記帳代行とは、会計ソフトへの仕訳入力業務を行い会計帳簿を作成するサービスです。
記帳代行を利用すると、コア業務に集中できる・経理業務の負担軽減につながるといったメリットが生じます。
記帳代行の主な業務範囲は会計ソフトへの仕訳入力と帳簿作成ですが、企業によっては領収書やレシートの整理から行ってくれることもあります。自社に必要な業務範囲を確定したうえで業者を探すと良いでしょう。
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今回は、記帳代行の業務内容や、メリット・デメリット、依頼先の選定方法などをわかりやすく解説します。
この記事を最後までお読みいただければ、記帳代行先の選び方や事前準備の方法、利用するメリット・デメリットなどが理解できます。
記帳代行サービスを利用すべきかどうか判断に迷っている場合や業者の選定方法に頭を悩ませている担当者の方は、ぜひ、参考にしてください。
監修者
高坂 竜平（たかさか りゅうへい）
BPOテクノロジー株式会社 営業部 課長。人材業界にて企業のリソース不足の課題解決に従事、東証一部上場企業から個人事業主まで、幅広い企業のサポート実績を誇る。固定概念に捉われず、行政やパートナー企業を巻き込んだ解決策も提案するなど、課題の本質を捉え、ユーザー毎に異なる課題への最適解を導く。
目次
※本記事はBPOテクノロジー株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。
記帳代行とは、帳簿作成を代行するサービス
記帳代行とは、言葉の通り記帳業務を代行して行ってくれるサービスです。会計ソフトに仕訳を入力し、各種帳簿を作成してくれます。
会社を運営する中で、毎日のようにお金が出入りしています。記帳代行は、このお金の動きを記録して帳簿を作成する業務です。その帳簿により、日々の経営状況が把握できます。作成された帳簿は、決算に必要な書類や確定申告書を作成する元となります。
類似の代行サービスとの違い
記帳代行に似たサービスに経理代行や決算代行があります。記帳代行は帳簿作成をメインに行いますが、経理代行や決算代行はより幅広い範囲の業務を指します。
それぞれの違いは下記のとおりです。
| 名称 | 業務内容 |
|---|---|
| 記帳代行 | 会計ソフトへの入力（記帳）がメイン |
| 経理代行 | ・会計ソフトへの入力（記帳代行） ・給与計算 ・請求書発行業務 ・振込業務 |
| 決算代行 | ・会計ソフトの入力（記帳代行） ・決算書作成 ・法人税などの申告書作成 ・税務申告 |
記帳代行は経理代行や決算代行業務の中に含まれています。
一方、記帳代行や経理代行の中には、決算や確定申告の代行は含まれていません。
また、決算代行には経理代行のような給与計算や請求書の発行業務などは含まれていません。
対応してくれる業務範囲
記帳代行の業務範囲は、主に会計ソフトへの仕訳入力とそのデータを利用した各種帳簿の作成となります。
会社によっては、レシートや領収書の整理を行ってくれることもあります。サービス範囲は異なるため、事前の確認が欠かせません。
経理担当者は現金出納帳や預金通帳のコピー、領収書や請求書といった必要な書類を代行会社に預けます。代行会社はその書類を元に、パソコンで会計ソフトにデータを入力していくのが一般的な流れです。
場合によっては、担当者が依頼者企業を訪問して、その企業でデータを入力することもあります。データ量にもよりますが、一般的に訪問回数は月に1度程度です。
参考：会計記帳代行とは？行政書士の業務をわかりやすく解説 – フォーサイト
記帳代行の3つのメリット
記帳代行を利用するメリットには、記帳業務の効率化や人件費の節約があげられます。加えて、それまで記帳に費やしていたリソースを自社のコア業務などに割くことが可能になるでしょう。
3つのメリットについて詳しくみていきましょう。
- コア業務にリソースを割ける
- 記帳業務を効率化できる
- 人件費を節約できる
コア業務にリソースを割ける
記帳代行を利用すると、それまで記帳に費やしていたリソースを利益に直結する業務へ振り分けられます。
記帳のための仕訳を行うには、簿記などの専門的な知識が欠かせません。そのため、仕訳に手間取る、正しい仕訳が分からず調べるのに時間がかかる、など経理業務に必要以上のリソースが割かれて困っている企業もあるでしょう。
記帳代行は、スタートアップ企業など1人で経理を含めた複数の業務を兼任している場合や、中小企業の経営者・従業員に恩恵の大きいサービスと言えます。
