ルーティンワークとは定型業務のことを意味します。決まった手順で繰り返し行う作業です。定型業務なのでマニュアル化に適しており、業務の効率化を進めるために優先的に見直すべき業務といえます。
効率化の方法としてはアウトソーシングやBPO、AI、RPAなどが挙げられます。ルーティンワークの業務負担が軽減できると、より重要度の高い業務に時間がさけるようになり、生産性の向上につながるでしょう。
本記事ではルーティンワークの生産を高めるコツについて解説したうえで、社内のリソースでは対応が難しい場合に利用すべき外部サービスやツールをご紹介しています。
この記事を最後まで読めば、ルーティンワークを効率化する方法や生産性向上のコツが理解できます。
ルーティンワークがなかなか効率化できず頭を悩ませている担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
目次
※本記事はBPOテクノロジー株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。
ルーティンワークとは定型業務のこと
ルーティンワークとは日常的に、決まった手順で繰り返し行う定型業務を指します。日々全く同様の手順ではなくとも、日常的に行う通常業務を指してルーティンワークと呼ぶこともあります。
具体的には次のとおりです。
- 事務業務（経理、人事など
- ルートセールス（営業
- 工場のライン作業
- 配達員
- 清掃員
- 受付
- コールセンター
- ドライバー（バス、タクシーなど)
ルーティンワークの生産性を上げる7つのコツ
ルーティンワークの生産性を向上させるコツは次の7つです。
- 業務担当者の目線で取り組みやすいようにする
- 作業フローを整理する
- 業務の周知方法・運用方法まで決定する
- 職場の風通しを良くする
- 半年に一度は業務を見直す
- 担当者同士のノウハウを共有する
- 非定型業務のルーティン化を検討する
具体的な取り組み方についても解説します。それぞれについて、詳しくみていきましょう。
業務担当者の目線で取り組みやすいようにする
ルーティンワークの生産性を上げるには、業務担当者の目線で取り組みやすい仕組みを作りましょう。
業務変更の影響を最も強く受けるのは、実際に業務を行う現場の担当者です。
当事者にヒアリングを行い、意見を取り入れながら、担当者にとって取り組みやすいような仕組みを作ります。仕様変更により担当者に負荷がかかって生産性が落ちることのないように取り組まなければなりません。可能なかぎり現場の担当者に負荷がかからない形を取りましょう。
作業フローを整理する
生産性を上げるには、作業フローの整理が欠かせません。
不必要な作業が習慣化していることもあるため注意が必要です。現場の担当者は、習慣で行っているため、不必要であることに気が付きません。
そのために行いたいのが「作業フローの整理」です。担当者に現状の作業フローを全て洗い出してもらい、実はなくても構わない「不必要な作業」が含まれていないか、第三者の目で確認します。
不必要と思われる作業を省略する際は、実際に、一度「不必要な作業」を省いて業務を行い、不都合がないことを確認しなければなりません。
業務の周知方法・運用方法まで決定する
ルーティンワークの生産性を上げるには、業務の周知方法や運用方法まで決定しましょう。
業務フローや業務の手順を大きく修正する場合、そのフローや手順を早期に全メンバーに周知した上で、運用しなければなりません。
どのように全体に周知徹底していくのか、その方法について事前に検討しておきましょう。
例えば、次のような手法があげられます。
- 業務開始前にメンバー全員に対してレクチャーする時間を取る
- OJT形式で業務のインプットを行う
- 新たな業務に変更したのち、1週間ごとに現状確認の機会を設ける
業務や手順の修正に不都合はないか、きちんと担当者が実践できているか、定期的な確認や見直しが欠かせません。
職場の風通しを良くする
ルーティンワークの見直しを行う際は、職場の風通しを良くしておくことが大切です。
新たな業務を導入した際は、かえってミスが増えることもあるでしょう。それは、単に担当者が慣れていないだけなのか、修正そのものに不都合があるのかきちんと見分ける必要があります。
職場の風通しが悪いと、現場の担当者がミスを隠蔽してしまい、ルーティンワークの効率化が有効かどうか把握できなくなるため注意が必要です。
