あなたの職場ではナレッジマネジメントができていますか？いざ実現しようにも、ナレッジマネジメントという言葉だけでは、何をしたらいいのか分からないと思います。
この記事では、ナレッジマネジメントとは何かといった基礎知識から、具体的に役立つツールまで紹介します。
なお、重要度を客観化するために既存のナレッジマネジメントツールを紹介したサイト9個を調査し、出現頻度をスコアリングしました。
出現頻度の高い順に掲載しているので、この記事を読めば効率よくナレッジマネジメントツールを探せます。
※出現頻度が同数の場合は、アルファベット順に掲載しています。日本語名については、ローマ字表記で判断しています。
【初期費用・解約費用無料】1400社以上が導入するナレッジマネジメントツールとは？
ナレッジマネジメントツールとは？
ナレッジマネジメントとは、企業がこれまで独自に育み、それぞれの部署内で共有してきた知識やノウハウなどの情報を収集・整理し、活用することです。
そのナレッジマネジメントを行っていくうえで必要になるのがナレッジマネジメントツールです。
ナレッジマネジメントツールの種類
ナレッジマネジメントツールにはいくつか種類がありますが、主なものは以下に挙げる4種類です。
オンラインストレージ
インターネット上でファイルやドキュメントなどのデータを自由に保存・共有できるシステムです。
Webを利用できる環境があればどこからでもアクセスできるので、社内で共有したいファイルの保存に最適です。文書ごとに割り振られたURLを連絡すれば、インターネット上でデータを共有できます。
グループウェア
チームメンバーの間で情報やスケジュールを共有・管理できるツールです。チャット機能やワークフローの管理、メンバーそれぞれのタスクの閲覧もできます。
同じ業務にあたるチームメンバー同士が、業務改善を目的に情報を共有し、社内でコミュニケーションをとるのに適しています。
SFA・CRM
SFAは営業管理や支援をするための、CRMは顧客を管理するためのシステムです。顧客情報や取引実績などをデータベースとすることで、社内での情報共有を進め、顧客との良好な関係構築につなげます。
参考：SFAとは？CRM・MAとの比較やメリット・導入事例まで解説
エンタープライズサーチ
社内に保存されている情報を検索できるシステムです。社内の様々な情報を検索できるので、情報共有だけに留まらず、新しい解決策を導き出すための知識を得ることもができます。
社内のナレッジが大量にある場合は、体系立ててまとめていても検索するのに時間がかかってしまいます。ナレッジマネジメントツールを利用することで、自分の探しているナレッジにアクセスしやすくなります。
ナレッジマネジメントツール導入の2つのメリット
ナレッジマネジメントツールを導入するメリットを2つ説明します。
メリット1：ナレッジをスムーズに収集・共有できる
企業が独自に育み、それぞれの部署内で共有してきた知識や情報を全社で共有できるようになります。組織野中の優秀なスタッフが個人的に持っている知識や成功事例などの有益な知識もマニュアル化できます。
蓄積された知識やマニュアルは、社内の誰でも再現できるようになります。
メリット2：業務効率化
社員の経験値のナレッジメントを蓄積・共有することで、組織全体の業務効率化をできるようなります。
社員それぞれ、経験の絶対量・質が異なるため、顧客との関係構築の中では、担当者しか知らない情報がたくさんあります。そういった情報を CRMなどで管理すれば、担当者が代わった場合でも顧客とトラブルにならずにスムーズに引き継ぎもできます。
参考： CRMとは？今更聞けない基本とSFA・MAとの違いまとめ
ナレッジマネジメントツールを選ぶ際に着目すべきポイント
具体的なナレッジマネジメントツールの比較に入る前に、選ぶ際に着目すべきポイントを3つ説明します。
ポイント1：使用目的に合った機能が備わっているか？
ナレッジマネジメントツールの機能は大きく4種類に分けることができました。「オンラインストレージ」「グループウェア」「SFA・CRM」「エンタープライズサーチ」のうち、どの機能が特に必要かを考え、ツールの選択をしましょう。
オンラインストレージ・グループウェア
利用人数・保存可能容量により料金が異なります。予算を合わせて考え検討しましょう。
SFA・CRM
顧客管理だけでなく、対応履歴や案件管理などCRMのシステムが作成できるもの、タスク管理ができるものなど、ツールによりできる機能が異なりますのでよく確認しましょう。
