SFA（SalesForce Automation：営業支援システム）は営業活動に関する情報やプロ
セスを一元管理し、営業成績アップにつなげるためのツールです。
売上目標を達成し、企業全体の業績を上げるためには、効率の良い営業管理が必要となります。そうした場合、目標や課題を会社全体で共有することが重要です。
SFAを導入すると、顧客情報や日々の営業プロセスなどを、リアルタイムに部署内で共有・分析できます。
これまでブラックボックス化していた営業ノウハウを可視化し、共有できるので、社内の営業力強化につながるでしょう。営業プロセスの最適化や予算・売上実績の分析などが可能になり、売上や利益の拡大につながります。
本記事では、SFAツールの機能や費用感、ツール選びの際に気を付けるべき点などについて解説します。ツールを利用して情報やノウハウを共有し営業管理の効率を上げることは、売上向上につながりますので、是非最後までお読みください。
目次
SFAとは営業活動をデータ化し、営業の効率化・強化をはかるシステム
SFA とは、 営業活動に関する情報や業務プロセスをデータ化し、情報の蓄積や分析を可能にしたシステムです。「Sales Force Automation」の略語で、日本語では「営業支援システム」などと訳されます。
SFAを導入することで、「顧客情報の集約」「営業活動の進捗管理」「見込み顧客の予測」「売上分析」などの業務を効率的に実行できます。
SFAにより営業活動を効率化させることで、生産性や売上の向上、顧客満足度の改善などが見込めます。
SFAに類似したシステム：CRMとMAとは？
SFAに類似したシステムに、CRM（Customer Relationship Management）とMA（Marketing Automation）があります。 それぞれ有する機能はSFAと近いですが、目的が異なります。
- SFA：営業チームの業務を管理・自動化し、営業効率を改善させるためのツール
- CRM：顧客との関係を管理し、マーケティングをサポートするためのツール
- MA：マーケティング活動の自動化と最適化を目的としたツール
目的に応じて、それぞれ有する機能も異なります。
| 項目 | SFA機能 | CRM機能 | MA機能 |
| レポート・見積作成 | 〇 | × | × |
| 案件管理 | 〇 | × | × |
| タスク管理 | 〇 | × | × |
| 日報管理 | 〇 | × | × |
| データ分析 | 〇 | 〇 | × |
| 顧客管理 | 〇 | 〇 | × |
参考：SFAとCRMの違いは？いまさら聞けない使い分けのポイントと活用のコツ
CRMとは？今更聞けない基本とSFA・MAとの違いまとめ
マーケティングオートメーションとは？導入前に押さえる３つのポイントを解説
SFAを使ってできること
SFAを導入することで以下のようなことができるようになります。
- 顧客情報の一元管理
- 案件の進捗・見込み売上の管理
- 商談情報の管理
- 営業プロセスの管理
- 予算・売上実績の分析
それぞれについて、詳しく見ていきましょう。
参考：営業管理とは？管理すべき4つの指標と具体的な管理方法を解説|LISKUL
営業戦略とは？売上目標を最大化する戦略の立て方と活用すべきフレームワーク|LISKUL
顧客管理をすべき理由とは？Excelと顧客管理システムの違いまで解説
顧客情報の一元管理
SFAを導入すると、顧客情報を一元管理できます。これまで個人で管理していた顧客情報をシステムに入力し、社内管理に切り替えるためです。個人で顧客情報を抱えていると、従業員の異動や退職があった場合、顧客情報を引き継ぐことができません。
全ての顧客情報を、システムに入力して一元管理することで、従業員が異動や退社した場合も顧客情報を引き継げます。
案件の進捗・見込み売上の管理
SFAを導入すると、案件の進捗や見込み売上の管理ができます。営業担当者は単独で行動することも多く、部下の予定や行動が分からない会社もあるでしょう。
主に次のような内容が管理できます。
- 顧客情報
- 営業担当者
- 提案中の商品名
- 進捗状況
- 受注予定日
- 受注見込額
上司は全員の進捗状況や受注見込額を一目で把握できるため、リアルタイムで適切なアドバイスができます。
商談情報の管理
SFAを導入すると、商談の進捗状況を管理できます。リアルタイムで商談情報を管理することで、担当者のスケジュール漏れなどを未然に防止できます。
