

プロジェクト管理と言っても、分析や進捗管理で用いられるフレームは多岐にわたります。

ここでは、プロジェクト管理で用いられる代表的な手法を紹介します。

 

特徴メリットデメリット
WBSプロジェクトを構成する各タスクを細分化する・作業の依存関係が可視化できる
・作業の抜け漏れをなくせる
スケジュール管理や工程管理ができない
ガントチャートプロジェクト管理におけるさまざまなタスクの進捗状況を管理する・プロジェクトの工程全体を可視化できる
・リアルタイムの進捗状況を把握しやすい
・工数の把握がしづらい
・プロジェクトタスクの関係性がわかりづらい
ウォーターフォール作業内容を明確なフェーズに分割し、上から順番に進めていく・全体スケジュールが立てやすい
・必要なリソース算出がしやすい
・開発の出戻りが発生すると手間がかかる
・仕様の変更がしづらい
PERT図プロジェクトのタスク間にある依存関係を可視化する・プロジェクトの必要工程や日数を把握しやすい
・各タスクの依存関係が明確になる
内容が複雑なプロジェクトであればあるほど作成に手間がかかる
CCPMプロジェクトのタスク納期をできるだけ短縮し、バッファを設ける・プロジェクト全体に影響するタスクがわかる
・プロジェクト全体の進捗がチームで共有される
短期間のプロジェクトには向いていない

WBS

WBS

WBS(Work Breakdown Structure)とは、プロジェクトを構成する各タスクを細分化する手法です。プロジェクトを達成するために必要な作業を割り出せるため、必要なリソースを明確にすることができます。

しかし、あくまでの作業の内容を分解した手法であるため、WBSだけでスケジュール管理や工程管理をすることは難しいです。

そのため、スケジュール設定に適しているガントチャートなどの手法とセットで活用するといいでしょう。

また、WBSは階層構造でタスクを漏れなくダブりなく洗い出す必要があり、作成するのに時間がかかります。そんな時は「TimeTracker NX」などのツールを活用することでWBSによるプロジェクト管理を素早く正確に行えます。

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参考動画:15分で分かるプロジェクト計画・作成のポイント

ガントチャート

ガントチャート

ガントチャート(Gantt chart)とは、プロジェクト管理におけるさまざまなタスクの進捗状況を管理する表です。

縦軸に作業項目、横軸には日時をとり、各プロジェクトのために必要な作業時間を色付きの横棒で図示します。

ガントチャートを作成することによって、各プロジェクトに必要なタスクや現実的に実現できそうかどうかを把握することができます。

たとえば、横棒が集中している日付けがあった際に、タスク過多になって遅延が発生する可能性があるため、可能な限りほかの日付けに分散するなどの対策を行うことが可能です。

しかし、ガントチャートを作成しただけでは工数の把握がしづらいため、スケジュールが適切に設定されないというケースもあります。

その場合は、WBSなどのタスクを可視化できる手法も合わせて取り入れるようにしましょう。

また、タスクの相互関係が見えないというデメリットもあるため、タスク工程の依存関係が可視化されるPERT図も活用するといいでしょう。

参考:無料で使えるプロジェクト管理ツール6選と新人PMが覚えたい管理のコツ

ウォーターフォール

ウォーターフォール

ウォーターフォールとは、作業内容を明確なフェーズに分割し、上から順番に進めていくプロジェクト管理手法です。

前のフェーズが終わり次第、次のフェーズに移るといった流れで進めます。

ウォーターフォールは最初の段階でゴールや仕様を明確にするため、最初から要件定義が決まっているシステム開発の現場で活用されることが多いです。

メリットは、各フローが完了したら次のフローへ移るといったシンプルな流れなので、進行がわかりやすいです。

その一方で、後工程へ移ったにも関わらず、追加要件が発生するとやり直しが発生するという手間がかかります。

現在のフェーズだけやり直すということはできないため、出戻りや仕様変更が発生する可能性があるプロジェクトは向いていないといえます。

参考:アジャイル開発における工数見積もりの手順と具体的な方法

PERT図

PERT図
PERT(パート)図とは、プロジェクトのタスク間にある依存関係を可視化するための手法です。

プロジェクトのタスクを洗い出し、依存関係にあるタスクをつなぎ合わせてマッピングを行います。

そうすることで、複数の要素で成り立つプロジェクトの工程をキレイに整理することができます。

また、PERT図によって最も長い工程(クリティカルパス)を明確にすれば、現実的に納期までに完了できそうかどうかを判断しやすいです。

プロジェクト全体の流れを可視化することはできますが、進捗状況を管理するのには向いていません。

また、プロジェクトの工程が複雑であればあるほど作成が難しくなるため、小規模なプロジェクトで活用してみるのがおすすめです。

CCPM

CCPM
CCPM(Critical Chain Project Management)とは、プロジェクトのタスク納期をできるだけ短縮し、バッファを設ける手法です。

