【2024年最新版】文書管理システムおすすめ34選を比較！選び方も紹介

文書管理システムとは、文書や記録情報を電子化し、文書の保存、活用、廃棄などを一括して管理するシステムです。

文書を電子化することで欲しい資料をすぐに探し出せるようになり、大幅に作業効率を高められるのが特徴です。

参考：事例に学ぶ、働き方改革を失敗しないための「ペーパーレス化」とは

しかし、文書管理システムといっても種類が数十種もあるため、何を選んでいいか迷われる方も多いかと思います。

料金プランだけではなく、使いやすさや搭載されている機能など、比較ポイントが多くあります。

そこで本記事では、文書管理システムサービスおすすめ34選と選び方のポイントを紹介いたします。

特に注目度の高い15社については、表形式で料金や機能の違いが比較できる一覧表をご用意していますので、以下よりぜひダウンロードしてご活用ください。

文書管理システムおすすめ15社比較表

この記事を読むことで、探す手間をかけずに、自社にぴったりの良質な文書管理システムサービスを効率的に比較することができます。

なお、本記事では各文書管理システムサービスの注目度を客観的に判断するために、「文書管理システム　比較」で検索し、検索上位20位までの紹介サイト7個を調査し、各サービスを登場回数順に並べました。ぜひ参考にしてください。

紙もPDFも請求書をオンラインで一元管理し業務効率化するサービス

※スコアリングや掲載している企業情報などは2024年3月時点のものです。

＜比較表＞文書管理システムおすすめ15社
1.NotePM／株式会社プロジェクト・モード
2.楽々Document Plus／住友電工情報システム株式会社
3.LegalForceキャビネ／株式会社LegalOn Technologies
4.Fleekdrive／株式会社Fleekdrive
5.MyQuick／インフォコム株式会社
6.invoiceAgent／ウィングアーク１ｓｔ株式会社
7.Documal SaaS／株式会社富士通四国インフォテック
8.DocuWorks 富士フイルムビジネスイノベーション株式会社
9.ASTRUX2.0／株式会社デジタルマトリックス
10.Confluence／Atlassian
11.box／株式会社box Japan
12.PATPOST／オリックス株式会社
13.CLOUD CABINET／寺田倉庫株式会社
14.FileBlog RA／CM／株式会社鉄飛テクノロジー
15.バクラク電子帳簿保存／株式会社LayerX
その他おすすめの文書管理システム19選
文書管理システムを選ぶ際の4つのポイント
まとめ
- 紙もPDFも請求書をオンラインで一元管理！クラウド請求書受領サービス『Bill One』
- 参考にしたサイト

＜比較表＞文書管理システムおすすめ15社

本記事で紹介している15社の違いがひと目でわかる一覧表をご用意しました。短時間でサービスの比較をしていただけます。

1.NotePM／株式会社プロジェクト・モード

NotePM – 社内wikiでナレッジ共有・マニュアル作成

Word・Excel・PowerPoint・PDFなど、多様なファイルの中身も全文検索できる
変更履歴を自動で記録できる
NotePMに貼り付けることで、動画の共有ができる

初期費用	無料
料金プラン	8人まで：4,800/月 15人まで：9,000/月 25人まで：15,000/月 50人まで：30,000/月 100人まで：60,000/月 200人まで：120,000/月
導入企業	京王電鉄株式会社、PayPay銀行株式会社、キーコーヒー株式会社、株式会社ラクス、株式会社明電舎、住信SBIネット銀行株式会社、国立大学法人東海国立大学機構名古屋大学など
導入社数	7,000社

2.楽々Document Plus／住友電工情報システム株式会社

文書管理・情報共有システム楽々Document Plus | 住友電工情報システム株式会社

バックオフィス部門や営業部門など、幅広い管理業務・ドキュメントに対応
AI技術が搭載された高速で高性能な検索機能で欲しい情報がすぐ手に入る
クラウド版・オンプレミス版など、組織体制・規模に合わせて導入形態が選べる

初期費用	要問い合わせ
料金プラン	要問い合わせ
導入企業	武ダホールディングス株式会社、パーソルホールディングス株式会社、株式会社イシダ、岡本株式会社、シチズンファインデバイス株式会社など
導入社数	要問い合わせ