エンタープライズサーチ
検索機能が必要な場合は、その検索速度・方法をよく確認した上で選びましょう。
ポイント2：誰にでも操作できるか？
専門的な知識がない人でも、誰にでも容易に操作できるインタフェースが必要です。
無料で試せる期間があれば、使うメンバーで試した上で、ツールを選びましましょう。
ポイント3：セキュリティ体制は万全か？
社内のノウハウや顧客情報など機密情報の管理をするので、セキュリティがしっかりしているかどうかは重要です。セキュリティ体制については、しっかりと確認しましょう。
ナレッジマネジメントに役立つおすすめツール8選
| ツール名 | 特徴 | 価格 | 導入実績 |
| サイボウズ ガルーン 4.0 | 中堅・大規模組織向けグループウェア、全文検索可能 | 800円/ユーザ /月～ | 株式会社ジュピターテレコムを始めとした、4700社 |
| Neuron | 低コスト、シンプル操作の検索エンジン | 80,000円/月～ （要問合せ） | 大阪ガス株式会社等、大手企業を中心に数十社 |
| ConceptBase Enterprise Search | 高速・高精度な検索、軽快な文書閲覧環境 | 65万円 ～ （要問合せ） | KDDI株式会社を始めとした4,100社以上 |
| サイボウズ Live | グループチャット・掲示板・ファイル共有など | 無料（2019年4月15日（月）でサービス終了予定） | 大学、PTA、自治会等200万人がが利用 |
| desknet’s NEO | 顧客満足度調査 3年連続第1位、4ステップで業務アプリ作成 | 400円/ユーザ/月～ | 大成建設株式会社を始めとした、363万人以上 |
| Googleドライブ | Googleアカウントで使用可、Google による24時間のセキュリティ保護 | 1ユーザ0-13.000円/10GB-10TB | 富士フィルム・アシックスなど有名企業多数 |
| kintone | アプリ作成が簡単、効率的なデータ管理とコミュニケーションを実現 | 月額0～1,500円/ユーザ | 資生堂を始めとしたユーザ数520万の実績 |
| Workplace by Facebook | ビジネス版Facebook | 0～$3/月・ユーザ | 株式会社ビズリーチを始めとした300社以上 |
1.中堅・大規模組織向けグループウェア「サイボウズ ガルーン 4.0」
概要
サイボウズ ガルーン 4.0は全社の情報共有を一画面に集約し、チームの力を最大限に高めてくれる中堅・大規模組織向けグループウェアです。
各部、拠点、プロジェクトなどさまざまな切り口でポータルを作成し情報発信ができるため、社内に散在する情報を効率的に整理したり、統合することができます。
特徴
- 複数のアプリケーションを横断して「ガルーン」内に蓄積された情報を検索できます。
- 添付ファイルの中身まで、まとめて検索可能です。
価格
- クラウド版：800円/ユーザ/月（1,000人以上での使用料金はお問合せ下さい）
- パッケージ版：7,500円/ユーザ～（ライセンスの購入費用、5,000人以上での使用料金はお問合せ下さい）
導入実績
株式会社ジュピターテレコムを始めとした、4700社
こんな人にオススメ
社内で情報共有をしたいと思われている中堅・大規模組織の方
2.低コストの企業向け検索エンジン「Neuron」
概要
Neuronのエンタープライズサーチ（企業内検索エンジン）は、社内に保存されている情報を検索できるシステムです。
シンプルな操作で簡単に求めている情報を手に入れられるため、探し出した情報を活用して仕事を効率的に進めていけます。
特徴
- 全ての利用者が欲しい情報に素早くリーチできることを最も重要視しています。
- 企業用途で求められるセキュリティ・管理機能を提供しています。
- はじめての方でもマニュアルを見ずに利用できます。
価格
80,000円/月～（要問合せ。ライセンス型と利用型、二つの料金制があります）
導入実績
大阪ガス株式会社等、大手企業を中心に数10社
こんな人にオススメ
企業内検索をより低コストで実現したい方
3.高速・高精度な検索と軽快な文書閲覧環境を提供する企業内検索システム「ConceptBase Enterprise Search」
概要
ConceptBase Enterprise Searchは、高速・高精度な検索と軽快な文書閲覧環境を提供する企業内検索システムです。
