広告運用効率化!月間280時間の工数を削減し、ミス率0.2%まで改善したマクロ・RPA・GASの自動化事例を聞いてきた。

kuniyoshi

インターネット広告は毎日動いています。平日だけでなく、週末、大型連休、年末年始にも発生しやすい広告運用業務。

特に、広告会社では一人あたりが複数の広告アカウントを管理運用しているため、運用担当者の業務時間が増えてしまい、困っている企業は多いのではないでしょうか。

広告運用業務の効率を上げて残業時間を減らすために、業務の自動化を検討されたことが1度はあると思います。

そのような広告運用者の業務改善を検討する広告会社に向けて提供されているのが、SO Technologies株式会社のインターネット広告運用代行サービス「CUSTA(カスタ)」です。

「CUSTA」では、運用代行だけでなく、運用業務改善や業務自動化支援まで提供しており、実際に、約25人いる「CUSTA」広告運用チームの業務時間を、月間約280時間削減した実績を持っています。

今回は、広告運用業務の効率化のコツや事例を、SO Technologies株式会社 AG-Boost・CUSTA事業本部 CSグループ部長 国吉 大樹さんに伺いました。

RPAとは…ロボティック・プロセス・オートメーションの略。ソフトウェアロボット または仮想知的労働者と呼ばれる概念に基づく、事業プロセス自動化技術の一種
GASとは…Google Apps Scriptの略。Googleによって開発されたスクリプトプラットフォームである軽量のアプリケーション開発のためのGoogleのワークスペースプラットフォーム。

広告代理店の運用業務支援・代行サービス『CUSTA』

※本記事はSO Technologies株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。


1年の取り組みで残業が1/2に。マクロ、RPA、GAS活用で約280時間削減!

ー業務改善によって、どれくらいの成果が出ているのでしょうか。

国吉さん:チームの平均残業時間は、2018年当時と比較して約1年間で1/2以下まで減りました。工数削減の内訳はマクロやRPA、GASの活用による自動化だけで、月間約280時間の削減に成功しています。

また、ミス率も一時期1.3%まで増えてしまっていたのですが、今は0.2%程度。広告運用業務はどうしても一定のミスが発生してしまう構造ですが、現在はチーム全体で月に1件あるかどうかまで減り、クライアントにも安心してご利用いただけているかと思います。

CUSTA01|LISKUL
ー他に成果があればお教えください。

国吉さん:メンバーのキャリアの選択肢も広がりました。広告運用者、特にオペレーション業務出身者のスキルアップの方向性は、基本的にコンサルティングを辿るか対応媒体を増やすなどが中心です。一方で、3年ほどオペレーション業務をやっていると一通り学び終わり、退職や異動を選択する人が非常に多い職種でもあります(業界でも課題に挙がりがちな“3年問題”)。

今回、「広告会社の業務改革」をテーマに、マクロ開発やRPA、GASなど、担当領域が広がり、社内の運用改善の経験を経て、広告会社に対する貢献度を実感したメンバーは多いです。結果として、異動や退職もぐっと減っています。


広告運用業務の実態とは

ーそもそも、広告運用の業務時間が増える理由は何でしょうか。

国吉さん:顧客対応などの注力すべき業務以外の業務量の多さと、属人化してしまいがちな業務であることです。

基本的に、広告運用担当者の主な業務は、最低限でもこれだけあります。

  • 企画立案、提案などのプランニング
  • アカウント構成
  • 入稿
  • 日々の進捗管理
  • 週次や月次の広告レポート作成、送付

広告会社の運用担当者の場合、クライアントやアカウントの数に応じて各業務が倍増していきます。さらに、以下の業務を運用者が担当する場合も多いです。

  • クライアントとの定例会への参加
  • 定例会等の資料準備
  • 改善施策の分析、検証、提案
  • 請求書作成

また、人的ミスが発生しやすい領域なので、営業担当含め、対応に追われることもよくあります。クライアントのためを思い、あれもこれもと本来の提供範囲以上のサービスをしていた結果、運用担当者の業務が増えてしまい、疲弊からミスも起こりやすくなってしまう。本末転倒ですが、こういった広告会社は多いです。

これらの業務の中で、生産性の高い業務は、プランニングや改善のための分析・検証など、クライアントとのコミュニケーションに関わる部分です。

理想をいうと、生産性の高いコア業務に多くのリソースを投下したいところですが、約4~7割をノンコア業務(生産性の低いルーティン業務)に割いているのが実態です。これは広告運用あるあるだと思います。

CUSTA02|LISKUL画像:広告運用業務の一例。約4~7割がルーティン業務である場合が多い。

ー「CUSTA」の運用チームも同じ課題を持っていたのでしょうか。

国吉さん:はい。私たち「CUSTA」には、約25名ほどの運用チームがいますが、自動化に向けて動き出したのは2019年です。2018年以前の1番の課題は残業時間でした。理由は先ほどお伝えしたルーティン業務の多さと、業務の属人化です。

私たちは、自社ツールの「ATOM」を利用しているため、レポートや進捗管理は効率化できていました。一方で、予算進捗の調整や、入稿、請求書作成など、ルーティン業務として、毎日、毎週、毎月発生する業務にどうしても時間がかかっていました。


注力したいコア業務以外の業務を自動化する

ー業務効率化を実現するためのポイントはありますか?

