請求書の電子化とは?メリットデメリットから専用ツールの選び方まで解説

請求書 電子化

請求書の電子化とは、請求書の発行、受領、保管などのプロセスを電子化することです。

電子化することで、紙のコスト削減、業務効率化、セキュリティの向上などのメリットが見込めます。

政府も推奨している電子化ですが、具体的にはどのようなものなのか、どうやって導入したらよいのか、分からない方も多いのではないのでしょうか。

そこで本記事では、請求書の電子化における基礎、メリットとデメリット、導入方法、注意点などを一挙に解説します。

請求書の電子化にお悩みの方は、ぜひご覧ください。

紙で受け取った請求書を自動で電子化する方法

目次

※本記事はSansan株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。


請求書の電子化とは

請求書の電子化とは、請求書の発行や受領、またはその両方の一連のプロセスをデジタル化することを意味します。

このプロセスは、紙の請求書をスキャンして保存するだけではなく、請求書の作成、送付、保管といった工程をデジタル化することで、コスト削減だけではなく、業務の効率化を図ることができます。


請求書の電子化は政府も推奨している

日本政府も請求書の電子化を推奨しており、「脱ハンコ」の宣言から始まり、現在では以下のような具体的なルールの整備を行っています。

電子帳簿保存法の改正により、電子取引で受領した請求書を電子データで保存することが義務化

2024年1月から、電子取引で受領した請求書は電子データとして保存することが義務付けられ、紙に印刷しての保存が禁止されました。

紙の請求書への依存度を下げつつ、取引記録の透明性向上や、記帳プロセスの効率化、セキュリティの向上などが期待できます。

参考:電子帳簿保存法をわかりやすく解説!活用メリットと申請の流れ|LISKUL

インボイス制度への対応が求められている

インボイス制度の導入により、企業は制度の要件を満たす請求書の作成が求められるようになりました。

請求書の記載項目を統一することで、不正な取引の防止や、業務の効率化を図る狙いがあります。

参考:インボイス制度に対応した請求書の作成方法・留意点を解説|LISKUL


請求書を電子化するメリット

請求書を電子化するメリットは、多岐にわたります。

ここでは、請求書を受領する側と、発行する側に分けて一例をご紹介します。

受領側の4つのメリット

請求書の電子化は受領側にも多くのメリットをもたらします。

これらの利点は業務の効率化、法的要件への対応、およびリスク管理の面で特に顕著です。

1.そのまま電子保存できる

電子帳簿保存法は、企業が電子取引に関連する文書を電子的に保存することを義務付けています。

受け取り側が電子化に対応している場合、紙の請求書を基幹システムへ入力するような手間はいらず、受領した請求書をそのまま保存することも可能です。

2.すぐに受け取れる

紙の請求書は郵送の時間がかかりますが、電子請求書はメールやWebサイトからダウンロードすることができるため、すぐに受け取ることができます。

電子化されていない請求書の場合、間違いの修正を依頼したり、再発行の依頼などの一連のプロセスを経て郵便で届きますが、このような場合でも比較的早い速い対応が期待できます。

3.いつでも簡単に確認できる

電子請求書は、インターネットにアクセスできれば、(セキュリティポリシーが厳格な企業などの例外を除き)いつでもどこでも簡単に確認することができます。

たとえば、外出中やリモートワーク中でも、請求書の内容を確認・処理することが可能になります。

また、受け取り側にとっても検索が容易になり、必要な情報に素早くアクセスできることもメリットと言えます。

4.紛失や破損リスクの低減

紙の請求書は、紛失や破損のリスクが伴いますが、電子請求書ではそのリスクが低減します。

受領した請求書は、法人の場合7~10年、個人事業主の場合5~7年の間保存が義務付けられています。

この間に原本を保管庫やファイルから持ち出したり、戻したりを繰り返すことで紛失や破損のリスクが高まります。

しかし電子化された請求書であれば、確認時に紙の請求書のような出し入れを行うわけではないため、請求書情報喪失のリスクはほとんどありません。

参考:あらゆる請求書を自動で電子保存できる「Bill One」

専用システムやサービスを利用することで発行・受領を同時に改善することもできる

請求書管理のシステムやサービスを利用することで、前述のメリットを簡単に享受することも可能です。

▼専用システムの主な機能の一例

  • 請求内容の管理、発行
  • 入金確認後の消込
  • 受領した請求書の管理
  • データ分析

システムやサービスには、発行がメインのものや、受領がメインのもの、どちらも含むもの、基幹システムとの連携しやすいものなど多種多様です。

詳しい種類については、下記の記事をご覧ください。

参考:【2023年最新版】請求管理システム比較40選と選び方の3つのポイント|LISKUL
   【2023年最新版】請求書受領サービスおすすめ15選を比較!|LISKUL

