RPAは業務改善を実現するITツールのひとつです。
RPAを導入しさえすれば企業のDXが実現するというふうに「DX=RPA」と同義で捉えている方もいますが、実際は同じではありません。
RPAはDXを推進していく上での、いち「手段」であり目的ではないのです。
しかし「そもそもDXとRPAの違いがよくわからない」「DXを推進する上で、RPAをどのように活用していけばいいかわからない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで本記事では、DXとRPAとの違いや関連性、RPAを導入すればどういった有効性があるのか、具体的な事例やRPAを導入する際のポイントを解説します。
この記事を読めば、DX化を進める上でRPAがいかに重要であるかが理解でき、自社のDX推進におけるRPAの必要の有無をしっかりと検討することができます。
目次
DXとRPAの違い
DXは、ビジネスモデルの変革により全社的な改革を意味する一方、RPAは、実務レベルでの改革や効率化を目指す「テクノロジー」のひとつという明確な違いがあります。
つまりRPAはDXを推進する上でのいち手段であり、RPAを導入・運用しさえすればDXが完成するわけではありません。
しかし、RPAはDXを推進していく上で非常に重要なツールです。
DXを推進するにあたっての技術はRPA以外のテクノロジーとしてAIやVRなども該当しますが、RPAはこれらに比べて比較的導入しやすく、生産性向上が可能になり、ビジネスや組織の変革に繋げやすいのです。
AIとVRなどの分野は高い技術力が必要であるため、その分コストもかかります。
わかりやすくするために、以下の図にまとめました。
DXとは、企業がデジタル技術を活用して起こす変革のこと
DX（Digital Transformation）とは、企業がデジタル技術を活用して起こすビジネスの変革という意味で、単なるIT化とは異なります。
DXは単なる業務効率化にとどまらず、企業全体の戦略を変える取り組みのことを指します。
具体的には、データやプロセスをデジタル化によって効率化するほか、業務やサービスそのものや、組織、ビジネスモデルを大きく変革させることを目指すものです。
DXもIT技術をシステムに活用することではありますが、単なるIT化の大きな違いは「既存業務を変えるか変えないかという点」にあります。
IT化というのは、紙の発注書をデジタルに置き換えるなど、既存のアナログな業務をIT技術で効率化することです。
この作業を行ったからといって、「発注書を発行する」という作業自体は変わっていません。
しかし、既存作業である「発注書を発行する」という作業自体が不要な場合もあります。
こういった従来のシステムを運用すること自体が必要かどうかなどを検証し、新しいビジネスモデルを構築する取り組みこそがDXということになります。
参考：デジタルトランスフォーメーション（DX）とは？基本から取り組み方までわかる保存版 | LISKUL
RPAとは、PC上で行う業務を自動化できるツール
RPA（Robotic Process Automation）とは、PC上で行う業務をあらかじめ設定したルールに従って、自動化できるITツールのことです。
具体的には、バックオフィス業務をソフトウェアに組み込まれたロボットが代行することで、あらかじめ作業手順が決まっている業務や、電話履歴・メールのサポート業務などを自動化することが可能です。
RPAを活用すれば、工数削減や長時間労働の防止、人にしかできないより創造的な業務に注力することができるなど、生産性の向上が可能になります。
参考：RPAでできることは？事例、メリット・デメリットをわかりやすく解説 | LISKUL
RPAとは？いまさら聞けないRPAの仕組みと、3つの導入メリット | LISKUL
DX推進におけるRPAの有効性
DXとRPAはイコールではないものの、DX推進においてRPAを活用することは非常に有効な手段です。
DX推進における必要な要素のひとつである、既存業務の自動化がRPAで解決できるからです。
RPAによって既存業務が自動化できれば、企業全体における生産性向上の実現に繋がり、DX化推進を進めていくことができます。
理由は以下の3つがあります。
- 業務効率化による生産性向上