国吉さん:ポイントとして、大きく2点あります。1点目は時間やコストを抑えながら品質を上げていくために業務を自動化すること。もう1点は、会社全体で本気で取り組むことです。

自動化する業務は、本来注力したいコア業務以外のノンコアな部分の自動化をどんどん進めていくことを推奨しています。私たちはマクロやRPA、GASなどのツールを活用して自動化を進めましたが、実際にこうしたツールを活用するには、それらを勉強する時間もいりますし、通常の業務をこなしながら進めていく必要があります。


売上が一時的に下がる可能性も。会社全体で本気で取り組めるかどうかが重要

ー難易度が高そうですね。

国吉さん:そこで重要になってくるのが2点目のポイントである、「会社全体での本気の取り組み」です。私たちは、時間を作るためにサービスレベルの標準化を行い、会社の方針としてお問い合わせの受付時間を設定したり、各自の個人目標にツール等のスキル取得を掲げたりもしました。これらは現場担当者だけでは実現しづらいので、会社の協力が必須です。

過剰になっていたサービスレベルを標準化していくことは簡単ではありません。クライアントはこれまでの対応が当たり前になっていますので、方針についてしっかりとご理解いただく必要があります。

そして、サービスの提供範囲を狭める場合は、当然売上も一時的に下がってしまう可能性が高いので、会社全体で取り組むぞ!という意思が重要になっていきます。


マクロで広告媒体の新規入稿CSVを自動生成し、月間約38時間削減。

ーありがとうございます。具体的な自動化の事例をお教えください。

国吉さん:マクロ、RPA、GASそれぞれの開発事例をご紹介します。

マクロにて、「入稿CSVファイルの作成」を自動化しました。広告媒体の新規入稿に必要なCSVファイルを自動生成するもので、キーワードや広告文の情報をExcelの所定の箇所に埋めると、自動でアカウント構成が完成します。アカウント構成業務における作業的な部分が大幅に削減されました。約96%の削減となる、月間約38時間が削減されました。

もう一つの事例として、効果計測ツールのパラメータ発行用のCSVファイルの作成の自動化例があります。本来は、所定のフォーマットにコピー&ペーストを繰り返して項目を埋める必要がありましたが、マクロの活用によって、手作業なしでフォーマットが完成できるようになりました。1度の作業が30分から5分になり、月間約2時間程度の工数削減ができています。

CUSTA03|LISKUL画像:入稿CSVファイル作成のマクロ。


広告媒体の管理画面上で日予算を調整するロボットは月間約110時間の削減に。

ー次に、RPAの事例についてお教えください。

国吉さん:1つめは、広告媒体の管理画面上の日予算を調整するロボットです。運用業務の稼働工数を30%程度を占める入札管理業務を自動化し、月間約110時間の工数を削減しました。

2つめは、日次レポートの作成ロボットです。ATOMが対応していない媒体や、外部計測ツールを利用している場合に、日次レポートを自動で作成してくれます。1社あたり、月間約2時間の工数が10分まで削減されました。

CUSTA04|LISKUL画像:RPAで設計された日次レポートの作成ロボット。


管理表の進捗ステータスに応じて自動でクライアントへメールを送付。1日20~40件発生していたコピペ作業がゼロに。

ー続いてGASの事例をお教えください。

国吉さん:GASは、マクロやRPAと違って時間を削減する目的というより、あった方が便利だよね、という目的で開発することが多いです。その上で、GASの事例として2つご紹介します。

1つめは、案件を一覧化した社内向けの管理表の進捗ステータスを更新すると、自動でクライアントにメールを送信してくれるものです。例えば、「入稿完了」のステータスにすると、入稿が完了したこと、広告媒体の審査待ちであることを通知してくれます。

元々の作業内容が定型文のコピー&ペーストなので、1件あたり1~2分の作業です。しかし、1日20~40件ほど発生していたので、月間約5時間ほどの削減となっています。

もう1点は、RPAとの組み合わせ事例ですが、管理画面から進捗情報をスプレッドシートに落とし、GASでデイリーの予算と超過状況をチェックして、差分があればSlackに通知するものです。本来はRPAだけでも実現できる機能ですが、Googleのプロダクトに関してはGASを併用した方が作業が早いということもあり、開発にいたりました。

CUSTA05|LISKUL画像:GASの編集画面の一例。進捗ステータスを更新するとクライアントに自動メール送信する。


これからは“運用スキル”だけでは差別化できない時代。何から手を付けるかわからなければプロに相談を。

ーありがとうございます。自動化事例について伺ってきましたが、最後に、メッセージをお願いします。

国吉さん:Yahoo!、Googleなど媒体の最適化・運用自動化が進む中で、“運用スキル”だけでは差別化にならない時代が近づいていると考えており、これからは広告運用以外の強み・付加価値を強化していく必要があります。広告会社それぞれの特徴や強み、付加価値を伸ばせていない原因が、ノンコア業務の負担にあるとしたら本当に勿体ないと考えています。

今回お伝えした事例で、こんなことも自動化できるんだ、ということが伝わったかと思います。運用業務の効率化を目指したいけれど、会社全体での協力が難しい、何から手を付けていいかわからないなどのお悩みがあれば、「CUSTA」にご相談ください。運用業務改善のプロとして、私たちが全力でサポートさせていただきます。

ーありがとうございました!


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※本記事はSO Technologies株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。