プロジェクトの各工程をできる限り期限を早め、捻出したバッファ分を万が一遅延が起きたときの予備日程として一元管理します。

万が一プロジェクトに遅れが生じたとしても、そのバッファ分を割り当てることで最終的に納期まで間に合うように調整することができます。

CCPMのメリットは、プロジェクト全体に影響を及ぼすタスクを可視化することができるため、優先して着手すべきタスクを把握できることです。

また、CCPMのバッファの残り具合を可視化できるため、遅れ具合を判断することもできます。

しかし、バッファを捻出する余裕がないほどの短期のプロジェクトには向いていない手法なので、開始〜納期まで30日以上あるような長期のプロジェクトで活用するようにしましょう。


プロジェクト管理の流れ

プロジェクト管理は次の4フェーズで成り立ちます。

プロジェクト管理の流れ

ここでは各フェーズの特徴について解説します。

1.準備フェーズ

準備フェーズは、プロジェクト納期や予算、目標などの、プロジェクトの前提条件を確認・設定するフェーズとなります。

チーム内だけではなく、クライアントや提携企業などのプロジェクトに関わるメンバーと、目標達成に向けて入念にすり合わせを行うことが重要です。

また、前提条件を設定する際は具体的な数字を入れるようにしましょう。数字を入れることで、目標を達成できたか・できそうか判断することが可能です。

2.計画フェーズ

計画フェーズは、準備フェーズで設定された前提条件を元に、実行スケジュールや予算消化、タスクの振り分けを考えるフェーズとなります。

プロジェクト管理の中でも、この計画を立てるフェーズはとても重要です。

必要なタスクやリソースが曖昧だったり、現実的に難しいスケジュールを立ててしまえば、計画倒れでプロジェクトが完了できなくなります。

そのため、現実的に実行できそうなスケジュールと、それにともなって必要なタスクと人的リソースを確保できるように正確に計画を立てましょう。

3.管理フェーズ

管理フェーズは、計画フェーズで定めた事項が当初計画から乖離していないか、計画通りに進行しているかをモニタリングするフェーズとなります。

当初計画よりも遅延している場合には、追加リソースを投下したり、タスクを進める順序を入れ替えたりし、スケジュール通りのプロジェクト達成を目指します。

管理フェーズでは、計画通りに進んでいるか遅延が発生しているか、すぐに気づけるような体制であることが重要です。

業務遂行で忙しくても、プロジェクトの進捗状況が可視化できるよう整備する必要があります。

4.クローズフェーズ

クローズフェーズとは、プロジェクトの成果(成果物)が、事業運営上役に立ったのかといった効果検証を行うフェーズです。

情報システムの場合には、情報システムの費用対効果を満たしているかなどの検証を行います。

また、プロジェクトを長期間行ってきた中での改善点やよかった点を関係者と共有し、次回に活かすための場にもなります。


プロジェクト管理に失敗する5つの要因

プロジェクト管理の成功は、事前に決められた期日内、予算内で決められた品質で依頼主に成果物を納品できることでしょう。

プロジェクト管理を行う上で上記が満たされていないものは、プロジェクト管理に成功したとは言えません。ここでは、プロジェクト管理に失敗する要因についていくつかご紹介します。

  • 目標設定がはっきりしていない
  • プロジェクトが肥大化している(スコープクリープ)
  • リソースが不足している
  • コミュニケーションが不十分
  • 情報の透明性が不十分

参考:「工数見積もりの精度が低い」を解決する5つのコツと見積手順を解説!

