「ペーパーレス化により社内でのデータ管理を効率化したい」「書類を紙で保管するスペースやコストを減らしたい」「月末に負担が増えることでミスが多発し、どうしても残業してしまう」と、経費精算には様々な悩みがつきものですね。
「手作業による煩わしさから解放されたい」との思いから、電子化への手立てを探っている方もいることでしょう。
ところが経費精算システムを利用したいと思っても、どのシステムがいいのかを検討するポイントが掴めず、お困りの方も多いのではないでしょうか。
本記事では、経費精算システムを選定する際にチェックすべきポイントやおすすめのシステムを紹介します。
なお、重要度を客観化するために既存の経費精算システムを紹介したサイト9個を調査し、出現頻度をスコアリングしました。出現頻度の高い順に掲載しているので、この記事を読めば効率よく良質な経費精算システムを探すことができます。
※出現頻度が同数の場合は、アルファベット順に掲載しています。日本語名については、ローマ字表記で判断しています。
目次
経費精算システムを検討するときの3つのポイント
ポイント1. ペーパーレス化計画を十分に練る
経費精算システムは、ペーパーレス化を進めたい企業の強力な味方です。これまでに手作業で行っていた業務を賢く自動化してくれる機能が満載で、経費申請・承認のデジタル化を推進したり、領収書などのデータを保管したりするのに大変役立ちます。
領収書を撮るだけで代行入力してくれる、使い勝手の良いサービスもあります。社員による手入力を省くことで、ミスを減らすことに大きく貢献するでしょう。
なかでも注目したいのが、領収書等の伝票をスキャンするだけで、金額や取引先等をデータとして保管できる機能です。2016年から、法改正によりスマートフォンによるスキャナ保存が認められたことにより、これを活用したシステムが続々と誕生しています。
スマートフォンを利用できるのはとても便利ですが、いくつか確認しておきたい点もあります。
まず、アプリを使用する場合はiPhone、アンドロイドでも使えるかどうかの確認を欠かさずに行っておきましょう。
また、電子化サービスを利用する際は、電子帳簿保存法に対応した形で保管できるか必ずチェックしておきましょう。領収書や請求書などの証憑類はスキャナ保存が認められていますが、経費精算に係る書類の全てがスキャナ保存の対象となる訳ではありません。国税庁の指定する、電磁的記録による保存方法についての確認が不可欠です。
さらに、スキャナ保存が認められる場合でも、デジタル保管される書類の信頼性を担保するためのタイムスタンプが必須とされています。経費精算システムを検討される際は、こうした法律に沿って業務を行えるかどうかを十分に見定める必要が出てきます。
ペーパーレス化を開始する3か月前の日までに、所轄税務署長に対して所定の申請書の提出が国税庁により義務付けられていることにも、要注意です。証憑類のスキャナ保存を導入する前にしっかりと計画を立てておくことが、導入成功の鍵となるでしょう。
参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法｜国税庁
電子帳簿保存法とは？法改正後の電子データ保存要件を理解しよう｜Have a good Cashless.