例えば、請求書をオンラインで受領・保存できるシステム「Bill One」を使えば、基幹システムや会計システムと連携して使えます。「Bill One」の特徴や機能については以下の記事で詳しくまとめてあります。

参考:インボイス管理サービス「Bill One(ビルワン)」とは。特徴・主要機能まとめ | LISKUL

発行側の5つのメリット

まずは請求書を発行する側の電子化によるメリットをご紹介します。

1.紙、インク、郵送費などのコスト削減

初めにイメージしやすいのは、紙やインクなどの請求書の発行にまつわるコストの削減です。

請求書のコストというと紙代だけをイメージしがちですが、一連のプロセスに関連する費用は多岐にわたるため、会社の規模や請求書の発行数が多い場合には、大幅なコスト削減も見込めます。

▼請求書発行に関連するコストの一例

  • 紙の購入費
  • プリンター購入またはリース費用、メンテナンス費用
  • インクの購入費
  • 封筒の購入費
  • 郵送費、切手代
  • 封入作業費

2.再発行、修正、押印、承認作業などの業務効率化

次にメリットとして挙げられるのは、一連のプロセスの効率化です。

請求書を電子化することで、修正が容易になり、用紙の回覧も不要になるため、効率化を図ることができます。

これは関与者や承認フローが多いほど改善効果も期待できます。

▼改善される可能性がある業務の一例

  • 確認、承認、押印などの一連のプロセスにかかる時間
  • 再発行や再送付に関する手間や郵送費の削減

3.検索が容易

検索が容易になることも請求書を電子化する大きなメリットの一つです。

どんなに整理しても、紙の請求書の追跡をするには、保管庫からファイルを引きずり出し、ページをめくって目視で探していく必要があります。

しかし電子請求書であれば、場所を問わず簡単にアクセスすることができ、取引先の名前や、取引内容などで検索を行うことで該当書類を発見する時間も短縮できます。

4.セキュリティの向上

専用の請求書管理システムを用いる場合には、セキュリティの向上も見込めます。

取引先の情報、取引内容、またその金額など機密性の高い情報が多く含まれる請求書は、セキュリティに注意する必要があります。

一般的な請求書管理システムの場合、情報の暗号化や、その他十分なセキュリティ対策が施されているため、システムを用いることで機密情報を安全に管理することができます。

5.データ活用の機会増加

他にも、請求書を電子化することで、取引データを活用しやすくなるというメリットが挙げられます。

取引データを分析して将来の戦略を策定したいと考えた際に、紙の請求書の場合は情報を集めたり分析できる状態に変換するところから始める必要がありますが、電子化した情報であればすぐに情報を利用したり、分析を開始することができます。


