請求書を処理する業務の流れや確認すべきポイント、効率化の方法などを一挙解説!

請求書 処理

請求書処理の業務とは、取引先から受領した請求書の内容確認、支払い、管理などの一連のプロセスを指します。

適切に管理を行うことで、企業は財務状況の把握やキャッシュフローを管理できます。

しかし、一連の流れのイメージがわいていない方や、具体的な確認方法がわからない方などもいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、請求書処理業務の初心者に向けて、基本的な流れから、具体的な確認事項、さらに遅延した請求書や端数の処理などよくある課題と対策について説明します。

また最後に請求書の処理を効率化する方法についてもご紹介しています。

請求書の処理にお困りの方は参考にしてみてください。

請求書処理にかかる時間を900時間減らした事例あり「Bill One」

※本記事はSansan株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。


請求書を処理する流れ7つの工程

次に請求書処理全体の流れと、各工程の業務内容やポイントについて説明します。まずは全体の流れから見ていきましょう。

受領した請求書の内容に誤りがないか確認し、社内での承認を得てから支払いを行い、出金が確認できたら消込を行い、電子帳簿保存法に則った形で保管します。

請求書を正しく管理することで、企業の財務状況を正確に把握したり、キャッシュフローを管理できます。また適切な処理を行わないと、支払いミスが発生したり、取引先との関係に影響を及ぼしたりということも考えられるため、正しく確認や管理をする必要があります。

請求書処理の流れ

請求書を処理する流れは、以下の通りです。

請求書処理の流れ

各工程で行うこと

次に各工程での業務を解説します。

それぞれの工程で行うことや、注意すべき点などをチェックしましょう。

1.受領

最初の工程は、請求書の受領です。

請求書は、印刷された紙が郵送で届いたり、PDFの請求書が電子メールに届いたり、毎月固定で請求されるものなどいくつかの形で届きます。

この工程では、請求書が正しい部門や担当者に届いているかを確認しましょう。

2.確認

二つ目の工程では、受領した請求書の内容を確認します。

請求書の内容を注文書や契約書と照合し、誤りが見つかった場合には、取引先に訂正を依頼します。

主な確認項目は、「請求書の確認事項」の章に記載しますのでそちらをご覧ください。

3.承認

次の工程は、支払いの承認を得ることです。

請求書の内容を確認し、内容に誤りがないことを確認できたら、支払いを行うための承認を得ます。

承認のフローは企業によって異なりますが、一般的には経理部門での承認が必要になることが多いです。

4.支払い

次の工程は、料金の支払いです。

支払いの承認が下りたら、請求書で指定されている口座へ、指定の期日までに支払いをしましょう。

支払い方法や手数料など、間違えないように注意しましょう。

5.出金確認

次の工程は、出金の確認です。

支払いが完了したら、自社の銀行から出金が適切に行われたことを確認します。

支払先や、金額、支払日などを確認しましょう。

6.消込

次の工程は、消込です。

支払いの確認が取れたものから、帳簿上の消込処理を行います。

このとき、消せずに残ったものは、支払いが漏れている可能性があるので、速やかに確認しましょう。

7.保管

最後の工程は、請求書の保管です。

2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行され、電子取引データを紙で保存することはできなくなり、電子データでの保存が義務付けられました。

電子帳簿保存法の宥恕期間は2023年末で終了となります。2024年以降は対応しないと罰金や重加算税のペナルティが課せられる恐れがありますのでご注意ください。

保管の方法や要件について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

参考:請求書保管の基礎や保管期間について一挙解説!|LISKUL

電子帳簿保存法の要件は複数あり、自社で対応することも可能ですが、専用のシステムを導入しないと業務フローの増大・煩雑化を引き起こす恐れがあります。

参考:請求書保管を自社対応すると後悔する5つの理由

そんな時は、請求書をオンラインで受領・保存できるシステム「Bill One」を使えば、電子帳簿保存法の要件を満たした形で請求書を自動で電子保存することができます。

