事前準備で成否が決まる!1on1ミーティングの事前準備の必須内容

eyecatch_220208_2

「1on1ミーティングって何か準備して臨んだ方が良いんだろうか?」

1on1を初めてされる上司(マネージャー)の方の多くが疑問に思うことです。

結論からいえば、事前準備なくして1on1ミーティングの成功はありません。事前準備をせずに臨めば、話すことがなくて会話に詰まってしまったり、いまいち効果を実感できないということになるでしょう。

本記事では、1on1ミーティングを失敗しないために上司(マネージャー)の方が事前に準備すべきことを解説します。

この記事を読んで実践していただければ、会話が次々に生まれ、1on1ミーティングの効果を実感していただけるようになるはずです。

【無料Ebook】きちんと定着 1on1導入ガイドブック (定着のためにおさえるポイント)

※本記事はチームアップ株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。


1on1ミーティングの事前準備1.1on1ミーティングの実施を打診する

まずは1on1ミーティングの実施を部下に打診しましょう。

部下からすると仕事で忙しく、これまでやってこなかったことなので何のためにやるのかが分からず、なかなか前向きに受け取ってくれません。

そのためきちんと実施の目的を共有した上で、丁寧に進める必要があります。

勝手にカレンダーに予定を追加して、1on1ミーティングをやるから参加して、と強制させるのはNGです。

1on1ミーティングを実施する目的を共有する

まずは1on1ミーティングを実施する目的を共有しましょう。

1on1ミーティングに対して最初から前向きな部下は少ないので、前向きに取り組んでもらえるようになぜ実施するかの目的を共有する必要があります。

一般的に1on1ミーティングで得られるメリットとしては以下が挙げられます。

  • コミュニケーションにより信頼関係を構築できる
  • 課題を早期に発見できる
  • 問題解決の支援ができる
  • 部下の学びを深められる
  • 部下のキャリアを支援できる

これらは上司視点でのメリットなので、部下の視点に立ったうえで、自分の言葉でなぜやるのかを語るようにしましょう。

たとえ人事が1on1ミーティングの導入を進めていて、その際に目的を共有してくれていたとしても、改めて自分の言葉で目的を共有することが大事です。

スケジュールを設定する

1on1のスケジュールは、上司の方から設定するようにしましょう

部下視点では、1on1はちょっとめんどくさいものであり、その分の時間を実務にあてたいと思っているので、基本的に1on1に対して後ろ向きな状態です。

そのため、部下にスケジュール設定をお願いすると、なかなか設定してくれなかったり、商談の合間に入れてきて慌ただしく実施することになったりします。

また勝手にスケジュール入れても良いのだろうか、嫌がられないだろうかと、上司に対して遠慮してしまうケースも多々あります。

そのため、必ず最初は上司がスケジュール設定をするようにしましょう。

またスケジュールを組む場合は、部下に打診をして合意を得る形で行うべきです。

1on1に少しでも前向きに取り組んでもらうには、自分の意思で参加しているという姿勢が求められます。

そのため上司は、部下を強制的に参加させるのではなく、参加を打診して合意を得るというプロセスを踏む必要があります。

一度実施したら、その後は定期開催にすればスケジュール設定の手間が省けますし、定期的に開催ができるのでおすすめです

開催場所を決める

続いて1on1ミーティングを開催する場所を決めましょう。

オフラインで行う場合は、必ず情報が漏れない個室で行うようにしましょう。個室でないと、部下は話したいことを話せなくなってしまいます。

また部屋の広さによっても場の雰囲気は変わるため、話す内容に応じて使い分けると良いでしょう。

例えば未来について話し合う場合は、明るくて広い部屋にする。逆にネガティブな悩みについて話し合う場合には、安心できる明るさで、狭めの部屋でじっくり向き合って話し合うのが良いでしょう。

