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  • 最終更新日:2023.4.10

【最新版】おすすめの文書管理システム12選を比較！選び方も紹介

ブランドチャンネル ビジネス系ITサービス紹介記事

文書管理システムとは、文書や記録情報を電子化し、文書の保存、活用、廃棄などを一括して管理するシステムです。

文書を電子化することで欲しい資料をすぐに探し出せるようになり、大幅に作業効率を高められるのが特徴です。

参考：事例に学ぶ、働き方改革を失敗しないための「ペーパーレス化」とは

しかし、文書管理システムといっても種類が数十種もあるため、何を選んでいいか迷われる方も多いかと思います。

料金プランだけではなく、使いやすさや搭載されている機能など、比較ポイントが多くあります。

そこで本記事では、文書管理システムサービス12個の料金や特徴を、わかりやすく整理してまとめました。

この記事を読むことで、探す手間をかけずに、自社にぴったりの良質な文書管理システムサービスを効率的に比較することができます。

なお、本記事では各文書管理システムサービスの注目度を客観的に判断するために、「文書管理システム　比較」で検索し、検索上位20位までの紹介サイト7個を調査し、各サービスを登場回数順に並べました。ぜひ参考にしてください。

紙もPDFも請求書をオンラインで一元管理し業務効率化するサービス


NotePM／株式会社プロジェクト・モード


  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • フォルダ階層とタグ機能で情報を整理しやすい
  • Web上で簡単に文書作成できて、変更履歴も自動的に記録
初期費用初期費用：0円
料金プラン■3ユーザー：1000円/月（税込）/5GB
■8ユーザー：3,600円/月（税込）/10GB
■15ユーザー：5,700円/月（税込）/15GB
■25ユーザー：9,500円/月（税込）/25GB
■50ユーザー：17,500円/月（税込）/50GB
■100ユーザー：30,000円/月（税込）/100GB～

※ストレージ容量追加オプション +10GB（1,500円 / 月）
※1,001人以上でのご利用をご希望の場合は お問い合わせください

導入企業株式会社チュートリアル、大東電業株式会社、株式会社クラベス、クラウドバンク株式会社、日本ハイドロシステム工業株式会社 など
こんな人におすすめ–

ASTRUX SaaS／株式会社デジタルマトリックス

  • 月額課金制度で低リスクで運用開始できる
  • 経営資源をメインの業務に集中することができる
  • データセンターで文書管理を行っている
初期費用【必須】ASTRUX SaaS：50,000円（税別）
【必須】DigitalNetホスティングサービス：50,000円（税別）
【推奨】SSLサーバ証明書（オプション）：34,800円（税別）
お客様の運用体系の設計・構築：別途お見積り
ASTRUX2.0 マニュアル手順書作成オプション：250,000円（税別）

詳細はHP参照

料金プラン＜Webサービス＞
■【必須】DigitalNet ASTRUX SaaS ホスティングサービス(ディスク容量50GB)：25,000円/1ヶ月（税別）
＜アプリケーション＞
■【必須】ASTRUX2.0 基本ライセンス：42,500円/1ヶ月（税別）

その他各種連携オプションあり
詳細は要問合せ

導入企業要問合せ
こんな人におすすめ–

Documal SaaS／富士通四国インフォテック

  • 文書のライフサイクルを自動化できる
  • 安全性・信頼性の高いデータセンターでデータを管理している
初期費用＜パブリックSaaS＞
■導入基本サービス　必須：300,000円
■運用支援サービス　任意：個別見積

詳細はHP参照

料金プラン＜月額費用：パブリックSaaS＞
■運用基本サービス 100アカウント：100,000円
■運用基本サービス 50アカウント： 60,000円
■運用基本サービス 10アカウント： 20,000円
※上記3つの内、いずれか１つ必須

