フォーマットを活用した1on1ミーティングの記録の残し方

eyecathc_220214_3

「1on1ミーティングを実施したら記録を残した方が良いの?」
「評価面談ではないから記録は残さなくても良いのでは」

このようにお考えのマネージャーの方もいらっしゃるかもしれません。

結論から言えば、1on1ミーティングを実施したら必ず記録を残す必要があります。

またフォーマットを活用すれば、簡単に記録を残せて、あとから見返すことも容易になるのでおすすめです。

【無料Ebook】見ながらできる 1on1実践ガイドブック(話すべきテーマから進め方まで)

※本記事はチームアップ株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。


1on1の記録フォーマット

1on1記録フォーマット

本フォーマットには、1on1で話すべき内容に沿って、以下の項目を盛り込んでいます。

  • 直近の体調
  • 注力したこと、上手くいったこと
  • 業務上で困っていること
  • チームがもっと良くなるためのアイデア
  • キャリア、将来について考えていること
  • 相談事項
  • その他自由記述

汎用的にお使いいただける内容かと思いますので、ぜひご活用下さい。


1on1の記録を残すメリット

そもそも、なぜ1on1の記録を残さなければいけないのか、とお思いの方もいらっしゃるかと思います(いいから記録の残し方を知りたいという方は「フォーマットを活用した1on1の記録の残し方」から読み進めて下さい)。

1on1の記録を残すメリットとしては、以下が挙げられます。

  • 前回の内容が一目で思い出せる
  • 宿題事項の進捗確認ができる
  • 部下の成長記録として使える
  • 異動時に引き継げる(プライベートな情報など運用には要注意)
  • 人事、経営層に共有できる

メリット1.前回の内容が一目で思い出せる

当然ながら、記録を残しておけば前回の内容が一目で思い出せます。

記録を残しておかないと、どんなことを話したか忘れてしまって、次回以降の1on1に活かすことができません。

メリット2.宿題事項の進捗確認ができる

前回の1on1で出た宿題事項の進捗確認に活用できます。

1on1では、課題を見つけるだけでなく、それに対してどういうネクストアクションを取るかを決めて動くことが重要です。

いつまでに・なにを・どうやるのかを記録しておけば、その進捗を漏れなく確認することができます。

メリット3.部下の成長記録として使える

1on1の記録を溜めていけば、それが部下の成長記録になります。

以前はどういうことを課題に感じていたのか、また何ができなくて悩んでいたのかを振り返ると、その課題が解決しているのであれば、それができるようになったということに気付くことができます。

自分自身の成長を自分で感じることはなかなか難しいことですが、過去の自分と見比べることで自覚することができます。

メリット4.異動時に引き継げる(プライベートな情報など運用には要注意)

上司や部下が異動の際に、異動先の上司や新任の上司に引き継ぐことで、その人の理解を進めることができます。

ただしプライベートな情報は共有するべきではないので、そもそも記録に残さないようにすると良いでしょう。

メリット5.人事、経営層に共有できる

人事や経営層に共有できることも大きなメリットです。

1on1の実施は上司と部下の間で行われますが、その内容を人事や経営層に共有することで、彼らからの支援が可能になります。

人事制度の見直しなど、組織的・全社的な動きが必要な課題を彼らが把握し、解決に動けることは会社にとって大きなプラスとなります。


フォーマットを活用した1on1の記録の残し方

ここからは、先ほどご紹介したフォーマットを題材に、1on1の記録の残し方を解説します。

そもそもですが、1on1は以下の流れで行います。

No.担当者やること
1上司・部下1on1の設定(スケジュール・場所)
2部下事前にトピックを送付
3上司トピックを事前確認
4上司・部下1on1を実施
5上司1on1の記録(ログ)を記入・送付
6部下記録を確認

参考:部下の会話を引き出す1on1ミーティングのやり方・進め方・質問例

この手順の「2.事前にトピックを送付」と「5.1on1の記録(ログ)を記入・送付」において、フォーマットに内容を記入して送付します。

フォーマットに沿って記入すれば良いので、内容が偏ることもなく、人によって1on1の内容にバラつきが生まれることも防げます。

また1on1の最中にとるメモは、フォーマット上ではなくメモ帳にいったん残すのでも問題ありません。

1on1の記録の残し先

1on1の記録を残す際には、メールやチャットで部下にログを送ったり、1on1ツールにログを入力していつでも閲覧可能な状態にする、といった方法があります。

メールやチャットで送る際は、上記のシートに入力するか、シートにある項目をメール・チャットに直接入力して送ります。
その際は、テンプレート化しておくと効率化できて良いでしょう。

