「業務効率化に取り組みたいからとにかくアイデアを集めている」「早く業務効率化に取り組んで、現場を改善したい」そんな方に向けて業務効率化のアイデアを整理し、即実践できるようにまとめました。本記事のポイントは、3つあります。
- 「業務効率化」のアイデアを分類分け
- 優先順位の高いものから順に紹介
- 業務効率化を成功させるコツや注意点も網羅
この記事を読み進めることで、自社の課題に合わせた業務効率プランを構築していけるでしょう。
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※本記事は弁護士ドットコム株式会社提供によるスポンサード・コンテンツです。
業務効率化の重要なポイントは方法選びにある
企業ごと業務の効率を下げている課題が異なるため、当てはまる解決方法は企業によってバラバラです。したがって課題を正確に把握し、方法選びの基準を明確にすることが、もっとも重要な業務効率化のポイントといえます。
方法選びについては、コストを優先するのか、効果を優先するのかによって、選ぶ軸が異なります。
効果を優先するならツールの導入や外部リソースの利用を検討
「コストよりも効果と成果の速さが優先」であれば、ツールやシステムの導入や外部への業務委託に関するアイデアが向いています。どちらも業務にかかる時間を短縮したり、業務そのものを無くす方法のためです。
コストを優先するなら、業務効率化のアイデアを片っ端から実践していく
「効果よりもコストが優先」である場合は、自分たちでできる工夫の範囲で改善を目指せるアイデアの取り入れが向いています。
導入コストが不要なほか、新しいシステムやツールを選定したり、使用方法を覚えたりする時間もかからないためです。
この場合、何を始めるか協議するよりも、とにかく着手することをおすすめします。そのうえで、効果が出たものに注力していくのが良いでしょう。
ツール・システムを活用した効率化6選
ツールやシステムの導入は、コストはかかっても、早く効率を目指したい場合に選びたい「方法」といえます。
ここでは6つの方法を、以下の3つの軸を基準に、実行しやすく、改善効果が早く、高く現れやすい順に紹介します。
1．クラウドサービスを利用する
クラウドサービスは、ネットに接続されたサーバーが提供するサービスを、ネット経由で手元のパソコンなどで利用できる点が強みです。新型コロナウイルス感染拡大を受け、多くの企業が導入に踏み切っています
たとえばクラウドサービスによるデータ共有は、ネットに接続できれば、データをどこでも共有できるため、自宅と会社どちらでも業務可能です。メールや個人のタスク、ToDoリストを共有し、スケジュール管理も可能になります。作業効率において重要な、従業員同士のコミュニケーションにも貢献してくれるでしょう。
また、クラウドサービスはテレワークとの相性が良いのが特徴です。新型コロナウイルスの影響でテレワークの推進が加速しているビジネスシーンにおいて、クラウドサービスの利用は業務効率化を考えるうえでなくてはならないものとなっています。
事実、ITmedia NEWSが読者に対し実施したアンケートによると、回答者のうち87％がテレワークを導入し、さらに35.2％の回答者がテレワークの課題解決のため、積極的にITへの投資を考えていると回答しています。
参考：【調査報告】 長期化するコロナ対策としてクラウド需要が急拡大 | プレスルーム | アイティメディア株式会社
2．ペーパレス化に取り組む
ペーパーレスは言葉通り「紙をなくすための試み」を指しますが、これも業務効率の改善に大きなインパクトを与えます。
日常的に印刷している会議資料や、契約などにかかる書類を電子化することで、ペーパーレスな経営を実現していきます。
実際に削減できる業務は以下ようなものが挙げられます。
- 紙の印刷
- 契約書の製本
- 文書の検索性
- 書類情報の入力の手間
- 押印作業
- 書類の管理（ファイリングなど）
特筆すべき点はコストカット・顧客満足度の向上などの効果にも期待できる点です。
たとえば電子契約であれば、契約書の印刷代・印紙税や、書類作成・製本・郵送などにかかる人件費を大幅に削減できます。
また、オンライン上で契約締結が可能なので、契約にかかる時間が紙の契約の場合と比べて早いです。サービス提供までの期間を大幅に圧縮できるので、顧客満足度のアップにつながります。
