電子帳簿保存法とは、帳簿や決算書、請求書など国税関係帳簿・書類を、一定の条件を満たせば電子データで保存することを認める法律です。
参考：電子帳簿保存法をわかりやすく解説！活用メリットと申請の流れ
2022年1月1日に電子帳簿保存法の法改正が行われ、電子データの請求書も保存が義務化されるようになりました。
法改正にともない、次のような悩みを抱える企業の経理担当の方は多いのではないでしょうか。
「電子帳簿保存法に基づいた請求書の管理方法について知りたい」
「電子データを保存する際、どのような点に気をつければいいかわからない」
そこで本記事では、電子帳簿保存法を遵守した請求書の扱い方や、請求書のデータ保存で考慮すべきポイントを詳しく解説します。
本記事をお読みいただくことで、電子帳簿保存法を正確に理解し、自社の請求書管理を効率化できるようになりますので是非とも最後までお読みください。
入力作業なしで電子帳簿保存法の対応が完了「invox受取請求書」
目次
電子帳簿保存法により、電子データの請求書のデータ保存が義務化される
電子帳簿保存法により、電子データで受領もしくは送信した場合、請求書などの書類は電子データのまま保存することが義務化されました。
参考：請求書の電子化とは？メリットデメリットから専用ツールの選び方まで解説
これまでも帳簿や書類の保存は認められていましたが、データは原則紙で保管することとされていました。
しかし、紙での保存は整理の手間や保管スペースの確保、電子データから紙に印刷するなどといった非効率的な業務が課題となっていました。
このような背景から、業務の効率化を目的とした電子帳簿保存法が1998年に設立されたのです。
近年ではテレワークの普及などによりペーパーレス化が進み、徐々に要件の見直しが行われていましたが、2022年1月1日より新たな電子帳簿保存法が施行されました。
今回の法改正の大きな変更点は、電子データの原本の保存義務が定められているという点です。
その他にも、次のような項目が改正されました。
- 税務署長の事前承認制度の廃止
- タイムスタンプ要件の緩和
- 検索要件の緩和
改正点に関する内容については、下記記事にて詳しく解説していますのであわせてご覧ください。
参考：【2022年1月施行】電子帳簿保存法の改正点は？企業側に求められる事前準備
請求書のペーパーレス化について以下の記事が参考になるので、ぜひご覧ください。
参考：請求書をペーパーレス化するメリット・デメリットと実現するための7ステップ
対応できないと罰則が設けられる
電子帳簿保存法に則った対応を企業ができない場合は罰則が与えられる可能性があります。
電子帳簿法の改正は2022年1月1日より施行される予定でしたが、企業側の準備不足などの理由により2年間の猶予期間が設けられました。
しかし、執行猶予期間が終了する2024年からは紙に出力して保存する方法は認められなくなり、対応できていない場合は罰則が設けられます。
紙での保存以外にも、電子帳簿保存法で定められているスキャン要件や保存方法などの規定を守っていない場合にも罰則の対象となるため注意が必要です。
例えば、保存したデータの解像度が387万画素以上かや、24ビットカラー以上かなどの細かい要件があります。
また、データ保存の要件が満たされていない場合の罰則としては、次のような例が挙げられます。
- 青色申告の承認を取り消される
- 追徴課税や推計課税を課される
- 会社法により過料が科せられる場合もある
- 100万円以下の過料が科せられる
参考：電子帳簿保存法の改定内容が変更！違反への罰則は？ – ナビエクスプレス 電子帳票ソリューション | NTTコム オンライン
罰則が強化される2024年までの期間に、会社内の業務フローを見直し、電子帳簿法に対応できる環境を整えておくことが大切です。
電子帳簿保存法を遵守した請求書の扱い方
前述したように、定められた要件に対応できていない場合は罰則が与えられるため、法に遵守して請求書を扱わなければいけません。
罰則を避けるためにも、電子帳簿保存法を遵守した請求書の扱い方をしっかりと押さえておくことが大切です。
電子データの検索性を高める
電子帳簿保存法で定められている要件の一つに、検索機能の確保があります。これは、電子データを「取引年月日」・「取引金額」・「取引先」で検索できる状態にする必要があるということです。
検索機能の確保に対応するためには、次のような方法が考えられます。
- 専用ソフトで機能を備える
- 保存するファイル名を統一する
- Excelで索引簿を作成する
それぞれの方法について詳しく解説していきます。
1.専用ソフトで機能を備える
1つ目が、専用ソフトを導入する方法です。
請求書などの書類を一元管理することができ、システム内で検索できる機能を備えているソフトやサービスが数多く提供されています。
公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）のサイトでは、電子帳簿保存法で定められている要件を満たすソフトが公開されていますが、認証を受けていなくても要件を満たすソフトもあるため、導入前に確認してみると良いでしょう。
2.保存するファイル名を統一する
2つ目が、保存するファイル名を統一する方法です。
請求書のファイル名に「取引年月日」・「取引金額」・「取引先」を記載することで、フォルダ内で検索することができるようになります。
たとえば、下記のようにファイル名を統一すると検索性を高めやすくします。
「20220201_株式会社〇〇商事_11,000」
しかし、書類の量が増えてくると請求書を探す手間がかかる上、手動で入力することになるため入力ミスが発生する可能性があります。