3.LegalForceキャビネ／株式会社LegalOn Technologies

【公式】LegalForceキャビネ（リーガルフォースキャビネ）｜契約書管理ができるAI契約管理システム

契約情報をAIが⾃動で抽出し、管理台帳を作成する
柔軟な閲覧権限の管理により、全社運⽤も可能
複数の契約書を紐付けて管理可能なため、契約内容を把握しやすい

初期費用	要問い合わせ
料金プラン	要問い合わせ
導入企業	バリュエンスホールディングス株式会社、株式会社大創産業、株式会社クレディセゾン、医療法人社団鶴友会、Atlas Technologies株式会社など
導入社数	要問い合わせ

4.Fleekdrive／株式会社Fleekdrive

企業向けオンラインストレージサービス Fleekdrive

日常の単純な業務にかかる時間を自動化機能で短縮できる
AWSを基盤とした強固なセキュリティであるため、災害時など非常事態でも安心
職業別の問題にも対応している

初期費用	無料
料金プラン	Team：600円/月/ユーザー Business：1,800円/月/ユーザー
導入企業	株式会社ジャックス、株式会社シモジマ、星光ビル管理株式会社、ニコニコのり株式会社、公益社団法人地域医療振興協会、リンクアンドモチベーショングループ、株式会社OCSなど
導入社数	要問い合わせ

5.MyQuick／インフォコム株式会社

文書管理システム・契約書管理システム｜MyQuick

ユーザー数に制限なし
台帳項目を自由にカスタマイズできる
条件に一致した文書を自動的にメールで知らせてくれる

初期費用	スタータープラン：無料スタンダードプラン：300,000円プレミアムプラン：要問い合わせ
料金プラン	スタータープラン： 20,000円/月スタンダードプラン：70,000円プレミアムプラン：要問い合わせ
導入企業	パーソルワークスデザイン株式会社、篠崎運輸株式会社、常陽電機工業株式会社、大協精工株式会社、養命酒製造株式会社、株式会社セルート、アルテリア・ネットワークス株式会社、株式会社ACCESSなど
導入社数	要問い合わせ

6.invoiceAgent／ウィングアーク１ｓｔ株式会社

電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent（インボイスエージェント）」｜ウイングアーク１ｓｔ

自社に合った帳票フォーマットはそのまま使用でき、多様な帳票を電子保管・管理できる
電子帳簿保存法とインボイス制度に対応している
様々な契約も電子化でき、ハンコナシで可能

初期費用	無料
料金プラン	30,000円/月/10ユーザー
導入企業	ダイキン工業株式会社、株式会社テラスカイ、今井金商株式会社、千代田化工建設株式会社、豊田通商株式会社、株式会社将軍ジャパン、株式会社コアコンセプト・テクノロジーなど
導入社数	要問い合わせ

7.Documal SaaS／株式会社富士通四国インフォテック

Documal SaaS／株式会社富士通四国インフォテック

文書の作成や承認、廃棄までのライフサイクルを自動化、有効期限も設定可能
安全性・信頼性の高いデータセンターで安心管理
改版/閲覧/承認など、誰がいつ行ったのかすべての操作履歴が残る

初期費用	導入基本サービス：330,000円運用支援サービス：要問い合わせ
料金プラン	パブリック運用基本サービス10アカウント：22,000円/月運用基本サービス50アカウント：66,000円/月運用基本サービス100アカウント：110,000円/月プライベート基盤サービス：264,000円～/月基盤サービス：330,000円～/月基盤サービス：要問い合わせ
導入企業	東北電力株式会社など
導入社数	要問い合わせ

8.DocuWorks 富士フイルムビジネスイノベーション株式会社

ソフトウェア / クラウドサービス : DocuWorks 9.1 : 商品情報 : 富士フイルムビジネスイノベーション

紙の文書と同じように簡単に編集できる
最先端技術を駆使し、高いレベルのコストパフォーマンスを実現
多彩なワークフローに対応しているため、融通が効く働き方ができる

初期費用	要問い合わせ
料金プラン	ライセンス認証版 1ライセンス：17,800円 10ライセンス：150,000円ボリュームライセンス版 100ライセンス：1,185,000円 1000ライセンス：8,690,000円
導入企業	株式会社メディセオ、株式会社カワニシ、シンヨー株式会社、ダイナパック株式会社、神戸市役所、株式会社タカギ、日野興業株式会社など
導入社数	要問い合わせ

9.ASTRUX2.0／株式会社デジタルマトリックス

文書管理システム ASTRUX2.0

業務で発生する様々なワークフローに対し、適応性が高い
直感的に操作できるインターフェイスにより、便利で使いやすい
いつ・誰が・何をしたのかが一目でわかるログ管理機能搭載