参考：「クラウドサイン AI」で紙の契約書を読み取り、契約期間管理を自動化へ
電子契約とは？メリットデメリット・法律・やり方まで詳しく解説
3．面接のWEB化（オンライン面接）
オンライン面接は、地方にいる優秀な人材にも、効率的にアプローチできるアイデアです。たとえば一次面接をWeb上で行って人材を広く募集し、二次面接では対面にしてより詳しくお互いを理解し合う、という方法も行えます。
求職者側の負担と採用に至るコストを減らしながら、面接の質の向上を目指せるでしょう。
参考：営業と採用の業務効率化だけでなく、企業ブランドにも貢献。C-mindの導入事例 – meet in メディア
4．自動化する
ツールの活用により、自動計算やデータの自動反映など、業務の一部が自動で進むように構築していくアイデアです。
たとえば、毎回入力したデータをもとに同じ式で計算を行うのであれば、Excelのマクロを組んでおき、1クリックで処理できるようにして方法が挙げられます。計算にかける時間が減らせるだけでなく、単純な計算間違いの防止が可能です。
また、RPA(人がコンピュータ上で実行する作業を、ロボットが記憶・自動化するシステム）の導入も、業務の自動化に大きく貢献してくれます。
たとえば、営業現場で得られる膨大な量の顧客情報の整理・収集をRPAで自動化することで、見込み客とそうでない客を可視化したり、それぞれの顧客に対するアプローチを適切に行うことも可能です。
マンパワー不足を解決し、ノンコア業務にかかる時間をさらに減らせるでしょう。
参考：RPA業務自動化の導入事例【業界ごとの詳細】｜アイティフォー
5．システム化する
給与や営業、勤怠管理など、さまざまな業務の管理システムを導入し、会社のシステム運用の仕組みそのものをIT化する方法です。
たとえば、社員の勤怠情報をクラウド上に管理、データを給与を自動計算するシステムを備えることで、勤怠集計や給与計算に関する業務を大きく減らせます。リアルタイムで社員の勤怠管理が行えるため、働き方や働く時間の柔軟性も高まります。
効果が高い反面、これまでのシステムを一新するため、実行の難易度は高いアイデアです。将来を見越し、さらなる業務効率化を目指す際に検討するとよいでしょう。
参考：労務管理システムをオールクラウド化し、勤怠管理と人事給与関連業務を50％効率化
6．データを活用する
数字から結果を分析する過程をツールを利用して自動化することで、さらに素早く改善案をつくり、行動に移せるように効率化する方法です。
たとえばさまざまな情報を基幹システム保持できていても、実際には分析に大幅な時間をとられ、自由に活用するのが困難になっていたとします。この解決策として、BIツール(ビジネスインテリジェンスツール)や、データの可視化に役立つツールの導入が挙げられます。
蓄積されたデータの集計値の参照や、データの中にある法則の分析、過去の予算をもとにしたシミュレーションなどが可能になるでしょう。
参考：BIツール導入事例～統合データベース構築｜セルフサービスBI－LaKeel BI
外部リソースを利用した効率化2選
業務のうち、ルーティン化された業務や、専門家の知識が特に必要な業務を、外部へ依頼することで効率化することができます。
1．業務をアウトソーシングする
業務の内容のうち、ルーティン化されている、定型業務をアウトソーシングするアイデアです。アウトソーシングとは、専門性の高い業務から、社内で負担になっていた定型業務まで、内容に応じて依頼先を選び、委託することを指します。
業務の量を減らせるため、クオリティを高めてほしい業務へ、社員により優先的に注力してもらえる環境を目指せるでしょう。
参考：株式会社一休様 | 事例紹介｜ＮＯＣアウトソーシング＆コンサルティング株式会社
2．専門家のコンサルティングを受ける・専門家の意見を聞く
社内の業務効率化に関する課題を、専門家からコンサルティングや意見を聞くことで、改善に役立てるアイデアです。業務のやり方を抜本的に改善したい場合に、より的確な課題の洗い出しが可能となります。
また、コンサルティングを受けることで、自分たちでは分からなかった課題が判明することもあります。
これまでも課題の洗い出しを行ったが、業務効率化がどうしても実現できない、という場合に、現状打破のために取り入れるのも手です。
改善中に起きた出来事をもとに、さらなる改善フローを提案してもらうことで、目的達成を目指しやすくなるでしょう。
