グループウェアは業務上必要な情報を共有するのに役立ちます。現在では数多くのグループウェアサービスがありますが、単に費用やシェアにとらわれずに、各サービスの特徴をとらえて、自社に合ったサービスを見つけ出すことができているでしょうか？
今回はおすすめのグループウェアサービスをご紹介します。グループウェアを選ぶ上でのポイントを解説し、サービスごとの機能やコストの比較をし、メリット・デメリットをご説明していきます。
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特に注目度の高い15社については、表形式で料金や機能の違いが比較できる一覧表をご用意していますので、以下よりぜひダウンロードしてご活用ください。
おすすめサービスのピックアップ方法としては、既存のまとめサイト9個分の情報から、紹介されているグループウェアをスコアリングしました。各サイトで紹介頻度の高いものを登場回数順にまとめなおしているので、この記事を読めば効率良くグループウェアの情報を入手できるはずです。ぜひ参考にしてください。
※スコアリングや掲載している企業情報などは2024年4月時点のものです。
目次
- グループウェアとは社内のタスクやスケジュール、情報共有に特化したソフトウェアのこと
- ＜比較表＞グループウェアおすすめ15社比較表
- 1.Google Workspace／グーグル合同会社
- 2.desknet’s NEO／株式会社ネオジャパン
- 3.サイボウズGaroon／サイボウズ株式会社
- 4.サイボウズOffice／サイボウズ株式会社
- 5.Microsoft 365／日本マイクロソフト株式会社
- 6.J-MOTTOグループウェア／リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
- 7.クロジカスケジュール管理／TOWN株式会社
- 8.HotBiz8／株式会社ASJ
- 9.WaWaOffice／株式会社アイアットOEC
- 10.NI Collabo 360／株式会社NIコンサルティング
- 11.Zoho Connect／ゾーホージャパン株式会社
- 12.ArielAirOne／株式会社ワークスアプリケーションズ
- 13.GRIDYグループウェア／ブルーテック株式会社
- 14.mitoco／株式会社テラスカイ
- 15.GroupSession／日本トータルシステム株式会社
- その他おすすめのグループウェア
- グループウェアを選ぶための4つの基準
- まとめ
グループウェアとは社内のタスクやスケジュール、情報共有に特化したソフトウェアのこと
グループウェアは、業務をおこなう上で必要なタスクやスケジュールなどの情報を社内で共有するのに役立つソフトウェアです。こちらを利用すると社内コミュニケーションの円滑化に役立ちます。
企業や団体において業務をおこなう上で、必要になってくる作業が情報共有です。たとえば、ミーティングを開こうと思うと、参加者のスケジュールを確認し、空いている会議室を押さえ、プロジェクター等必要な物品を貸出申請し、参加者に日程・場所・ミーティングの目的を伝える必要があります。このような細々とした、しかし業務に欠かせない作業を助けてくれるのがグループウェアです。
グループウェアを使用する2つのメリット
メリット1.コミュニケーションの活性化
グループウェアには複数のメンバーで使用できるチャット機能や、プロジェクトメンバーで意見交換ができる掲示板機能などのコミュニケーションツールが備わっています。これまで会議室に集まって口頭で話し合っていたやりとりも、グループウェア上でおこなえば、身構えることなく発言できたり、経験者の話をベースに建設的なやりとりをしたりすることができます。
やりとりは文字で残るので、議事録の作成も不要です。また、マルチデバイス対応のグループウェアの使用で社外での業務の多い社員とも時差なくやりとりできる点は大きなメリットでしょう。
メリット2.作業の効率化
グループウェアを使用することでスケジュール・備品・プロジェクトに関する情報共有やタスク管理といった作業がスムーズになります。報告書等の作成機能があるグループウェアもあるので、日々の業務を効率よくおこなうことができ、残業を減らすなど、これまで時間をかけたくてもかけられなかった作業に集中できるでしょう。
しかし、実際にグループウェアを選ぼうとすると、数多くのサービスがあり迷ってしまうケースも多々あります。ツールに盛り込まれている機能が多数あるので、業務上不満を感じている点は何かを明確にしておくのが大切です。また、今あるツールで引き続き使いたいものは何かを確認しておくと、ベストなツールを選ぶことができ、不要なコストをかけずに済みます。
＜比較表＞グループウェアおすすめ15社比較表
本記事で紹介している15社の違いがひと目でわかる一覧表をご用意しました。短時間でサービスの比較をしていただけます。
1.Google Workspace／グーグル合同会社
ビジネスアプリとコラボレーションツール | Google Workspace
- ビジネス用メールやカレンダー、ドライブ、スプレッドシートなど生産性向上のツールが揃う
- 暗号化や第三者機関の定期的な監査など万全のセキュリティ体制
- 全ての操作をWeb上で完結が可能
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | Starter：月額680円 Standard：月額1,360円 Plus：月額2,040円 Enterprise：要問い合わせ |
| 主な機能 | スケジュール管理 ビデオ会議 共同編集 プレゼンテーションツール フォーム作成など |