目標設定がはっきりしていない

目標設定が曖昧なプロジェクトは、やるべきタスクがはっきりとせず、進行しづらくなってしまいます。

プロジェクト管理をする上で、誰もが理解できる具体的な目標を設定することが必須です。

具体的な目標にするためには、期限や予算、メンバーの人数などの数値を明確にしましょう。

プロジェクト成功の評価基準にもなりえるため、抽象的な目標設定は避けるようにしましょう。

プロジェクトが肥大化している(スコープクリープ)

プロジェクトが進行するにつれ、当初の目的を超えてプロジェクトが肥大するケース(スコープクリープ)も失敗の要因となります。

参考:スコープクリープ(すこーぷくりーぷ):情報システム用語事典 – ITmedia エンタープライズ

たとえば、計画を立てた段階から成果物や製品の特徴が増えたり、進行途中で顧客が求めるニーズが変わって要件が変更することなどが該当します。

このようにもともとの計画になかった要件が発生した場合、リソースも足りず対応が追いつかなくなり、スケジュールが遅延する可能性が高いです。

プロジェクトを進行中に何かしらの変更が起きることは珍しくはありませんが、できるだけ遅延を防ぐためには、その変更によってどれぐらいスケジュールに影響するか確かめてから判断する必要があります。

そのため、プロジェクトにおける要求変更・追加作業が発生した場合でも、プロジェクトの責任者に相談し、承認を得てから取り組むようなフロー構築をしなければなりません。

リソースが不足している

プロジェクトで利用できるリソースが不足していれば、遅延やミスが起こりやすいです。

ここで言うリソースとは、ヒト・モノ・カネ、情報、時間全てを対象としています。

確保しているリソースが、必要な基準に届かないまま無理に進めようとしても失敗に終わります。

そのため、計画時に勘や曖昧な予測でリソースを割り出さず、過去のプロジェクトから分析し、目標達成のために必要なリソース分がどれぐらいになるか算出しましょう。

コミュニケーションが不十分

プロジェクトチーム内のコミュニケーションが不十分な場合もプロジェクト管理は失敗しやすくなります。

これは個別タスクの進め方がチーム内で共有されていなく、結果としてプロジェクト進捗が遅れてしまう状況などを指します。

とくにプロジェクトの規模が大きいと関わるメンバーも多いため、プロジェクトを完遂させるためには連携が必要です。

チャットやメールなどのコミュニケーションツールを使って、プロジェクトに関するやり取りをこまめに取るようにチーム内でルールを設定しましょう。

情報の透明性が不十分

プロジェクト内で共有している情報の透明性が不十分なケースも失敗に繋がりやすくなります。

たとえば、一部のメンバーにしかプロジェクト関連のドキュメントが見れなかったり、進捗状況が確認できない場合があります。

プロジェクトを進める際には、各プロジェクトメンバーが同程度の情報閲覧ができ、情報格差のない状況を作り出すことが大切です。


漏れなくプロジェクト管理するための5つのポイント

ここでは漏れなくプロジェクト管理を行うためのポイントについて解説します。

明確な目標設定

プロジェクト全体の目標は、明確な指標を設定することが大切です。必ず次の4つの原則に基づいて目標設定するようにしましょう。

  • 到達可能な数値
  • 具体的な数値
  • 定量的な数値
  • 期限がある
  • 関連性がある

たとえば、「〇月〇日までに、Aのサイトの離脱率を△%までに減らす」のように、具体的な数値や期限が入っている目標であれば、やるべきことが明確になりやすいです。

抽象的な目標にしてしまうとやるべきことが不明瞭になり、かえって無駄なタスクに着手してしまう可能性があるため注意をしましょう。

計画に対してやるべきことのリスト化

プロジェクトの計画策定のタイミングで、必要な要素やタスクを全て洗い出し、リスト化しましょう。

WBSのように、目標に対して必要なタスクを細分化する手法を使えば、必要な作業が明確になりやすいです。

この段階で細かく洗い出すことができれば、想定よりも必要な作業が多くてリソースが枯渇することを防ぐことができます。

参考:チームワークを高めるために必要な5つのポイントと8つのテクニック

役割の明確化

各メンバーのプロジェクトチーム内での役割を明確化することは重要です。

これは役割を明確化しておくことで、タスク実行の重複を未然に防ぐことができます。

もちろん、プロジェクトを遂行する上ではマネジメントをする責任者が必要です。

プロジェクト全体が何事もなく進んでいるか随時確認し、遅れが発生しそうな場合はすぐにアラートを出すなど、重要なポジションですので、あらかじめ担当を決めるようにしましょう。

バッファを想定した進行管理

各タスクの終了期限を設定する際には、必ず数日のバッファを設けることが不可欠です。

プロジェクトが計画通りに進むことはほぼ起こりえず、ほとんどの場合、何かしらのアクシデントが起こり遅延します。

1つのタスクが遅れると次のタスクにも影響が出ることも想定されるため、余裕を持ったスケジューリングを心がけましょう。

チームのコミュニケーションの円滑化

プロジェクトチーム内でのコミュニケーションも重要です。

チーム内で十分なコミュニケーションが取れているチームの場合には、取り組んでいるタスクに関する些細な情報ですらチーム内で共有できるため、タスクの期日遅延が起こりにくくなります。