参考：業務効率化・コンサルティング事例［事例1］｜介護、医療、福祉の経営コンサルティング｜株式会社SOL
業務効率化のアイデア8選
業務効率化を目指すにあたり、コストが大きな課題になることもあります。
簡単に導入でき、改善効果が現れやすく、アイデアを8つ紹介します。上位ほど簡単でスピーディーに効果が現れるため、導入する効率化を選ぶ際の参考にしてください。
1．会議時間の短縮・縮小化
長時間行われがちな会議について、本当に必要なのか、不要な時間をかけていないか、再度検討する方法です。
たとえば「金曜日にこれまでの慣習に従って会議を行っている」とします。慣習に従っているだけだと、本当は不要なはずの会議のために複数名の社員を拘束し、他の業務が行えない時間を作っているかもしれません。
次のような方法を実践することで、効率化だけでなく、会議での認識の違いによるトラブル防止も行えるでしょう。
- 参加人数を「この会議なら〇人まで」と決める
- 会議資料は事前に共有する
- 会議の目的を必ず決める
- 会議後に議事録を送る
- 会議時間を決める
会議の資料作りの時間短縮や、残業時間の短縮にも繋がり、社員のモチベーションアップも目指せるでしょう。
参考：大企業でも安心して使えます | 全研本社株式会社 – 導入事例 | ビジネスチャットならChatwork
2．業務マニュアル・フローチャートの作成
マニュアルを作ることで業務の内容や進め方を明らかにし、さらにフローチャートの作成で、1日を通した業務全体の流れを説明できるようにする方法です。作成する中で業務の均一化による品質アップだけでなく、無駄な手順や不要な業務の洗い出しにつながります。
ただし、マニュアルがないとフローチャートを詳細に作れません。順番としては、まず業務マニュアルを作成し、そのうえでフローチャートを作るようにすると効果的です。
業務改善の課題と、業務の質の向上を同時に進める準備ができるでしょう。
参考：業務効率化にはどんなアイデアがある？成功させるポイントと事例をご紹介！ | マニュアル作成・共有ツール 「Teachme Biz」
3．社内のコミュニケーションを活性化させる
コミュニケーションの活発化は、社員がお互いに業務改善に取り組み、他の業務効率化のアイデアを取り入れた際、社員同士での情報共有を促す効果があります。
コミュニケーションの活性化と、情報共有を組み合わせる方法として、グループウェアの導入やテレビ会議の充実も手です。グループウェアとは、組織内でToDo管理やスケジュール、掲示板、メッセージなどを、ウェブ上で共有するツールをさします。
テレワークが導入されている職場で会ったも、お互いの仕事内容が分かりやすい環境を用意することで、社員同士の共通の話題が生まれ、コミュニケーションをとりやすくなるでしょう。
参考：社内コミュニケーション強化に向けた テレビ会議の充実を目的にV-CUBE Boxを導入
参考：「びっくり退職」が激減！サイバーエージェントが実践する月イチ面談のメリットとは？
4．環境・備品変化
オフィスの備品収納方法や、デスクやコピー機のレイアウトを、現在の業務フローに合う形へ変えることで、業務効率化を目指す方法です。不満がたまるような環境として、立ち上がった後に目的の場所まで動きにくかったり、室内が暗かったりすることが挙げられます。
そこでデスクの配置やコピー機の位置を変え、照明を明るくします。備品を置く位置を決め、必要な時にすぐ取り出せるように整理し直すのもよいでしょう。
位置を変える範囲によっては、業務を一時的にストップする必要もあるため、何時頃行うか、どの程度動かすか、スケジュールをたてたうえで実施することが大切です。
参考：業務効率化に向け、オフィス備品の管理を見直そう！徹底したい整理・収納のコツ
参考：フリーアドレス導入でスピーディーな課題解決を実現
5．社内で使う書式を統一する
社内文章の作成に使うソフトをそろえ、文章の結合や表の挿入の形式など、フォーマットを統一する方法です。書式を部署ごと変更せずに済むほか、他の部署が書類を参照する際、自分の部署と同じ書式なら、確認作業も簡単になります。
たとえば報告書の作成にはWordを使用し、フォーマットは報告書テンプレートを利用する、と決めるだけでも、各部署で同じ条件で報告書が共有可能です。
内容は地味ですが、決めるべき箇所も絞りやすく、かつ、手軽に実行できるでしょう。
参考：業務効率化のポイントと具体例を紹介します | Office (オフィス) 365相談センターブログ | SB C&S
