【2021年版】文書管理システム徹底比較27選!業務効率化に繋がるツールの選び方

文書管理システムとは、文書や記録情報を電子化し、文書の保存、活用、廃棄などを一括して管理するシステムです。

テレワークの普及によって、オフィスに出社せずに文書を管理する必要がでてきました。

また、紙で文書を管理すると膨大なスペースを使うことになり、特定の文書を探したい時にも時間がかかります。それも電子化することで欲しい資料をすぐに探し出せるようになり、大幅に作業効率を高められるのが特徴です。

文書管理システムの導入を検討する場合、

・文書の保存や検索は簡単にできるか
・セキュリティ対策は大丈夫か
・外出先でも簡単に見られるよう、スマホ対応しているか

など、比較ポイントがいくつもあり、自社にあった文書管理システムサービスを探すのは大変です。

そこで本記事では、文書管理システムサービス27個の料金や特徴を、わかりやすく整理してまとめました。
その他おすすめの27個の文書管理システムサービスも、合わせて紹介しています。

この記事を読むことで、探す手間をかけずに、自社にぴったりの良質な文書管理システムサービスを効率的に比較することができます。

なお、本記事では各文書管理システムサービスの注目度を客観的に判断するために、「文書管理システム 比較」で検索し、検索上位20位までの紹介サイト7個を調査し、各サービスを登場回数順に並べました。ぜひ参考にしてください。


NotePM/株式会社プロジェクト・モード

  • 高機能エディタとテンプレート機能がある
  • フォルダ構造でファイルの中身を全文検索できる
  • 社外メンバーとも共有できる柔軟なアクセス制限がある
初期費用初期費用:0円
料金プラン■3ユーザー:1000円/月(税込)/5GB
■8ユーザー:3,600円/月(税込)/10GB
■15ユーザー:5,700円/月(税込)/15GB
■25ユーザー:9,500円/月(税込)/25GB
■50ユーザー:17,500円/月(税込)/50GB
■100ユーザー:30,000円/月(税込)/100GB~

※ストレージ容量追加オプション +10GB(1,500円 / 月)
※1,001人以上でのご利用をご希望の場合は お問い合わせください

導入企業株式会社チュートリアル、大東電業株式会社、株式会社クラベス、クラウドバンク株式会社、日本ハイドロシステム工業株式会社 など
こんな人におすすめ

ASTRUX SaaS/株式会社デジタルマトリックス

  • 月額課金制度で低リスクで運用開始できる
  • 経営資源をメインの業務に集中することができる
  • データセンターで文書管理を行っている
初期費用【必須】ASTRUX SaaS:50,000円(税別)
【必須】DigitalNetホスティングサービス:50,000円(税別)
【推奨】SSLサーバ証明書(オプション):34,800円(税別)
お客様の運用体系の設計・構築:別途お見積り
ASTRUX2.0 マニュアル手順書作成オプション:250,000円(税別)

詳細はHP参照

料金プラン<Webサービス>
■【必須】DigitalNet ASTRUX SaaS ホスティングサービス(ディスク容量50GB):25,000円/1ヶ月(税別)
<アプリケーション>
■【必須】ASTRUX2.0 基本ライセンス:42,500円/1ヶ月(税別)

その他各種連携オプションあり
詳細は要問合せ

導入企業要問合せ
こんな人におすすめ

Documal SaaS/富士通四国インフォテック

  • 文書のライフサイクルを自動化できる
  • 安全性・信頼性の高いデータセンターでデータを管理している
初期費用<パブリックSaaS>
■導入基本サービス 必須:300,000円
■運用支援サービス 任意:個別見積

詳細はHP参照

料金プラン<月額費用:パブリックSaaS>
■運用基本サービス 100アカウント:100,000円
■運用基本サービス 50アカウント: 60,000円
■運用基本サービス 10アカウント: 20,000円
※上記3つの内、いずれか1つ必須

詳細はHP参照

導入企業要問合せ
こんな人におすすめ

Fleekdrive/株式会社Fleekdrive

  • クラウドストレージに留まらず、単純作業を自動化できる
  • 写真や動画に特化した機能がある
  • リアルタイムな共同作業ができる
初期費用要問合せ
料金プラン■Team:月額500円 / 1ユーザ(10GB)
■Business:月額1,500円 / 1ユーザ(200GB)
■Enterprise:月額4,000円 / 1ユーザ(ストレージ無制限)
※全て税抜価格で表示

詳細はHP参照

導入企業薬日本堂株式会社、CKD株式会社、東邦ガステクノ株式会社、株式会社サダ・マーチャンダイジングリプリゼンタティブなど
こんな人におすすめ

楽々Document Plus/住友電工情報システム

  • ペーパーレス化、e文書法への対応などの業務への適用性がある
  • 全文検索とビューワなどの充実した機能がある
  • 任意の属性項目を検索条件に追加して検索できる
初期費用要問合せ
料金プラン要問合せ
導入企業岡本株式会社、株式会社エイチ・アイ・エス、シチズンファインデバイス株式会社など550社以上
こんな人におすすめァイルを登録・保管するだけでなく、作成日や契約先、製品型番など、お客様の業務に必要な属性情報を付与して管理できます。

ConTrack/株式会社ベリサーブ

  • プロジェクトの品質や生産性向上のための管理機能がある
  • 直感的で使いやすい操作画面である
  • 既存のファイルなどの成果物をそのまま活用できる
初期費用要問合せ
料金プラン要問合せ
導入企業要問合せ
こんな人におすすめ

