企業の労務管理部は社員の入社・退社手続きや勤怠管理、給与計算など業務の幅が広いという特徴があります。
そのため、このように悩まれている労務部門担当者も多いのではないでしょうか。
「労務管理業務を効率化したい」
「各労務管理業務ごとに最適な効率化の方法を知りたい」
「労務管理業務を効率化して社内の業務負担を減らしたい」
労務管理業務の負担軽減や効率化を実現するためには、主にエクセルなどのシートを活用する方法とシステムを導入する方法があります。
そこで本記事では、企業における労務業務の効率化の方法や正しい進め方、また成功ポイントについて詳しく解説致します。
本記事を最後までお読みいただくことで、労務業務の作業効率化の方法について理解し、自社労務部門の生産性向上に向けて対策を実施できるようになりますので、是非とも最後までお読みください。
労務の業務を効率化させる方法
労務管理を効率化するためには、主に以下の業務を見直す必要があります。
- 入社・退社手続き
- 勤怠管理
- 給与計算
- 年末調整
- 社員の健康管理
各業務を効率化させるためにはどのような手法があるのか解説していきます。
入社・退社手続き
労務業務の一つに入社・退社手続きがあり、主に次のような業務が発生します。
| 入社時に必要な手続き |
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| 社会保険の資格取得手続き |
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| 退社時に必要な手続き |
|
新しい従業員が入社する際には、社会保険や労働保険の手続き、雇用契約書や労働条件通知書の用意など、さまざまな手続きや業務が発生します。
同じように退社する際にも、各保険の資格喪失届の提出など業務が発生するものです。
これらの手続きや業務は紙ベースで行われることが多い上に、手間や時間がかかるため業務効率化に取り組むべき業務の一つでもあります。
チェックリストを活用した方法
入社・退社手続きを効率化する方法の一つとして、チェックリストを活用する方法があります。
入社や退社の際に必要となる準備をリスト化し、チェックリストをもとに業務を進めていくというものです。
チェックリストを使用することで、次のようなメリットが得られるでしょう。
- 手続きや書類提出の漏れを防止できる
- 手続き全体の進捗を把握できる
- コミュニケーションがスムーズに図れる
チェックリストを活用することで、必要な手続きや書類を分かりやすく把握することができ、スムーズに手続きを行うことができるようになります。
チェックボックスにチェックを入れると残タスク数が更新されるなどの関数を使用して、分かりやすいリスト作成をするためにも、エクセルやワードで作成することがおすすめです。
入社時と退社時で必要となる書類やステップは異なるため、ケース別に複数のチェックリストを用意しておくと良いでしょう。
しかし、従業員数が多くなるとその分シートでの管理は業務が煩雑化してしまうこともあるため、管理方法には注意する必要があります。
労務管理システム導入
もう一つの方法に、労務管理システムの導入があります。
システムを導入することで得られるメリットには、次のようなものが挙げられます。
- 書類作成業務の効率化
- 書類提出業務のスピードアップ
- 従業員情報の一元管理
労務管理システムとは、労務に関するさまざまな業務を一括支援するシステムです。
入社や退社時に必要な書類の作成から、関係機関への提出までをシステム一つで行うことができます。
労務管理システムの多くは、システム内に書類テンプレートが用意されているほか、電子申請にも対応しているため、書類作成業務や提出業務の効率化を実現できます。
労務管理システムについて詳しくは、以下の記事で解説しています。
参考: 【2021年最新版】労務管理システムおすすめ15選。サービス・ライブ・無料などを厳選比較
勤怠管理
労務管理における勤怠管理とは、従業員の出勤や退勤などの就業状況を管理する業務です。
手作業で一人ひとりの就業状況を管理することは、大きな業務負担となるでしょう。
そのため、特に従業員の多い企業では勤怠管理の業務効率化が重要となります。
エクセルを活用した方法
勤怠管理業務を効率化させる方法の一つに、エクセルの活用があります。
エクセルを活用した勤怠管理には、主に次のようなメリットがあります。
- 集計作業の簡略化