記帳業務を効率化できる
代行サービスを利用すると、記帳業務が効率化できます。経理に精通したプロが業務を行うため、迅速に帳簿が作成されます。加えて、ミスなく仕訳を行ってくれるため、帳簿の情報が正確な点もメリットです。
人件費を節約できる
代行サービスを利用すると、人件費の節約につながります。経理担当者を従業員として雇用した場合、毎月の給与をはじめ、福利厚生費・社会保険・労務管理などの様々なコストが必要です。
場合によっては、社員の研修や教育なども行わなければなりません。担当者が変わるたびに、引継ぎが必要となり二重に人件費の支払いを行う時期も発生します。
代行業者を利用すれば、基本的に仕訳数に応じた料金を支払うだけなので、コスト削減につながります。
参考：記帳代行サービスとは？作業内容や外注相場、おすすめ業者や税理士・会計事務所などを紹介 | ブログ｜フジ子さん
記帳代行の2つのデメリット
記帳代行を利用した場合、社内の記帳スキルが身につかない・経理データがすぐに確認できないことがあるといった、デメリットを伴います。
しかし、事前の準備である程度、デメリットは解消できるでしょう。
各デメリットについて、詳しくみていきましょう。
社内の記帳スキルが身につかない
記帳代行を利用すると、社内に記帳業務のノウハウを蓄積できないため、従業員のスキルアップにつながりません。
将来的に記帳業務を社内に戻したい場合は、その時点で、経理の知識や経験を持つ従業員を雇用すると良いでしょう。今いる社員に記帳スキルを付けたい場合は、定期的に代行業者が付けた仕訳内容の確認を行う、簿記の知識を身につけてもらう、などの工夫が必要です。
経理データをすぐに確認できない場合がある
記帳代行を利用していると、経理データをすぐに確認できないことが生じます。領収書や請求書なども渡していると、手元にないため、すぐに見直すことができません。また、直近の記帳内容を確認したい場合も、その都度業者への確認が必要です。
クラウド会計ソフトに対応している業者を利用すると、ネット環境さえあればデータの共有が可能になります。
記帳内容を頻繁に見られなくなることがデメリットだと感じる場合は、クラウド会計ソフトに対応している業者を利用すると良いでしょう。
参考：【徹底比較】おすすめ会計ソフト53選！パッケージ型とクラウド型の特徴・料金・選び方などを解説
記帳代行の依頼先
記帳代行には、税理士事務所や行政書士、記帳代行業者、BPOサービスなど複数の依頼先があります。
そのため、どこに依頼すれば良いか迷う担当者の方も多いでしょう。
ここでは、各依頼先のメリットやデメリット、相場感などは次のとおりです。
| 依頼先 | メリット | デメリット | おすすめの企業 |
|---|---|---|---|
| 税理士事務所 | ・決算申告業務や年末調整業務を代行できる ・税務相談が可能 | ・費用が高い ・担当先を変更しづらい | 税務申告まで含めた経理に関する業務を一括して依頼したい企業 |
| 記帳代行業者 | 月単位で契約できる 費用が安い | 会社により業務の質にバラツキがある | 記帳代行のみ依頼したい、費用を安く抑えたい企業 |
| 行政書士 | 記帳代行だけではなく、法務関連の相談も可能 | 税務申告が代行できない | 税務申告の代行を依頼しない企業 |
| BPOサービス | ・経理業務全般をまとめて依頼できる ・自社リソースをコア業務に集中させやすい | 会社により業務の質にバラツキがある | 記帳以外の定型業務もあわせて依頼したい企業 |
参考：IT業務のBPOで依頼すべき業務内容と外部委託に失敗しないための3つのポイント
税理士事務所
税理士事務所に依頼すると、記帳業務を依頼できるだけでなく、税務相談への対応が可能になります。
決算申告業務や年末調整業務の代行ができるのは税理士のみとなっています。税務署からの調査が入った時も、顧問税理士に立ち合いを依頼することができるでしょう。
ただし、顧問契約が一般的で、担当先を簡単に変更しづらい点はデメリットと言えるでしょう。
費用は事務所により異なりますが、一般的に月額3万円～4万円程度からとなっており、料金は比較的高い傾向です。一方で、経理や税務に対する専門的な知識があるため安心して任せることができます。
多少お金がかかっても、税務申告まで含めた経理に関する業務を一括して依頼したい企業におすすめです。
記帳代行業者
記帳代行業者に依頼すると、税理士事務所よりも安い費用で契約できます。月単位で契約できるため、業者の変更を簡単に行える点もメリットです。