| 導入企業 | 株式会社スリーオーク アビリタスホスピタリティ株式会社 株式会社あきんどスシローなど |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
2.desknet’s NEO／株式会社ネオジャパン
【公式】desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）- 組織とともに進化をつづけるグループウェア
- スケジュール管理からノーコード開発までワンストップで対応が可能
- 紙やFAXを使用した予約管理をデジタル化し、スケジュール共有の効率化を実現
- 誰にでも分かりやすい画面と操作性
| 初期費用 | クラウド版：0円 パッケージ版：要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | クラウド版：月額400円 パッケージ版：500,000円 |
| 主な機能 | スケジュール管理 ファイル共有 ウェブメール ワークフロー プロジェクト進捗など |
| 導入企業 | 株式会社エフエム愛知 株式会社いちまる 株式会社鹿児島放送など |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
3.サイボウズGaroon／サイボウズ株式会社
サイボウズ Garoon（ガルーン）- 10名から数万名まで使えるグループウェア
- 10名から数万名まで規模を問わず現場にも管理職にも使えるツール
- ITが苦手な人でも分かりやすいUIでスムーズに運用開始が可能
- kintoneやMicrosoft365など今あるシステムを生かし外部ツールと連携が可能
| 初期費用 | クラウド版：0円 パッケージ版： |
|---|---|
| 料金プラン | ・クラウド版 〜300ユーザー：月額845円 〜1,000ユーザー：月額800円 ・パッケージ版 〜249ユーザー：1ユーザー11,000円 〜499ユーザー：1ユーザー10,000円 他Web参照 |
| 主な機能 | 予約管理 ファイル管理 ワークフロー 掲示板 メールなど |
| 導入企業 | ホーチキ株式会社 株式会社マルハン YKアクロス株式会社など |
| 導入社数 | 7,000社以上 |
4.サイボウズOffice／サイボウズ株式会社
サイボウズ Office | 中小企業の“チーム力”を強化するグループウェア
- 使い勝手を追求し日本のビジネスに必要な機能が揃うツール
- 様々なデバイスに対応ができ高いセキュリティ体制で簡単にアクセスが可能
- 導入前後の充実したサポート体制や豊富なセミナー・勉強会を開催し快適な利用方法など提供
| 初期費用 | 0円 |
|---|---|
| 料金プラン | スタンダードコース：月額500円 プレミアムコース：月額800円 (パッケージ版の販売終了) |
| 主な機能 | スケジュール管理 掲示板 ファイル共有 メッセージ ワークフローなど |
| 導入企業 | 株式会社進々堂 株式会社Fine T&H 株式会社福井など |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
5.Microsoft 365／日本マイクロソフト株式会社
Microsoft 365 – サブスクリプションで Office アプリを使用 | Microsoft 365
- 場所を問わず共同作業ができるソリューションを1つにまとめられるため、シンプルな運営が可能
- セキュリティ・プライバシーの保護が一元化されデータとデバイスを安全に守れる体制
- AI搭載かつ常に最適化されたアプリケーションの利用が可能
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | Basic：月額750円 Standard：月額1,560円 Premium：月額2,750円 Apps for business：月額1,030円 |
| 主な機能 | ファイル共有 ビデオ会議 チャット タスク管理 メモなど |
| 導入企業 | Dell Technologies Inc. L’Oréal S.A. 富士フイルムホールディングス株式会社など |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
6.J-MOTTOグループウェア／リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
- desknet’s NEOをベースとしたすぐに使える26種類のツールが揃う
- クリック操作の直感的に分かる画面でパソコンが苦手な方でも使いやすい
- 経験豊富な専門スタッフによる充実したサポート体制
| 初期費用 | 0円 |
|---|---|
| 料金プラン | スタンダードプラン：月額3,000円 ライトプラン：年額20,000円 (ライトプランは超過時のみ月額制) |
| 主な機能 | スケジュール ワークフロー ウェブメール プロジェクト管理 議事録など |
| 導入企業 | 株式会社ビーエス・ジェイ 株式会社ITC 株式会社カクヤスなど |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
7.クロジカスケジュール管理／TOWN株式会社
- 会議室の空き時間がひと目で分かり予定共有ができるスケジュール管理クラウド
- URLを送る・日程を選ぶだけの2ステップで簡単に社内外の日程調整ができる
- 成長に合わせ使いたい機能を追加できる柔軟性
