「1on1ミーティングを導入することになったが、社内に定着させられるか不安」
「どう運用すれば1on1をより活用してくれるだろうか」
このようにお悩みの人事担当者やマネージャーの方も多いのではないでしょうか。
本記事では、1on1ミーティングの運用方法について、事例をまじえて解説します。
こちらを読めば、1on1の効果を最大化し、社内への定着と社員エンゲージメントの向上を実現することができるようになります。
目次
1on1を「運用」して社内への定着を実現させる
1on1ミーティングは導入して終わりではありません。
社員が1on1を効果的に活用し、社内に定着・浸透させるためには、「運用」をすることが欠かせません。
運用とは「そのものが持つ機能をうまく働かせ使うこと」です。
1on1の運用によって、大きく以下の2つを目指します。
- 1on1の社内への定着
- 社員のエンゲージメントの向上
これらは密接に関わり合っており、1on1を活用して効果を実感することで社員のエンゲージメントが向上し、効果を実感した社員は1on1を積極的に実践するようになります。
しかし現場任せでは上記の達成は難しいでしょう。
導入者（人事・マネージャー）が社員に対し支援をする必要があります。
1on1を成功に導く5つの運用施策
| 施策 | 対応する現場からの声 |
|---|---|
| 1．目的・ゴールの共有 | ・やる意義・メリットが感じられない ・普段から十分コミュニケーションできてるから不要 |
| 2．活用状況のモニタリング | ・定期的な開催ができていない ・部下の成長に貢献できているのか分からない |
| 3．フロー整備 | ・やり方が分からない ・何を話せばいいか分からない ・自己流でやっているがもっと良いやり方を知りたい ・頻繁にリスケされてしまう |
| 4．スキルアップのフォロー | ・やり方が分からない ・部下からの意見にうまく対応できない |
| 5．人事制度との連動 | ・1on1は評価に関係あるのか？ |
1on1を導入すると現場（マネージャー・プレイヤー）からは様々な意見が出てきます。
それらに対して、上記の施策を実施し、運用・改善を図っていきます。
施策1．目的・ゴールの共有
導入時にも実施する「目的・ゴールの共有」ですが、開始後も適宜実施する必要があります。
その理由としては以下が挙げられます。
- そもそも目的を腹落ちできていない
- 実施していくうちに目的を見失ってしまう
以下は、仕事を重要度・緊急度で分類したマトリックス図です。
1on1の目的が分からない、意義が感じられない状態では、「④重要でも緊急でもない」仕事として扱われてしまいます。
こうならないように、目的を共有して重要性を理解してもらう必要があります。
施策2．活用状況のモニタリング
1on1の運用・改善をするためには、活用状況のモニタリングは欠かすことができません。
活用状況を可視化することで、課題の特定→要因分析→改善と進めていくことができます。
1on1がどれだけ実施されているか、実施する上で問題は起きていないか、また1on1を導入して社員にどういう変化があったのかを確認しましょう。
モニタリングの方法
モニタリングの方法としては、無料ツールを活用するか有料ツールを活用するかのどちらかになります。
| 種類 | 無料ツール | 有料ツール |
|---|---|---|
| 方法 | 手動集計 | ツールによる自動集計 |
| メリット | ・使い慣れたツールで始められる | ・集計の手間が掛からない ・1on1のブラックボックス化を防げる ・1on1の効果を高められるその他機能が豊富 |
| デメリット | ・集計の手間が掛かる ・管理が煩雑 | ・使い方のレクチャーが必要 |
| その他機能 | ・なし | ・依頼機能 ・トピックの事前提出 ・フォーマットカスタマイズ機能 ・履歴機能 ・共有機能 ・360度フィードバック ・スケジュール設定の自動化 |
無料ツールでのモニタリング
Googleなどの無料のサービスを活用してデータを集める方法です。
Googleフォームなどを使ってアンケートを実施し、実施率や満足度を計測します。
＜アンケートの内容例＞
- 実施頻度
- 実施時間
- 上司・部下が話していた比率
- 総合的な満足度（5段階評価）