費用は業者により異なりますが、月の仕訳数が100件で1万円程度が相場です。仕訳数が増えると、料金も増加します。
業務の質やスピードは代行業者によって異なるため、事前の確認は欠かせません。
決算業務や申告業務は自社で行うため、記帳だけを依頼したい、記帳代行費用を安く抑えたい、という企業におすすめです。
なお、税理士の資格のない人が税務申告の代行を請け負うことはできません。違法業者には注意が必要です。
行政書士
行政書士に記帳代行を依頼することもできます。行政書士は法律の専門家のため、会社の法務についての相談が可能となる点はメリットです。
月の料金相場も小規模の会社で1～2万円となっており、税理士事務所に依頼するよりは価格が抑えられる傾向です。
ただし、行政書士には税務申告は行えません。そのため、税務申告に関しては、税理士に別途依頼しなければならない点はデメリットと言えるでしょう。
税務申告は自社で行う、税理士には税務申告のみを依頼する、その他の書類作成を行政書士に依頼することが多い、という企業におすすめです。
記帳に関する人件費をカットする必要がない企業におすすめです。
BPOサービス
BPOサービスとは、定型化している事務作業などのノンコア業務を外部委託できるサービスです。
業務の一部を委託するアウトソーシングとは異なり、BPOは業務を一括で委託できるのが特徴です。ノウハウが不足しているノンコア業務をまとめて委託できるので、自社のリソースをよりコア業務に注力できるようになります。
業務の質やサービス内容は業者によって大きく異なるため、事前の確認が欠かせません。また、税務申告に関しては、別途税理士に依頼することとなるでしょう。
BPOサービスは、記帳業務だけでなく定型化した様々な業務を広く請け負っています。そのため、記帳業務だけでなく広く経理業務などをアウトソーシングしたい場合に、利用を検討してみましょう。
参考：記帳代行とは？メリット・デメリットや依頼先の探し方、注意点を解説｜税理士相談あんしんガイド
記帳代行とは。アウトソーシングにおけるメリット・デメリット | 経営者から担当者にまで役立つバックオフィス基礎知識 | クラウド会計ソフト freee
記帳代行サービスとは？作業内容や外注相場、おすすめ業者や税理士・会計事務所などを紹介 | ブログ｜フジ子さん
記帳代行時に事前準備が必要な書類
記帳代行時に事前準備が必要な書類には、領収書や現金出納帳をはじめ、様々なものがあります。
主なものは次のとおりです。
- 現金出納帳のコピー・領収書
- 預金通帳のコピー・振込明細
- 売上台帳
- 賃金台帳・給与明細書
- 支払管理(予定)表・請求書
- クレジットカード明細書
それぞれについて詳しくみていきましょう。
領収書・現金出納帳のコピー
領収書や現金出納帳で入出金を確認します。領収書の代わりに、レシートでも構いません。
代行業者によっては、領収書やレシートを渡し、現金出納帳を作成してもらえる場合もあります。
一般的には、現金出納帳は現場で日々利用するものです。業者にはコピーを渡しましょう。
預金通帳のコピー・振込明細
通帳や振込明細など、預金収支がわかる書類が必要です。
インターネットバンキングなどを利用して通帳がない場合には、明細の電子データを保存または印刷しておきましょう。
売上台帳
仕訳入力に必要な書類の1つが、売上台帳です。売上台帳とは、日々の売上を集計して管理する帳簿です。
自社内で売上台帳を作成する場合と、依頼先に請求書の控えを渡して売上台帳を作成してもらう場合があります。
賃金台帳・給与明細書
従業員を雇用している場合、賃金台帳や給与明細書の控えが必要です。
代行先はそれを元に、従業員の給料や社会保険料などの仕訳を計上します。
支払管理(予定)表・請求書
仕訳入力に必要な書類の1つが、支払い管理表や支払先から受領した請求書です。
これらは、買掛金に関する書類となります。仕入れ先や外注先から届いた請求書を用意しておきましょう。
クレジットカード明細書
仕訳入力に必要な書類の1つが、クレジットカードの明細書です。
クレジットカードで支払った経費などの仕訳を行います。
Web明細サービスを利用している場合は、明細の電子データを保存または印刷し渡せるように準備しておきましょう。
記帳代行を失敗しないために意識すべき注意点
記帳代行の依頼を失敗しないためには、次の3点を意識しましょう。
- 相性の良い業者を選ぶ
- 各社のサービス内容を比較検討する
- 依頼する業務範囲を明確にする
自社と相性の良い業者を選ぶ
記帳代行を失敗しないためには相性の良い業者を選びましょう。
