社内のコミュニケーションに悩む企業は多くあります。近年ではテレワーク文化が浸透してきたことにより「顔を合わせて仕事をする」という機会が減ってきています。
特にテレワークを実施している企業は気づかぬうちにコミュニケーションが希薄になっているので、早急に手を打つべきです。
本記事では社内のコミュニケーションを活性化させる施策のアイデアと、施策の実行時に意識すべきポイント・注意点をまとめています。
目次
テレワーク下のコミュニケーションを活性化させる4つのアイデア
オンライン上で実施できる4つのコミュニケーション施策をご紹介します。
新型コロナウイルスの影響によりテレワークが一般的になった現代において、オンライン上でのコミュニケーション施策を優先的に導入するのが良いでしょう。
オンラインの場合、「たまたま社内で会ったから」というような偶発的なコミュニケーションは期待できませんので、定例ミーティングやイベントなどで「コミュニケーションをする機会」を作ることが大切です。
参考：テレワーク環境で成果を出すチームコミュニケーションとは｜LISKUL
チームワークを高めるために必要な5つのポイントと8つのテクニック｜LISKUL
会話を目的としたミーティングを開く
テレワーク環境下においては意識的にミーティングを入れると良いでしょう。
テレワークを始めると、出社時と比べて他人と顔を合わせる機会が減り、コミュニケーションの絶対数が格段に少なくなります。
業務の進捗確認ではなく、会話を目的としたミーティングの実施をおすすめします。
具体的には「日々のオンライン朝礼」など、実施頻度が多いものから始めていくと定着させやすいです。
バーチャルオフィスツールを導入する
バーチャルオフィスツールの導入もオンライン環境下のコミュニケーション活性化に効果的です。
バーチャルオフィスツールとはWeb上の仮想オフィスやアバターを使って、オンライン環境下でも「オフィスで仕事をしているような感覚」を作り出すことができるツールです。
テキストはもちろん音声や動画など、状況に合わせてさまざまな手段でコミュニケーションをとることができます。
バーチャルオフィスツールのメリットは「気軽に声を掛けられる」というもの。
アバターが表示されていてリアルタイムで相手の状況がわかります。「今話しかけても良い状態なのか」がつかみやすく、声をかけやすくなります。
社内SNSを導入する
社内SNSはコミュニケーション活性化に特化したツールです。
社内SNSとはその名の通り、チームやグループなど、会社で用いることを前提として作られたSNSのことを指します。
業務遂行ではなく「社内のコミュニケーション活性化」を目的としているのが特徴です。
通常のSNSとは異なり、「社内での利用に限定していること」が社内SNSの価値で、セキュリティ上のリスクを回避しながら、自由にコミュニケーションをとることができます。
参考：【2022年版】社内SNSツール42選を徹底比較！導入に失敗しないためのポイントも解説｜LISKUL
社内イベントを開催する
オンラインだからこそ、積極的にイベントを実施すべきです。
テレワーク環境下ではテキストでのコミュニケーションが前提となり、顔を合わせる機会が減ります。
特に部署が異なるなど業務上での関連性が薄いと、話をする機会はどんどん失われていきます。
会社が主導してイベントを開催することで、部署やチームなどに限定されない、部署を横断したコミュニケーションの機会が生み出されます。
オンラインでも実施できるイベントの例としては以下のようなものが挙げられます。
- 表彰式
- 懇親会
- ランチ
- 社員研修
- グループディスカッション
【オンライン・オフライン共通】社内コミュニケーションを活性化させる3つのアイデア
ここではオンライン・オフラインに限定しない、社内コミュニケーションのアイデアをご紹介します。
1on1ミーティングを実施する
1on1ミーティングは上司・部下間のコミュニケーションを活性化させるのに適した施策です。
1on1ミーティングとは上司と部下が1対1で行う定期ミーティングのことで、部下の成長支援や心身をケアしてモチベーションを向上させることを目的に行います。
業務やプライベートに関連する多様なコミュニケーションを通して、上司と部下間の理解度を高めるため、信頼関係の構築に役立ちます。
ただし、1on1ミーティングの成果は上司側のスキルに依存する部分もあるため、上司側のスキルアップのための研修などを検討しましょう。
参考：1on1の導入で得られる4つの効果と効果を最大化するテクニック｜LISKUL
サークルや部活動などのコミュニティを作る
社内に共通の趣味を持つ方が集まるようサークルや部活動といったコミュニティを形成すると、コミュニケーションが活性化しやすくなります。
共通の趣味を持つすべての社員が自由に参加できるので、交流を深めやすいです。
サークルや部活動のメリットは「部署や役職に限定されない」という点です。普段話す機会が少ない他部署の方や一般社員・管理職が混ざって自由にコミュニケーションをとることができます。
フリーアドレス制を導入する
「フリーアドレス制」は、コミュニケーションの偏りに悩む企業ほど実施を検討してみてください。
フリーアドレスとは、社員の席を固定化させず、自由に好きな席に座って業務に取り組むというワークスタイルです。
席が固定化されないので、部署外の方とも偶発的にコミュニケーションが起きやすいです。
社内コミュニケーション活性化させるために意識すべき5つのポイント