商談情報として管理するのは主に次の内容です。
- 商談日時
- 訪問目的
- 進捗情報
- 商談内容
- 次回予定
商談内容や進捗情報を細かく記入することで、進捗推移が見える化できます。担当者により、訪問頻度やタイミング、成果などに差があることは珍しくありません。情報を分析し、効果の高い商談方法を把握し社内で共有すると売上向上が見込めるでしょう。
営業プロセスの管理
SFAを導入すると、営業プロセスを管理できます。営業活動は従来、なかなか可視化できないことの1つでした。営業活動管理機能を利用すると、ブラックボックス化されていた営業のプロセスが明確になります。
営業活動として管理する主な情報は次の通りです。
- 営業電話
- アポイント
- 訪問情報
- 提案商材
- 受注数
営業担当者は予定や進捗状況を入力します。それぞれの日時や回数は記録として残る仕組みです。
予算・売上実績の分析
SFAを導入すると、予算・売上実績の分析ができます。入力したデータを元に、予算や売上実績が分析できる機能です。
月間売上予想をリアルタイムで共有できるため、「予算達成まであといくら」という目標を共有できます。分析を元に、次の営業戦略を立てることができます。
SFAを導入する8つのメリット
営業に関する様々な情報を一元管理できるSFAを導入するメリットは次の8つです。
- 営業プロセスのスムーズな進行を実現する
- 営業情報を持続的な資産に変える
- 営業担当者のモチベーションを高める
- 営業活動の効率を最大化する
- チーム内の情報共有を効率的に行う
- 均等で効率的な仕事量の配分を実現する
- 顧客へのアプローチを最適化し、トラブルを未然に防ぐ
- データ共有をより効率的な方法で更新する
1. 営業プロセスのスムーズな進行を実現する
営業プロセスの効率化は、SFAの導入によって実現可能です。その理由は、SFAによって営業の進捗やフローが一元管理され、可視化されるからです。
具体的には、営業担当者と上司が商談情報をリアルタイムで共有でき、迅速かつ的確なアドバイスが可能となります。したがって、営業プロセス全体がスムーズに進行します。
2. 営業情報を持続的な資産に変える
営業情報の資産化は、SFAの利用によって可能となります。顧客や商談の情報が会社の資産として残り、将来にわたって利用できるからです。
例えば、担当者が変わった場合でも情報が引き継がれ、営業活動が持続的に行えます。
3. 営業担当者のモチベーションを高める
営業担当者のモチベーション向上は、営業プロセスの可視化によって実現します。上司が結果だけでなくプロセスにおける営業担当者の活動を評価し、フィードバックを行うことができるからです。
具体的には、営業担当者が日々の活動を上司に正確に伝え、評価を受けることができるようになるため、営業担当者のモチベーションが高まります。
4. 営業活動の効率を最大化する
営業活動の効率最大化は、営業プロセスの可視化とデータ分析によって実現します。これは、ムダな部分を把握し、改善点を明確にできるからです。
例えば、自社商品と相性の良い顧客層に的確にアプローチする戦略が立てやすくなります。
5. チーム内の情報共有を効率的に行う
情報共有の効率化は、SFAの導入によって実現します。その理由は、リアルタイムでの情報共有が可能になり、部内でのコミュニケーションがスムーズになるからです。
具体的には、「部下が何をしているかわからない」や「早めの情報共有が難しい」といった課題が解消され、チームワークが向上します。
6. 仕事量を適切に配分する
適切な仕事量の配分は、SFAを利用することで可能になります。これは、各営業担当者の進捗状況を一元管理することで、上司がリアルタイムで営業担当者の状況を把握できるからです。
例えば、仕事量が多い担当者へのサポートや、余裕のある担当者への新しいタスクのアサインがスムーズに行えます。
7. 顧客へのアプローチを最適化し、トラブルを未然に防ぐ
顧客へのアプローチの最適化とトラブルの未然防止は、SFAの導入によって可能になります。その理由は、営業担当者がどの顧客に対して何をしているかが一元管理されるからです。
具体的には、問題が早期に発見され、迅速な対応が可能になります。したがって、顧客へのアプローチが最適化され、トラブルを未然に防ぐことができます。
8. データ共有をより効率的な方法で更新する