詳細はHP参照

導入企業要問合せ
こんな人におすすめ–

Fleekdrive／株式会社Fleekdrive


  • あらゆるファイルを安全に共有できる
  • 金融機関にも認められた高セキュリティ
  • ユーザーの細かな権限設定と証跡管理が可能
初期費用要問合せ
料金プラン■Team：月額500円 / 1ユーザ（10GB）
■Business：月額1,500円 / 1ユーザ（200GB）
■Enterprise：月額4,000円 / 1ユーザ（ストレージ無制限）
※全て税抜価格で表示

詳細はHP参照

導入企業薬日本堂株式会社、CKD株式会社、東邦ガステクノ株式会社、株式会社サダ・マーチャンダイジングリプリゼンタティブなど
こんな人におすすめ–

楽々Document Plus／住友電工情報システム

  • ペーパーレス化、e文書法への対応などの業務への適用性がある
  • 全文検索とビューワなどの充実した機能がある
  • 任意の属性項目を検索条件に追加して検索できる
初期費用要問合せ
料金プラン要問合せ
導入企業岡本株式会社、株式会社エイチ・アイ・エス、シチズンファインデバイス株式会社など550社以上
こんな人におすすめァイルを登録・保管するだけでなく、作成日や契約先、製品型番など、お客様の業務に必要な属性情報を付与して管理できます。

ConTrack／株式会社ベリサーブ

  • プロジェクトの品質や生産性向上のための管理機能がある
  • 直感的で使いやすい操作画面である
  • 既存のファイルなどの成果物をそのまま活用できる
初期費用要問合せ
料金プラン要問合せ
導入企業要問合せ
こんな人におすすめ–

REX-File・Finder／寿精版印刷株式会社

  • 高速プレビューがある
  • セキュアな閲覧（原本にアクセスすることなく、全ページ閲覧）が可能である
  • 有効結果を上位にできる
初期費用要問合せ
料金プラン要問合せ
導入企業要問合せ
こんな人におすすめ–

On Base／ハイランド

  • セキュアでプライベートに管理されている
  • モバイルコンテンツ管理ができる
  • スピーディなアプリケーション開発ができる
初期費用要問合せ
料金プラン要問合せ
導入企業要問合せ
こんな人におすすめ–

セキュアSAMBA Pro／スターティアレイズ株式会社

  • 操作が簡単でとにかく使いやすい
  • 安心の徹底したサポート体制がある
  • 柔軟な料金プランがある
初期費用要問合せ
料金プラン■クラウド版
■オンプレミス版
料金については要問合せ
導入企業acer、CONCUR、Marubeni Power Systems、JFE など2,500社
こんな人におすすめ–

Confluence／アトラシアン

  • ロードマップ、展開、検索バーなどの強力な動的機能がある
  • 各プロジェクトやチームが作業するための個別の独立した場所（スペース）を持つことができる
  • 組織のナレッジ – ベスト プラクティス、調査や洞察、顧客フィードバックなどを共有できる
初期費用要問合せ
料金プラン【月額】
■ユーザー数 1-10：無料
■ユーザー数 1-100：USD 5.00 /ユーザー
■ユーザー数 101-250：USD 4.00 /ユーザー
■ユーザー数 251 +：USD 3.00 /ユーザー
ユーザー数を増やすとボリュームディスカウントが提供されます。

詳細はHP参照

導入企業要問合せ
こんな人におすすめ–

クラウドサインSCAN ／弁護士ドットコム株式会社

  • 契約締結のスピード化ができる
  • 月間5件の契約までは無料である
初期費用要問合せ
料金プラン要問合せ
導入企業10万社以上
こんな人におすすめ–

MyQuickクラウド／インフォコム株式会社

  • 完全ペーパレスな契約管理を実現できる
  • AzureADと連携して、ID／パスワード管理から解放することができる
  • 必要とされる場面で素早く探せる検索機能がある
初期費用300,000円/契約
料金プランユーザーID数：無制限、ディスク容量：30GB、IP設定数：10設定　 40,000円/月