- 人材コストの削減
- 作業品質の向上
業務効率化による生産性向上
RPAの導入がDX化に貢献できる理由の1つ目は、業務効率化によって生産性が向上する点です。
RPAを導入する際には、既存業務のどの作業が自動化できるか洗い出しが必要になります。
その過程で、従来の業務フローの問題点や課題が明確になるのです。
作業労働に費やす時間がRPAで削減できれば時短につながり、空いた分のリソースは、本来人にしかできない思考力や独創性が求められるクリエティブな業務に充当することができます。
例えば広告代理店であれば、日々の広告レポート作成に割いていた時間分を、新たな企画立案のために使うことが可能になり、個人のスキルや企業価値の向上に繋がります。
人材コストの削減
2つ目の理由は、RPAを導入することで人材コストが削減できるからです。
業務を自動化できれば、従業員の残業や出勤時間の短縮ができるため、必要な人手も減らすことができます。
長時間労働の是正に繋げることが可能になることは、従業員の心身の健康を守る上でも重要ですし、残業や休日手当などの削減、新たに人を採用するコストの削減にも繋がります。
従来必要だった人材にかかるコストを削減できれば、サービス改善や商品開発といった新しい価値創出のために費用を充てることが可能です。
作業品質の向上
3つ目は、RPAで作業品質の向上ができることです。
RPAは、人間とは違って24時間365日稼働ができるため、深夜・週末も継続作業が可能です。
一度システムを設定すれば、常に一定のパフォーマンスを出すことが可能で、作業プロセス段階でのミスを減らすことができます。
例えば、手動でレジデータとキャッシュレス決済情報を照合している場合、ケアレスミスが生じる可能性はゼロではありませんが、RPAの場合はリスクが減ることにより、作業品質の向上が実現できます。
RPAを活用したDXの事例
以下からは、RPAでDXに成功した企業の事例を、いくつかピックアップしてご紹介します。
ある部署でRPAを導入し、既存業務を自動化していくことに成功し、実施部署を徐々に広げていくことで企業全体でのDX推進を実現しており、参考になります。
参考：RPAでできることは？事例、メリット・デメリットをわかりやすく解説 | LISKUL
RPAの事例・業界別20選！業界別の活用事例でできることを徹底理解 | LISKUL
【クレジットカード業】業務自動化で空いた時間を有効活用、人件費を増やさず新展開に対応：三井住友トラストクラブ株式会社
- 自動化した内容：IT部門にシステム開発ではなく自分たちの部署で作れるRPAを導入。先行部署から徐々に全社に拡大。
- 効果：導入から1年未満で年間換算約2万4000時間の業務削減。
三井住友信託グループのクレジットカード会社である「三井住友トラストクラブ」では、RPAを導入することで、全社的な生産性向上を実現しています。
まずは、RPAを三段階に分けて導入しました。
第1段階：単純定型型の事務業務を担っている部署に限定して導入
第2段階：審査やコールセンターの部署に導入
第3段階：全社的に導入
第1段階において、業務の自動化においては自社のIT部門にシステム開発から依頼する場合もありますが、同社では現場の事務担当者が扱いやすく、初心者にも負担のないツールを選びました。
RPAを現場に浸透させるため、担当者を決めて丁寧にサポートを実施していき、デリケートな金額に関する業務も自動化を実現しています。
例えば、カード利用キャンペーンでのキャッシュバックの手続きの際、引き落としの金額調整の登録作業の自動化やカード発行業務、自動プリントアウトなどです。
結果、年間で約2万4000時間の削減を実現し、新しい施策にリソースを振り分けることが可能になりました。
参考：三井住友トラストクラブ株式会社｜RPA – Robo-Pat（ロボパット）
【不動産】現場だけでなく、経営側の全面的なバックアップでDX化を推進：野村不動産パートナーズ株式会社
- 自動化した内容：案件メールの自動印刷、エクセルデータの物件情報をシステムに転記
- 効果：1件15分、合計7.5時間が1件約5分、合計2.5時間で完了
野村不動産グループで不動産管理事業を展開する「野村不動産パートナーズ」では、現場だけではなく、経営側が全面的にバックアップすることで、RPAによるDX推進に成功しています。