REXファイルファインダー/寿製版印刷株式会社

  • 高速プレビューがある
  • セキュアな閲覧(原本にアクセスすることなく、全ページ閲覧)が可能である
  • 有効結果を上位にできる
初期費用要問合せ
料金プラン要問合せ
導入企業要問合せ
こんな人におすすめ

On Base/ハイランド

  • セキュアでプライベートに管理されている
  • モバイルコンテンツ管理ができる
  • スピーディなアプリケーション開発ができる
初期費用要問合せ
料金プラン要問合せ
導入企業要問合せ
こんな人におすすめ

セキュアSAMBA Pro/スターティアレイズ株式会社

  • 操作が簡単でとにかく使いやすい
  • 安心の徹底したサポート体制がある
  • 柔軟な料金プランがある
初期費用要問合せ
料金プラン■クラウド版
■オンプレミス版
料金については要問合せ
導入企業acer、CONCUR、Marubeni Power Systems、JFE など2,500社
こんな人におすすめ

Confluence/アトラシアン

  • ロードマップ、展開、検索バーなどの強力な動的機能がある
  • 各プロジェクトやチームが作業するための個別の独立した場所(スペース)を持つことができる
  • 組織のナレッジ – ベスト プラクティス、調査や洞察、顧客フィードバックなどを共有できる
初期費用要問合せ
料金プラン【月額】
■ユーザー数 1-10:無料
■ユーザー数 1-100:USD 5.00 /ユーザー
■ユーザー数 101-250:USD 4.00 /ユーザー
■ユーザー数 251 +:USD 3.00 /ユーザー
ユーザー数を増やすとボリュームディスカウントが提供されます。

詳細はHP参照

導入企業要問合せ
こんな人におすすめ

クラウドサインSCAN /弁護士ドットコム株式会社

  • 契約締結のスピード化ができる
  • 月間5件の契約までは無料である
初期費用要問合せ
料金プラン要問合せ
導入企業10万社以上
こんな人におすすめ

MyQuickクラウド/インフォコム株式会社

  • 完全ペーパレスな契約管理を実現できる
  • AzureADと連携して、ID/パスワード管理から解放することができる
  • 必要とされる場面で素早く探せる検索機能がある
初期費用300,000円/契約
料金プランユーザーID数:無制限、ディスク容量:30GB、IP設定数:10設定  40,000円/月

詳細はHP参照

導入企業要問合せ
こんな人におすすめ

その他おすすめの文書管理システム15選

EdiGate / POST
Contents EXpert/XML Assist
ActiveAssets-LINK DataClasys
booMo
Cincom ECM
EIMANAGER
GlobalDoc5
J-MOTTOグループウェア
NI Collabo 360
Office View
SmartDB
Working Folder
デジサインTab
Nsxpres
SVF Cloud


文書管理システムを選ぶ際の4つのポイント

ポイント1:自社に必要な機能はついているか?

文書管理システムの導入目的をよく考えたうえで、必要な機能を装備したシステムを選びましょう。多くの企業が必要とする機能には、文書管理・文書検索・バージョン管理・ワークフローなどがあげられます。それぞれの機能の特徴を紹介します。

文書検索

登録された電子文書を検索する機能です。文書の登録時にインデックスを作成すると、瞬時に検索結果を得られます。

検索機能には「完全一致検索」と「あいまい検索」を実行するキーワード検索機能や、最終更新日時や最終更新者などを細かく指定できるものなど、さまざまな種類があります。

バージョン管理

バージョン管理とは、電子文書の変更履歴を管理する機能です。最終更新のファイルにアクセスできる一方で、問題が発生した場合には履歴から過去のバージョンに文書を復元できます。

ワークフロー機能

ワークフロー機能とは、文書の確認・承認をシステム上でできる機能のこと。クラウド型システムの場合は、外出先でも文書を承認できるので業務の効率化を期待できます。

ポイント2:セキュリティはしっかりしているか?

文書管理システムを導入するにあたって、セキュリティ対策は重要です。電子化による文書管理には外部への流出だけではなく、内部の人間による不正アクセスも懸念されます。

しかし、役職ごとにアクセス権限を設定できる文書管理システムを選び、閲覧権限を設定することで回避できます。文書管理システムの導入を検討する際にはセキュリティ関連機能をよく理解し、信頼できるツールを選びましょう。

ポイント3:マルチデバイスに対応しているか?

外出先で情報入力や管理ができるように、スマートフォンやタブレットなどで閲覧・編集ができる文書管理システムかどうかを確認しておきましょう。UIの使いやすさも確認しておくことをおすすめします。

ポイント4: オンプレミス型か?クラウド型か?

文書管理システムは、オンプレミス型とクラウド型の2つに分けられます。自社に合った導入形態を選びましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型は自社のサーバー上で文書を管理する形態です。多額の初期費用がかかり、サーバー管理やメンテナンスなどが必要になる点がデメリットですが、自社サーバーであることからセキュリティ性能は信頼できます。

クラウド型

インターネット上のサーバーを共有利用する形態です。初期費用・メンテナンスなどは不要でランニングコストはリーズナブルですが、外部サーバーを利用しているので、どのようなセキュリティ対策が取られているか、しっかりと確認しましょう。


まとめ

本記事では、27種類の文書管理システムを紹介しました。

選ぶポイントは、機能・セキュリティ・マルチデバイス対応やオンプレミス型かクラウド型かどうかで選ぶと良いでしょう。

本記事の情報を参考に、自社にフィットする文書管理システムを見つけてください。

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