1on1ミーティングの案内文のサンプル

ここまでの内容を踏まえて、実際に部下に送る案内文のサンプルをご紹介します。

〇〇さん

お疲れ様です。△△です。

〇月〇日の15時~15時30分@A会議室にて、1on1ミーティングを実施させていただきたいです。

目的としては、〇〇さんがより業務をしやすい環境を作っていくために、色々とお話していければと思っています。

たとえば以下のトピックをお話したいです。

  • 〇〇さん自身の健康面の状態やモチベーション
  • 業務上で困っていること、相談したいこと
  • チームのこと
  • 今後のキャリアのこと

今後の進め方も含めて、次回のミーティングでお話できればと思います。

どうぞよろしくお願いします。

△△

チャットでの連絡も多いと思いますので、文面はこの通りではなくて良いでしょう。

重要なのは、スケジュールを追加してとりあえず来させるのではなく、事前になぜ1on1をやるのかを説明して少しでも納得してもらうことです。

たとえ人事から社内説明がされていたとしても、それはあくまで人事の想いなので、上司の想いを伝える意味でも上記のような案内をしておいたほうが良いでしょう。


1on1ミーティングの事前準備2.前回の内容を振り返る

2回目以降の場合は、前回のミーティングの内容を事前に振り返っておくようにしましょう。

そのためには、ミーティング中か終了直後にメモを残しておく必要があります。

また記入フォーマットを用意して、そこに履歴を残していく方法もあります。この方法なら、リーダー間で共有することで全体のやり方を底上げすることができます。

例えば記入フォーマットの内容は以下が挙げられます。

  • 直近の体調
  • 取り組んだこと
  • その結果学んだこと
  • 困っていること
  • 今後のアクション
  • キャリアについて
  • その他自由記載

下記のような記入フォーマットを用意すると良いでしょう。
記入フォーマット


1on1ミーティングの事前準備3.アジェンダを用意する

続いてアジェンダの用意です。

これは必須ではないのですが、念のためにも用意しておくと良いでしょう。

といいますのも、1on1は部下のための時間であるというのが大前提としてあり、上司が用意したアジェンダに沿ってすべて話を進めたのでは、部下の本当に話したいことが話せなくなってしまいます。

そのため、話題がなくなったときのために備えておく、あるいはどうしても伝えておくべきことがあるときに忘れないように、念のために用意しておくべきと捉えておけば大丈夫です。

1on1ミーティングで話し合う内容は、主に以下の7つです。

  • プライベート
  • 健康状態
  • モチベーション
  • 業務の課題・相談事項
  • 目標設定・評価
  • キャリア・能力開発
  • 戦略・方針の共有

これらの内容について、話す必要のあるトピックがないか考えておきましょう。


1on1ミーティングの事前準備4.部下に準備してきてもらう内容を伝える

最後に、部下に準備してきてもらう内容を伝えましょう。

具体的には、前回の宿題の進捗状況を整理してきてもらうこと、今回話したい内容を考えてきてもらうことの2点になります。

前回の宿題の進捗状況

前回の1on1ミーティングで決まった宿題の進捗がどうなっているかをまとめておいてもらいましょう。

仮に何もアクションが取れていなかったとしても責めないようにしましょう。
その上で、なぜそうなったのか、今後どうしていくかを改めて一緒に考えていけば良いのです。

話したい内容

今回話したい内容を考えておいてもらいましょう。

特に、自身が抱えている悩みや困りごと、モヤモヤしていることが何かを考えてきてもらいましょう。

ただし1on1ミーティングでは「話すことがない」というのは非常によくある問題です。

上司の方からこんなことを聞きたいというのを、事前に伝えておくと部下は内容を考えやすいでしょう。

<質問例>

  • 最近困っていることはありますか?
  • 今後何か懸念することはありますか?
  • もっとこうしたらいいということはありますか?
  • チームの良いところ・悪いところ(課題)をどう捉えていますか?
  • チーム内に最近気になっている人はいますか?