データ共有方法の効率的な更新は、SFAツールの導入によって実現します。これは、従来のExcelや日報による管理から脱却し、データの一元管理とリアルタイムアクセスを実現するからです。
例えば、情報の正確性が向上し、データ共有がより効率的な方法で更新されます。
SFAの導入で成功した事例3選
SFAの導入で成功した事例を3つ紹介します。
成功事例1.ステッドラー日本株式会社：組織的営業体制を構築
ステッドラー日本株式会社は、文具・製図用品・画材を扱うドイツの文具メーカーの日本法人で、日本国内に３つの拠点を持っています。
背景
これまで営業は単独で活動することが多く、上司が営業活動で困っている担当者に素早くアドバイスをする仕組みがなかったため、十分なマネジメントができていませんでした。また、日報・出張報告書などの管理に時間がかかり、業務効率が良くないことも問題点の1つでした。
導入状況
SFAの導入と同時にグループウェアとの連動もおこない、「営業の見える化」をはかりました。
導入結果
SFAの導入で営業担当者の予定や活動状況がよく見えるようになり、部内の円滑な情報共有が可能となりました。
これにより、迅速かつポイントを的確に押さえたコミュニケーションをはかれるようになり、組織的な営業体制の構築に成功しました。 同社の事例については、以下のサイトに詳しく掲載されています。
参考：ステッドラー日本株式会社｜導入・成功事例｜｢SalesForce Assistant｣シリーズ
成功事例2.株式会社Misumi：属人的営業からの脱却
NTTエレクトロニクス株式会社は、「ブロードバンドネットワーク」「フォトニクス」「デジタル映像」等の分野で事業を展開している企業です。
背景
以前は、営業報告・見込値管理・生産管理をすべてエクセルでおこなっていましたが、年間1,500～2,000件も案件があり、エクセルで案件管理をおこなうことに限界を感じていました。
導入状況
エクセルでの情報管理を撤廃し、SFAで一括管理することにしました。
導入結果
営業状況が把握できるようになり、大型案件の管理がスムーズになりました。また、SFAを導入することで案件の実態を正しく把握できるようになったため、見込みの精度が向上しました。
さらに、2年分の情報が蓄積されているため、営業方法を振り返ることが可能となり、目標設定・予測などが立てやすくなりました。 同社の事例については、以下のサイトに詳しく掲載されています。
参考：SFA Knowledge Suite（NTTエレクトロニクス株式会社様）｜ITトレンド
成功事例3.全国農業協同組合連合会：プロ農家のニーズや課題を蓄積・共有化
全国農業協同組合連合会（全農）は、多くの農業協同組合（JA）の経済事業を担当する組織です。
背景
日本の農業の競争力を高めるために、各農家への個別対応が必要になりました。そのために、JA担当者が各農家に出向かなければなりません。これは、一般企業の営業に該当する取り組みですが、これまで経験がないため進め方がわからない状況でした。
導入状況
担い手の情報を管理し、ニーズや課題を把握するためのツールが必要だと考えました。
導入結果
これまで個別に把握できなかった「担い手の声」を一つずつ集めることが可能になりました。農家の方々の情報を顧客情報と管理し、要望や意見を定量的に把握しています。キーワード検索などを駆使し、作物や地域別の課題やニーズを具体的に把握できるようになり、指針検討する際に活用しています。全農の事例については、以下のサイトに詳しく掲載されています。
参考：CRM/SFA導入事例 全国農業協同組合連合会 様 | eセールスマネージャー
SFAの導入に失敗した事例
SFAの導入に失敗してしまった事例を2つご紹介します。
SFAは導入するだけで成果に影響を与えるものではなく、必要なデータの準備や適切な活用をしなければ意味がありません。ここでは、SFAを導入したものの、社内でうまく活用できなかった事例を具体的な解決策とともにご紹介します。
失敗事例1：営業担当者が大量のデータを入力しない
SFAを導入しても、大量のデータ入力が営業担当者の負担となり、商談などの情報を入力しないケースがありました。新しい情報が入力されないと、蓄積された情報が古いものばかりになり、業務に活かすことができなくなります。
解決策
使い始めは、慣れない操作がかえって負担になるものです。まずは利用頻度の高い最小限の機能だけを使い、操作・運用ともにシンプルにし、徐々に使う機能を増やしていくことをおすすめします。