6．ナレッジを共有する・属人化されている業務を無くす
ナレッジを共有する、とは、業務においては一般的に社内で見えている知識と見えていない知識、双方を社員の間で共有していくことを指します。
たとえば、今までマニュアルが存在しなかった業務に、マニュアルを作成することで、より多くの社員が取り組めるようにする方法が挙げられます。この時、それまで担当していた人だからこそ分かる、属人的な知識を共有できれば、その分だけ業務を進めやすくなるでしょう。
また、その人がいないと進まない業務や、特定の社員にしかできない業務があると、効率よく仕事を進めづらい場面ができてしまいます。特にテレワークは、社員によって仕事の進め方も異なり、属人化しやすい状態です。
マニュアルや担当者のナレッジを共有し、業務の効率化を進めていきましょう。
7．働き方の多様化
リモートワークやフレックス勤務、今までとは異なる休日設定、有給休暇の取得促進などを行い、社員が今より働きやすい環境を構築することで、業務効率化を目指す方法です。
ほかにも、利益より人件費が特に多くかかる曜日をそのまま休日にし、社員の満足度を高めながら、人件費節約につなげる方法もあります。
ただしこれまでとは異なる雇用形態を利用するということは、勤怠管理や給与計算に影響が及ぶことでもあります。現場の課題と合っていない可能性も検討したうえで、将来的なさらなる発展を目指し、導入を目指したいアイデアといえます。
参考：「働き方改革」のスタートは、現場のデスクワーク効率化から
8．業務の担当を変える・人材配置転換
人材配置転換は、業務の現状に応じて担当を変更し、さらなる業務効率化を目指すアイデアです。人事に関わる方法、かつ、根本的な問題解決にならない可能性もあるため、優先度は低めです。
たとえば、業務を可視化した結果、マンパワーが足りていない業務と、マンパワーが足りすぎている業務が分かった際、足りていない方へ人材を増やす、といった方法が挙げられます。
また、社員によっては現在担当している業務とは、別の業務に適したスキルを持っていることもあります。配置転換によってコミュニケーションの活性化を起こし、相性の良い人同士でチームワークを高め、業務効率化に影響を与えるのも手です。
参考：働き方改革 2020.02.05 中小企業の働き方改革｜真っ先に取り組むべき施策や好事例を紹介 2019年4月
業務効率化の手順とコツ
業務効率化を進めていく手順は、5ステップに分かれます。ここでは、それぞれのステップで活用できるコツも合わせて解説します。
1．現状把握と問題の可視化
効率化の基本は無駄な作業をなくし、シンプルで簡単にしていくことです。しかし無駄な作業や工数がどれか分からなければ、この基本に取り組むことはできません。そこでまずは、問題を可視化するために、現状の作業や工数を具体的に書き出してみましょう。
- 業務担当者の名前や人数
- 担当部署
- 作業の工程に使用されているツール
- 必要なスキル
- 作業にかかる時間
- 作業が発生する頻度
これらを書きだす中で、現状の業務のなかでも、高度な判断を求められず、難易度が低い業務が見えてくるかと思います。
このようなノンコア業務は、無駄な作業をなくしやすく、ツールやシステムの導入で効率化しやすいです。
コツ：業務に主観的なこだわりをもたない
業務に対し、主観的なこだわりをもって効率化を考えてしまうと、現場の問題との乖離が生じます。業務の現状把握を行う際は、現場で働く社員や業務担当者と共に行うことが重要です。
問題が分かりやすくなるほか、「何時から何時まで何名で担当している」など、具体的な数字として業務を把握できます。
具体的な数字や時間、特定の曜日、担当者を把握し、客観的にまとめられそうな業務やムダ、ムリがある業務を明確に分けていきましょう。
2．どの業務を改善するかが明確になっている
業務を具体的に「見える化」し、問題が可視化された段階で、業務ごとにどれを改善すべきか明確にしていきます。ここでポイントとなるのが、問題の関連性です。業務ごと関連しやすい問題には、次のような内容が挙げられます。
- 季節によって膨大な量になる
- 人手を増やして処理をしている
- ノウハウの蓄積がなくマニュアル化されていない
- 利益に対しコストがかかりすぎている
コツ：目標（改善度合い）を数値化し見える化する