参考:1on1で話すことがない状況に陥る理由と話すべきトークテーマ例


オンラインで実施する際の準備内容

テレワークの普及によりオンラインで1on1ミーティングを実施する機会も増えています。

オンラインで実施する際には、少しでもネガティブに感じさせてしまう要素がないように、以下の準備を忘れずにするようにしましょう。

環境の確認

まずは実施環境の確認をしましょう。

<確認内容>

  • 照明
  • 周辺の騒音
  • インターネット回線
  • マイク
  • イヤホン、スピーカー
  • カメラ
  • 使用ツールの準備と操作確認

<チェックリスト>

  • マイクの音質は問題ないか
  • マイクの音量は問題ないか
  • 周囲の音量は問題ないか
  • 照明が暗すぎていないか
  • 回線は問題ないか
  • カメラは問題なく映るか
  • 適した服装になっているか
  • 背景画像が適切か
  • Zoomなど使用ツールは使用可能な状態か

ルール

以下は、1on1ミーティングを実施する際に最低限守るべきルールです。

事前に目を通して、意識しながら進めるようにしましょう。

  • 遅刻しない(大原則)
  • 静かな環境で参加する
  • 1on1中はカメラをつける
  • 相手が話し終わってから話す
  • うなずきや相槌などで積極的に反応を示す
  • 1on1中に別の作業をしない

上司が1on1ミーティングに対して真摯に向き合っていると感じてもらえるように、阻害する要因がないようにしましょう。

たとえば遅刻して参加してくるのは絶対NGです。

自分から打診してきたのにやる気ないなと思われてしまいます。延びる可能性のある商談は直前に入れないなど、スケジュール設定から工夫するようにしましょう。

また1on1中に別の作業をするのもNGです。
オンラインでも目線や相づちといった非言語情報から、そうしたことは伝わってしまいます。

もしメモを取る場合は、事前にメモを取る旨を伝えておくようにしましょう。


まとめ

1on1ミーティングの成否は、事前の準備によって決まります。何も準備せず臨めば、何を話せば良いのか分からなくなり、効果を実感せぬままやめてしまうことになります。

上司の方は、以下の内容を準備してから臨むようにしましょう。

  1. 1on1ミーティングの実施を打診する
  2. 前回の内容を振り返る
  3. アジェンダを用意する
  4. 部下に準備してきてもらう内容を伝える

オンラインで実施する際には、「環境の確認」と「守るべきルールの確認」が必要になります。

事前に数分準備するだけで、せっかくの1on1の機会を無駄にすることがなくなるでしょう。

また本記事ではお伝えしていませんが、1on1ミーティングを成功させるためにはやり方をきちんと身につけておく必要があります。

たとえばアクティブリスニング(傾聴)というスキルが1on1ミーティングには欠かせませんが、こうしたスキルは直前にすぐに学べるものではありません。

期間を設けてスキルを習得する必要があり、直前ではなく長い期間を掛けての”準備”が求められます。
以下記事を参考に、1on1ミーティングのやり方をぜひ身につけてください。
参考:部下の会話を引き出す1on1ミーティングのやり方・進め方・質問例

1on1を見える化し定着させるクラウド型1on1ツール
TeamUp」(PR)


TeamUp」は1on1実施のサポートや見える化を通じて定着を支援するクラウド型1on1ツールです。

社内の1on1を見える化し、社員一人ひとりの状態をタイムリーに認識することによって、人事、経営者、部門長も含め会社全体で社員をフォロー・育成できます。

導入することで以下のメリットが得られます。

  • 1on1の導入を考えているが、どのように着手していくか迷っている
  • 社内で1on1が定着しない
  • 実施する上司によって、1on1の質にバラツキがある
  • 非効率で負荷が大きい
  • 実施状況が把握できていない

1on1導入に悩んでいる方、導入したが上手く機能していない・わからないという方のために、初回研修やシステムサポートを通じて1on1の仕組みづくりを総合的に支援します。

以下のリンクからサービス資料を無料でダウンロードできるので、ぜひご覧ください。

1on1文化を定着させるクラウド型1on1ツール「TeamUp」

※本記事はチームアップ株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。