文書管理システムとは、文書や記録情報を電子化し、文書の保存、活用、廃棄などを一括して管理するシステムです。
文書を電子化することで欲しい資料をすぐに探し出せるようになり、大幅に作業効率を高められるのが特徴です。
本記事では、文書管理システムサービスおすすめ34選と選び方のポイントを紹介いたします。
特に注目度の高い15社については、表形式で料金や機能の違いが比較できる一覧表をご用意していますので、以下よりぜひダウンロードしてご活用ください。
この記事を読むことで、探す手間をかけずに、自社にぴったりの良質な文書管理システムサービスを効率的に比較することができます。
なお、本記事では各文書管理システムサービスの注目度を客観的に判断するために、「文書管理システム 比較」で検索し、検索上位20位までの紹介サイト7個を調査し、各サービスを登場回数順に並べました。ぜひ参考にしてください。
※スコアリングや掲載している企業情報などは2024年3月時点のものです。
目次
- ＜比較表＞文書管理システムおすすめ15社
- 1.NotePM／株式会社プロジェクト・モード
- 2.楽々Document Plus／住友電工情報システム株式会社
- 3.LegalForceキャビネ／株式会社LegalOn Technologies
- 4.Fleekdrive／株式会社Fleekdrive
- 5.MyQuick／インフォコム株式会社
- 6.invoiceAgent／ウィングアーク１ｓｔ株式会社
- 7.Documal SaaS／株式会社富士通四国インフォテック
- 8.DocuWorks 富士フイルムビジネスイノベーション株式会社
- 9.ASTRUX2.0／株式会社デジタルマトリックス
- 10.Confluence／Atlassian
- 11.box／株式会社box Japan
- 12.PATPOST／オリックス株式会社
- 13.CLOUD CABINET／寺田倉庫株式会社
- 14.FileBlog RA／CM／株式会社鉄飛テクノロジー
- 15.バクラク電子帳簿保存／株式会社LayerX
- その他おすすめの文書管理システム19選
- 文書管理システムを選ぶ際の4つのポイント
- 文書管理システム 比較に関するよくあるご質問
- まとめ
＜比較表＞文書管理システムおすすめ15社
本記事で紹介している15社の違いがひと目でわかる一覧表をご用意しました。短時間でサービスの比較をしていただけます。
1.NotePM／株式会社プロジェクト・モード
NotePM – 社内wikiでナレッジ共有・マニュアル作成
- Word・Excel・PowerPoint・PDFなど、多様なファイルの中身も全文検索できる
- 変更履歴を自動で記録できる
- NotePMに貼り付けることで、動画の共有ができる
| 初期費用 | 無料 |
|---|---|
| 料金プラン | 8人まで：4,800/月 15人まで：9,000/月 25人まで：15,000/月 50人まで：30,000/月 100人まで：60,000/月 200人まで：120,000/月 |
| 導入企業 | 京王電鉄株式会社、PayPay銀行株式会社、キーコーヒー株式会社、株式会社ラクス、株式会社明電舎、住信SBIネット銀行株式会社、国立大学法人東海国立大学機構名古屋大学など |
| 導入社数 | 7,000社 |
2.楽々Document Plus／住友電工情報システム株式会社
文書管理・情報共有システム 楽々Document Plus | 住友電工情報システム株式会社
- バックオフィス部門や営業部門など、幅広い管理業務・ドキュメントに対応
- AI技術が搭載された高速で高性能な検索機能で欲しい情報がすぐ手に入る
- クラウド版・オンプレミス版など、組織体制・規模に合わせて導入形態が選べる
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 導入企業 | 武ダホールディングス株式会社、パーソルホールディングス株式会社、株式会社イシダ、岡本株式会社、シチズンファインデバイス株式会社など |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
3.LegalForceキャビネ／株式会社LegalOn Technologies
【公式】LegalForceキャビネ（リーガルフォースキャビネ） ｜ 契約書管理ができるAI契約管理システム
- 契約情報をAIが⾃動で抽出し、管理台帳を作成する
- 柔軟な閲覧権限の管理により、全社運⽤も可能
- 複数の契約書を紐付けて管理可能なため、契約内容を把握しやすい
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 導入企業 | バリュエンスホールディングス株式会社、株式会社大創産業、株式会社クレディセゾン、医療法人社団鶴友会、Atlas Technologies株式会社など |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
4.Fleekdrive／株式会社Fleekdrive
- 日常の単純な業務にかかる時間を自動化機能で短縮できる
- AWSを基盤とした強固なセキュリティであるため、災害時など非常事態でも安心
- 職業別の問題にも対応している
| 初期費用 | 無料 |
|---|---|
| 料金プラン | Team：600円/月/ユーザー Business：1,800円/月/ユーザー |
