昨今、あらゆる分野でデジタル化・IT化が進んでおり、紙の契約書から電子契約書へ移行している会社も少なくありません。
ただし、電子契約書を作成する際は、基本ルールや作り方がさまざまあるため、導入する前に、理解を深めておく必要があります。
そこでこの記事では、電子契約書の作り方やルール、電子契約書を簡単に作れるサービスなどを取り上げます。本ページを読み終えたら、電子契約書を自身で作成するのか、それとも
サービスを利用すべきなのか明確になり、電子契約書を作り出す準備が整うでしょう。
目次
電子契約書を作るときに守るべき3つのルール
電子契約書を作る際、e-文書法の基本要件を満たし、電子帳簿保存法に従う必要があります。ここでは、電子契約書を作成する際の基本ルールを3つ紹介します。
e-文書法の基本要件を満たす
電子契約書を作成する場合、「e-文書法」を守る必要があります。e-文書法とは、各種法律によって保存義務のある書類に対し、紙のみならず電子化したファイルでの保存を認める法律です。契約書だけではなく、領収書などの会社関係の書類や、決算に関わる書類も対象となっています。
こうしたe-文書法に対して、経済産業省では、以下の4つの基本要件を定めています。
| 要件 | 詳細 |
| 見読性 | ・はっきりと読めるように保存 ・書面としても出力できる状態 |
| 完全性 | ・セキュリティ対策やトラブル対策をしている ・電子署名やタイムスタンプを使い、正しい日付であることを証明する |
| 機密性 | ・許可なくしてアクセスできないようにする ・不正アクセスの防止を徹底している |
| 検索性 | ・必要なときにすぐにデータを有効活用できる ・検索できる仕組みを設計する |
タイムスタンプは、「いつ」を証明できるため、「誰が」「何を」を証明する電子署名とともに完全性の要件を満たすために必要です。電子契約書を作成する際は、これら4つの要件を満たせるよう、社内の環境を整えましょう。
保管は電子帳簿保存法に従う
電子契約書を保管する際は、電子帳簿保存法の条件に従う必要があります。電子帳簿保存法とは、電子保存だけではなく、紙の書類をスキャンして保存することも認めている法律です。
電子帳簿保存法で求められる保管の条件は、以下の通りです。
- システム概要書、仕様書、操作説明書、事務処理マニュアルなどを備え付ける
- 保存場所に電子計算機、ディスプレイ、プリンター、プログラムおよびマニュアルが備え付けられており、明瞭な状態で速やかに出力できる
- 取引年月日、勘定科目、取引金額のほか、帳簿や書類の種類に応じた主要な記録項目で検索できる
- 日付または金額の範囲指定により検索できる
また、電子帳簿保存法の適用を受けるためには、所轄の税務署へ承認申請書と添付書類を提出する必要があります。
参考：電子帳簿保存法をわかりやすく解説！活用メリットと申請の流れ
電子契約書の利用の同意を相手から得る
電子契約書を利用する際は、相手の同意が必要です。紙とはとは異なった流れ契約を締結するため、電子契約書を導入する際は、取引先に丁寧に説明しなければなりません。
電子契約にしか対応しておらず、相手から同意を得られない場合、契約の機会損失につながります。そのため、紙でも対応できるようにしておけば、問題ないでしょう。
電子契約書は「電子契約サービス」を利用して作るのが一般的
自社で電子契約書を作るのはあらゆる法律に留意して進めなければならず、ハードルが高いため、電子契約サービスを利用するのが一般的です。
電子契約サービスは、テンプレートやアシストにしたがって必要事項を記入していくだけのため、手軽に書類を作れるメリットがあります。
また、多くの電子契約サービスには、以下のような便利機能が搭載されています。
- ワークフロー管理
- 電子署名・電子印の押印
- 契約関連の一元管理
- 人工知能によるリスクの検知
- 条文例の検索・表示 など
サービスによって利用できる機能は違い、ランニングコストがかかりますが、中長期的にコストや手間を削減したい場合にもおすすめです。
まずは、国内最大級の電子契約サービス「クラウドサイン」を知っておくべきでしょう。
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電子契約サービスの選び方
電子契約サービスを選ぶ際は、自社の契約書業務で必要な機能があるかどうか確認しましょう。
また、扱いやすさや導入社数もチェックポイントです。この章では、電子契約サービスの選び方を紹介します。