- テンプレートの使用が可能
- 使い慣れているため操作が簡単
エクセルは集計作業を得意とするため、入力をするだけで手間をかけずに従業員ごとの集計が可能です。
また、勤怠管理用のテンプレートは多くのサイトで提供されているため、自作することなく簡単に管理することができたり、テンプレートをもとに自由にカスタマイズできるのもメリットです。
ただし、厚生労働省が提示する労働時間の適正な把握の基準を満たさなければ、労働安全衛生法違反となる可能性もあります。
厚生労働省のガイドラインによると、労働時間の管理は「使用者が自ら現認」「客観的な記録を基礎」を原則としています。
参考: 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン | 厚生労働省
そのため、エクセルで勤怠管理をする場合は自己申告制だけにならないように、使用者が日々勤怠状況を確認できる仕組みを工夫することが必要です。
勤怠管理代行サービスの導入
面倒な勤怠管理を外注するという手段もあります。
勤怠管理代行の導入には、主に次のようなメリットが挙げられます。
- 社内で勤怠管理をする手間が省ける
- バックオフィス全般の効率化も目指せる
- 勤怠の漏れやエラーをすぐに発見できる
外注のオンラインアシスタントが企業から提供されたデータをもとに、勤務状況の管理や給与計算を代行してくれます。
もちろん勤怠管理に時間を割く余裕がない企業には向いています。
しかし勤怠管理を外注に任せるため、いざという時に勤怠情報が確認できなかったり、高いコストを払わなければいけません。
そのため、できるだけ勤怠管理の手間を減らしたいけど社内で管理していきたいという方は、次に紹介する「勤怠管理システム」の導入をおすすめします。
勤怠管理システム導入
もう一つの方法として、勤怠管理システムの導入があります。
勤怠管理システムを導入すると次のようなメリットが存在します。
- 人為的なミスを軽減できる
- リアルタイムで勤怠状況が把握できる
エクセルの場合は手入力となるため入力ミスのリスクがありますが、システムでは出勤・退勤時にボタンを押すだけで集計が可能となるためこのようなミスを防ぐことができます。
また、リアルタイムで勤怠実績が把握できるので、コスト削減のための対策を練ることができるのもメリットの一つです。
勤怠管理システムについては以下の記事で詳しく解説していますので、併せてご覧ください。
参考: おすすめ勤怠管理システム10選！料金・サポート内容・機能など
社会保険労務士からのアドバイス
社会保険労務士法人HR.A 川田茉依
人数が多い企業など、部署ごとによって勤怠管理がバラバラになり、人事・労務部の負担も大きくなりがちです。
その場合、承認のルートや権限付与の設定が柔軟にできたり、打刻漏れやミスがあった際にアラートが出る機能がついているシステムであればスムーズに勤怠管理しやすいといえます。
また、年次有給休暇の申請・承認、消化状況の確認もできる機能があれば、より法律上安全な勤怠管理がしやすくなります。
給与計算
給与計算業務は、従業員の給与額を計算する業務ですが、雇用契約や会社の規定、勤怠状況によって従業員ごとに異なるため、手間のかかる業務の一つです。
また、社会保険料や税金を計算し、徴収・納付まで行うため、国の事務を代行しているともいえる、大切な業務となります。
そのため、ミスを防ぎながら業務を効率化することが求められます。
エクセルを活用した方法
エクセルを活用することで、毎月の給与計算を自動化できるなどさまざまなメリットがあります。
- 給与管理にコストが掛からない
- 給与計算の自動化が可能
- 無料テンプレートの使用ですぐに管理シートを作成できる
インターネットには無料テンプレートも複数用意されているため、コストや手間を掛けずにシート作成できる点がテクセルを活用する魅力です。
従業員ごとに給与計算の際に関わる情報を入力し、後は勤怠管理シートの出勤状況を入力するだけで自動的に算出することができます。
以下のようなテンプレートをダウンロードして活用すれば、スムーズに給与計算しやすいです。
参考：給与管理表 (明細書付き)ダウンロードページ｜Microsoft
ただし、保険料率・税率の改正があった際には手動で更新をかける必要があるため、定期的にチェックする必要があるでしょう。
また、データのバックアップもこまめに取るなどのリスク対策が必要となります。