請求書を電子化するデメリット

請求書を電子化する際、発行・受領で共通したデメリットがあります。ここでは請求書を電子化する際に考えられる6つのデメリットをご紹介します。

直感的で誰にでもわかりやすいのは紙媒体

多くの人にとって、紙媒体は直感的で使いやすいものです。

一方で、電子化された請求書のシステムやソフトウェアは、特に初期段階では使いにくいと感じる人もいます。

フロー刷新の際にかかる一次的な負荷

既存の業務プロセスの電子化移行期間中は、一時的な作業負荷が増加する可能性があります。

新しいシステムの導入や従業員のトレーニングには時間とリソースが必要で、この移行期間中は効率性が一時的に低下することがあります。

抵抗を感じる社員もいる

電子化への移行は、特にIT関連のツールに慣れていない従業員からの抵抗を生む可能性も考えられます。

抵抗を抑えるためには導入に当たって十分な説明を行ったり、導入後のフォローを心掛けましょう。

電子化された請求書を受け入れられない取引先もいる

企業によっては紙の請求書を好んで利用しており、すべての取引先が電子化した請求書を受け入れるわけではありません。

せっかく電子化しても、特定の取引先だけには紙の請求書で対応することになってしまうと、業務効率は悪化する可能性もあります。

電子データの保管体制がない可能性がある

電子請求書を適切に管理するためには、電子データの保管体制が必要です。

しかし、すべての企業がそういったシステムを持っているわけではなく、特に紙の請求書を利用している中小企業ではこの点が課題となる可能性が考えられます。

取引先に負担がかかる可能性がある

取引先から送付される請求書の形式を紙から電子に変更してもらう必要があります。

また、電子請求書を取引先に送付した場合、取引先側に電子データでの保存を強要する形となってしまいます。


請求書の電子化を進める方法4ステップ

次に請求書を電子化するための方法をご紹介します。

ステップ1.請求書を電子化する範囲(発行/受領/両方/基幹システムとの連携)を決める

まずは、請求書を電子化する範囲を決めていきましょう。

発行側の電子化

作成、承認、発行、送付のフローを電子化するのか、消込などの処理までを自動化するのかを検討しましょう。

受領側の電子化

受領側は、基本的に受け取ったデータの管理部分が効率化されます。

受け取ったものを電子帳簿保存法の要件に対応した形で保管したい方に向いています。

請求書の電子化に工数がかかりすぎる場合は、請求書受領サービスの中に電子化まで代行してくれるサービスがあるので検討してみることをおすすめします。

参考:【2023年最新版】請求書受領サービスおすすめ15選を比較!|LISKUL

例えば、請求書受領サービス「Bill One」では、紙や電子データなどあらゆる方法で受け取った請求書を、自動で電子帳簿保存法の要件に対応した形で保存することが可能です。

詳細は「3分でわかるBill One」からご確認ください。

両方を求める

請求書にまつわる業務一式を電子化したい場合には、業務効率の大幅な向上が期待できます。

しかし一方で切り替えの範囲が大きいと、その負荷も大きいので、該当する業務やフローを洗い出して、適正な範囲を検討しましょう。

基幹システムと連携

既存の基幹システムを利用している場合には、それと組み合わせる形で請求書の電子化を行うこともできます。

ステップ2.システムの選定・導入

請求書の電子化は専用のシステムを導入せずとも行うことができますが、初期投資、運用費、セキュリティのレベルなどを考慮すると専用のシステムを利用することをおすすめします。

基本的にシステムの選定は、ステップ1で定めた要件に応じたものを探す形になります。また、基幹システムへの連携をご検討の方は、システムの提供元へ相談してみましょう。

詳しくは、下記の請求書管理システムの一覧をご覧ください。

参考:【2023年最新版】請求管理システム比較40選と選び方の3つのポイント│LISKUL

専用のシステムを活用すれば、工数をかけずにミスなく電子保存できます。

例えば、請求書をオンラインで受領・保存できるシステム「Bill One」を使えば、基幹システムや会計システムと連携して使えます。

Bill Oneの特徴や機能については以下の記事で詳しくまとめてあります。

参考:インボイス管理サービス「Bill One(ビルワン)」とは。特徴・主要機能まとめ | LISKUL

ステップ3.トレーニング期間

請求書管理システムの導入が完了したら、切り替え前に十分なトレーニングを行いましょう。

特にシステムの利用に馴染みのない従業員は、一次的に使いづらさを感じる可能性があり、この工程を怠ると反発を生む可能性もあります。

また、慣れないうちにミスやトラブルが発生した場合には、取引先へ迷惑をかけてしまうことも考えられるため、必ず既存のフローから切り替える前にはトレーニングを行いましょう。

ステップ4.取引先への通知と切り替え

トレーニングを終えたら、取引先へ切り替えの通知を行い、電子化を実行しましょう。

取引先によっては抵抗を感じる可能性もあるので、切り替えによるメリットを伝えるなど、十分な説明を行ったり、質問を受ける窓口を設けましょう。

取引先への通知が完了したら電子化した請求書をメールなどで送付しましょう。


専用システムを利用しないで電子化する際の注意点

最後に、専用のシステムを用いずに請求書を電子化する場合の注意点をご紹介します。

これらの注意点は、データの安全性と正確性を確保するために不可欠です。

電子取引で受領した請求書は電子帳簿保存法の要件に適応する必要がある

電子取引で受領した請求書は電子データのまま保存する必要があります。

この時保存方法には定められた要件があるので、検索などの要件に対応できるよう注意しましょう。

電子取引の詳しい要件については国税庁のパンフレットをご覧ください。

参考:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

改ざんが容易な形式で発行しない

請求書を発行する際には、編集をしづらいPDFなどの形式で発行するようにしましょう。

細かな拡張子まで義務づけられているわけではありませんが、エクセルやワードなどのそのまま手を加えることのできるファイル形式よりは改ざんの可能性が低いため、一般的にはPDF形式が利用されています。

