「テレワークが増えてきたが適切な残業管理できているか自信がない」
「テレワーク下の残業が増えないように抑制したい」
このような課題を解決するには、テレワーク下において発生しやすい残業のポイントをおさえて対処する必要があります。
残業管理の原則を知った上で就業規則の見直しをしたり、そもそも長時間労働が発生しない環境を作ることで上記のような課題を解決できるでしょう。
本記事ではテレワークの残業管理で重要なポイントや方法、そして注意点を解説します。
読み終えた後は管理方法が分かるだけでなく、残業そのものを抑制するためのコツまで分かります。
目次
テレワーク下で残業管理する方法
まずテレワーク下で残業管理する方法を解説します。
- 勤怠管理システムを活用して長時間労働を自動で察知する
- みなし労働制や裁量労働制など、テレワーク下に適した就業規則に見直す
参考：勤怠管理とは？システム比較・有料、無料別での実践方法まで解説！｜LISKUL
勤怠管理システムを活用して長時間労働を自動で察知する
勤怠管理システムを使うことで、テレワーク下の従業員の勤務状況を正確に把握することが可能です。
出社してタイムカードを打刻することが不可能なテレワークにおいて、もっとも効率的で漏れなく管理することができます。
勤怠管理システムの中には、長時間労働をしているとアラームでお知らせをしてくれる機能も備えているので従業員の働いている状況を把握することが可能です。
始業や終業時刻をオンライン上で打刻し、システム上で一元管理ができるため労働時間や勤務の実績管理、休暇・病欠などの勤怠管理まで全て可能です。
例えば、1000名以上の従業員がいるIT企業でも、給与計算システムと連携させ申請・承認の手間を少なくし効率化も実現しています。
残業管理も含めた勤怠管理全般を効率化できるでしょう。
参考：在宅勤務・テレワーク導入のために企業がするべき準備とは | 給与計算ソフト マネーフォワード クラウド
勤怠管理の必要性とは？勤怠管理の仕組みや種類を徹底解説
テレワークにおける勤怠管理システムの選び方とメリットを徹底解説！ – 起業ログ
みなし労働制や裁量労働制など、テレワーク下に適した就業規則に見直す
就業規則を見直し、業務形態に合わせた残業管理を行うことも重要です。
通常の労働時間に基づいてテレワークを行う場合、正確な労働時間の管理が必要です。
しかし、業種や役割によっては労働時間の算出が困難な状況があります。
例えば、アプリエンジニアのような専門職の場合、急なメンテナンスの対応が入ってきたり、就業時間に関係なく対応が求められます。
このような場合は、一定の条件を満たしていれば「事業場外みなし労働時間制」や「専門業務型裁量労働制」といった就業規則を適用させることが可能です。
就業規則を見直すことで、自社の業務体系に合った残業管理をすることができるでしょう。
参考：テレワークにおける 適切な労務管理のためのガイドライン ｜ 厚生労働省
みなし残業は労働基準法違反か？法的根拠と注意点を解説
テレワーク下における「隠れ残業」を防ぐためのポイント
テレワークの残業管理において注意しなくてはならないのが、申告されない「隠れ残業」です。
隠れ残業を見て見ぬふりをしたままでは、残業代未払いで法律違反になる可能性もあります。
また、業務量の振り分けが特定の人材に偏っていたり、そもそも人材が足りていないなど、労働環境の課題が見つけられないため適切な業務改善もできません。
とくに時間管理がしづらいテレワークでは「隠れ残業」が発生しやすい状況にあります。
テレワーク下で残業管理をするためには、以下に解説する「隠れ残業」を防ぐ3つのポイントを必ず押さえておいてください。
参考：事業者が知っておきたい働き方改革関連法の8つのポイントをわかりやすく解説｜LISKUL
正確な労働時間の把握、客観的な記録
正確な労働時間を把握するため、始業・就業時間と業務時間中の中抜け時間を客観的な記録として残すようにしましょう。
自己申告制にすると、実働時間と乖離している場合があるため隠れ残業をさせてしまう可能性があります。
そのため、労働時間を可視化し客観的な記録として残すことが望ましいです。
具体的な方法は以下の通りです。
- メールやチャットによる報告
- 電話による報告
- 勤怠管理ツールによる報告
メールや電話による確認は、どの企業もすぐにできる方法ですが、社員数が多いと毎日確認するのは管理者やマネージャーの大きな負担になります。
そういった場合は、自動で集計してくれる勤怠管理ツールを活用する方が良いでしょう。
参考：在宅勤務等テレワーク導入にあたっての実務上の注意点とは？ | 給与計算ソフト マネーフォワード クラウド
終業後の作業報告の義務づけ
作業内容とかかった時間を報告してもらうことで、自社の課題を明確にすることができます。
テレワーク下の残業管理において、「どの作業にどのくらい時間がかかったのか」を把握することも大事なポイントです。
始業・就業の管理だけでは、どういった業務が残業を発生させているか把握することができず、根本的な問題を解消することができません。
業務単位で課題が把握できれば、「その人自身の問題なのか」「業務量の問題なのか」適切に対処することが可能です。
オンラインによる進捗確認会議の開催
