企業の大事な土台をつくるバックオフィス業務。大事だとわかっていても、売上を上げることや新しい顧客の開拓などが優先され、昔ながらの非効率なやり方で業務にあたっている企業は少なくありません。
しかし業務を効率化するためにSaaSなど各種ツールを活用したいと考えても、「種類が多すぎて何が自社に合っているのかわからない」となっているのが現状ではないでしょうか。
そこで今回は、電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent」を提供するウイングアーク１ｓｔ株式会社に、バックオフィス業務の課題を解決するツールの全貌を伺いました。
「請求業務を電子化して一括管理がしたい」「経理部門もテレワーク対応できるようにしたい」などの課題を抱えているのであれば、本記事は必見です。
目次
※本記事はウイングアーク１ｓｔ株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。
帳票の受信と配信の両面に対応できることが強み。フォーマットを変えずに他ツールからの移行も可
――invoiceAgentの強みや選ばれる理由についてお聞かせください。
まず一つ目は帳票の配信と受信の両方を電子化できることです。お客様から「帳票の配信と受信が別のツールを利用しているが一つに集約したい」とご相談を受けることがとても多いです。
システムを管理する側の立場で考えると、配信用ツールと受信用ツールが別々だった場合、どちらの仕様も覚えなくてはいけないのは負担です。一つにまとまっている方が楽なのは至極当然といえます。
また導入にあたって帳票のフォーマットを変えずに利用することができるため、他社ツールからinvoiceAgentに移行する場合でも、システム改修が不要かつ取引先への運用変更も必要がありません。他のツールでは特定の仕様に沿ったCSVフォーマットで配信しますが、invoiceAgentは既存のPDFファイルをアップするだけで配信が可能です。
フォーマットを変える工数は自社だけでも大変なのに、取引先にも運用変更をお願いするケースが出てくると自社以外にも負担が増えるので避けるべきです。
――確かにフォーマットを変えるのは得策ではありませんね。請求書業務に限定せず多方面にメリットがあるように思います。
そうですね。経理部門における請求業務の電子化・法制度対応だけでは終わりません。営業・技術・法務など、社内のあらゆる業務帳票を電子化できるため、トータルで見たときの導入効果を実感すればかなり低コストに感じていただけるようです。
実際に「導入効果を考えるとコストパフォーマンスが良い」という言葉をよくいただきます。
参考：【2022年版】請求管理システム比較41選と選び方の3つのポイント│LISKUL
invoiceAgentが解決する3つの主な課題
――主にどのような課題を解決できるのでしょうか。これまでお問い合わせをいただいた例など、実際に貴社が相談を受けた課題感などがあれば教えてください。
最も多い課題は「請求業務を電子化したい」です。
テレワークがほぼ当たり前になっているにも関わらず、経理部門だけがテレワークできないと悩む企業は少なくありません。最近は特に電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した上で電子化したいという声が増えました。
参考：インボイス制度の概要｜国税庁
電子帳簿保存法に対応した請求書の取り扱い方について徹底解説｜LISKUL
製造業や小売業に至っては、毎月月末の請求書の処理が大量にあり、そのために残業をせざるを得ない。こうした課題を解決し、バックオフィス業務を効率化させたいというのが多くの企業が持っている思いですね。
参考：請求書の電子化方法・請求書発行システムの選び方・メリット｜LISKUL
――他にはどういった課題がありますか。
2つ目に多い課題が「社内に散在する文書を電子化して活用したい」というものです。
製造業に絞って考えると「図面」などが例として挙げられます。技術文書や図面など、紙で管理していることが多く、社内の資料室に保管してあるものを探すとなると手間がかかり非効率です。過去の図面を参照しに行く際は、資料室に行かないと見られません。そして紙で保存された図面を多方に共有する場合、わざわざスキャンしてPDF化して送る必要があります。
こうした図面を参照し共有するまでの一連の作業を電子化できれば、仕事の効率が良くなるのは間違いありません。
また3つ目として「紙文書のデータ化作業を自動化して、主とする業務に専念したい」という声もいただきます。この3つが最も多い課題ですね。
――データ化作業の自動化は注目されている方が多いのでしょうか。
そうですね。その背景には社内のデータを見える化しようとする動きがあります。
データ化しようとしても、根本的なデータは紙で管理されていることが多く、必要な数値をデータ化するために紙文書の電子化が必要です。この電子化する作業に時間をかけたくないので、自動的に取り込んで仕分けてくれるツールを探しているのではないでしょうか。
invoiceAgentはPDFファイルをデータ化しCSVデータとしてエクスポートすることが可能です。CSVデータにできれば、どのアプリケーションでも概ね取り込めるので、どのような環境でもお役立ていただけるのではないかと思います。
部門ごとに異なるツールを使用している企業や扱う帳票の種類が多い企業と相性が良い
――invoiceAgentと相性の良い企業の特徴について教えてください。
一つは部門ごとにITソリューションを選定・導入している規模の企業様ですね。大企業でよくあるケースですが、各部門を横断した管理ができていないため、一つの会社組織の中に複数のドキュメントツールが存在し統一できていないケースです。