電子帳簿保存法ではタイムスタンプが必須！業界人が徹底解説｜経費の教科書
ポイント2. 基本料金に加えて初期費用やオプションに掛かる料金を踏まえ、長期的な視点で予算に合うシステムを挙げる
領収書データ保管サービス等のオプション機能は、基本利用料金に含まれていますか。例えば、領収書のデータ化費用が、枚数によって課金されるケースもあります。データ化を検討している証憑類の1枚当たりの料金は、要チェックです。
また前述のように、証憑類のデータをアップロードする際にはタイムスタンプが必要ですが、これを自動的に付与してくれるサービスもあります。利便性は高いですが、利用費の確認を行っておくと後のためにも安心です。
企業規模や利用人数によって、こうしたオプション利用料だけでなく、初期費用や月額費用が大幅に変わってくることもあるので、チェックしておくことをおすすめします。
IC系交通カードとの連携機能と制約も注意して見ておきましょう。交通費や出張費を精算するのに、都度の申請が不要になり便利です。専用端末不要で、IC系交通カードと連携可能になるサービスもあります。
さらに、長期的な視点も重要です。グローバル化の進む現在、複数国の海外支部や取引先とやり取りすることが年々増えています。言語や通貨の違い等の課題にアプローチ可能なのが、海外利用・外国語対応のオプションです。
従業員の多くが日本語を話す職場であっても海外出張が多いケースでは、外国語で書かれた領収書等を読み取れる機能が重宝します。多言語対応可否を事前に確認しておくことがおすすめです。さらに、外貨対応も要チェックです。こうした機能ひとつで、経費精算の効率が大幅に変わってきます。
また、今のうちから英語対応のシステムを用意しておくことで、日本語より英語が得意という社員でも不自由なく利用できる環境づくりができます。予算が許すのであれば、将来的な可能性を想定してこのような環境整備をしておくことも良いでしょう。
参考：海外出張や外国人従業員にぴったり！英語対応の経費精算システム５選｜経費の教科書
ポイント3. 自社の企業規模にとって必要なセキュリティ・サポート体制があるかどうかを確認する
申請・承認のフローが簡便になり、経費データのスキャナ保存が簡単になる経費精算システムですが、注意も必要です。
経営に不可欠な経費のデータを電子化してクラウドに保管するのであれば、システムに求めるレベルのセキュリティが備わっているか、チェックは必ず行っておきましょう。
また、バックアップや暗号化通信等、災害時への備えも十分と言えるでしょうか。大切なデータを守るため、セキュリティ・サポート体制については入念に確認することが大事です。
さらに、新たにソフトを利用する際に困りごとが出てきたり、不具合が出たりした場合に、管理会社と迅速に連絡を取り合えるのも大事なチェックポイントです。メールやチャット等の連絡手段を考慮に入れて、担当者にとっての使いやすさを事前に検討しておくと、スムーズに運用を開始できるでしょう。
Concur Expense／株式会社コンカー
- 中小企業、中堅・大企業向け
- 顧客満足度95%
- 経費規程の自動チェック機能あり
| 初期費用 | ■中小企業向け：Concur Expense Standard 0円～（電話サポートのみ）、中堅・大企業向け ■Concur Expense Professional（要お問合せ） |
|---|---|
| 月額費用 | 中小企業向け：Concur Expense Standard 月額30,000円〜（お客様の経費精算レポート数による課金体系、要お問合せ）、中堅・大企業向け ：Concur Expense Professional（要お問合せ） |
| オプション費用 | – |
| セキュリティ | 世界標準のセキュリティ基準に準拠、ISO27001(2004年以 降BS7799 認定)、ISO20000、SA70,SOX,VISA 公認CISP Compliant Service Provider Level Ⅱなどに対応 |
| サポート期間 | – |
| オンラインサポート | – |
| 電話サポート | あり（導入時に無料電話サポートあり） |
| PDF・CSV出力 | – |
| 電子帳簿保存 | あり |
| スマホアプリの有無 | SAP Concur mobile apps |
| ネットバンキングとの連携 | – |