RPAを最初に導入したのは、メールで届いた案件内容を自動で印刷する業務でした。
当初は1日130件もの作業を半日かけて行っていたところ、トライアルの結果45分で完了できたのです。
さらに、物件や契約などのエクセルデータのシステムへの転記や、クライアントが使っている会計システムへの自動入力などの1件15分、合計7.5時間の作業を1件約5分、合計2.5時間で完了できるようになり、全社では年間1万時間ほどの削減が可能になりました。
成功のポイントは、現場側だけでなく経営側のバックアップがありました。
全社的に各部署に一人ずつ推進担当者を配置して全社的に取り組む体制を構築し、業務の自動化は経営的なマスト事項と発表しました。
また現場の担当者も、RPAが稼働するパソコンをアクリルボックスに入れて親近感を持ってもらう、具体的な作業をメンバーに見せるなどの取り組みを通して、現場の意識改革に注力しました。
会社側からの後押しもあって推進担当者がフォローするといった形で、担当者に成功体験を積んでもらいました。
その結果、全社的な取り組みが円滑になりました。
参考：野村不動産パートナーズ株式会社｜RPA – Robo-Pat（ロボパット）
【インターネット】1カ月に約50時間の効率化とメンバーの成長機会の創出を実現：株式会社リブセンス
- 自動化した内容：コーポレート部門経営推進部の3チームにて、与信審査業務、経理業務、取引における安全性をチェックする審査業務の一部をRPA化
- 効果：チーム全体で1カ月に約50時間、約6営業日分の効率化が実現
インターネットメディアを運営する「リブセンス」では、コーポレート部門経営推進部の3チームにて、与信審査業務、経理業務、取引における安全性をチェックする審査業務の一部をRPA化し、全体で1カ月に約50時間、約6営業日分の効率化を実現しました。
これら業務の効率化はもちろん、メンバーの成長機会の創出に成功しています。
与信審査業務では、審査依頼書の自動入力や完了といった一連の作業の自動化や、RPAの深夜稼働を設定したことで月30時間の削減が可能になりました。
経理業務では、毎日届く入金データの取り込みと売上計上データを突合、確認といった会計作業で、1回約10～30分の作業時間がゼロを達成しています。
総務業務においては、従来は人が行っていたような企業のデータ確認や信頼性のチェックといった審査業務を一部自動化した結果、1日1時間の作業を30分で完了できるようになりました。
さらに、大きな収穫だったのはメンバーの成長です。
RPA導入の際に、既存の業務フローを見直すことにより作業フロー自体を俯瞰して考察できるようになり、より高い視座で業務を捉えることができるようになった点は、組織のボトムアップに有効でした。
参考：株式会社リブセンス｜RPA – Robo-Pat（ロボパット）
【運輸・旅行】月231時間の業務効率化を実現。より生産的な業務に注力：WILLER 株式会社
- 自動化した内容：週末に実施していたWebサイトの掲載商品販売停止作業
- 効果：約40分の手作業が10〜15分に。月231時間の効率化
貸切バス事業や鉄道事業および、旅行・マーケティング事業などの移動ソリューションを提供する「WILLER」では、RPAを導入するそもそもの目的を業務効率化ととらえず、生産性重視の観点から環境作りに取り組んで成功しています。
具体的には、週末に実施していたWebサイトの掲載商品の販売停止作業を、RPAで自動化しました。
同社ではフェリー商品の販売を扱っており、平日は予約受付期限の自動停止が可能でしたが、土日の対応はできておらず、金曜にまとめて行う必要があったのです。
さらに、複雑なパターンへの対応に手間もかかっており、作業に約40分が必要でした。
そこで自動化に取り組んだところ、約40分の作業が最大15分で可能となり、全社的には月231時間の効率化を実現しています。
社内導入に際しては、活用の実態を把握・共有したり、勉強会を行ったりなどの「ロボ活」を実施し、社内のメンバーが当事者意識を持って取り組める仕組みづくりを行った点もポイントです。
また、現場だけでなく意思決定を担う役員やマネージャーにも理解してもらうため、活用状況はもちろん「本来必要な人にしかできない業務にリソースを注力できる」という意識を粘り強くアピールしました。