また、活発なコミュニケーションはチームに活気をもたらし、プロジェクト進行の効率を高めることに繋がります。

そのためには、プロジェクトに関するやり取りが行える専用のツールを導入したり、定期的なミーティングを開催するなど、コミュニケーションが途絶えない環境に整備しましょう。


プロジェクト管理するための方法

プロジェクトを管理するための方法には、エクセルやスプレッドシートなどの表計算ソフトのテンプレートを活用した方法と、専用のプロジェクト管理ツールを利用する2つの方法が存在します。ここでは各管理ツールの特徴について詳しく解説していきます。

エクセル(テンプレート)

エクセルのプロジェクト管理テンプレートは、マイクロソフトが公式に出しているテンプレートや、別の企業が独自に出しているテンプレートが該当します。

エクセルには使い勝手の高いテンプレートが多いため、一から作成するよりは比較的簡単に設計することができます。

しかし、プロジェクトは複数のメンバーで進行することが多いため、二重登録もしくは入力ミスが起きる可能性があります。エクセルの場合、データの整合性や作業漏れなどのミスをチェックする仕組みがないため、扱いづらくなりがちです。

また、複数人で同時編集ができないため、データ集計にも時間がかかってしまいがちです。

そのため、関わるメンバーが少ない小規模なプロジェクトの場合はエクセルテンプレートでの管理でも問題ないですが、そうでない場合は「プロジェクト管理ツール」の利用をおすすめします。

参考: 便利な Excel用プロジェクト管理テンプレート | smartsheet

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトで必要となるガントチャートやWBSなどの各種分析ツールが搭載された専門アプリケーションを指します。

プロジェクト管理に必要な機能が一括管理できることから、社内での情報共有の質がエクセルよりも高くなります。

また、複数のメンバーがいても同時編集できたり、気になる箇所はコメントしたりなど利便性が高いため、より効率的にプロジェクト管理を行うことが可能です。

プロジェクト管理の際に、スケジュールやリソース、工数の調整に手間がかかっており、漏れなくしっかりと管理をしたい場合はプロジェクト管理ツールを導入しましょう。

例えば、プロジェクト管理ツール「TimeTracker NX」はExcelで作成した計画をコピーし、TimeTracker NX に張り付けるだけで簡単に移行できるだけでなく、TimeTracker NX のデータをExcelに反映することも可能です。

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プロジェクト管理ツールの選び方3つ

プロジェクト管理ツールを実際に導入するとなった場合に、次の3つの観点から選ぶことをおすすめします。

  • 使い勝手がいいか
  • プロジェクトに必要な機能があるか
  • 事実通りの進捗入力ができそうか

プロジェクト管理ツールを選定する際にとくに重要なのが、プロジェクトメンバー全員が問題なく利用できるかです。

機能が豊富だったとしても、どこを操作すればいいかわかりづらい場合、プロジェクト管理が定着しない場合があります。

そのため、ITツールの操作が苦手な方でも直感的に作業できるような、プロジェクト管理ツールを選ぶようにしましょう。

また、ツールによって備わっている機能が異なるため、自社にとって最適な形で管理ができるかどうかも見極めることが必要です。

それだけではなく、「誰が」「どのプロジェクトに」「どれくらいの時間をかけたか」「現在の進捗状況はどうか」など、リアルタイムの進捗状況を入力・確認できるツールであることも重要です。


まとめ

プロジェクト管理とは、プロジェクトを計画通りに完了させるため、関わるヒト・モノ・カネ・情報・時間を適切にコントロールする活動を指します。

タスク管理とは違い、複数人が関わってプロジェクトの進捗状況やメンバー間で連携を取る必要があります。

情報が複雑になりがちなので、漏れやトラブルを防ぐためにはプロジェクトの状況を可視化できるような管理体制にしなければいけません。

具体的な管理方法として、エクセル(テンプレート)やプロジェクト管理ツールの使用が挙げられます。

しかし、エクセルはプロジェクトの規模が大きくてメンバー数が多いと、管理がしづらくなります。

大規模で複雑なプロジェクトでもスムーズに管理するためには、プロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。

例えば、「Time Tracker NX」はその代表的な例です。

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