「Bill One」の特徴や機能については以下の記事で詳しくまとめてあります。

参考:インボイス管理サービス「Bill One(ビルワン)」とは。特徴・主要機能まとめ│LISKUL


請求書の確認事項

次に、請求書の主な確認事項をご紹介します。

請求書の形式や記載内容は、企業によって異なるので、ここでは一般的な項目を例に挙げて説明します。※注文番号など記載がない項目もありますのでご了承ください。

項目
説明
請求書番号記録や追跡用の一意の番号(重複のない番号)の記載
発行日請求書を発行した日の記載。支払い期限の基準となる
取引年月日取引された日の記載
発行元の情報販売者の名前、住所、連絡先情報の記載と正確性
受領側の情報受領者の名前の記載と正確性
商品内容と数量購入した商品やサービスの内容と数量の記載と正確性。軽減税率の対象品目の場合の特記
単価と総額各商品やサービスの単価と総額の契約内容との合致
税金適用される税金の額の正確性
支払い条件支払い期限、支払い方法、手数料負担などの情報
合計金額請求された総額が契約や認識との合致
注文書番号または契約書番号注文書や契約書とのひも付けの確認
インボイスの登録番号番号の記載と正確性。仕入税額控除のために必要

請求書処理のよくある課題と対策

次に請求書処理を行っているとよくある課題と、その対策をご紹介します。

取引先の都合で発生してしまう課題もあり、全てを完璧に防ぐことは難しいですが、慌てずに対処することが重要です。

請求書の遅延

取引先からの請求書が遅れて届き、通常の処理に間に合わないというケースがあります。

このようなケースでは翌月に処理することが一般的ですが、社内の事情や取引先との関係性や状況によっても対処方法が変わってくるので、社内や取引先と相談することが重要です。

内容の誤り

誤った情報や計算ミスは、自社にも取引先にも起こり得るエラーです。これに気づかないと過剰支払いや不足支払いにつながる可能性があります。

このエラーは、手作業によるデータ入力などに起因することが多く、なくすことは難しいので、ミスがある可能性を考慮しながら請求書をチェックし、誤りを見つけたら社内や取引先への確認を行いましょう。

また、エラーチェック機能を備えた会計ソフトウェアを利用するなどの選択肢も有効です。

端数処理

端数処理(小数点以下の金額の処理)は、工数に倍率をかけて計算された際などに発生することがあります。
端数が発生した場合には切り捨てが一般的ですが、請求書では「切り上げ」でも「四捨五入」でも問題ありません。

端数が発生した場合には、社内のルールや、取引先と認識に相違がないかを確認しましょう。

適格請求書対応

仕入れ税額控除の適用を受けるためには、適格請求書等の保存が必要となります。

このとき先方の請求書に以下項目が不足している場合には、適用が認められない可能性があるので注意しましょう。

▼適格請求書の記載事項(国税庁PDFより抜粋)

①適格請求書発行事業者の指名又は名称及び登録番号
②取引年月日
③取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
④税率ごとに区分して合計した対価の額(税抜き又は税込み)及び適用税率
⑤税率ごとに区分した消費税額等
⑥書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