参考：【2021年版】おすすめ電子契約サービス26選を徹底比較！選び方のポイントも紹介
自社の契約書の業務で必要な機能があるか
電子契約サービスは、それぞれ機能性が異なるため、自社の業務に合う機能の有無を確認しなければ、無駄な出費が増えてしまいます。
例えば、取り扱いたい契約書に対応していなければ、導入しても意味がありません。どんな契約書を扱っているのか、各サービスのサイトでチェックしておきましょう。
また、希望している電子署名に対応しているかどうかもチェックポイントです。電子署名にはいくつかパターンがあり、自社の希望している形式があるサービスを選びましょう。
さらに、実装されているセキュリティ対策も見ておくべきです。情報漏洩などの問題に発展しないように、最新のセキュリティ対策を整えているサービスがおすすめです。
サービスの扱いやすさ
電子契約サービスが使いやすいのかどうかも、必ず確認しておきましょう。
シンプルなインターフェースなどであれば、自社も相手企業も使いやすいためおすすめです。
また、社内にはIT関連に不慣れな従業員もいる可能性があり、多機能だけれども利用方法が複雑なサービスの場合、社内から不満の声が出てしまいます。
導入企業数が多いサービスの場合、相手企業も利用したことがあるかもしれないため、各サービスの導入実績企業数などもチェックしておきましょう。
導入社数の多さ
導入社数が多いサービスほど汎用性が高いです。
取引先など契約相手方が同じサービスを利用していれば、利用にあたっての説明などが省けるので、利用のハードルを下げることができます。
契約がスムーズに進むようになりますし、自社で利用しているサービスのほうが契約相手方も安心感も強いため、できる限り導入社数が多いサービスを選びましょう。
電子契約書を利用する上での注意点
電子契約書を利用する際、紙の契約書との違いを意識しましょう。
特に以下の2点は注意が必要です。
- 紙と電子の契約書で記載する文言に違いはあるか
- 電子化できない契約書はあるのか
- 社内で契約書の電子化を進めるコツはあるのか
紙と電子の契約書で記載する文言に違いがある
紙の契約書と電子契約書では、契約文言に少しだけ違いがあります。例えば、紙の契約書では、デフォルトで以下の前文を記載します。
「甲と乙は、本契約成立の証として、本書2通を作成し、両者記名押印のうえ、各自1通を保有するものとする」
しかし電子契約書では、記名捺印が不可能であり、保有に関しても、クラウド上で管理するため、文言を修正しなければなりません。電子契約書の前文は、次のような形に訂正します。
「甲と乙は、本契約の成立を証として、本電子契約書ファイルを作成し、それぞれ電子署名を行う。なお、本契約においては、電子データである本電子契約書ファイルを原本とし、同ファイルを印刷した文書はその写しとする」
従来の紙の書類のテンプレートは、電子契約に合わせる形で文言を直しましょう。
電子化できない契約書もある
ほとんどの契約書は電子化しても問題ありませんが、以下の契約書は、書面契約に限定されています。
- 定期借地契約（借地借家法22条）
- 定期建物賃貸借契約（借地借家法38条1項）
- 投資信託契約の約款（投資信託及び投資法人に関する法律5条）
- 訪問販売、電話勧誘販売、連鎖販売、特定継続的役務提供、業務提供誘引販売取引における書面交付義務（特定商品取引法4条etc）
これらは法律上、紙面での交付が義務ですが、将来は電子化に対応してくれるかもしれません。現状は、電子化できないと認識しておいてください。
まとめ
電子契約書を作る際、e-文書法の基本要件を満たし、電子帳簿保存法に従う必要があります。また、電子契約書を利用する場合は、相手の同意が必要です。
電子契約書を作る方法として、電子契約サービスを利用するのが一般的です。手間もかからず契約相手先にも負担がかかりません。
電子契約サービスは、テンプレートやアシストにしたがって必要事項を記入していくだけで契約書が作成できるので、利用のハードルは低いです。
電子契約サービスを選ぶ際は、自社の契約書業務で必要な機能があるかどうか確認しましょう。また、扱いやすさや導入社数の多さもチェックポイントです。
紙と電子の契約書の違いには注意が必要です。記載文言が違うこと、電子化できない契約書があることはあらかじめおさえておきましょう。
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