名刺交換を頻繁にする機会があり、どうやって名刺を管理したら良いか悩んでいる方も多いのではないでしょうか？
名刺はただの連絡先交換ではなく、企業にとっても大切なリストです。今は取引がなくても新規商材の営業先リストになる可能性も十分にあるため、財産としてデータを保管しておかなければなりません。
そこで今回はアプリでも使える名刺管理ソフトをご紹介します。これを機に、名刺管理ツールを利用し、スマートに情報を管理しましょう。
名刺管理ソフトとは？
名刺管理ソフトとは、名刺に印刷されている会社名、氏名、メールアドレス、電話番号などのさまざまな情報を、スキャン機能を使って読み込み、データに変換して、管理できるソフトを指します。
名刺をデータに変換すると、パソコンやスマートフォンで情報を共有できます。また、名刺をファイリングして保存しておく必要もないため、保管スペースの必要性も少なくなります。
名刺管理ソフトができること
名刺管理ソフトにはできることがたくさんありますが、主に挙げられるのが以下の4つです。
名刺検索
名刺をデータ化すると、ソフト内をスピーディーに検索できます。
名刺管理ソフトの中には、クラウドで名刺を管理してくれるアプリもあり、外出先から名刺を検索することもできます。クライアントに外で会う時、出張時など、会社を離れなければならない場面はたくさんあります。
クラウド名刺管理ソフトであれば、外出先で名刺のデータを確認する時も容易にスマホから検索が可能なため便利です。
他アプリケーションとの連携
名刺管理ソフトで読み取ったデータをほかのアプリケーションとの連携も可能です。例えば、多くの企業が業務で使用しているExcelにも、読み取った名刺データを出力できます。Excelだけでなく、名刺管理ソフトによってはメッセージアプリとの連携もできます。
外国語の読み取り
日本語以外で印刷された名刺データを読み込みも可能になりました。例えば、英語や中国語などです。現在はグローバル社会なので、ほかの国の人とビジネスをする機会も少なくありません。そのため、外国人の名刺も一緒に管理できる点に利便性を感じる人も少なくないでしょう。
セキュリティ対策
ネット上に名刺データを管理するのでセキュリティ面が気になる方も多いかもしれませんが、セキュリティ対策もしっかりしています。例えば、名刺によって閲覧制限をかけたり、アクセスログ機能があるため、誰がいつデータにアクセスしたのかも知れます。
名刺管理ソフトを選ぶ基準
名刺管理ソフトはいくつかあるので、選び方の基準もご紹介します。
価格
名刺管理ソフトには無料と有料のアプリがあります。導入を検討しているそれぞれの人で予算は異なるので、自分に適している価格の名刺管理ソフトを選ぶようにします。
登録できる名刺枚数
企業年数や規模によって登録できる名刺の枚数には差が出てきます。どれぐらいの名刺を登録できるのか、導入する前に確認しておく必要があるでしょう。
PCと連携可能かどうか
導入を検討している人の中には、PCで管理したい人もいますので、スマホだけでなく、PCと連携が可能かどうかも確認しておきます。また、企業によってPCのOSが異なります。
そのため、名刺管理ソフトを選ぶ時は、お使いのPCのOS(WindowsやMacなど)に対応するかどうかも見ておきましょう。
名刺管理ソフトのメリット・デメリット
名刺管理ソフトにはメリットとデメリットがあります。まずはメリットから見ていきましょう。
メリット①社内の業務効率化を期待できる
紙のまま名刺を管理していると、ある特定の名刺を見たい時、数多くの名刺の中から探さなくてはなりません。導入していればPCやスマホから検索できるので、名刺を探すスピードが早くなります。
また、名刺管理ソフトを導入する前の整理には手間がかかります。例えば、名刺を探しやすいように、交換した日付別に振り分けたりしなければなりません。名刺管理ソフトを導入すれば、システムが代わりに整理してくれるので、社員の負担が少なくなり効率的に業務を行えます。
メリット②社員が名刺を共有できる
名刺をそれぞれの社員が別々に管理している会社もあるでしょう。名刺管理ソフトを導入していないと、ほかの社員が交換した名刺の情報を共有するのは難しいです。なぜなら、いつ誰と名刺交換したのかわからないので、どのような名刺を持っているのか全てを把握することはできないからです。
名刺管理ソフトを導入すれば、情報をほかの社員と共有でき、人脈を可視化できるため、利便性が増します。
メリット③管理の手間の削減
手作業で名刺を管理しているとスペースを確保したり、名刺を探しやすいように、日付や会社名などで名刺を振り分けなければなりません。名刺管理ソフトを導入していると管理スペースの必要性は低くなりますし、振り分けも名刺管理ソフトがサポートしてくれるので、省スペース化など管理の手間を少なくできるでしょう。
名刺管理ソフトにはデメリットも存在します。
デメリット①すべての名刺を正確にスキャンできない
名刺管理ソフトのデメリットは、すべての名刺を正確にスキャンできない点です。例えば、スキャンしても読み込んだ氏名や住所などのデータが誤っている場合もあります。もし正しく情報を読み込めなかった時は、人間が手を加えて修正してあげなければなりません。
デメリット②CRMツールと二重での管理が必要となる
CRMツールを活用し、顧客情報を管理している場合は、名刺のデータがCRMツールを重複するため二重の管理をする必要があります。すでCRMツールを導入している場合には注意が必要です。
デメリット③(自分で管理するのと比較して)コストがかかる
今まで手作業で管理していた人にとっては、ツールを導入するのにコストがかかります。手作業とツール、どちらが自分にとってあっているかも予算や導入費用から判断すると良いでしょう。