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | フリー：月額0円 ベーシック：月額500円 プレミアム：月額800円 |
| 主な機能 | スケジュール管理 日程調整 チャット タイムカード ワークフローなど |
| 導入企業 | 株式会社藤城建設 株式会社タツミ 株式会社共同建築設計事務所など |
| 導入社数 | 1,800社以上 |
8.HotBiz8／株式会社ASJ
中小企業向けグループウェア「HotBiz8」は200名まで定額11,000円で導入可能！
- スマートフォンに登録ができ、プッシュ機能やバッジ表示などアプリのように利用が可能
- 専門知識が不要で直感的な操作で入力データの作成から管理、比較が可能
- チェックリストに定期スケジュールや評価の設定ができ、業務状況の可視化が可能
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | 月額11,000円 |
| 主な機能 | プッシュ通知 ワークフロー タイムカード メッセージ 共有メールなど |
| 導入企業 | 要問い合わせ |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
9.WaWaOffice／株式会社アイアットOEC
WaWaOffice｜業務改善に役立つ拡張性の高いグループウェア
- 企業内LANを活用したグループウェアを中心にワークフローやデータベースなど連携が可能
- 技術力の高さやセキュリティまで総合評価が高く信頼ができる体制
- シンプルな画面で誰にでも分かりやすい操作が可能
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | 基本料金：月額2,500円 グループウェア：月額400円 日報管理：月額2,000円 ワークフロー：月額400円 他Web参照 |
| 主な機能 | ファイル共有 ワークフロー 簡易データベース 営業日報管理 タイムカードなど |
| 導入企業 | みのる産業株式会社 株式会社マックスサポート グランドデュークス株式会社など |
| 導入社数 | 1,500社以上 |
10.NI Collabo 360／株式会社NIコンサルティング
多機能・低価格の経営改善型グループウェア「NI Collabo 360」
- どんな端末からでもアクセスができ経営や業務の可視化が可能
- 言語切り替えやタイムゾーンに対応ができグローバルに利用が可能
- 自由自在なポータルの作成ができ簡単に情報サイトの公開が可能
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | クラウド版：月額360円 パッケージ版：58,000円 |
| 主な機能 | ワークフロー スケジュール 回覧板 交通費精算 共有メールなど |
| 導入企業 | 要問い合わせ |
| 導入社数 | 9,500社以上 |
11.Zoho Connect／ゾーホージャパン株式会社
Zoho Connect | いつでも最新情報にアクセスできる社内SNS
- 作業場所に関係なく効率よく動画やリンクの共有ができ、視覚化が可能
- アンケートを実施し意見を収集、組織内の活力を評価し前向きなフィードバックループの作成が可能
- 組織イベントや保留中のタスク、重要なお知らせなどダッシュボードのカスタマイズが可能
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | スターター：月額40円 エンタープライズ：月額100円 アルティメット：月額300円 |
| 主な機能 | チャット フィールド 予約済み投稿 組織図 Web会議など |
| 導入企業 | 要問い合わせ |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
12.ArielAirOne／株式会社ワークスアプリケーションズ
- 情報共有に必要な機能が標準搭載され、企業やワークスタイルに合わせ柔軟な設定が可能
- 個人から組織単位で各種権限の細かな設定ができ情報漏洩の防止が可能
- 顧客管理やワークフローなどインターフェース構築の必要がなくマスタやIDなど1本化が可能
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 主な機能 | ファイル管理 掲示板社員通知 カレンダー施設予約 アドレス帳 フォーム設計など |
| 導入企業 | 株式会社熊谷組 ケイミュー株式会社 グンゼ株式会社など |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
13.GRIDYグループウェア／ブルーテック株式会社
- 企業間やグループ会社、協力会社まで社内外での情報共有を活性化しコミュニケーションの強化を実現
- 初期費・月額費用ともに無料で高品質なグループウェアの利用が可能
- データ通信暗号化など独自の技術を活用した強固なセキュリティ体制
| 初期費用 | 0円 |
|---|---|
| 料金プラン | 0円 |
| 主な機能 | スケジュール 設備予約 メール ファイル管理 ワークフローなど |
| 導入企業 | グローバルインデックス株式会社 ユニパス株式会社 株式会社サカエなど |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
14.mitoco／株式会社テラスカイ
mitoco | 1つのクラウドで仕事が進む誰でもかんたんグループウェア | 株式会社テラスカイ