初期費用	要問い合わせ
料金プラン	1サーバーライセンス (初年度保守付)：622,500円 1サーバーライセンス (5年保守付)：1,120,500円
導入企業	株式会社ニデック、フジテック株式会社、ポーラ化成工業株式会社、ヤマハ鹿児島セミコンダクタ株式会社、株式会社山王、JST株式会社など
導入社数	1,000 社以上

10.Confluence／Atlassian

Confluence | リモートに最適なチームのワークスペース | Atlassian

コンテンツを最新の状態に保持し、整理された状態を維持
柔軟なワークスペースにより、テキスト・表・画像・タイムラインなどを含む計画を 1 か所で作成できる
あらゆる用途に合わせたテンプレートあり

初期費用	無料
料金プラン	Free：無料 Standard：790円/月/ユーザー Premium：1,510円/月/ユーザー Enterprise：要問い合わせ
導入企業	イルミナ株式会社、リンクトイン・ジャパン株式会社、
導入社数	75,000社以上

11.box／株式会社box Japan

Box — セキュアなクラウドコンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーション

ワークフローがシンプルなため、業務が迅速に効率良くできる
重要なコンテンツを一か所に集約し、誰もがアクセスできる状態に保持するため、途切れない連携が可能
統合可能なアプリが1,500以上と多彩

初期費用	要問い合わせ
料金プラン	Business:2,084.5円 Business Plus：3,473.8円 Enterprise：4,864.2円 Enterprise Plus：要問い合わせ
導入企業	Walker & Dunlop、特定非営利活動法人オックスファム、メドエルジャパン株式会社、国際救済委員会(IRC)、
導入社数	100,000社以上

12.PATPOST／オリックス株式会社

PATPOST（パットポスト）｜ビジネス書類をパッと電子保管

アップロードされた書類の全てをAI-OCRで読み取り、処理から仕分け、項目抽出を自動でできるため、入力の手間をなし
電子帳簿保存法が定める電子取引の保存要件を満たし、1ID980円/月(税抜)からと安価
登録後、すぐに直感的に利用可能

初期費用	無料
料金プラン	エコノミープラン：980円/月/ユーザー
導入企業	KVI税理士法人、株式会社さくら樹脂、株式会社京王ストア、株式会社トレジャーアイランド、株式会社ハートコンピューター、株式会社アポロウエーブなど
導入社数	要問い合わせ

13.CLOUD CABINET／寺田倉庫株式会社

トップページ – CLOUD CABINET

必要な書類をすぐに電子化可能
必要な分だけリモートスキャンできるため、電子化へのコストを大幅に削減
管理ルールの策定に営業担当のサポートを受けられ、リスクを最小化に抑えることができる

初期費用	要問い合わせ
料金プラン	要問い合わせ
導入企業	株式会社アートアベニュー、スポーツクラブ NAS 株式会社、SMB建材株式会社など
導入社数	要問い合わせ

14.FileBlog RA／CM／株式会社鉄飛テクノロジー

製品概要 | エンタープライズサーチ/文書管理 FileBlog | 鉄飛テクノロジー

文書に含まれる文字列データで全文を高速検索
スムーズに電子保存へ移行できる
長期運用やデータをシステムから切り離し、データのみ長期保存可能

初期費用	要問い合わせ
料金プラン	RAエディションライセンス価格：62,000円/年/10ユーザー CAエディションライセンス価格：271,000円/年/30ユーザー
導入企業	株式会社吾妻製作所、株式会社LIXIL住宅研究所、国立研究開発法人科学技術振興機構、株式会社マーベラスなど
導入社数	要問い合わせ

15.バクラク電子帳簿保存／株式会社LayerX

バクラク電子帳簿保存、保存書類の文書管理機能が大幅アップデート。法対応の安全性と文書管理の利便性を向上 – バクラク

入力漏れがないよう各書類種別ごとの必須項目の設定可能
登録された書類情報をロック機能にて利用制限をかけて編集不可に変更可能
同じ書類が存在していた場合に自動でアラートがお知らせしてくれる

初期費用	無料
料金プラン	無料プラン：無料有料プラン：9,800円/月
導入企業	坂善商事株式会社、ゴージュ会計事務所／ゴージュ株式会社、株式会社タイミー、横関油脂工業株式会社、社会医療法人恵佑会など
導入社数	シリーズ累計10,000社