ノイズの少ない自然言語処理「NLP」と、検索漏れのない「V-gram」の良さを合わせ持つ独自の検索方式「NL-Vgram」が、ノイズが少なく、漏れがない高精度検索を実現しています。
特徴
- ノイズが少なく、漏れがない高精度検索を実現しています
- スピーディーに到達するための多彩なビューモードが搭載されています
- 既存システムに変更を加える必要がなく、すぐに導入が可能。
価格
- CBES 4.0 Basic Edition：350万円～（クライアント数 データ件数無制限）
- ConceptBase Search Lite：150万円～（登録文書数制限なし）
- ConceptBase Search Lite Limited Edition：65万円～（登録文書数5 万まで）
※その他のEditionについてはお問合せ下さい
導入実績
KDDI株式会社を始めとした4,100社以上
こんな人にオススメ
高速・高精度な検索で仕事の効率を上げたい企業の方
4. チームメンバーとのやり取りが1つの場所でできる「サイボウズ Live」
概要
サイボウズ Liveは、オンライン上でグループチャット・掲示板・ファイル共有など、複数のメンバーでの情報共有ができるコラボレーションツールです。
招待されたメンバーだけで情報共有ができるグループスペースを簡単に作れ、メンバー全員で掲示板にコメントを書き込んだり、スケジュールを登録したりして、プロジェクトの進行やサークルの運営などに役立てられます。ただし、2019年4月15日（月）でサービス終了することが決定しています。
特徴
- ファイルをバージョン管理でき、修復も可能。
- イベントカレンダーでいつでもプロジェクトの予定を確認できます。
- ToDoリストで役割分担が明確にできます。
- 全画面SSL暗号化されているのでビジネス用途でも安心して利用できます。
- あらゆる端末に対応しています。
価格
無料（2019年4月15日（月）でサービス終了予定）
導入実績
大学、PTA、自治会等200万人が利用
こんな人にオススメ
地域コミュニ ティやNPO、学生団体、同人サークルに所属している方
5.簡単に4ステップで業務アプリを作れる「desknet’s NEO」
概要
desknet’s NEOは、カスタムメイド型業務アプリ作成ツール。4ステップで業務アプリを作ることができます。
会社の情報共有を効率化するための基本的な25のアプリケーションが用意されており、その中の「文書管理」の作成より、社内の規定集や契約書などの文書を一元管理し、共有できます。
特徴
- 4ステップで「文書管理」アプリが作成できます
- フォルダー・ファイルへの細かなアクセスコントロールで、セキュリティを保つことができ安心です
価格
- クラウド版：400円/ユーザ/月～
- 小規模パッケージ版：3,327円/ユーザ～（300ユーザまで）
- 大規模パッケージ版：1,050円/ユーザ～（300ユーザ以上）
※料金はユーザ数により決まります。この他、サポート料等が任意で発生します。
導入実績
大成建設株式会社を始めとした、363万人以上
こんな人にオススメ
アプリで簡単に文書管理をしたい方
6.Googleサービスユーザにオススメの「Googleドライブ」
概要
Google ドライブは、Googleが提供するオンラインストレージサービスです。Googleアカウントがあれば使用可能。
あらゆる端末で利用可能で、あらゆる種類のファイルをバックアップできます。他のユーザとのファイル共有もできます。
特徴
- 他のユーザを招待することでデータを簡単に共有可能です。
- ドキュメント・スプレッドシート・スライドのアプリ使用で、いつでもどこでも共有・編集・プレゼンテーションの発表などができます。
- あらゆる形式のファイルを保存可能です。
- ドライブのファイルに加えられた変更の内容と変更履歴が表示されます。
- データは安全性の高いGoogleのデータセンターにより24時間体制で防護されます。
- 保存期間は無期限です。
価格
- 無料プラン 15GB：無料
- プレミアムプラン
100GB：250円/月
1TB：1,300円/月
10TB：13,000円/月
導入実績
富士フィルム・アシックスなど有名企業多数
こんな人にオススメ
GoogleドキュメントなどのGoogleサービスなどと連携させながら、データを一元管理したい企業の方
7.業務効率を進めるための情報共有アプリが簡単に作成できる「 kintone（キントーン）」
概要