エクセルのテンプレートで給与計算する具体的な方法が下記記事で説明されていますので、ぜひ参考にしてみてください。
参考: Excel（エクセル）テンプレートを使った誰でも簡単な給与計算方法
経理のアウトソーシング
税理士事務所や会計事務所、もしくは経理代行会社に給与計算を依頼する手段もあります。
経理のアウトソーシングでは、以下のようなメリットを挙げられます。
- 複雑な給与計算の手間が省ける
- バックオフィス業務全般の効率化が目指せる
- 不正の防止にもつながる
給与計算だけではなく、アウトソーシング先によっては記帳代行や帳簿作成、振込作業なども依頼可能なところがあるため、バックオフィス全般の効率化も目指せます。
また、外部のBPOベンダーを業務プロセスに入れることによって不正の防止にもつながります。
しかし、依頼内容によってケースバイケースですが、中小企業ですと多くの場合は月額1万円から数万円の相場費用がかかります。
参考：経理アウトソーシングとは？外注のメリット・デメリットを解説！ | 会計ソフト マネーフォワード クラウド
また、給与計算に関するノウハウが社内に残らなくなるため、企業内で給与計算をしっかりと管理したい場合は次に紹介する「給与計算システム」の導入がおすすめです。
給与計算システム導入
エクセルを使用する際のデメリットや注意点を解決してくれる方法として、給与計算システムの導入があります。
給与計算システムを導入することで、次のようなメリットが得られます。
- 勤務形態ごとに計算式をカスタマイズできる
- 人的ミスを防止できる
- 保険料率・税率改正時は自動でアップデートされる
給与計算システムでは、煩雑な給与計算にも簡単に対応できるため、担当者の負担を大きく軽減します。
また、保険料率・税率の改正があった際には、自動的にシステムがアップデートされるため、エクセル使用時のように変更作業が発生することはありません。
給与計算システムについて詳しくは、以下の記事で解説しています。
参考: 2022年版-給与計算ソフトとは？購入のポイントを種類別に比較！｜マネーフォワード クラウド給与
【2021年最新版】給与計算ソフトおすすめ34選を徹底比較！選び方も丁寧に解説
年末調整
年末調整業務は書類の種類も多く期限があるため、11月頃から計画的に始める必要があります。
また、業員が納める所得税を確定する大事な業務となるため、ミスなく行うことが重要です。
エクセルを活用した方法
年末調整はエクセルを活用して行うこともできます。
シートを自作することも可能ですが、入力項目が多かったり複雑な計算も多いためテンプレートの使用がおすすめです。
参考: EXCEL年末調整2021
エクセル活用の方法では次のようなメリットが期待できます。
- コスト削減に繋がる
- 操作に慣れており業務が円滑に回りやすい
エクセルは無料で使用できるためコスト削減に繋がる上に、普段から使用している方が多いため操作に慣れているというメリットがあります。
一方で、税率や保険料の変更などの法改正に対する対応が煩雑になったり、入力ミスのリスクがあるなどのデメリットもあるため注意が必要です。
年末調整のアウトソーシング
年末調整の作業を外部の専門会社に依頼する手段もあります。
年末調整をアウトソーシングすることで以下のようなメリットを受けられます。
- 年末調整の作業負担を大幅に削減できる
- ミスのない納品物が保証されている
- 急な法制度の改変に対応できる
申告書のチェックや年税額などの作業だけではなく、法改正にも問題なく対応ができるため、担当者の負担を大幅に削減することができます。
しかし、年末調整の業務のノウハウが社内に蓄積されないため、外注先に何かあって至急社内で対応しなくてはならなくなった場合、一気に負担がかかります。
そのため、手間を削減しつつ社内でしっかりと手続きをしたい場合は、次で紹介する人事管理システム」の導入がおすすめです。
人事管理システム導入
社員数が多すぎて、エクセルだけでは管理が間に合わないような場合には、人事管理システムの導入がおすすめです。
人事管理システムを導入するメリットは以下の通りです。
- 年末調整に必要な情報を1つのシステムで管理ができる
- 入力作業の負担が軽減される
- 計算ミスを削減できる
人事管理システムとは、従業員の一連の人事情報を管理するシステムです。
人事業務というと幅広いですが、雇用契約、入社・退職手続きなどの人事労務に始まり、年末調整、Web明細書の発行、源泉徴収票の発行などさまざまな業務があります。