結果、組織としてRPAを活用してDXを推進する環境を作り出すことに成功しています。
参考：WILLER 株式会社 ｜RPA – Robo-Pat（ロボパット）
DXを推進するためのRPA導入の流れ
DXの推進のひとつの手段としてRPAを導入するためには、3つのステップを踏むことが重要です。
- ステップ1:企業としてのビジョンを明確にする
- ステップ2:社内推進体制を整備する
- ステップ3:RPA導入計画を立案・実施する
ステップ1:企業としてのビジョンを明確にする
まず最初のステップは、企業としてのビジョンを明確にすることです。
RPAは、一部の部署やメンバーだけが取り組むのではなく、自社が目指す明確な経営戦略・ビジョンのもとに会社全体で足並みをそろえて推進しなくてはなりません。
会社として何を実現したいのかが明確になっていないと、RPAを導入すること自体が目的となってしまい、DXには失敗してしまうからです。
同時に、強い信念を持ち、意思決定できるリーダーの役割も重要となります。
データとデジタル技術の活用によって、どの事業分野でどういった価値を生み出すことを目指すのかを明確にし、戦略を立てる必要があります。
ステップ2:社内推進体制を整備する
次のステップは、社内推進体制を整備することです。
社内の各部署の協力がなければ、効率化する業務や課題の抽出段階においてなど連携が難しくなり、会社全体としてDXを推進できません。
そのためには、協力体制を構築することが重要です。
具体的には、DX推進部門の設置や、人材の採用・育成、社外サポートのほか、新しい試みを良しとする企業風土の醸成が必要となります。
ステップ3:RPA導入計画を立案・実施する
以上の2つのステップを踏んだうえで、最後の3つ目のステップで、RPA導入計画を立案・実施となります。
流れとしては、「計画」「テスト」「本格導入」と段階を踏んで進めていきます。
まず「計画」段階では、解決すべき課題の洗い出し、RPAを導入する範囲の策定、ツール選定を行います。
次の「テスト」段階では、PoC（Proof of Concept＝適合性検証）により、工数を把握し、導入前後の検証や評価を繰り返します。
最後の「本格導入」段階では、実際の業務に導入し、保守・運用・改善を繰り返して精度を高めていきます。
さらに詳しい内容は以下のリンク先にありますので、参考にしてみてください。
参考：失敗しない！RPAを導入する方法｜成功事例によりわかりやすく解説 | LISKUL
DXを成功させるためのRPA導入時のポイント5つ
RPAを使って作業を自動化することにより、業務効率化を図ること自体は可能ですが、業務プロセスそのものの見直しに繋がっていないのであればDXは失敗してしまいます。
DXを成功させるためには、以下の5つのポイントを押さえてください。
- 「ビジネス全体を最適化する」意識を持つ
- 業務の洗い出しを行い「業務プロセスを改善」する
- RPAで達成したい目標と指標を明確にする
- スモールスタートで実施する
- 社内にRPAの担当部署を創設する
「ビジネス全体を最適化する」意識を持つ
DXを推進するには、自社のビジネス全体を最適化する意識を持った上で、手段としてRPAを活用することが大切です。
RPAを導入する際は、目先の業務を効率化にのみ着目しがちですが、従来のシステムを見直すことなくそのまま置き換えて自動化してもメンテナンスの手間がかかってしまう事例も多く、ビジネス全体を最適化することに繋がりにくくなります。
例えば製造現場であれば従来のシステムを使い続けるのではなく、新しいシステムに置き換える、あるいは製品の流通ルートなど、視座を高め、全体を俯瞰する意識を持つようにしてください。
業務の洗い出しを行い「業務プロセスを改善」する
RPAを成功させるには、業務の洗い出しを行い、業務プロセスそのものの見直しを行うことが重要です。
従来の業務を単純に自動化すればいいと考えてしまうと、根本的な改善に繋がらないからです。
具体的には、その業務が本当に必要なのか、そのやり方しかないのかなど、自動化に向けて業務を再設計するイメージです。
ひとつの業務を自動化するにとどまらず、業務プロセス全体の改善も視野に入れるようにしてください。
RPAで達成したい目標と指標を明確にする