- 実施して良かったこと
- 実施する上で困ったこと
- 今後も続けていきたいか（5段階評価）
- その他要望など（フリーコメント）
アンケートをする際は、他社員に見えないように権限設定を慎重に行いましょう。
有料ツールでのモニタリング
よりデータをタイムリーに、詳細に集めるのであれば、1on1ツールを使った方法がおすすめです。
タイムラグなくデータが集められるので、すぐに改善に着手することができます。
導入して3ヶ月経ってアンケートを実施したら、ほとんど1on1が実施されていなかった、では問題です。
モニタリング以外にも多彩な機能がありますので、1on1ツールの活用をぜひ検討してください。
1on1のKPI指標
1on1の活用状況をモニタリングする際に、追うべきKPI指標としては以下が挙げられます。
- 1on1の実施率
- 1on1の満足度
- 1on1の意義が感じられる
- 上司（部下）と信頼関係を築けている
- 1on1を通じて成長を感じられる
- 仕事を通して得た経験を定期的に振り返る機会になっている
- 目標達成に向けた支援が受けられている
- 今後のキャリアを描くための支援が受けられている
- 従業員サーベイ指標
- 企業のビジョンや理念への共感
- マネジメントへの納得
- 仕事への満足度
- 職場での人間関係
- 快適な職場環境
これらを5段階や10段階評価で点数を付けてもらい集計します。
たとえば一四半期ごとに集計し、その変化を追うことで効果を確認します。
また平均値と比較して、特に指標が低い人に対して個別にフォローを行います。
まずは1on1の実施率が低い人に対して、次章以降にご紹介する施策を行い、改善を働きかけましょう。
施策3．フロー整備
実施フローを整備して、1on1が適切かつ効果的に実施できるように支援をします。
具体的には以下の5つを整備すると良いでしょう。
- ルール
- マニュアル
- FAQ
- テンプレート
- ツール
ルール
最低限順守すべきルールを決め共有します。
やっていくうちに忘れてしまったり、おざなりになってしまったりするので、一定の間隔で周知すべきです。
例えば以下のようなルールが考えられます（あくまでも一例です）。
- 頻度：最低でも月に1回。推奨は週に1回。
- 時間：一回の時間は30分以上。
- 情報共有：プライベートなことは他者に共有しない。
- リスケ：基本的にリスケは禁止。体調不良やどうしても実施できないときは規定のフローに従ってリスケする。
マニュアル
1on1のやり方を記したマニュアルを整備します。
たとえば以下の内容を用意できると良いでしょう。
- 1on1とはどのようなものか
- 1on1に必要なマインドセット
- 1on1に必要なスキル
- 1on1の進め方
- 1on1で話す内容
- 1on1のコツ
- 1on1の質問例
- チェックリスト
マニュアルを用意しておければ、新しく入社した社員への1on1のレクチャーにも役立ちます。
FAQ
1on1に関するFAQ（よくある質問と回答）をまとめましょう。
上司（マネージャー）と部下の、両方の質問と回答が必要になります。
よくある質問としては、たとえば以下が挙げられます。
＜上司＞
- 部下から話す内容がないと言われてしまう
- 忙しくてやる暇がない
- あまり得意じゃない部下とどう話せば良いでしょうか
- 時間・頻度はどれくらい必要でしょうか
- プライベートな内容は共有しても良いのでしょうか
- つい自分の意見を言ってしまうのですがどうすれば良いでしょうか
＜部下＞
- 何を話したら良いか分からなくて困ってしまう
- 忙しくてやる暇がない
- 率直に意見を言ったら嫌な顔をされてしまい、言いたいことが言えない
- 仕事の進捗管理ばかりになってしまう
- 上司にリスケされることが多くてやる気が感じられない
1on1のよくある質問と回答例についても、以下の記事で詳しく解説しています。
参考：部下の会話を引き出す1on1ミーティングのやり方・進め方・質問例
テンプレート
対話のテンプレートを用意して、1on1を難しいと感じる社員を支援します。
1on1において、何を話せばいいのか分からない、話すことがないというのは、社員が感じる非常によくある悩みです。