| クレジットカードとの連携 | 法人カード連携機能あり |
| IC系交通カードとの連携 | あり（専用端末が必要、Suica / PASMOの利用区間、運賃、日付情報が取り込み可能、業務外の経費情報は Concur Expense で個別に除外し、定期区間内で重複する運賃は自動で控除） |
| 入力補助機能 | – |
| 無料体験版の有無 | 製品デモあり（全てのプレミアムコンテンツに30日間アクセス） |
| ミス防止機能 | 経費規程の自動チェック機能あり |
Dr.経費精算／株式会社 BearTail (ベアテイル)
- 海外利用・英語対応
- 領収書は撮るだけ！ オペレーターが代行入力
- 領収書チェック・保管の代行オプションも
| 初期費用 | 0円 |
|---|---|
| 月額費用 | ◼︎領収書データ化費用：月額0円〜（枚数に応じて変動する。） ◼︎ペーパーレスプラン：システム料0円,領収書チェック・保管代行：月額60,000円〜、年間領収書3,000枚の場合：月額60,000円、年間領収書12,000枚の場合：月額240,000円 |
| オプション費用 | – |
| セキュリティ | ■Pマークを取得 ■国際マネジメントシステム認証機構による認証あり |
| サポート期間 | 導入前〜運用のサポート |
| オンラインサポート | あり（社内説明会の支援あり、管理者以外も問い合わせ可能、訪問サポートもあり） |
| 電話サポート | 平日9:00〜19:00 |
| PDF・CSV出力 | CSV出力 |
| 電子帳簿保存 | あり |
| スマホアプリの有無 | あり（スマートフォンで完結） |
| ネットバンキングとの連携 | – |
| クレジットカードとの連携 | – |
| IC系交通カードとの連携 | ■プライベート利用分の除外可能 ■乗車履歴の連携可能 ■1日100件まで自動で連携 |
| 入力補助機能 | 入力代行あり |
| 無料体験版の有無 | 無料トライアル30日間（導入前のヒアリングあり） |
| ミス防止機能 | あり（承認ワークフロー設定） |
eKeihi／イージーソフト株式会社
- クラウド型、オンプレミス型から選択可能
- 60以上の会計ソフトと連携
- Amazonビジネスと連携
| 初期費用 | クラウド型「eKeihi Cloud」導入費用:0円～,オンプレミス型「eKeihi」初期費用:650,000円～ |
|---|---|
| 月額費用 | クラウド型「eKeihi Cloud」月額費用:29,000円～,オンプレミス型「eKeihi」保守費用:72,000円/年額～ |
| オプション費用 | 海外出張、振替伝票、支払依頼データ取込、iConnect 、汎用ワークフロー、電子帳簿（タイムスタンプ/ストレージ込）※費用はユーザー数により異なる |
| セキュリティ | 24時間365日稼働、明確なSLAを設定、稼働率常時公開中、信頼性の高いデータセンター、完全な冗長構成、自動フェールオーバー、バックアップ（データセンター内／別拠点退避） |
| サポート期間 | – |
| オンラインサポート | メール、チャット |
| 電話サポート | あり |
| PDF・CSV出力 | CSV出力 |
| 電子帳簿保存 | あり |
| スマホアプリの有無 | あり |
| ネットバンキングとの連携 | – |
| クレジットカードとの連携 | あり (VISA、mastercard、AMERICAN EXPRESSなど、要お問合せ） |
| IC系交通カードとの連携 | ICカードリーダーアプリでICカードの乗降履歴を取り込み、精算書を作成することが可能 |
| 入力補助機能 | あり（紙の領収書やレシートを読み取り、自動でテキスト化する機能あり） |
| 無料体験版の有無 | あり（すべての機能が付与された「eKeihi」を1ヵ月無料でお試し） |
| ミス防止機能 | あり（様々な入力制御機能があり申請者の入力ミスを抑制） |
ジョブカン経費精算／株式会社 Donuts
- 導入実績10,000社
- 最短即日で運用開始可能
- 設立3年未満の企業ならジョブカンシリーズを1年間無料で利用可能
| 初期費用 | 0円 |
|---|---|
| 月額費用 | 400円(税抜き）／1ユーザ ※最低利用料金は月額5,000円 |