| 導入企業 | 株式会社ジャックス、株式会社シモジマ、星光ビル管理株式会社、ニコニコのり株式会社、公益社団法人 地域医療振興協会、リンクアンドモチベーショングループ、株式会社OCSなど |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
5.MyQuick／インフォコム株式会社
- ユーザー数に制限なし
- 台帳項目を自由にカスタマイズできる
- 条件に一致した文書を自動的にメールで知らせてくれる
| 初期費用 | スタータープラン：無料 スタンダードプラン：300,000円 プレミアムプラン：要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | スタータープラン： 20,000円/月 スタンダードプラン：70,000円 プレミアムプラン：要問い合わせ |
| 導入企業 | パーソルワークスデザイン株式会社、篠崎運輸株式会社、常陽電機工業株式会社、大協精工株式会社、養命酒製造株式会社、株式会社セルート、アルテリア・ネットワークス株式会社、株式会社ACCESSなど |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
6.invoiceAgent／ウィングアーク１ｓｔ株式会社
電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent（インボイスエージェント）」｜ウイングアーク１ｓｔ
- 自社に合った帳票フォーマットはそのまま使用でき、多様な帳票を電子保管・管理できる
- 電子帳簿保存法とインボイス制度に対応している
- 様々な契約も電子化でき、ハンコナシで可能
| 初期費用 | 無料 |
|---|---|
| 料金プラン | 30,000円/月/10ユーザー |
| 導入企業 | ダイキン工業株式会社、株式会社テラスカイ、今井金商株式会社、千代田化工建設株式会社、豊田通商株式会社、株式会社将軍ジャパン、株式会社コアコンセプト・テクノロジーなど |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
7.Documal SaaS／株式会社富士通四国インフォテック
- 文書の作成や承認、廃棄までのライフサイクルを自動化、有効期限も設定可能
- 安全性・信頼性の高いデータセンターで安心管理
- 改版/閲覧/承認など、誰がいつ行ったのかすべての操作履歴が残る
| 初期費用 | 導入基本サービス：330,000円 運用支援サービス：要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | パブリック 運用基本サービス10アカウント：22,000円/月 運用基本サービス50アカウント：66,000円/月 運用基本サービス100アカウント：110,000円/月 プライベート 基盤サービス：264,000円～/月 基盤サービス：330,000円～/月 基盤サービス：要問い合わせ |
| 導入企業 | 東北電力株式会社など |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
8.DocuWorks 富士フイルムビジネスイノベーション株式会社
ソフトウェア / クラウドサービス : DocuWorks 9.1 : 商品情報 : 富士フイルムビジネスイノベーション
- 紙の文書と同じように簡単に編集できる
- 最先端技術を駆使し、高いレベルのコストパフォーマンスを実現
- 多彩なワークフローに対応しているため、融通が効く働き方ができる
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | ライセンス認証版 1ライセンス：17,800円 10ライセンス：150,000円 ボリュームライセンス版 100ライセンス：1,185,000円 1000ライセンス：8,690,000円 |
| 導入企業 | 株式会社メディセオ、株式会社カワニシ、シンヨー株式会社、ダイナパック株式会社、神戸市役所、株式会社タカギ、日野興業株式会社など |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
9.ASTRUX2.0／株式会社デジタルマトリックス
- 業務で発生する様々なワークフローに対し、適応性が高い
- 直感的に操作できるインターフェイスにより、便利で使いやすい
- いつ・誰が・何をしたのかが一目でわかるログ管理機能搭載
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | 1サーバーライセンス (初年度保守付)：622,500円 1サーバーライセンス (5年保守付)：1,120,500円 |
| 導入企業 | 株式会社ニデック、フジテック株式会社、ポーラ化成工業株式会社、ヤマハ鹿児島セミコンダクタ株式会社、株式会社山王、JST株式会社など |
| 導入社数 | 1,000 社以上 |
10.Confluence／Atlassian
Confluence | リモートに最適なチームのワークスペース | Atlassian
- コンテンツを最新の状態に保持し、整理された状態を維持
- 柔軟なワークスペースにより、テキスト・表・画像・タイムラインなどを含む計画を 1 か所で作成できる
- あらゆる用途に合わせたテンプレートあり
| 初期費用 | 無料 |
|---|---|