詳細はHP参照

導入企業要問合せ
こんな人におすすめ–

その他おすすめの文書管理システム38選

EdiGate / POST
Contents EXpert/XML Assist
ActiveAssets-LINK DataClasys
booMo
Cincom ECM
EIMANAGER
GlobalDoc5
J-MOTTOグループウェア
NI Collabo 360
Office View
SmartDB
Working Folder
デジサインTab
NsxpresⅡ
SVF Cloud
B to Bプラットフォーム契約書
box
COCOMITE
Dropbox Business
EDI Express
eValue V
FileBlog
flouu
Garoon
Intra-mart
Knowledge
NINJA SIGN
PROCENTER/C Lite
QuickBinder
invoiceAgent
WAN-SIgn
X-point Cloud
スマート倉庫
デジ倉
旭倉庫
定額制WEB社内報
文書デザイナー


文書管理システムを選ぶ際の4つのポイント

自社に最適な文書管理システムを導入するためには、以下のポイントに着目して選定しましょう。

  • 自社に必要な機能はついているか？
  • 検索機能の精度が高いか
  • マルチデバイスに対応しているか？
  • オンプレミス型か？クラウド型か？

自社に必要な機能はついているか？

文書管理システムの導入目的をよく考えたうえで、必要な機能を装備したシステムを選びましょう。

どの文書管理システムにも「保管管理」や「検索機能」などの基本機能が使えますが、そのほかにも「アクセス権限機能」や「セキュリティ機能」などの便利な機能が搭載されているシステムもあります。

たとえば、以下のような機能がシステムに含まれている場合があります。

機能特徴
アクセス権限機能重要文書に特定の人しかアクセスできないように制限する
ワークフロー機能文書の確認・承認をシステム上でできる
外部システム連携機能会計システムや生産管理システムなど、ほかのシステムと連携できる
セキュリティ機能「誰が」「いつ」「どの文書に」「どのような操作をしたか」が記録できる
バージョン管理機能文書の編集によって関連する複数のファイルを保存できる

もし重要文書を取り扱っている場合は、セキュリティ対策が必要となりますので、アクセス権限機能やセキュリティ機能などが入っているシステムを選びましょう。

検索機能の精度が高いか

もし管理している文書の量が多い場合、すぐに必要な文書を見つけられる検索機能がついているかどうか確かめましょう。

どの契約書管理システムにも検索機能はついていますが、どのレベルまで条件を絞って検索できるかはシステムによって変わります。

たとえば、完全一致検索のみヒットするシステムもあれば、スペルミスや短縮表現などの「あいまい」検索でもヒットするシステムもあります。

また、見出しだけで検索するシステムや、契約書の内容まで含めて検索できる「全文検索」が付いているシステムもありますので、実際に導入した時に効率よく検索できるシステムを選びましょう。

参考：【2023年最新版】契約書管理システム15選を比較！選び方も紹介

マルチデバイスに対応しているか？

外出先で情報入力や管理ができるように、スマートフォンやタブレットなどで閲覧・編集ができる文書管理システムかどうかを確認しておきましょう。UIの使いやすさも確認しておくことをおすすめします。

オンプレミス型か？クラウド型か？

文書管理システムは、オンプレミス型とクラウド型の2つに分けられます。自社に合った導入形態を選びましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型は自社のサーバー上で文書を管理する形態です。多額の初期費用がかかり、サーバー管理やメンテナンスなどが必要になる点がデメリットですが、自社サーバーであることからセキュリティ性能は信頼できます。

クラウド型

インターネット上のサーバーを共有利用する形態です。初期費用・メンテナンスなどは不要でランニングコストはリーズナブルですが、外部サーバーを利用しているので、どのようなセキュリティ対策が取られているか、しっかりと確認しましょう。


まとめ

本記事では、おすすめの12種類の文書管理システムを紹介しました。

文書管理システムといってもいくつも種類があって選ぶのが大変ですが、以下のポイントを基準にすると選びやすくなるでしょう。

  • 自社に必要な機能はついているか？
  • 検索機能の精度が高いか
  • マルチデバイスに対応しているか？
  • オンプレミス型か？クラウド型か？

本記事の情報を参考に、自社にフィットする文書管理システムを見つけてください。

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