| オプション費用 | ■タイムスタンプオプション：100円/1ユーザ ■ジョブカン初期設定プラン：18 万円(税抜き）※ 延長6,000円(税抜)/時間 |
| セキュリティ | 世界有数の防災性能を持つデータセンターへのサーバー設置、ファイヤウォール、暗号化通信、IPアドレスによるアクセス制限、ISO 27001を取得した組織による運営 |
| サポート期間 | 制限なし |
| オンラインサポート | メール、チャットあり（チャットサポートの受付時間は平日10:00〜12:00、13:00〜17:00） |
| 電話サポート | あり（受付時間は平日10:00〜12:00、13:00〜17:00） |
| PDF・CSV出力 | CSV出力 |
| 電子帳簿保存 | 領収書等のデータをアップロードした際、自動的にタイムスタンプを付与。電子帳簿保存法に対応した形で保管できます。※オプションのため別途費用発生。タイムスタンプオプション：100円/1ユーザ |
| スマホアプリの有無 | あり |
| ネットバンキングとの連携 | あり |
| クレジットカードとの連携 | あり |
| IC系交通カードとの連携 | あり |
| 入力補助機能 | あり（乗換案内と連携し自動で経路検索や交通費計算など） |
| 無料体験版の有無 | あり |
| ミス防止機能 | あり |
マネーフォワード クラウド経費／株式会社マネーフォワード
- キャッシュレスでリアルタイムに送金。振込手数料を削除
- 領収書は撮るだけ！ OCR機能でテキスト化
- 自動車燃料費精算で走行距離からの経費登録が可能！
| 初期費用 | 0円 |
|---|---|
| 月額費用 | ■法人（年額プラン）：スモールビジネス2,980円/月（35,760円）、ビジネス4,980円/月（59,760円）、エンタープライズ別途問い合わせ ■法人（月額プラン）：スモールビジネス3,980円/月、ビジネス5,980円/月、エンタープライズ別途問い合わせ ■個人事業主（年額プラン）：パーソナルライト980円/月（11,769円）、パーソナル1,980円/月（23,760円）、パーソナルプラス35,760円 ■個人事業主（月額プラン）：パーソナルライト1,280円/月、パーソナル2,480円/月 |
| オプション費用 | コーポレートプラン200円、エンタープライズプラン400円（1アクティブユーザー当たり) |
| セキュリティ | セキュリティポリシー |
| サポート期間 | – |
| オンラインサポート | メール、チャット、AIチャットボットによる自動応答等 |
| 電話サポート | あり |
| PDF・CSV出力 | CSV出力 |
| 電子帳簿保存 | あり |
| スマホアプリの有無 | あり |
| ネットバンキングとの連携 | あり |
| クレジットカードとの連携 | あり |
| IC系交通カードとの連携 | あり |
| 入力補助機能 | あり（経路検索から交通費入力等） |
| 無料体験版の有無 | あり（無料トライアル1か月） |
| ミス防止機能 | あり（不備入力防止等） |
楽楽精算／株式会社ラクス
- 5,000社が導入
- 専任のサポートスタッフによるフォローあり
- お客様満足度94％
| 初期費用 | 100,000円～ |
|---|---|
| 月額費用 | 30,000円～（月額費用はご利用ユーザー数に応じて変動） |
| オプション費用 | – |
| セキュリティ | 24h／365日の監視、災害時に備えたバックアップ体制完備、暗号化通信、IPアドレスによるアクセス制限等のセキュリティー機能、提供元会社はPマーク取得 |
| サポート期間 | – |
| オンラインサポート | チャットボット対応 |
| 電話サポート | あり（「楽楽精算」専任のサポートスタッフによる） |
| PDF・CSV出力 | CSV出力 |
| 電子帳簿保存 | あり |
| スマホアプリの有無 | あり |
| ネットバンキングとの連携 | – |
| クレジットカードとの連携 | あり |
| IC系交通カードとの連携 | あり |
| 入力補助機能 | あり（領収書をスマホで写真撮影するだけで、金額や取引先等がデータ化） |
| 無料体験版の有無 | あり |
| ミス防止機能 | あり（精算業務時の手入力や手計算の自動化が可能なためミス・不正を防止。また、自動で規定違反チェック＆通知メール送信可能なため差戻しや承認の滞りが減り経費精算がスムーズに） |