| 料金プラン | Free：無料 Standard：790円/月/ユーザー Premium：1,510円/月/ユーザー Enterprise：要問い合わせ |
| 導入企業 | イルミナ株式会社、リンクトイン・ジャパン株式会社、 |
| 導入社数 | 75,000社以上 |
11.box／株式会社box Japan
Box — セキュアなクラウドコンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーション
- ワークフローがシンプルなため、業務が迅速に効率良くできる
- 重要なコンテンツを一か所に集約し、誰もがアクセスできる状態に保持するため、途切れない連携が可能
- 統合可能なアプリが1,500以上と多彩
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | Business:2,084.5円 Business Plus：3,473.8円 Enterprise：4,864.2円 Enterprise Plus：要問い合わせ |
| 導入企業 | Walker & Dunlop、特定非営利活動法人オックスファム、メドエルジャパン株式会社、国際救済委員会(IRC)、 |
| 導入社数 | 100,000社以上 |
12.PATPOST／オリックス株式会社
PATPOST（パットポスト）｜ビジネス書類をパッと電子保管
- アップロードされた書類の全てをAI-OCRで読み取り、処理から仕分け、項目抽出を自動でできるため、入力の手間をなし
- 電子帳簿保存法が定める電子取引の保存要件を満たし、1ID980円/月(税抜)からと安価
- 登録後、すぐに直感的に利用可能
| 初期費用 | 無料 |
|---|---|
| 料金プラン | エコノミープラン：980円/月/ユーザー |
| 導入企業 | KVI税理士法人、株式会社さくら樹脂、株式会社京王ストア、株式会社トレジャーアイランド、株式会社ハートコンピューター、株式会社アポロウエーブなど |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
13.CLOUD CABINET／寺田倉庫株式会社
- 必要な書類をすぐに電子化可能
- 必要な分だけリモートスキャンできるため、電子化へのコストを大幅に削減
- 管理ルールの策定に営業担当のサポートを受けられ、リスクを最小化に抑えることができる
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 導入企業 | 株式会社アートアベニュー、スポーツクラブ NAS 株式会社、SMB建材株式会社など |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
14.FileBlog RA／CM／株式会社鉄飛テクノロジー
製品概要 | エンタープライズサーチ/文書管理 FileBlog | 鉄飛テクノロジー
- 文書に含まれる文字列データで全文を高速検索
- スムーズに電子保存へ移行できる
- 長期運用やデータをシステムから切り離し、データのみ長期保存可能
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | RAエディション ライセンス価格：62,000円/年/10ユーザー CAエディション ライセンス価格：271,000円/年/30ユーザー |
| 導入企業 | 株式会社吾妻製作所、株式会社LIXIL住宅研究所、国立研究開発法人科学技術振興機構、株式会社マーベラスなど |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
15.バクラク電子帳簿保存／株式会社LayerX
バクラク電子帳簿保存、保存書類の文書管理機能が大幅アップデート。法対応の安全性と文書管理の利便性を向上 – バクラク
- 入力漏れがないよう各書類種別ごとの必須項目の設定可能
- 登録された書類情報をロック機能にて利用制限をかけて編集不可に変更可能
- 同じ書類が存在していた場合に自動でアラートがお知らせしてくれる
| 初期費用 | 無料 |
|---|---|
| 料金プラン | 無料プラン：無料 有料プラン：9,800円/月 |
| 導入企業 | 坂善商事株式会社、ゴージュ会計事務所／ゴージュ株式会社、株式会社タイミー、横関油脂工業株式会社、社会医療法人 恵佑会など |
| 導入社数 | シリーズ累計10,000社 |
その他おすすめの文書管理システム19選
ASTRUX SaaS
ConTrack
TOKIUM電子帳簿保存
SPA
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eValue V
Confluence
PROCENTER SaaS
Documal SaaS
WorkingFolder
Fleekdrive
Knowledge
OPTiM Contract
Denho
Legaledge
ジンジャーサイン
クラウドサイン SCAN
booMo
REXファイルファインダー
文書管理システムを選ぶ際の4つのポイント
自社に最適な文書管理システムを導入するためには、以下のポイントに着目して選定しましょう。
- 自社に必要な機能はついているか？
- 検索機能の精度が高いか
- マルチデバイスに対応しているか？
- オンプレミス型か？クラウド型か？
自社に必要な機能はついているか？
文書管理システムの導入目的をよく考えたうえで、必要な機能を装備したシステムを選びましょう。