kintoneは、サイボウズが提供しているWebをベースとしたデータ共有サービスで、自社で業務アプリを簡単に作成できます。
100種類以上のアプリのサンプルも用意されており、日報・業務報告・議事録・顧客管理などを共有できます。また、「情報集約スペース」があり、プロジェクトやタスクを進行する際に必要なやり取りを集約することができる「場」として活用できます。
掲示板機能を使い、テーマごとにディスカッションを作成したり、Wikiのように情報を蓄積していくことができます。スペースに加入するメンバーを選ぶこともできるので、公開範囲を柔軟に設定することも可能です。
特徴
- 顧客管理だけでなく、対応履歴や案件管理など、CRMのシステム作成もできます。
- プログラミングの知識がなくても簡単にアプリが作れます。
- 日報や業務報告などの既存アプリが100以上あり、すぐに利用できます。
- セキュアアクセスを導入すれば社外からのアクセスも安心です。
- あらゆる端末に対応しています。
価格
- お試し 30日間無料でスタンダードコースを利用できます
- ライトコース 月額780円 / 1ユーザ、アプリ数200個
- スタンダードコース 月額1,500円 / 1ユーザ、アプリ数1,000個、カスタマイズ可
導入実績
資生堂を始めとしたユーザ数520万の実績
こんな人にオススメ
自社で管理したい項目のCRMシステム作り、情報を社内で共有したい方
8.多くの社員になじみがあり、使いやすい企業内SNS「Workplace by Facebook」
概要
Workplace by Facebookは、ビジネス版Facebookです。個人向けFacebookと同様のインタフェースで操作できるのが魅力です。
投稿やコメント、「いいね！」ボタン、チャット、ビデオ通話といった機能は、多くの社員にとって扱い慣れたものなので、新たなツールを導入する場合と異なり操作を学ぶ必要がありません。
また、画像・動画・ドキュメントファイルの共有や動画ライブ配信も簡単にできます。
特徴
- 個人向けFacebook同様のインタフェースで使い慣れている人が多いです。
- 特定のユーザだけを集めて独自のグループを作成できます。
- Work Chatというチャット機能があります。
- チャットボットを利用したタスク管理が可能です。
- ファイル・文書の共有野他に、プレビュー・整理・顧客レコードとの連携できます。
- セキュリティを強化する追加機能が用意されています
価格
- Standard 無料
- Premium 月額$3/ユーザ アナリティクスなどの管理機能利用可
導入実績
株式会社ビズリーチを始めとした300社以上
こんな人にオススメ
Facebookのインターフェースに慣れている方
まとめ
ナレッジマネジメントに役立つツールには、社内SNSに特化したものから、タスク管理機能が付加されたものや、社内情報検索エンジンなど、様々なツールがあります。
情報を社内で共有したい方には「kintone」「Google ドライブ」をお勧めします。また、企業内のデータを検索・活用・共有したい方には「Neuron」「ConceptBase Enterprise Search」、特に中堅・大規模組織の方には「サイボウズ ガルーン 4.0」を、チャット・タスク管理機能などを含んだ総合的なツールをお探しの方には「Workplace by Facebook」「desknet’s NEO」をお勧めします。
1ユーザあたりの利用料が比較的安いものが多く、無料のサービスもいくつかありますので、あなたの会社に必要とされるツールが何かを検討の上、まずは使ってみてください。
【初期費用・解約費用無料】1400社以上が導入するナレッジマネジメントツールとは？
おまけ：出現頻度が低かったツール一覧
- Acronis Access Advanced
- Alfresco
- Chatter
- Chatwork
- DirECtCloud-BOX
- Domo
- Google検索アプライアンス
- KnowledgeMarket
- LINE WORKS
参考にしたサイト
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Vol.18 No.6 (2003/11) ナレッジマネジメント – 人工知能学会 (The Japanese Society for Artificial Intelligence)
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