誤送信には気を付ける

電子化した請求書を手動でメール送信する際には、誤送信に気を付けましょう。

専用システムを利用する場合には、取引先ごとに取引内容がひも付けられているため、異なる取引先に請求書を送ってしまう可能性は低いですが、手動で大量の請求書を送付する場合には誤送信の可能性もあるため、送付前にダブルチェックを行うなどミスを予防する策を練りましょう。

保管場所のセキュリティに気を付ける

電子請求書を保管する際には、セキュリティに注意しましょう。

請求書には、取引先の名前や取引内容といった機密事項が記載されています。

セキュリティ対策を行っていないPCに保存していて情報漏洩することのないよう、保管場所のセキュリティには厳重な注意が必要です。


請求書の電子化に関するよくあるご質問

請求書の電子化をする際に役立つQ&Aをまとめました。

Q.請求書の電子化は義務ですか?

A. 2024年1月から、電子取引で受領した請求書は電子データとして保存することが義務付けられています。

Q. 請求書を電子化するための準備には何が必要ですか?

A. 電子化のためには、電子取引に対応したシステムの導入、社内ルールの整備、従業員への教育、取引先との合意などが必要となります。

詳しくは本記事の「請求書の電子化を進める方法4ステップ」を参考にしてください。

Q. 請求書の改ざん防止のためには何をすればいいですか?

A. 請求書を発行する際に、編集をしづらいPDFなどの形式で発行するようにしましょう。

Q.電子化された請求書を管理する方法を教えてください。

A. 電子化された請求書は、クラウドサービスや専用の保存システムを利用するなどして、安全に保管します。

Q. 専用システムを利用しないで請求書を電子化することはできますか?

A. 専用システムを利用しないで請求書を電子化することは可能です。ただし、電子帳簿保存法に準拠するためには、改ざん防止措置や検索機能の確保などの要件を満たす必要があります。例えば、PDF形式で請求書を保存し、適切なタイムスタンプを付与することが求められます。また、保存場所のセキュリティやバックアップ対策も重要です。

詳しくは本記事の「専用システムを利用しないで電子化する際の注意点」を参考にしてください。


まとめ

本記事では、請求書の電子化の基礎や、発行側と受領側のメリットやデメリット、専用のシステムを利用して電子化する方法から、利用しないで電子化する方法までご紹介しました。

請求書の電子化とは、請求書の発行、受領、保管といった請求書管理にまつわる一連のプロセスを電子化することです。

請求書を電子化することで、紙やインクなどのコスト削減や、アクセス性や検索性が向上することによる業務効率の改善を期待することができます。

導入の際には、専用のシステムを用いることで、電子帳簿保存法の要件に対応することや、高度なセキュリティを備えることができます。

専用のシステムを利用せずに自力で電子化を行う場合には、セキュリティや誤送信には気を付けましょう。

請求書を電子化する際に本記事でご紹介した情報が参考となれば幸いです。

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請求書の電子化は、単にスキャンすればよいというわけではありません。

2024年1月から、電子取引で受領した請求書は電子帳簿保存法の要件に対応した形式で電子保存することが義務付けられました。

電子帳簿保存法の宥恕期間は2023年末で終了となり、2024年以降は対応しないと罰金や重加算税のペナルティが課せられる可能性があります。電子保存対応がまだの場合は早急に対応を進めましょう。

電子保存は専用のシステムを導入することでミスなくスムーズに対応できます。

例えば、請求書をオンラインで受領・保存できるシステム「Bill One」を使えば、電子帳簿保存法の要件を満たして紙の請求書を自動で電子化・保存することができます。

「Bill One」についての詳細は以下よりご確認ください。

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