参考： CRMやSFA導入で失敗する場合の理由｜eセールスマネージャー
失敗事例2：データを効果的に活用できない
SFAを導入してデータ収集がうまくいっても、そのデータを活用しきれないケースがありました。せっかく集めた情報も、効果的に活用できないと無駄になってしまいます。
解決策
集まったデータを効果的に活用するには、どのようにデータを使うのかを事前に決めておくことが重要です。目的を設定することでデータを評価し、改善していくことが可能になります。
参考：営業支援システム（SFA）導入にありがちな4つの失敗事例。失敗しないための秘訣とは｜ITトレンド
SFAの導入にかかる費用
費用の内訳は「初期費用」「月額費用」「カスタマイズ費用」に分かれます。
SFAの導入にかかる費用は選択するシステムやプラン、企業の状況に応じて大きく異なるため、一概に費用相場を説明するのは難しいです。
- 初期費用：無料～数十万
- 月額費用：数百円～数万円/ユーザー
- カスタマイズ費用：要問合せ
SFAは以下の3パターンに分かれ、それぞれ費用感が異なります。
- 高機能・高価格なSFA
- オーソドックスな機能・価格なSFA
- 機能を絞ったリーズナブルなSFA
基本的には機能の充実性と費用感は比例する傾向にあります。
ただし、高機能・高価格なSFAを使うにはSFAへの理解が必要で、運用できる専門人材がいないと使いこなせない可能性が高いです。
試験的な導入や小規模事業者であれば、初期費用・月額費用を抑えられるクラウド型のSFAツールを選ぶのが良いでしょう。
SFAの導入で失敗しないためのコツ
SFAは、導入後の運用次第で効果に差が生まれます。SFAの導入で失敗しないためのコツは次の4つです。
- 導入前に目的を明確にし、各部署で共有する
- 運用のためのリーダーを立て、運用ルールを明確にする
- 必要な機能を段階的に導入する
- 運用状況を定期的に確認しながらPDCAを回す
1．導入前に目的を明確にし、各部署で共有する
SFAを導入する前に、目的を明確にして、各部署で共有しておきましょう。「競合企業が導入しているから後れをとらないように」など導入自体が目的になると、SFAの有効活用ができなくなります。
業務進捗の共有、業務の効率化、営業力アップ、顧客情報の共有など、多くのメリットがあります。自社にとってどういう目的でシステムを導入し、どのようなベネフィットが享受できるのか、部下に伝えておくことが大切です。
導入の目的を現場の営業担当者と共有していないと、営業担当者は業務が増えるだけだと認識し、積極的な入力につながらず、SFAを効果的に活用できない可能性もあります。
2．運用のためのリーダーを立て、運用ルールを明確にする
SFAを運用するためのリーダーを決め、運用ルールを明確にしたうえで導入しましょう。
リーダーは、利用するメンバーが新しいシステムに切り替えることに抵抗感を抱かないように、率先してSFAを運用する必要があります。
また、必ず入力すべき項目と任意で入力する項目や、いつまでに入力するべきかという期限を決めておくことをおすすめします。システムの使い方に不慣れな場合は、使い方を覚えるよう指導が必要です。
3．必要な機能を段階的に導入する
初めは必要最低限の機能だけを導入し、システムに慣れて新たな機能が必要になった時に、随時追加していきましょう。最初からすべての機能を導入すると、システムを使いこなすことに時間をとられ、業務に悪影響が及ぶ場合があるためです。
全ての項目を入力するのではなく、自社にとって必要な項目だけを埋めることは営業担当者の入力時間の短縮にもつながります。
4．運用状況を定期的に確認しながらPDCAを回す
運用状況を定期的に確認し、その都度PDCAを回しましょう。SFAを運用し始めると、システムの使いにくい部分や「もっとこうした方がよい」などの提案が出てくるためです。
SFAの効果を最大限に引き出すには、実際に利用している営業担当者の声を反映させ、カスタマイズすることによって、より効率的な運用ができるよう改善する必要があります。
SFAを選ぶうえで知っておくべきこと
SFAを選ぶ際に気を付けるべき点は次の3つです。
- ポイント1．入力の手間が少なく使いやすいか
- ポイント2．必要な機能に対して価格が適切か判断する
- ポイント3．サポート体制が十分か確認する
それぞれについて見ていきましょう。
ポイント1．入力の手間が少なく使いやすいか