入力ミスがあると検索条件に引っかからず、ファイルを検索することができなくなるため、ファイル名を入力する際には十分に注意する必要があるでしょう。
3.Excelで索引簿を作成する
そして3つ目は、Excelで検索簿を作成する方法です。
書類自体のファイル名は連番だけにし、別でExcelの一覧表を作成して管理します。
Excel内に連番（ファイル名）・日付・金額・取引先などの情報を入力すれば、ファイルを一元管理することが可能です。
上記のような索引簿をすぐに作成したい場合は、テンプレートを使用するのがおすすめです。
参考：「索引簿」のテンプレート（書式）一覧｜ビジネスフォーマット（雛形）のテンプレートBAN
データの真実性を担保する措置を行う
電子データで保存する際の要件には、データの真実性の担保があります。
真実性の担保とは、「電子化文書の故意または過失による虚偽入力、書換え、消去および混同を未然に防止し、かつ、改ざん等の事実の有無が検証できるようにすること」を指します。
このような不正を防止することを目的として以下のような要件が定められており、いずれかの措置が必要です。
| 要件 | 内容 |
|---|---|
| タイムスタンプが付与された書類の受け取り | 書類の発行者側で付与するため、取引先にタイムスタンプ付与が可能なシステム導入が必要 |
| データに速やかにタイムスタンプを付与する | 自社にタイムスタンプ付与が可能なシステム導入が必要 |
| データの訂正・削除が記録されるまたは禁止されたシステムでデータを受け取って保存する | システム導入およびシステム内でのデータのやり取りが必要 ※データの送受信・保存ができるシステムを取引先にも利用してもらう必要がある |
| 不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用 | 国税庁のHPより事務処理規程のサンプルをダウンロードして、自社用に作り変える。 |
参考：どうすればいいの？「電子帳簿保存法」 | 経済産業省 中小企業庁
請求書の控えを電子データで保存する
請求書の原本が紙の場合は、控えも電子データで保存する必要があります。
たとえば紙の請求書を発行した場合、紙の原本をスキャンしたとしてもその原本を相手に送らなければスキャンしたPDFが控えになるため、PDFの保存が必要です。
そのため、自社で発行するものだけでなく、取引先から受理した書類は控えも含めてすべて電子データで保存するようにしましょう。
請求書の電子データ保存で考慮すべきポイント
電子帳簿保存法を遵守するためには、適切な請求書の電子データ保存が必要となります。
しかし、前もって準備しなければいけないこともあるため、電子データを保存する際に考慮すべきポイントを押さえておくことが大切です。
相手先の意向を考慮した運用体制を構築
請求書の処理は自社だけではなく、取引先でも処理が発生するため、相手先の意向を考慮した運用体制を構築しておくことが大切です。
電子データで保存するのか、紙の書類をスキャンして画像データで保存しているのかなど、取引先ごとに請求書の保存方法が異なるでしょう。
電子データで保存をしている場合には紙の請求書を送る必要がないため、取引先の請求書の保存方法を事前に確認しておくことも大切です。
同様に自社の保存方法も取引先に伝えておくことで、業務のムダを省くことができます。
例えば、電子データと紙の請求書を両方受領するケースでは、原則どちらも保存をする必要がありますが、紙の請求書をスキャンして保存している場合は、そもそも電子データの請求書を受理する必要はないと言えるでしょう。
そのため、相手先の意向を伺った上で、自社の運用体制も伝えておくことで効率的な請求書のやり取りが可能となります。
参考：電子帳簿保存法に対応する請求書の扱い方とは【2022年最新】 | 大塚商会
電子帳簿保存法に対応したシステムを導入
作業の効率アップを図るためにも電子帳簿保存法に対応したシステムの導入がおすすめです。
電子帳簿保存法で定められている「保存要件」や「検索機能」などを守った上で請求書を扱わなければいけないため、対応するのにとても手間がかかります。
しかし、システムを導入することで、請求書などの書類管理にかかる業務の効率化ができるだけでなく、内部統制の強化も実現することができます。
システム上で一元管理することで、書類の改ざんや差し替えといった不正を防ぐことができます。
特に取引先ごとに対応が混在している企業では、このような不正のリスクも高くなりやすいため、システムの導入を検討すると良いでしょう。
システム導入が難しいという企業では、法で定められている要件を満たせるよう、自社で「保存要件」や「事務処理規定」「検索機能」などを満たしたルールを整備する必要があります。
参考：【2022年版】請求管理システム比較41選と選び方の3つのポイント
まとめ
電子帳簿保存法の法改正に伴い、これまでの請求書の保存方法の見直しが必要な企業も多いでしょう。
法で定められている要件を満たしていない場合には、罰則が設けられるため、しっかりと改正点を理解しておくことが大切です。
電子帳簿保存法を遵守した請求書の扱い方は以下のとおりです。
- 電子データの検索性を高める
- データの真実性を担保する措置を行う
- 請求書の控えを電子データで保存する
請求書の電子化を導入する企業にとっては、電子データで保存することで業務効率化や紙の使用量削減などのメリットがある一方で、要件を満たすためにルールの整備やシステム導入・維持のコストが必要となります。
電子帳簿保存法に適切に対応するためにはシステムの導入がおすすめですが、導入が難しい場合には要件を満たすためのルール整備を事前に行っておくことが大切です。