どの文書管理システムにも「保管管理」や「検索機能」などの基本機能が使えますが、そのほかにも「アクセス権限機能」や「セキュリティ機能」などの便利な機能が搭載されているシステムもあります。
たとえば、以下のような機能がシステムに含まれている場合があります。
| 機能 | 特徴 |
|---|---|
| アクセス権限機能 | 重要文書に特定の人しかアクセスできないように制限する |
| ワークフロー機能 | 文書の確認・承認をシステム上でできる |
| 外部システム連携機能 | 会計システムや生産管理システムなど、ほかのシステムと連携できる |
| セキュリティ機能 | 「誰が」「いつ」「どの文書に」「どのような操作をしたか」が記録できる |
| バージョン管理機能 | 文書の編集によって関連する複数のファイルを保存できる |
もし重要文書を取り扱っている場合は、セキュリティ対策が必要となりますので、アクセス権限機能やセキュリティ機能などが入っているシステムを選びましょう。
検索機能の精度が高いか
もし管理している文書の量が多い場合、すぐに必要な文書を見つけられる検索機能がついているかどうか確かめましょう。
どの契約書管理システムにも検索機能はついていますが、どのレベルまで条件を絞って検索できるかはシステムによって変わります。
たとえば、完全一致検索のみヒットするシステムもあれば、スペルミスや短縮表現などの「あいまい」検索でもヒットするシステムもあります。
また、見出しだけで検索するシステムや、契約書の内容まで含めて検索できる「全文検索」が付いているシステムもありますので、実際に導入した時に効率よく検索できるシステムを選びましょう。
参考：【2024年最新版】契約書管理システムおすすめ31選を比較！選び方も紹介
マルチデバイスに対応しているか？
外出先で情報入力や管理ができるように、スマートフォンやタブレットなどで閲覧・編集ができる文書管理システムかどうかを確認しておきましょう。UIの使いやすさも確認しておくことをおすすめします。
オンプレミス型か？クラウド型か？
文書管理システムは、オンプレミス型とクラウド型の2つに分けられます。自社に合った導入形態を選びましょう。
オンプレミス型
オンプレミス型は自社のサーバー上で文書を管理する形態です。多額の初期費用がかかり、サーバー管理やメンテナンスなどが必要になる点がデメリットですが、自社サーバーであることからセキュリティ性能は信頼できます。
クラウド型
インターネット上のサーバーを共有利用する形態です。初期費用・メンテナンスなどは不要でランニングコストはリーズナブルですが、外部サーバーを利用しているので、どのようなセキュリティ対策が取られているか、しっかりと確認しましょう。
文書管理システム 比較に関するよくあるご質問
文書管理システム 比較の導入を検討中の方に役立つQ＆Aをまとめています。
Q. 文書管理システムの主な機能は何ですか？
A. 文書の保存、検索、共有、アクセス制御、バージョン管理、セキュリティ管理などの機能が含まれることが多いです。詳細は提供元にお問い合わせください。
Q. 文書管理システムの料金相場はどれくらいですか？
A. 全体の相場は不明ですが、LISKULでリサーチしたサービスの中では、料金相場は月額1ユーザーあたり約500円から3,000円程度が一般的です。システムの規模や機能によって異なりますので、詳しくは提供元にお問い合わせください。
Q. クラウド型文書管理システムとオンプレミス型の違いは何ですか？
A. クラウド型はインターネットを通じてアクセス可能で初期費用が低いことが多く、オンプレミス型は自社サーバーで運用しカスタマイズ性が高い傾向にあります。詳細は提供元にお問い合わせください。
Q. 文書管理システムの導入に際して初期費用は必要ですか？
A. 初期費用が必要な場合もありますが、月額料金のみで利用できるものもあります。具体的な費用については提供元にお問い合わせください。
まとめ
本記事では、おすすめの文書管理システムを紹介しました。
文書管理システムといってもいくつも種類があって選ぶのが大変ですが、以下のポイントを基準にすると選びやすくなるでしょう。
- 自社に必要な機能はついているか？
- 検索機能の精度が高いか
- マルチデバイスに対応しているか？
- オンプレミス型か？クラウド型か？
本記事の情報を参考に、自社にフィットする文書管理システムを見つけてください。
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『Bill One』はSansan株式会社が提供する請求書をオンラインで受け取り、管理することができるようになるクラウド請求書受領サービスです。
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今回は『Bill One』のサービス概要資料を特別にご用意したので、ぜひダウンロードしてみてください。
参考にしたサイト
文書管理システムの比較13選。5タイプ・選び方を図解で紹介 | アスピック｜SaaS比較・活用サイト
【2024年版】文書管理システム比較20選！目的別おすすめタイプや選び方も紹介｜ITトレンド
【2024年】文書管理のおすすめ10製品（全44製品）を徹底比較！満足度や機能での絞り込みも
【2024年版】文書管理システムおすすめ10選を徹底比較（フリーあり） – NotePM
【2024年】文書管理システムおすすめ23選！選び方・メリットを徹底解説
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