風通しの良い環境を作るためには、社内コミュニケーションを活発にするための社内イベントや制度を導入すると良いでしょう。また、コミュニケーションツールを導入するなどもおすすめです。
半年に一度は業務を見直す
ルーティンワークの生産性向上のために、半年に一度は業務を見直しましょう。
ルーティンワークは一度効率化できた段階で終了してはいけません。時期を決めて定期的に見直しを行い、常に最適な業務となるよう工夫が必要です。
長く同じルーティンを続けているうちに、担当者当人でも気が付かないような無駄なフローを入れてしまう場合があります。
このような事態を避けるために、定期的な業務の見直しが欠かせません。
担当者同士のノウハウを共有する
担当者同士のノウハウの共有を行いましょう。
複雑な業務をルーティン化している場合は、各人のノウハウが蓄積して手法がバラバラになることも少なくありません。個人個人が効率化を図るのは、悪いことではありません。しかし、担当者ごとに業務にバラつきが生まれ、業務が属人化してしまう可能性が生じるため注意が必要です。
加えて、ルーティン業務のみを続けていると、担当者は日々の業務を受動的にこなすだけで活発的なアイデアを発することが無くなる傾向にあります。
各担当者がバラバラに蓄積したノウハウを定期的に共有すると、より良い手法を見つけることができるでしょう。
非定型業務のルーティン化を検討する
生産性向上を図る時は、現在非定型業務だと考えられている仕事がルーティン化できないか検討してみましょう。
ルーティン化できないと考えている業務の中には、改めてフローを書き出してみると、実は最適な手順が決まっていることも少なくありません。
一度、全ての業務のフローを書き出し、全体を見直してみても良いでしょう。
例えば、コールセンター業務を見てみましょう。マニュアルに従って同一の業務を行っている企業もあるでしょう。一方で、全体の業務フローは固まっているにも関わらず、複数の電話担当者がそれぞれ自己流にカスタマイズした方法で顧客とのやりとりを行っているため、ルーティンワークだと気づかないケースも少なくありません。
その他の業務でも、業務フローは決まっているのに担当者により大幅にカスタマイズしているため、非定型業務だと捉えられがちな業務が見受けられます。
また、年末調整や決算、採用関係業務のように年に一度しか行わないため「非定型業務」と思われているが、実は毎年「定型業務」を行っている、ということも少なくありません。
一度全ての業務フローを洗い出し、ルーティン化を検討してみましょう。
ルーティンワークを効率化させる外部サービス・ツール
ルーティンワークの効率化の方法として、社内のリソースやノウハウのみでは対応が難しい場合、外部委託やツールの利用を検討してみてください。
効率化の方法として以下のようなサービスやツールが挙げられます。
| 特徴 | メリット | デメリット | |
|---|---|---|---|
| BPO | 業務プロセスを外部委託する | ・PC業務以外も請け負える ・これまでの業務プロセスの見直しや改善が見込める | 社内にノウハウが蓄積できない |
| アウトソーシング | 外部の人に委託する | PC業務以外も請け負える | 社内にノウハウが蓄積できない ・費用対効果が悪くなることがある |
| RPAツール | ロボットを用いて定型業務を自動化する | ・ヒューマンエラーが起こらない ・業務スピードが上がる | ・軌道に乗るまで時間がかかる ・業務内容の変更時に対応が必要 |
| AI | 自律的な判断が可能 | 幅広い業務に対応可能 | 導入や開発にお金がかかる |
BPOを活用する
ルーティンワークを効率化させたい場合、BPOの活用が有効 です。
BPOとは、業務プロセスの一部を専門業者にアウトソーシングすることを指します。
次に解説するアウトソーシングとは異なり、BPOは単に業務を外注するだけでなく、これまでの業務プロセスを見直すため、根本的な業務改善につながります。
参考：BPOとは？意味や活用できる業務、メリットなどをわかりやすく解説！│LISKUL
抜本的に業務プロセスを見直したい場合に適したサービスです。
加えて、BPOを利用すると、自社の人材や活動資金をコア業務に集中させることが可能になります。ルーティンワークの負担を削減し、自社のコア事業に集中すると、自社の独自性や優位性の強化につながる点がメリットといえるでしょう。
反面、社内にノウハウが蓄積できない、情報漏洩のリスクが伴うといったデメリットが挙げられます。
現在の業務プロセスを見直し、改善したい場合、BPOの活用を検討してみましょう。