業務改善を行うにあたり「1ヶ月で残業が1人当たり何時間減る」や「2ヶ月以内に1回当たりの会議の時間が何分に収まる」など、具体的な目標をたてましょう。
数値を目標とすることで、改善度合いが明確に分かるようになり、社員全体に周知しやすくなります。
3．業務改善をするために解決策を決める
改善すべき業務が分かったら、解決の手法や期間を決めましょう。最初に紹介したように、課題が分かった上で、解決の手法の軸を決め、優先度の高い課題に合う方法から、選ぶことが重要です。
多くの業務改善に一度に取り組むと、職場の実態に合わなくなってしまいます。マンパワー不足や残業時間が加速する恐れもあるため、優先度が高い課題から、確実に対応することが重要です。
ここで、本記事で優先度が高く、かつ、改善効率の高い順に紹介してきたアイデアを、リスト形式ででみていきましょう。まずはツールやシステムを導入し、利用することで課題の改善を目指すアイデアです。
- クラウドサービスを利用する
- 文章を電子化する / ペーパーレス化
- 面接のWEB化（オンライン面接）
- 自動化する
- システム化する
- データを活用する
外部の力を借りる場合は「業務をアウトソーシングする」方法と「専門家のコンサルティングを受ける・専門家の意見を聞く」方法が挙げられます。
また、コストをかけず、工夫のみで効率化を目指すアイデアは以下の通りです。
- 会議時間の短縮 縮小化
- 業務マニュアル・フローチャートの作成
- 社内コミュニケーションを活性化させる
- 環境・備品編か
- 社内で使う書式を統一する
- ナレッジを共有する・属人化されている業務をなくす
- 働き方の多様化
- 業務の担当を変える・人材配置転換
コツ：手段の目的化を避ける
業務を進めるうえでの「手段」と「目的」を明確に分けて考えましょう。本来の目的を見失って、手段にこだわってしまうのは業務効率を考えるうえで絶対に避けなければなりません。
たとえば、文書を探すことに手間取り、業務時間が長くなっていたとします。解決策は、文書のファイリングや電子化です。しかし文章の電子化はあくまでも解決策であり、目的ではありません。
「電子化で文書を探す手間を省き、その結果、課題であった残業が減らせた」という結果を得ることが大事です。
そこで「〇月×日に導入を開始し、2週間後に再評価」など、評価のスケジュールを立てておきます。スケジュールを先に作ることで、手段が目的化するのを防ぎ、業務改善に関わる社員全員が、目的を見失わないようにできます。
4．実施前と後の検証が必須
実際にアイデアを実施した後、スケジュールに沿って、どれほど改善できたかを把握しましょう。そのうえで、改善効果のアップに向けて動いたり、細かな修正を加えていくことが大事です。
コツ：上手くいかないことは継続せず変える
実施した方法では改善が上手くいかないことがあります。その際は失敗したのではなく、「自社の業務改善には合っていない方法だった」と割り切って、施策を中止するという決断も大切です。
また、社員から解決策を導入した後、業務上のミスに変化はあったのか、しっかりと報告してもらうことも重要です。これまで起きていたミスの根本的な原因が分かったり、次に実行すべき解決策を決めるヒントが見つかったり、業務改善に生かしていけるでしょう。
まとめ
業務効率化の課題や達成したい目標は、企業によって異なります。課題に合う方法選びをすることが、業務効率化には欠かせません。そして解決策を実行したら、達成したい目標に近づけたか評価し、さらなる改善を目指すことが大切です。
ここまで読み進めていただいた方は、自社の課題に合わせた業務改善プランの糸口を掴めているかと思います。現場の意見もしっかり反映させながら、社員にとって満足度の高い業務改善を目指していきましょう。
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クラウドサインを利用すれば、以下のように業務効率化やコスト削減のメリットがあります。
- 印紙税や印刷、送付、製本などにかかる時間、人件費などのコストカット
- 数日かかっていた契約締結までの時間がわずか数分に短縮
- クラウド上で契約を保管、管理することで業務の透明性を確保しコンプライアンスを強化
行政も「脱ハンコ」を推進する中、電子契約を導入する企業は今後も増えていくはずです。
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