テンプレートが用意されていれば、それに沿って話すことを考えていけばいいので社員は安心できます。
また人によって質にバラつきが出てしまうことを、一定防ぐことができます。
1on1で話すことがないという課題に対してどうすべきかについて、以下の記事でも詳しく解説しています。
参考：1on1で話すことがない状況に陥る理由と話すべきトークテーマ例
ツール
1on1ツールを活用することで、より効率化・最適化を図ることができます。
先述のモニタリング以外にも、1on1ツールには主に以下の機能があります。
- 依頼機能
- トピックの事前提出
- 事前に用意されたテンプレートの活用
- 記録（ログ）の蓄積
- 社内共有設定
- スケジュール設定の自動化
- 360度フィードバック
1on1の運用に役立つ機能がたくさんありますので、ぜひ活用を検討してください。
施策4．スキルアップのフォロー
スキルアップのフォローをすることで、1on1の効果を高め成功に導きます。
1on1に必要なマインドセット・スキルを上司が身につけていないと、上司からは「部下の成長に貢献できている実感が湧かない」と意見が出ます。
また部下からも、「雑談や進捗報告で終わってしまう」「内省を深められているとは思えない」というネガティブな反応が出てしまいます。
現場任せにせず、必要なスキルを習得できるようにフォローするようにしましょう。
1on1に必要なスキル
| 種類 | 上司の働きかけ | 目的 |
|---|---|---|
| 傾聴 （アクティブリスニング） | 聞ききる | 部下の話を引き出す |
| ティーチング | 教える | 部下にない知識や技術を伝える |
| コーチング | 引き出す | 気づきを与えて部下の考えを引き出す |
| フィードバック | 伝える | 自分がどう見えているかを伝える |
1on1に必要なスキルとして、大きく上記の4つが挙げられます。
一般的に1on1では傾聴やコーチングが重要と言われますが、場面に応じて使い分けることが大事です。
それぞれのスキルの詳細については、以下記事で詳しく解説しています。
参考：会話が次々生まれる1on1ミーティングのやり方・進め方・質問例
フォローの方法
スキルアップのフォローの方法としては、先述のマニュアル作成やFAQの整備のほかに「研修」があります。
社内にノウハウが溜まっていない状態で、自社内で研修プログラムを組むのは難しいので、外部のサービスやコンサルティングを活用するのが良いでしょう。
1on1の研修
外部の研修サービスを活用することで、たとえば以下が身につけられます。
- 目的、目指すゴール
- 話す内容
- よくある質問と回答例
- 必要なスキル
- コツ・ポイント
- 第三者からのフィードバック
- 1on1を通じたマネジメント方法
特に大きいのは、実践（ロールプレイング）を通じて自身の1on1のやり方を改善できることです。
1on1は当事者しかいない密閉した空間で行われるので、第三者に直接フィードバックをもらうことができません。
研修サービスを通じて、1on1に対する内省を深められるのは大きなメリットです。
施策5．人事制度との連動
1on1を一つの施策として終わらせずに、他の人事制度と連動させることで、より効果を高めることができます。
たとえば1on1を通じて見えてきた課題に対して、教育・研修制度を取り入れて社員教育を行うことが挙げられます。
他にも異動・配置転換に活用したり、労働環境の改善に活かすこともできます。
一方で、人事評価とは結びつけないほうが良いでしょう。
1on1での発言が評価に影響するとなれば、部下が自由に話をすることができなくなってしまいます。
人事評価には結びつかないことは明確に伝えておくべきです。
まとめ
1on1は導入後に「運用」をすることで、社内に定着し、また1on1を活用してくれることで社員のエンゲージメントが向上していきます。
1on1の運用の施策として、以下の5つを実施すると良いでしょう。
- 目的・ゴールの共有
- 活用状況のモニタリング
- フロー整備
- スキルアップのフォロー
- 人事制度との連動
まずは活用状況を可視化し、課題を特定することが先決です。その課題を、3つの施策を織り交ぜながら解決していくことになります。
ぜひ本記事を参考に、1on1の運用を成功に導いてください。