社内で進捗確認ができる場を設け、時間管理の意識を高めることも効果的です。
また、一同に集まって報告し合うことで、「自分の作業スピードは適切か」、「特定の人の業務量が多すぎないか」といったことをお互いが把握できます。
隠れ残業は「できると思って引き受けたができそうにない。だが今さら助けを求められない」という考え方から生まれる可能性もあります。
しかし、メンバー同士で互いの業務量や進捗を確認する場があれば、適切な振り分けができるので隠れ残業を防ぐことができるでしょう。
例えば、朝礼・オンラインランチ会・夕礼など、どのメンバーも参加しやすいスケジュールで行うと参加率も高まり、継続的に実行できます。
また、参加メンバーが増えてきた場合は部署別、プロジェクト別など適切な人数で行えるように分けることも重要です。
参考：【2021年最新版】人気のWeb会議システム43選を厳選比較！選び方のポイントも伝授｜LISKUL
テレワーク下の長時間残業を抑える3つの方法
隠れ残業に限らず、そもそもテレワーク下で長時間労働をさせないことが重要です。
テレワーク下による長時間労働を防ぐための方法を3つご紹介します。
ポイントは「一定の制限を設ける」ことや、「事前に申告する習慣をつける」ことです。
システムのアクセス制限
システムにアクセスする時間を制限することで、深夜や休日に業務ができないようにしてしまう方法です。
終業時間になると、社内のパソコンを強制的にオフにする残業抑制対策のオンライン版というイメージです。
時間的な規制がかかることで、勤務時間内の集中を促しダラダラと過ごす時間を無くさせる効果が期待できます。
ただし、どうしても作業が時間内に終わらない場合も考えられるため、一定の猶予を設けるなど業務内容に適した工夫や配慮が必要です。
参考：強制シャットダウンシステムは効果あり？ メリットや選定ポイント、定着のコツ（4/4 ページ）｜キーマンズネット
メール送付や電話の抑制
社員同士の業務連絡を行う時間を抑制することで、休日出勤や残業をさせないようにする方法です。
緊急時以外、休日や深夜のやり取りをしないというルールを作ることで、社内全体の労働時間を制限します。
狙う効果はシステムのアクセス制限と同じです。時間的な制限を設けることで、勤務時間内にダラダラと仕事をする時間を作らないようにします。
残業する場合の事前許可制
残業を事前申告制にすることで、不要な残業を未然に防ぐことができます。
残業をする理由や作業内容、終了予定時間を確認し、特に急ぎではないと判断できる場合は残業を中止させられるからです。
こういった制度を周知徹底することで、承認を受けない時間外労働の抑制ができます。
テレワークの残業管理で注意すべきポイント
残業管理で特に注意すべきポイントは2つです。
テレワークでも残業代は発生する
隠れ残業の際にも記載した通り、テレワークでも残業代は発生します。
通常勤務の場合と同様、労働基準法が適用されるため、時間外労働をおこなった従業員に対し残業代を支払わなければなりません。
ただし残業代が発生するのは、以下の2つの条件を満たしている従業員のみです。
- 被雇用者である
- 就業規則に在宅勤務に関する定めが規定されており、これを遵守している
業務委託の副業ワーカーや個人事業主は含まれません。
従業員が自社の就業規則に準じて働いている場合、残業代が発生します。
もし就業規則に「許可制による残業」が導入されている場合、従業員は許可を得なければ残業と認められません。
残業における規則は、しっかりと従業員に説明してください。
勤怠の改ざんがあった際は懲戒処分になるケースがある
勤怠の不正や改ざんは法律を犯す行為であり、従業員は懲戒処分に処される場合があります。
万が一社員の勤怠で不正や改ざんがあった場合は、口頭で注意する戒告から、最悪は懲戒解雇に至ります。
口頭での注意や始末書を書かせても繰り返すようであれば、労務と相談し対応を決めましょう。
その際気をつけなければならないのは、就業規則に「どのような場合にどのような種類の懲戒を行うのか」を明記し、そのことを従業員にも周知しておくことです。
重い処分になればなるほど、会社側の懲戒権濫用に当たらないよう慎重に対応しなければなりません。
とはいえもっとも大事なのは、不正や改ざんができない仕組みを作ることです。
そのため、勤怠管理ツールなどのデジタルツールも活用しながら正確な記録を残す環境を整えてください。
参考：勤怠付け忘れ、ICカードの押し忘れを無くしたい…労務担当者がすべきこと | 給与計算ソフト マネーフォワード クラウド
【弁護士監修】懲戒処分とは？種類と基準―どんなときに、どんな処分をすればいいのか― | d’s JOURNAL（dsj）- 採用で組織をデザインする
まとめ
テレワーク下で残業管理するためには、勤怠管理システムの導入や既存の就業規則の見直しから始めましょう。
そしてテレワークで起こりやすい「隠れ残業」を発生させないためにも、長時間労働をする必要が無い環境作りに努めてください。
テレワーク下の残業管理は、自己申告制に頼らずツールを活用した仕組みや規則の改定など、組織的な対応で抑制するのが効果的です。
必要以上の残業代の支払いや、従業員の不正が起こらないためにもテレワーク下における残業管理の方法を正しく理解し実行していきましょう。