引用:適格請求書等保存方式の概要|国税庁

参考:インボイス制度に向けて事業者が事前にしておくべき対応まとめ│LISKUL

不正行為のリスク

これは少しレアケースかもしれませんが、内容を偽った請求書を処理してしまい、結果的に不正行為に巻き込まれてしまうという可能性もあります。

これに対処するには、取引先の情報や、取引内容、証憑などの情報を確認する必要があります。

また会社単位では、従業員への不正防止の教育を行ったり、ガイドラインを策定したり、定期的な監査を行ったりする手も考えられます。


請求書処理を効率化する方法

最後に請求書処理業務を効率化するためのアイディアをご紹介します。

請求書処理を効率化するには、主に以下のような方法があります。

請求書の受領とデータ化の代行サービスを利用する

請求書処理は、請求書の受領とデータ化の代行サービスを利用することで効率化できます。

このサービスは、取引先からの請求書をデジタルデータに変換し、管理を代行するものです。

サービス提供者は、紙の請求書を受領し、AI-OCR技術や手動入力によって高精度でデータ化します。

請求書受領サービスを詳しく知りたい方や、比較検討したい方は以下を参考になさってください。

参考:【2023年最新版】請求書受領サービスおすすめ15選を比較!|LISKUL

自動化ソフトウェアの導入

自動化ソフトウェアも請求処理を効率化させるのに有効な手段です。

自動化ソフトウェアは、請求書の内容を自動で読み取り、データ化し、会計システムと連携することが可能です。

経理業務のデジタル化を促進し、請求書のデータ化を自動化します。

例えば、請求書受領システム「Bill One」では、紙やオンラインで受け取った請求書を電子帳簿保存法の要件を満たして自動で電子保存することができます。

freee会計や弥生会計、マネーフォワードクラウド会計等の会計システムとも連携可能です。


請求書処理に関するよくあるご質問

請求書処理をする際に役立つQ&Aをまとめました。

Q. 請求書処理の流れはどうなっていますか?

A. 請求書処理は受領、確認、承認、支払い、出金確認、消込、保管の流れで行ないましょう。

詳しくは本記事の「請求書を処理する流れ7つの工程」の内容を参考にしてください。

Q. 請求書処理で確認すべきポイントは何ですか?

A. 確認すべきポイントには、請求書の内容が正しいか、注文書や契約書と一致しているか、税金や支払い条件が正確に記載されているかなどがあります。

詳しくは本記事の「請求書の確認事項」の内容を参考にしてください。

Q. 請求書の遅延や誤りへの対策はありますか?

A. 請求書の遅延や誤りを防ぐためには、定期的な確認やコミュニケーションを取ること、エラーチェック機能を備えた会計ソフトの利用などが有効です。

詳しくは本記事の「請求書処理のよくある課題と対策」の内容を参考にしてください。

Q. 請求書の保管方法にはどのようなものがありますか?

A. 請求書の保管には、紙のまま保存、スキャナ保存、電子データの保存などがあります。

詳しくは以下の記事を参考にしてください。

参考:請求書の保管期間と保管のポイント・注意点を一挙解説!

Q. 請求書処理を効率化する方法はありますか?

A. 効率化する方法として、請求書の受領とデータ化の代行サービスの利用、自動化ソフトウェアの導入などがあります。

詳しくは本記事の「請求書処理を効率化する方法」の内容を参考にしてください。


まとめ

本記事では、請求書の処理についての基本から、確認すべきポイント、よくある課題と対策、効率化する方法について紹介しました。

請求書の処理とは、受領した請求書の内容を確認し、承認を得てから支払いを行い、出金が確認できたら消込を行い、全ての処理が終わったら適切に保管する業務です。

請求書を正しく管理することで、企業は財務状況を把握したり、キャッシュフローを管理することができます。

請求書には、取引内容や金額だけでなく、支払い方法やインボイスの登録番号など、確認すべき項目が多く記載されています。確認の際には、本記事で紹介したポイントを参考にしてみてください。

遅延した請求書の処理や、端数の処理など、対応に困った場合は読み返してみましょう。また請求書の処理業務を全て手作業で行っている方は、本記事で紹介したような効率化を検討してみるのも改善の一手です。

最後に、本記事で紹介した情報が請求書の処理業務を行う際の一助となれば幸いです。

電子帳簿保存法の要件を満たして請求書を電子保存できる「Bill One」(PR)

2024年1月から、電子取引で受領した請求書は電子帳簿保存法の要件に対応した形式で電子保存することが義務付けられました。

電子帳簿保存法の宥恕期間は2023年末で終了となり、2024年以降は対応しないと罰金や重加算税のペナルティが課せられる可能性があります。電子保存対応がまだの場合は早急に対応を進めましょう。

自社で対応することも可能ですが、電子帳簿保存法の要件は複数あり、専用のシステムを導入しないと業務フローの増大・煩雑化を引き起こす恐れがあります。

例えば、請求書をオンラインで受領・保存できるシステム「Bill One」を使えば、電子帳簿保存法の要件を満たして紙の請求書を自動で電子化・保存することができます。

請求書処理にかかる工数を900時間も削減した事例もあります。

「Bill One」についての詳細は以下よりご確認ください。

※本記事はSansan株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。