その他おすすめの文書管理システム19選

ASTRUX SaaS
ConTrack
TOKIUM電子帳簿保存
 SPA
@knowledge
eValue V
Confluence
PROCENTER SaaS
Documal SaaS
WorkingFolder
Fleekdrive
Knowledge
OPTiM Contract
Denho
Legaledge
ジンジャーサイン
 クラウドサイン SCAN
booMo
REXファイルファインダー

文書管理システムを選ぶ際の4つのポイント

自社に最適な文書管理システムを導入するためには、以下のポイントに着目して選定しましょう。

自社に必要な機能はついているか？
検索機能の精度が高いか
マルチデバイスに対応しているか？
オンプレミス型か？クラウド型か？

自社に必要な機能はついているか？

文書管理システムの導入目的をよく考えたうえで、必要な機能を装備したシステムを選びましょう。

どの文書管理システムにも「保管管理」や「検索機能」などの基本機能が使えますが、そのほかにも「アクセス権限機能」や「セキュリティ機能」などの便利な機能が搭載されているシステムもあります。

たとえば、以下のような機能がシステムに含まれている場合があります。

機能	特徴
アクセス権限機能	重要文書に特定の人しかアクセスできないように制限する
ワークフロー機能	文書の確認・承認をシステム上でできる
外部システム連携機能	会計システムや生産管理システムなど、ほかのシステムと連携できる
セキュリティ機能	「誰が」「いつ」「どの文書に」「どのような操作をしたか」が記録できる
バージョン管理機能	文書の編集によって関連する複数のファイルを保存できる

もし重要文書を取り扱っている場合は、セキュリティ対策が必要となりますので、アクセス権限機能やセキュリティ機能などが入っているシステムを選びましょう。

検索機能の精度が高いか

もし管理している文書の量が多い場合、すぐに必要な文書を見つけられる検索機能がついているかどうか確かめましょう。

どの契約書管理システムにも検索機能はついていますが、どのレベルまで条件を絞って検索できるかはシステムによって変わります。

たとえば、完全一致検索のみヒットするシステムもあれば、スペルミスや短縮表現などの「あいまい」検索でもヒットするシステムもあります。

また、見出しだけで検索するシステムや、契約書の内容まで含めて検索できる「全文検索」が付いているシステムもありますので、実際に導入した時に効率よく検索できるシステムを選びましょう。

参考：【2024年最新版】契約書管理システムおすすめ31選を比較！選び方も紹介

マルチデバイスに対応しているか？

外出先で情報入力や管理ができるように、スマートフォンやタブレットなどで閲覧・編集ができる文書管理システムかどうかを確認しておきましょう。UIの使いやすさも確認しておくことをおすすめします。

オンプレミス型か？クラウド型か？

文書管理システムは、オンプレミス型とクラウド型の2つに分けられます。自社に合った導入形態を選びましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型は自社のサーバー上で文書を管理する形態です。多額の初期費用がかかり、サーバー管理やメンテナンスなどが必要になる点がデメリットですが、自社サーバーであることからセキュリティ性能は信頼できます。

クラウド型

インターネット上のサーバーを共有利用する形態です。初期費用・メンテナンスなどは不要でランニングコストはリーズナブルですが、外部サーバーを利用しているので、どのようなセキュリティ対策が取られているか、しっかりと確認しましょう。

まとめ

本記事では、おすすめの文書管理システムを紹介しました。

文書管理システムといってもいくつも種類があって選ぶのが大変ですが、以下のポイントを基準にすると選びやすくなるでしょう。

自社に必要な機能はついているか？
検索機能の精度が高いか
マルチデバイスに対応しているか？
オンプレミス型か？クラウド型か？

本記事の情報を参考に、自社にフィットする文書管理システムを見つけてください。

紙もPDFも請求書をオンラインで一元管理！クラウド請求書受領サービス『Bill One』

『Bill One』はSansan株式会社が提供する請求書をオンラインで受け取り、管理することができるようになるクラウド請求書受領サービスです。
紙の請求書は『Bill One』が代理で受け取り、スキャンしてデータ化。PDFの請求書はアップロードするだけでデータベースに登録されます。

『Bill One』を導入すれば請求書に関する事務作業を効率化し、組織全体の生産性を向上させることができます。

今回は『Bill One』のサービス概要資料を特別にご用意したので、ぜひダウンロードしてみてください。

参考にしたサイト