業務内容や質も大切ですが、コミュニケーションのとりやすさが特に重要です。困りごとや相談事が生じたときに、気軽に相談できない相手では仕事がスムーズに進みません。
特に、簡単に依頼先を変更しづらい税理士や行政書士の場合は、できるだけ事前に直接会い、考え方の相違や話しやすさなどを確認しておくと良いでしょう。
事前に各社のサービスを比較検討する
記帳代行を失敗しないためには、各社のサービス内容について比較検討しておきましょう。
記帳代行のサービス内容は企業によって幅があります。加えて、コストにも大きな違いがあるため注意しましょう。
まず、「受けたいサービス内容は何か」「リスクとコストどちらを優先するのか」といった自社の希望を明確にした上で、気になる代行業者のサービス内容を比較検討します。
妥協できる点・できない点は各社異なります。自社が希望するサービス内容や予算、リスク許容度などを明らかにした上で、各社のサービスを比較検討すると、自社に合う業者が見えてくるでしょう。
依頼する業務の範囲を明確にしておく
記帳代行サービスに依頼したい業務内容と範囲を明確にしておきましょう。
例えば、領収書の整理からお願いしたいと考えていても、それは「サービス外」と言われることもあります。「仕訳入力だけ」をお願いしたいのか、必要書類の整理までお願いしたいのか、決算や確定申告まで依頼したいのか、など、社内であらかじめ依頼する業務範囲を決めておかなければなりません。
一方、実際に記帳代行サービスを使い始めた後に、追加で依頼したい業務内容が増える可能性もあります。
そのために、最初の相談時に
- スポットとしてその他の業務の依頼は可能か
- 可能な場合。スポットで依頼できる業務内容には具体的にどのようなものがあるのか
- 追加料金はいくらか
などを確認しておくと良いでしょう。
まとめ
会計ソフトへの仕訳入力業務を代行し、会計帳簿を作成するサービスが記帳代行です。
記帳業務の負担を軽減し、人件費削減につながります。その分、自社のコア業務にリソースを割くことが可能になるでしょう。
税理士事務所、行政書士、記帳代行業者、BPOサービスなどに依頼できます。それぞれに費用相場や引き受ける業務の引き受け範囲が異なるため、事前の確認は欠かせません。自社で依頼すべき内容を事前に精査しておくと、スムーズに業者を探すことができるでしょう。
記帳代行だけでなく、税務申告まで一貫して行いたい場合は、税理士事務所への依頼が必要です。
記帳業務に負担を感じている、記帳代行の費用を安く抑えたいといった場合には、BPOサービスをはじめとした代行業者への依頼を検討してみましょう。
※本記事はBPOテクノロジー株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。
記帳代行に関するよくあるご質問
記帳代行の導入を検討中の方に役立つQ＆Aをまとめています。
Q.記帳代行に必要な書類は何ですか？
A.主に現金出納帳、領収書、預金通帳のコピー、売上台帳、賃金台帳、請求書、クレジットカード明細書などが必要です。依頼する内容に応じて、事前に準備しておくとスムーズです。
Q.記帳代行業者に依頼する場合、どの程度の費用がかかりますか？
A.記帳代行の費用は業者によって異なりますが、月の仕訳数が100件の場合、1万円程度が多いです。仕訳数が増えると費用も上がります。詳細は各業者にお問い合わせください。
Q.記帳代行と経理代行の違いは何ですか？
A.記帳代行は会計ソフトへの仕訳入力と帳簿作成が主な業務ですが、経理代行はこれに加えて給与計算や請求書発行など、経理全般の業務も含まれます。
経理代行について詳しくは以下の記事を参考にしてください。
参考：【2024年最新版】経理代行サービスおすすめ15選を比較！選び方も紹介
Q.記帳代行業者に依頼することで、人件費の削減が期待できますか？
A.はい、記帳代行業者に依頼することで、経理担当者を雇用するコストや福利厚生費、労務管理費などが不要になり、人件費を削減することができます。
人件費削減の方法について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
参考：【担当者必見】人件費削減を成功させるための方法5選を紹介
Q.記帳代行を利用しても、税務申告や決算業務は行ってもらえますか？
A.記帳代行業者は基本的に税務申告や決算業務は含まれません。これらを依頼する場合は、税理士事務所に相談する必要があります。
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