名刺管理ソフトを比較（9選）
たくさんの名刺を管理するのは面倒で、手間を感じる人も多いです。また、社内への導入を検討している方の中には、有名どころの名刺管理ソフトを知りたい人もいるでしょう。
名刺管理ソフトはありふれており、ソフトの種類が多いので、アプリとして使える有名どころの名刺管理ソフトを差別化しながら、比較して紹介します。（「名刺管理ツール」で検索し、上位10サイトから比較しました）
1.Sansan
運営会社：Sansan株式会社
初期費用：ライセンス費用12ヶ月分
Sansanスキャナ費用：1台につき月額10,000円
ライセンス費用：月額50,000円〜
SansanはSansan株式会社が開発した法人向けの名刺管理ソフトになります。Sansanは名刺共有機能はもちろんのこと、メール配信やコンタクト機能もあるので、同僚やクライアントと連絡もとりやすくなります。
名刺共有機能、コンタクト機能、人事異動情報などのニュース配信機能、メール一括配信機能があります。
こんな方におすすめ
名刺のスキャンを一気に行いたい方（アプリだと一括でのスキャンには限界があります、スキャン機を貸し出しできるため便利です）
2.Eight
運営会社：Sansan株式会社
価格：無料（アプリ内課金あり）
Eightはスマホアプリで、ダウンロードすればスマホで名刺管理ができます。価格も無料ですが、特定の機能を解放するためにはアプリ内課金が必要です。
メッセージ機能、リアルタイム共有、パソコンとの連携、セキュリティー対策がついています。無料で利用でき、機能性も問題ないので、予算を抑えて名刺管理ソフトを導入したい人は利用を検討してみてはいかがでしょうか。
こんな方におすすめ
名刺管理ツールを無料で試してみたい方
3.Wantedly People
運営会社：ウォンテッドリー株式会社
価格：無料
Wantedly Peopleも有名どころの名刺管理ソフトのひとつです。アプリ内課金も少なく、多くの機能を無料で使えます。
Wantedly Peopleは最大で、同時に7枚まで名刺を読み込みができます。また、Wantedly PeopleはScanSnapとの連携が可能で、300枚の名刺を約2分で読み込めます。さらにオンラインによる名刺の貸し借りができるので、さまざまな人との名刺共有が可能です。
こんな方におすすめ
日頃からWantedlyを利用しており連携して利用したいと考えている方
4.HotProfile
運営会社：株式会社ハンモック
価格：3,000円
HotProfile は顧客のWebサイトアクセス履歴を把握する機能がついています。ツールを導入すると製品に興味関心を持っている顧客への優先的な架電が可能になります。
QRコード認識の対応もしているため、最近よくあるQRコード付きの名刺でも読み込みができます。
こんな方におすすめ
他ソフトとのインポート・エクスポートがすぐにできるツールを探している方
5.スマート名刺管理
運営会社：株式会社ジャストシステム
費用：18,800円
スマート名刺管理は、パソコン・スマホから取り込んだ名刺をGoogle コンタクトを利用して連絡先データ同期ができる機能が備わっています。Googleアカウントを日頃から利用している方にとっては便利な機能です。
こんな方におすすめ
Googleと同期させて、連絡先をGmailなどに簡単に追加したい方
6.アルテマブルー
運営会社：キヤノンエスキースシステム株式会社
価格：月額2500円〜
アルテマブルーは、初期費用無料で利用できる名刺管理ソフトです。2週間のトライアルがあるため、気軽に試せます。
kintone連携、Microsoft Dynamics 365 (CRM)連携、Salesforce連携がついています。
こんな方におすすめ
名刺管理ツールを初期費用無料で試してみたい方
7.SmartVisca
運営会社：株式会社サンブリッジ
価格：8,000円〜
Salesforceを利用して名刺管理・顧客管理を行うSalesforce専用のクラウド名刺管理ツールです。Salesforceに特化しているため、カスタマイズが容易に行えます。
利用する場合は、必ずSalesforceのライセンスが必要となるので検討している方は注意が必要です。
こんな方におすすめ
salesforceを利用している方
8.名刺バンク
運営会社：株式会社アイネット
価格：お問い合わせ
名刺バンクの特徴は、「人物相関図の表示機能」「ユーザ数課金ではなく、名刺枚数によって課金機能」です。選択した名刺の人物相関図を表示し図で表示する機能や、課金形態もユーザーごとではなく名刺数によって課金となります。
他の名刺管理ツールにくらべ、機能も課金形態も他とは違うツールです。
こんな方におすすめ
名刺枚数によって、支払う料金を決めたい方
9.メイシー
運営会社：株式会社もぐら
価格：月額料金1,980〜
メイシーの最大の特徴は、名刺管理がとても楽なことです。地図表示、IPアドレスによるアクセス制限、招待状作成の機能があります。
価格も月額1,980円からと手頃なため、有料でも名刺管理ソフトを導入したい人は、利用を検討して下さい。
こんな方におすすめ
スキャンを外注したい方（名刺スキャン代行サービスを利用できます）
まとめ
名刺管理ソフトを導入すれば、今まで面倒だった名刺管理が簡単になります。クラウドの時代と言われる現代において、名刺をデータ化せずに紙で管理するのは余計な時間を取ってしまいます。
そのため、今でも紙で名刺を管理している会社は、名刺管理ソフトの導入をおすすめします。本記事を参考に、ピッタリのツールを探してみてください。
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