1on1ツールを活用する場合、履歴の確認や人事・経営層への共有はもちろんのこと、スケジュール設定の自動化やツール上での多面フィードバックなどが可能になります。

たとえば、クラウド型1on1ツール「TeamUp」なら1on1のログをクラウド上に保存できます。アクセスできる人を指定できるので、情報共有が容易かつ安全です。

フォーマットもすでに用意されているため、担当者の負担を減らして記録のハードルも低くなります。


1on1の記録の活用事例

実際に、1on1の記録を残すことで効果が得られた事例をご紹介します。ぜひ自社で実施する際のご参考にして下さい。

経営者がスタッフの課題感を把握できるようになった事例

徳島県で携帯電話ショップを運営する「ジェイアイティ」社では、ツールを活用して記録を残すようになったことで、経営者がスタッフ一人一人のことを把握できるようになりました。

普段なかなか経営者とスタッフで直接コミュニケーションすることはないですが、1on1のログを確認することで、どういう課題を抱えているのかが分かるようになりました

またそのログに対してコメントをすることで、「こういう考え方もあるのではないか」と気づきを促すという活用もしています。

こうしたやり取りは、記録を残さなければ実現しなかった運用方法であるといえます。

戎谷:1on1ログをいつでも見られることがとても便利で助かっています。スタッフ一人一人が今どのような心理状況に置かれていて、どのようなことに課題感を持っているのかということは経営者としても気にかけておきたい部分でした。それをログとして確認できることで、私自身もスタッフのことがわかってきた……というとちょっと偉そうなんですが、非常に効果を感じますね。 将来的には、具体的な現場の成長課題を研修育成計画の参考にすることで、効果的な計画を作ることが可能になると期待しています。

引用:現場スタッフ一人一人が生き生きと働けるように。1on1ミーティングを通して、変化に強い店舗を育てる|TeamUp MAGAZINE

ログに対するレスポンスで効果を実感した事例

国内大手システムインテグレーターの「TIS」社では、それまでも記録自体は残していましたが、ツールの導入をきっかけに事前のフォーマットの記入もするようになりました。

その内容を見て上司も事前に準備して臨めるようになり、より有効的に1on1を活用できるようになりました。

また記録(ログ)を送った後にポジティブなレスポンスをもらえることで、1on1の効果を実感できるようになっています。

こうした取り組みにより、特に普段直接見えない社外常駐メンバーとのコミュニケーションが改善され、普段言えないようなことも言い合える関係を構築できています。

参考:複数拠点のメンバーとも本音で話し合えるチームを。働く場所を超えて信頼関係をつなぐ1on1ミーティング|TeamUp MAGAZINE


まとめ

1on1では、実施後に必ず記録を残す必要があります。

記録を残すメリットとして、以下の5つをご紹介しました。

  • 前回の内容が一目で思い出せる
  • 宿題事項の進捗確認ができる
  • 部下の成長記録として使える
  • 異動時に引き継げる
  • 人事、経営層に共有できる

当事者だけでなく、人事や経営層も確認できるようにすることで、1on1の効果を高めることができます。

本記事でご紹介したフォーマットを活用し、ぜひ記録を残すようにして下さい。

1on1を見える化し定着させるクラウド型1on1ツール
TeamUp」(PR)


TeamUp」は1on1実施のサポートや見える化を通じて定着を支援するクラウド型1on1ツールです。

社内の1on1を見える化し、社員一人ひとりの状態をタイムリーに認識することによって、人事、経営者、部門長も含め会社全体で社員をフォロー・育成できます。

導入することで以下のメリットが得られます。

  • 1on1の導入を考えているが、どのように着手していくか迷っている
  • 社内で1on1が定着しない
  • 実施する上司によって、1on1の質にバラツキがある
  • 非効率で負荷が大きい
  • 実施状況が把握できていない

1on1導入に悩んでいる方、導入したが上手く機能していない・わからないという方のために、初回研修やシステムサポートを通じて1on1の仕組みづくりを総合的に支援します。

以下のリンクからサービス資料を無料でダウンロードできるので、ぜひご覧ください。

1on1文化を定着させるクラウド型1on1ツール「TeamUp」

※本記事はチームアップ株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。