RPAで達成したい目標と、効果測定の指標を明確に決めておくことも重要です。
これらをしっかりと社内で周知徹底していくことで、社内で「何を持って達成できたか」を判断する意識のブレをなくすことができます。
可能であれば、開発費（時間×人件費）、運用・保守費（時間×人件費）を算出しておき、達成率や削減時間を数値化できると良いです。
これらの数値を定期的にチェックして改善を重ねていけば、削減できたリソースを新たなビジネス創出に振り向けることが可能になります。
スモールスタートで実施する
RPAの導入は、着手しやすい業務から着手してみるスモールスタートで実施することがポイントです。
失敗しても軌道修正しやすい小さい業務からまずやってみることで、大きな失敗を防ぐことができます。
一部署でのデータ入力など、影響範囲の限定された小さい業務からRPAの導入を開始し、トライ＆エラーで検証してから各部署へ拡大していってください。
社内にRPAの担当部署を創設する
RPA導入の成功のためには、社内にRPAの管轄部署（担当部署）を創設することが大切です。
RPAは導入後、社内で作業フローの変更や修正といったメンテナンスや運用業務が必要となります。
そのためには、RPAを理解した人材を起用し、人材育成や社内に浸透させるための専門組織が必要です。
外部の協力会社に業務を委託することも可能ですが、長期目線でRPAを社内に普及させるためには、組織化と人材育成は成功への近道と言えます。
DXとRPAに関するよくあるご質問
DXとRPAにお悩みの方に役立つQ＆Aをまとめています。
Q.RPA導入によるDXの効果を測定する方法は？
A.RPA導入後のDX効果を測定するためには、業務効率化によるコスト削減や生産性向上のデータを収集・分析することが重要です。KPIとして、業務処理時間の短縮率、エラー削減率、ROIなどを設定し、定期的に評価します。
Q.DXにおけるRPAの導入が従業員の役割に与える影響は？
A.RPAの導入により、従業員は単純な作業から解放され、より高度な判断や創造的な業務に集中できるようになります。これにより、従業員のスキルアップやキャリアの成長が促進される可能性があります。
Q.DX推進におけるRPAツールの選定基準は？
A.DXを効果的に進めるためには、RPAツールの選定が重要です。選定基準には、柔軟性、操作性、セキュリティ、既存システムとの互換性、サポート体制などが含まれます。企業のニーズに合ったツールを選ぶことが成功の鍵です。
Q.RPAの弱点は何ですか？
A.システム障害が発生するとRPAツールが利用できなくなるため、業務が停滞する可能性があります。また、RPAツールの運用が一部の担当者に任されて俗人化してしまっていると、退職や異動で担当者が変わった際に混乱が生じる恐れもあります。マニュアル化などの手段での対策が重要です。
Q.DX推進のためにRPAとAIを組み合わせるメリットは？
A.RPAとAIを組み合わせることで、定型的な業務だけでなく、需要予測などの高度な業務も自動化できます。自動化可能な範囲も広がるため、業務の効率化をより推進できるでしょう。
需要予測を効率的に行いたい方は、以下の記事も参考にしてください。
参考：【2024年版/比較表付き】需要予測システムおすすめ32選を比較！選び方も紹介
まとめ
RPAはDX推進の「手段のひとつ」「ITツールのひとつ」であり、目的ではありません。
RPAを導入したからといってDXが実現するわけではありませんが、RPAをうまく活用すればDX推進における必要な要素のひとつである既存業務の自動化が可能になり、企業全体における生産性向上の実現に繋がります。
DX推進のためにRPAを導入するためには3つのステップを踏みます。
- ステップ1:企業としてのビジョンを明確にする
- ステップ2:社内推進体制を整備する
- ステップ3:RPA導入計画を立案・実施する
導入時のポイントとしては5つあり、以下の通りです。
- 「ビジネス全体を最適化する」意識を持つ
- 業務の洗い出しを行い「業務プロセスを改善」する
- RPAで達成したい目標と指標を明確にする
- スモールスタートで実施する
- 社内にRPAの担当部署を創設する
これらを踏まえて、自社のDX推進においてRPAが必要かどうか、しっかりと検討してみてください。