- 紙やエクセルなどバラバラになった情報を1つのグループウェアにまとめることでスムーズな業務が可能
- 使いやすい設計を目指しているためパソコンがなくてもスマートフォンさえあれば簡単に使い始められる
- 金融業や保険業など大手の企業でも利用されていて世界最高水準のセキュリティレベルの運用体制
| 初期費用 | 0円 |
|---|---|
| 料金プラン | 月額800円〜 |
| 主な機能 | カレンダー ワークフロー 掲示板 文書管理 顧客管理など |
| 導入企業 | 株式会社イー・ロジット 東京海上日動火災保険株式会社 株式会社キトーなど |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
15.GroupSession／日本トータルシステム株式会社
- スケジュールや掲示板、在庫管理など日本企業の文化に合わせた細かい設定が可能
- 無料版・クラウド版・エンタープライズ版と規模や業態に合わせ3つのタイプから選べる柔軟性
- 利便性を高めるオプション製品やサービスが充実
| 初期費用 | 要問い合わせ |
|---|---|
| 料金プラン | 無料版：月額0円 クラウド版：月額300円 エンタープライズ版：月額853円 |
| 主な機能 | スケジュール ワークフロー ショートメール ファイル管理 在席管理など |
| 導入企業 | 株式会社アンビックス 株式会社C3アドバンステクノロジー 株式会社キナンなど |
| 導入社数 | 要問い合わせ |
その他おすすめのグループウェア
StarOffice
CooKai
Kintone
LINE WORKS
Lark
SharePoint
iQube
OfficeView
Notes/Domino
eValue V 2nd Edition
NotePM
Sales Cloud
グループウェアを選ぶための4つの基準
1.オンプレミス型か？クラウド型か？
グループウェアを選ぶ上でまず決めておきたいのが、オンプレミス型のサービスか、クラウド型のサービスかという点です。
社内のサーバーを利用するオンプレミス型
自社サーバーにソフトを置くタイプのサービスです。社内の設備を使用するので、情報漏洩のリスクが低く、金融系の企業や自治体に好まれます。
メリット
・情報漏洩のリスクが低い
・カスタマイズしやすいので既存のツールとリンクさせやすい
デメリット
・サーバーを購入する初期費用や、月々の維持費用がかかる
・導入時の設定にはシステムの知識が求められ、保守・管理のため、運用中も工数が必要なため人件費がかかる
・システムの構築に時間がかかる
サービス提供会社のサーバーを利用するクラウド型
インターネット上のサーバーを利用します。自社でサーバーを用意する必要がない分、コストを低く抑えることが可能です。
メリット
・登録完了後、すぐにサービスを利用可能
・メンテナンスやバージョンアップはサービス側がおこなうため利用者の負担が少なくて済む
・自社でサーバーを用意する必要がないのでコストがあまりかからない
デメリット
・セキュリティ対策は施されているものの情報漏洩のリスクが高い
・カスタマイズがしづらく、自由度が比較的低い
情報を置く場所、そしてシステム担当者の知識量やリソースに応じて2タイプから選んでみてください。
2.どのような機能を求めているか
グループウェアの機能は多岐に渡ります。スケジュールやファイルの共有といった一般的な機能から、タイムカード、グローバル対応といった独自の機能があることも。現在どのような場面で不便を感じており、どういった機能があれば解消できるだろうかと具体的にイメージして、必要な機能を洗い出してみてください。
3.使用する会社の規模はどれくらいか
少数での使用でしたらサービスを選びませんが、大規模企業で使用したいとなると、これまでの導入・運用実績が気になるものです。サービスを利用する人数が実際どれくらいになるのかという点を念頭に置いて選びましょう。
4.コストをどれくらいかけられるか
前述の通り、オンプレミス型/クラウド型では初期・運用コストに差が出ます。1ユーザーあたりで費用が決まっているサービスから、定額で利用するサービスもあるので、利用者数を当てはめて比較検討してみてください。
最近では無料で使用できる便利なサービスも多数出てきました。しかし、利用できる人数に制限があったり、機能が限定的な場合があるので、利用する前にしっかりと調べておきましょう。
まとめ
グループウェアの選び方のポイントから、各サービスの比較までご紹介してきましたがいかがでしたでしょうか？漠然と「グループウェアを導入してみたい。」と検討し始めると、数多くのサービスを前にただただ迷ってしまいますが、情報の置き場所、システム担当者の知識量・リソース、コスト、そしてどのような機能を求めるかという点を整理すると最適なサービスが見えてくると思います。
頻繁に使うことになるサービスなので、製品の比較検討をしたら、無料体験やデモンストレーションの動画等で使用感を確かめて、具体的にイメージしてみてくださいね。
タスクを管理して生産性を向上！チャットワークの基本ガイドと改善の5つのコツをご紹介
参考にしたサイト
グループウェアの比較13選。機能一覧・比較表付き｜無料も｜アスピック
【2024年】グループウェアのおすすめ10製品（全35製品）を徹底比較！満足度や機能での絞り込みも
グループウェア5選！Google Workspace との比較を詳しく紹介｜ヨシヅミ-吉積情報株式会社｜Google 認定プレミアパートナー
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