ハイ！経費／株式会社オフィス２４
- 簡単導入、最短1日で導入
- 1アカウント 月額 300円
- 1名から利用可能
| 初期費用 | 1アカウントあたり1,000円(1名から利用可能） |
|---|---|
| 月額費用 | 1アカウントあたり300円(1名から利用可能） |
| オプション費用 | – |
| セキュリティ | – |
| サポート期間 | – |
| オンラインサポート | メール対応あり |
| 電話サポート | あり |
| PDF・CSV出力 | CSV出力 |
| 電子帳簿保存 | 対応 |
| スマホアプリの有無 | あり ※スマホから申請・精算・承認可能。スマホアプリはリリース今後予定 |
| ネットバンキングとの連携 | – |
| クレジットカードとの連携 | あり |
| IC系交通カードとの連携 | あり |
| 入力補助機能 | あり（駅すぱあと搭載による経路と運賃自動計算など） |
| 無料体験版の有無 | あり |
| ミス防止機能 | 従業員ごとの定期区間自動控除により経路の確認や二重払いのミスを防止 |
rakumoケイヒ／rakumo 株式会社
- rakumoシリーズまとめて導入できるお得パックもあり
- NAVITIME と連携
| 初期費用 | 初期導入支援あり：150,000円～（利用開始に向けた勘定科目設定、定期区間の登録、仕訳データの設計、その他初期設定） |
|---|---|
| 月額費用 | 月額300円（税抜き）、年額3,600円/ 1ユーザー（税抜き）※年単位の契約が必要 |
| オプション費用 | 電子帳簿保存法対応オプション：1200円/年、ローカルファイル添付オプション：15,000 円 / 年（１ドメイン50GB※追加購入で容量増可能） |
| セキュリティ | – |
| サポート期間 | – |
| オンラインサポート | あり（メール、WEBフォーム） |
| 電話サポート | あり（営業時間 9:00～18：00※土日、祝日、年末年始を除く） |
| PDF・CSV出力 | CSV出力 |
| 電子帳簿保存 | 電子帳簿保存法対応オプション（1200円/年）で対応可能 |
| スマホアプリの有無 | – |
| ネットバンキングとの連携 | – |
| クレジットカードとの連携 | – |
| IC系交通カードとの連携 | – |
| 入力補助機能 | あり（NAVITIME 連携による運賃・乗り換え情報を用いた情報入力や自動定期区間控除により誤請求を無くすことができる。） |
| 無料体験版の有無 | あり※2週間 |
| ミス防止機能 | ■rakumo ワークフローと連携することでワークフロー申請が可能 ■「領収書添付機能」（標準機能）で画面上で原本と申請内容を並べて確認可能 |
会計freee／freee株式会社
- 申請は スマホで写真を撮るだけ
- 承認者は他拠点や出張先からでも簡単に承認
- 承認された経費は、会計ソフトfreeeへ1クリックで登録可能。
もう経費精算と会計処理を別に行う必要はありません。
| 初期費用 | 無料 |
|---|---|
| 月額費用 | ◼︎個人向け プレミアム：月額3,316円（税抜） ◼︎法人向け ベーシック：月額3,980円（税抜）、プロフェッショナル：月額39,800円（税抜）、エンタープライズ（要お問合せ） |
| オプション費用 | 原則、月額費用に含まれる。 |
| セキュリティ | ■「TRUSTe」の認証取得（個人情報保護第三者認証プログラムのグローバルスタンダード） ■「JPCERT/CC」（情報セキュリティ情報を扱う国内の代表組織）から脆弱性に関する情報の取得と対策を常時行う |
| サポート期間 | – |
| オンラインサポート | チャットあり |
| 電話サポート | 20名以下の法人向けに、無料での電話相談あり（〜30分） |
| PDF・CSV出力 | あり（Excelアドイン機能あり） |
| 電子帳簿保存 | あり |
| スマホアプリの有無 | |
| ネットバンキングとの連携 | あり |
| クレジットカードとの連携 | あり |
| IC系交通カードとの連携 | あり |
| 入力補助機能 | – |
| 無料体験版の有無 | あり（ベーシックプランのみ） |
| ミス防止機能 | – |