invoiceAgentなら全てとりまとめて集約できるので、導入後はより効果を実感していただけるかと思います。
また先ほどお伝えしたように、多種多様な帳票を扱っていて紙ベースで大量に保管されている企業様や、配信もしくは受信ツールのみを使用しているが両方の機能が必要になってリプレイスを検討している企業様とも相性が良いです。企業の規模に関係なく、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応を検討している企業様にとってもお役立ていただけるので、相性の良い企業は多いのではないかと思います。
あとは弊社が提供している帳票出力ツール「SVF」を既に導入している企業様も該当しますね。
――実際に導入されている企業はどのような業種が多いのでしょうか。
帳票を電子化をするツールなので、業種・業界問わず幅広くご利用いただいています。その中でも製造・小売・サービス・金融といった、扱う帳票や取引が多岐にわたる業種が多いですね。
配信のみ、受信のみのサービスとは違い、配信・受信・保管・データ化が一つのツールでできます。「何でもできるから導入のハードルが高いのでは」と思われがちなのですが、冒頭でも申し上げたように、電子取引・文書管理・AI OCRとそれぞれ独立したサービスとしても提供をしているので、スモールスタートもできるというところは強調したいところですね。
配信と受信に特化したサービスの場合、例えば配信のみで十分だと思っていても受信も電子化したいという意向はよく聞きます。そのような時に、配信はA社のツールを使おう、受信はB社のツールを使おうとなると、帳票のフォーマットも変える必要があるため運用コストがどうしても大きくなってしまいます。
そのため、一つのベンターに絞って運用コストの削減を狙う企業は増えているように感じますね。
――invoiceAgentよりも他社ツールの方が良いとなるのはどのようなケースでしょうか。
配信や受信、保管など色々な機能を備えているため、それぞれに特化したツールと比べるとイニシャルコストが高くなる傾向にあります。そのため、配信のみ・受信のみと用途が明確に絞られている場合はその機能に特化したツールを選ばれますね。
用途が明確ではない、もしくは将来的にどちらも必要とする可能性がある場合は弊社のツールの方が低コストになるが多いです。
――invoiceAgentを利用している企業で「多機能で使いこなせない」という声はありますか。
導入いただいている企業様からはそういったお声はほぼありません。他の製品からリプレイスして、導入定着が進んだというケースの方が多いくらいです。
全てのことができるとはいえ、配信と受信というところでは使う部門が違います。経理の人は配信を使い営業の人は受信を使うため、実質的に一人が全てを使いこなす必要はありません。個人がそれぞれ必要としている機能を使えばいいので、個々に使いづらさを感じることはないでしょう。
ニーズに合わせた無償・有償サポート。invoiceAgent専用Wikiを作り無償でも十分なノウハウを提供
――導入後のサポートはどのような体制でされているのでしょうか。
主にカスタマーサクセスサイトのご利用やメールによるお問い合わせなど、無償で受けられるベーシックサポートと有償のオンボーディングプログラムを用意しています。オンボーディングプログラムは私たちがしっかりと伴走してサポートし、お客様主導で進めていただきながら活用ノウハウを学んでいただくというものです。
また別途、帳票コンサルティングサービスというものも行っており、こちらはシステム構築から全て私たちが行います。構築するリソースが無いという場合にご利用いただくのですが、invoiceAgentは比較的簡単に導入できるので少ないですね。
――カスタマーサクセスサイトとはどのようなサイトなのでしょうか。
invoiceAgentに関するQ&Aやノウハウが詰まっているサイトです。お客様ご自身が使い方を学べるようになっています。
――ベーシックサポート（無償）とオンボーディングプログラム（有償）の境目について教えてください。どこまでなら無償でどこから有償になるのでしょうか。
ベーシックサポートはお客様からの質問に対して、製品マニュアルに掲載している内容をもとにメールでご回答させていただきます。「まずどの帳票を電子化するべきか」といった電子化に向けた情報整理だったり、ユーザーの定着化・社内展開といった、お客様と伴走しながら進める導入支援を、オンボーディングプログラムの一環で対応します。
invoiceAgentの費用と導入までの流れ
――サービスの費用感についても教えていただけますか。
初期費用が20万からで、月額基本料金は4.5万です。また小規模利用をご検討の場合は、導入しやすいプランもご用意しています。
――最後に実際に導入するまでの流れについてお伺いします。どのくらいの期間で導入可能でしょうか。
要件のヒアリングから導入開始まで、トライアル期間や導入範囲によりますが1～3ヶ月程度かと思います。
具体的には、要件ヒアリングとお見積もりに1週間、トライアル期間の2～4週間を経て、その後正式にご契約いただいた後1～4週間くらいで導入開始という流れになりますね。
トライアルに入る前に契約をするわけではないので、実際にお試しいただいて契約しないというのも可能です。導入検討中の方はぜひ一度お試しいただき、効果を実感した上で導入いただければと思います。
※本記事はウイングアーク１ｓｔ株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。