社内コミュニケーションは、施策を始めただけでは叶いません。活性化しやすいよう実施する施策を検討したり、環境を整備する必要があります。
ここではコミュニケーションを広げるために意識すべきポイントをご紹介します。
社員同士の認知を高める施策から始める
施策は社員同士の接点を増やすものから始めましょう。
コミュニケーションの本質は「双方向的」であり、良好なコミュニケーションにはお互いの認知が必要です。
単純に「知らない相手とはコミュニケーションがしづらい」ので、まずはお互いを知るための施策から始めていくのが良いでしょう。
比較的時間をかけずに実施できる社内イベントや社内SNSなどを活用して、社員同士の認知度を高めていくことが大切です。
短期施策と中長期施策で分ける
施策は、短期で効果が出る施策と、中長期にわたって徐々に効果が現れる施策とに分けて考えましょう。
中長期の施策を中心に取り組むと、効果を実感しづらく、途中で頓挫してしまうこともありますので、短期施策と織り交ぜて実施するのが良いでしょう。
例えば新たに福利厚生を導入する場合、各所との調整が必要です。
その制度が社員に浸透して一般的に利用されるまでに時間を要するので、短期で始めやすく成果が出やすい社内イベントを立案するなどして調整しましょう。
物理的・心理的な抵抗感をなくす
社内コミュニケーションの活性化に際して施策を始める場合、社員の「抵抗感」をなくせるような工夫が必要です。
心理的な側面での抵抗感はもちろん、物理的な抵抗をなくすことも重要です。
オフィスの家具やパーティションの配置など「会話がしやすいようなレイアウト」を作ったり、雑談しやすいリラックススペースを作ったりするなどを検討しましょう。
社員に「強制」をしない
社内コミュニケーションを活性化させるための施策を実行することになりますが、イベントの参加やツールの利用を「強制すること」はNGです。
確かに施策の関与者が増えるほどコミュニケーションは活性化しやすいのですが、そこに強制力があると本質的な意味での社内コミュニケーションとはなりえません。
コミュニケーションの活性化は「情報共有」という側面だけではなく、「従業員エンゲージメントを高める」という目的があります。
コミュニケーションを強制することでは、従業員エンゲージメントに対して逆効果となります。
参考：従業員エンゲージメントとは？エンゲージメントを高めるメリットと具体的な調査方法｜LISKUL
一度に複数の施策を始めない
新制度や新ツールを一度に導入するのは避けましょう。特に社員の協力を前提としている場合は注意が必要です。
無理に新しいことを始めようすると、社員に浸透しにくいですし、負担も大きいです。
社内コミュニケーションの活性化は新たな文化を生み出すようなもので、順応するのに時間と労力がかかります。
いっぺんに複数の施策を始めても社内に上手く浸透せず、形骸化していく可能性も否定できません。
社内コミュニケーションの活性化に関するよくあるご質問
社内コミュニケーションを活性化させたい方に役立つQ＆Aをまとめています。
Q.社内コミュニケーションが停滞する原因は何ですか？
A.社内コミュニケーションが停滞する原因には、組織のサイロ化、階層間のギャップ、情報の透明性の欠如、従業員のモチベーション低下などが考えられます。これらの要因を特定し、解消することでコミュニケーションを活性化できます。
Q.社内コミュニケーションが停滞することで生じるリスクは？
A.コミュニケーションが不足すると、誤解や情報の伝達ミスが増え、プロジェクトの遅延や従業員間の摩擦が発生するリスクがあります。また、重要な情報が伝わらないことで、意思決定の質が低下する可能性もあります。
Q.社内コミュニケーションの活性化が企業文化に与える影響は？
A.活発な社内コミュニケーションは、オープンで協力的な企業文化を醸成します。これにより、従業員間の信頼関係が強化され、イノベーションが促進されるほか、組織全体のエンゲージメントが向上します。
Q.社内コミュニケーションと従業員エンゲージメントの関係は？
A.コミュニケーションが健全かつ活発な職場では、従業員が組織の目標やビジョンに共感しやすくなり、エンゲージメントが高まります。これにより、生産性や従業員満足度が向上します。
Q.社内コミュニケーションの改善が顧客満足度に与える影響は？
A.社内での情報共有や連携がスムーズであれば、顧客対応も迅速かつ的確に行えるようになります。結果として、顧客満足度の向上につながり、リピーターの増加や顧客からの信頼が高まります。
まとめ
本記事では社内コミュニケーションを活性化する施策アイデアについてまとめてきました。
テレワークを導入している場合、特にコミュニケーションが希薄になりがちなので、「オンラインでも実施できるもの」から優先的に始めると良いでしょう。
＜テレワークをしている会社におすすめの施策＞
- 会話を目的としたミーティングを開く
- バーチャルオフィスツールを導入する
- 社内SNSを導入する
- 社内イベントを開催する
＜オンライン・オフライン共通の施策＞
- 1on1ミーティングを実施する
- サークルや部活動などのコミュニティを作る
- フリーアドレス制を導入する
コミュニケーションを活性化させるためには以下のポイントを意識しながら施策を始めていきましょう。
- 社員同士の認知を高める施策から始める
- 短期施策と中長期施策とに分ける
- 物理的・心理的な抵抗感をなくす
- 社員に「強制」をしない
- 一度に複数の施策を始めない