自分たちが必要な項目がすべて揃っており、入力の手間が少ないことが重要です。営業担当者にとって使いやすい物でないと負担が増えます。
負担が増え、日々の情報入力を面倒だと感じてしまうと、本務である営業に悪影響が及ぶ可能性があります。 入力が選択式のものや、社員ごとにカスタマイズできるシステムを選ぶと便利です。
例えば、カレンダーと連携やメール機能と連携しているシステムを選ぶと、入力負荷の低下につながります。
無料トライアルを実施しているシステムは、一度使い勝手を試してから導入を検討するとよいでしょう。
ポイント2．必要な機能に対して価格が適切か判断する
導入を検討しているSFAの料金体系が、自社にとって適切かどうかを判断しましょう。料金と必要な機能がマッチしているかが重要です。多くの機能を備えていても、自社が利用しきれなければ、コスト面では無駄になります。
一般的にSFAの料金は高いものは機能が充実し、安いものはシンプルです。
例えば、一人当たり3,000円以下の価格帯では顧客情報や営業プロセスの入力など、シンプルな機能が中心になります。売上予測や詳細なレポート作成、注文管理などより充実した機能を望む場合は、8,000円以上のツールを検討してみましょう。
事前に自社の課題を明確にし、どんな機能が必要かを把握しておくことをおすすめします。機能が充実した高いツールを選んでも、活用できなければ意味がありません。自社の予算に合った範囲で、必要な機能を備えたシステムを選びましょう。
ポイント3．サポート体制が十分か確認する
SFAを導入する際は、ヘルプデスクだけなのか、それとも導入支援まで請け負ってくれるのかなど、サポート体制が十分かどうかを確認しましょう。 SFAが定着してその効果を得られるようになるまでには、試行錯誤が欠かせません。
電話での操作質問やシステム障害への対応といったサポートのほか、定着するまで活用支援専任のアドバイザーのサポートが受けられる場合もあります。
導入支援、環境構築、操作説明などのサポートや、導入後のアフターサービスが充実しているツールを選ぶのも、導入を成功させるために重要です。
おすすめのSFAツール3選
おすすめのSFAツールを3つご紹介します。
今回はSFAツールを比較した以下の記事より、上位3つを抜粋しております。もっと多くのSFAツールから比較したいという場合は以下記事を参考になさってください。
参考：【2022年版】おすすめSFAツール29選！機能・価格を徹底比較
※クリックで拡大表示が可能です
まとめ
SFAは、営業情報を資産として有効に活用したり、営業情報を分析して営業戦略を立てることができる、大変便利なツールです。
操作に慣れていなかったり、データの入力量が多い場合、それぞれ担当者にとって大きな負担となりかねません。操作がシンプルなツールやサポート体制の充実したツールを選んだり、集めたデータの運用方法を明確にすることで、より効果的な活用を目指しましょう。
参考にしたサイト一覧
営業管理とは | 営業組織の売上を向上させるポイントを解説 – SFA（営業支援システム） | ボクシルマガジン
営業で管理すべき4つのデータ｜営業の成果を向上させる方法 | Senses
営業マネジメント４つの極意～営業管理のポイント～｜戦略的営業代行のセレブリックス
営業マネジメントで重要なのは？行動管理と案件管理の徹底解説 | SFA | ブログ | コネクシオ法人向け
営業の行動管理とは？管理方法とPDCAサイクルの回し方 | Senses
【徹底比較】ExcelとSFAのメリット・デメリットとは？営業プロセスを見える化する２つの方法 | Senses
エクセルで営業管理を行う方法と効率を上げるための手段とは | SFA | ブログ | コネクシオ法人向け
SFAとは？できることや製品比較のポイントを紹介｜ITトレンド
SFAとCRMの違いを知って、営業活動に役立てよう！｜Urumo
SFAとCRMシステムの違い〜あなたの顧客管理に必要なのはどっち？｜Synergy Marketing
SFAで解決できる課題と導入のメリット｜ITトレンド
SFAとは？〜営業支援システムの正しい選び方と失敗しない導入方法｜ちきゅう
SFAの選び方、間違っていませんか？｜吉國和輝
SFA導入が失敗する理由｜営業組織に活用・定着させるポイントとは｜BOXIL
SFAとは？CRMとSFAの違い｜eセールスマネージャー
SFA・CRM eセールスマネージャーRemix Cloudの導入サポート｜eセールスマネージャー