アウトソーシングサービスを利用する
社内事情に精通していなくても作業ができる定型的なルーティンワークには、アウトソーシングサービスの利用を検討してみましょう。
自社の人間でなく、外部の人間に委託することで、社員の人数や社員教育を減らすことができるため、人件費や採用費の削減にもつながります。自社の社員をコア業務に集中させることが可能になる点もメリットです。
ただし、BPOのような「業務プロセスの改善」までは行いません。そのため、事前に業務マニュアルの作成しておくなどの手間が生じることもあります。どのサービス会社を選べばよいか、事前の検討が欠かせないといえるでしょう。
加えて、BPOと同様に社内にノウハウが蓄積できない、情報漏洩のリスクが生じるといったデメリットを伴います。
ルーティンワークの業務プロセスの改善は不要で、現状の業務をそのまま外部委託して社内のリソースを開けたいと考える企業におすすめのサービスです。
委託先の企業を探す時は、「標準化が得意」「柔軟な対応が強み」といった企業から選定すると良いでしょう。また、アウトソーシングサービスは簡単に契約を打ち切ることが可能です。アウトソーシングサービスを利用する際は、1か月程度を目安に自社に合っているかどうかを判断し、あっていない場合は早々に見切りをつけて乗り換えることも検討しましょう。
RPAツールを導入する
PCを利用したルーティンワークを効率化したい場合、RPAツールの導入を検討しましょう。
RPA（Robotic Process Automation）ツールとは、PCによるデスクワーク業務を自動化できる技術を指します。
RPAツールを導入すると、作業時間の短縮化や人的ミスの削減につながります。
ただし、ロボットの作成などの時間を要するため本格的に運用できるようになるまで時間がかかります。また、業務内容が変更になった場合、ロボットの修正などが必要です。
RPAツールは、事務作業など単純作業を効率化したい場合に適しています。
参考：【2022年版】RPAツール比較17選！プロ直伝の失敗しない選び方も紹介│LISKUL
AIを活用する
ルーティンワークの効率化には、AIの活用が有効です。
AIは多くのデータを投入することで、自律的な判断が可能になる技術です。RPAに組みこまれている場合も少なくありません。
AIには、一部の領域に特化して作業する「特化型AI」と、さまざまな領域に幅広く対応する「汎用型AI」の2つがあります。自社の業務内容に適したものを採用しましょう。
なお、導入や開発に設備投資や人件費など、多額の費用が必要になる点はデメリットです。また、人工知能と聞くと漠然と不安に感じる人も少なくありません。
政府は、透明性や適正利用の基準を設け、「安心・安全で信頼性のあるAIの社会実装」に向けて取り組んでいます。不安がある場合は、信頼できる企業を利用してAIの導入を検討してみましょう。
参考：AI導入で期待できることとは？業務拡大や改善に効果的なAIの導入方法│LISKUL
AIネットワーク社会推進会議 報告書2021
まとめ
ルーティンワークとは、決まった手順で繰り返し行う定型業務を指します。
効率化を求める場合、BPO・アウトソーシング・RPAツール・AIなどを利用すると良いでしょう。それぞれにメリット・デメリットがあります。
業務プロセスの改善を求める場合は、BPOの利用を検討しましょう。単に業務の外務委託を求める場合は、アウトソーシングが適しています。ただし、どちらも外部委託するため、社内にノウハウが蓄積できない、情報漏洩のリスクが生じると言ったデメリットが生じます。
社内で問題を解決したい場合はRPAツールやAIの導入を検討してみましょう。
ただし、RPAツールは、主にPCに伴う業務しか対応できません。また、AIを導入する場合は、導入や開発費、設備投資などに多くの費用がかかります。
ルーティンワークの生産性向上には、作業フローの書き出しが欠かせません。現場担当者の意見を聞きながら、最適な方法を模索してみましょう。なお、ルーティンワークは一度改善したら終わりではなく、定期的な見直しが必要です。
自社に適したサービスやツールを導入し、ルーティンワークの効率化や生産性向上を検討してみましょう。
※本記事はBPOテクノロジー株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。
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