システムによって対応する範囲は異なりますが、複数の労務業務を管理できるため年末調整の際に必要となる勤怠や給与情報をもとにスムーズに年末調整ができるようになります。
人事管理システムについては以下の記事で詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。
参考: 【2022年最新版】人事管理システムおすすめ71選。利用形態・ツール連携・操作性などを厳選比較
社員の健康管理
従業員が安全で快適に働くためには、健康管理を行うことも労務業務の一つです。
健康診断結果の記録や従業員への通知、労働基準監督署への報告などが具体的な業務となります。
このように、健康診断を行うだけでも多くの業務が発生するため、多くの従業員がいればいるほど業務量も多くなります。
そのため、社員の健康管理を行う業務を効率化させることも重要となります。
エクセルを活用した方法
社員の健康管理は、エクセルを活用して行うこともできます。
健康管理をエクセルで行うメリットには、次のようなものが挙げられます。
- タスクの可視化
- 健康管理にかかるコストの削減
多くのステップが多い健康管理もエクセルを使用することで、ステップごとにタスクを整理できるようになります。
また、ネット上で提供されているテンプレートを使用することで、コストをかけずに健康管理が可能です。
参考: 「健康管理」のテンプレート（書式）一覧 | テンプレートBANK
しかし、各従業員の情報を入力するなど手間がかかる上に、入力ミスのリスクもあるため注意が必要です。
健康管理システム導入
従業員の多くて管理が大変な場合は、健康管理システムの導入がおすすめです。
健康管理システムを導入することで、次のようなメリットを得られます。
- 従業員情報の一元管理が可能
- 過重労働管理が可能
- 業務負担の軽減
健康診断を実施する際の業務管理だけではなく、従業員のストレスチェックや勤怠管理の実績から過重労働管理を行う機能なども備わっています。
このように健康管理システムの導入は、従業員一人ひとりの健康をサポートして、長く健康に働き続ける環境づくりにも役立つというメリットもあるのです。
労務の業務効率化の進め方
労務業務の効率化には業務ごとにさまざまな方法がありますが、すべてを一度に改善することは難しいでしょう。
そのため、以下のように順序立てて実施していくことが重要です。
現状の業務状況の把握
まずは、どのように業務が行われているのかという現状を把握する必要があります。
労務業務における各業務を整理し、業務がどのように行われているかを図やフローチャートにして洗い出しましょう。
図やフローチャートで全体像を把握するだけでなく、業務頻度や工数なども合わせて整理しておくとより課題を発見しやすくなります。
課題の抽出
現状の把握ができたら、次に課題の抽出を行います。
最初のステップで整理した各業務の中から、時間がかかりすぎている業務や、事業のボトルネックになっている業務を抽出しましょう。
同じ業務を繰り返してムダが発生している箇所がないか、業務フローをシンプルにできる箇所がないかというポイントを意識して課題を発見することが重要です。
改善スケジュールの策定
課題の抽出ができたら、改善すべき業務のスケジュールを策定します。
業務効率の改善は、業務内容や改善方法によって必要となるステップやスケジュールが異なるでしょう。
そのため、業務の抽出が完了したらどのような方法でいつまでに改善するのかという具体的な業務改善計画を立てることで、よりスムーズな改善が可能となります。
業務改善の実施確認
業務改善計画を立てたら、事前に決めたスケジュールの流れに沿って業務改善を行います。
ただし、ただ業務改善を実施するだけではなく、同時にPDCAを回すことが大切です。
改善計画で実施した内容で効果が出ているのかという効果検証を行い、効果が出ていない場合にはさらに改善をする必要があります。
このように、PDCAを回すことでより効果的な業務改善が可能となります。
労務の業務効率化を成功させるための3つのポイント
効率化をスムーズにかつ効果的に実施するためには、以下のポイントをしっかりと押さえておきましょう。
- 業務の必要性から検討する
- 業務の優先順位を決める
- 業務のフローチャートを事前に用意する
業務の必要性から検討する
業務効率の改善をする際には、各業務の現状を把握して無駄を洗い出す事から始めますが、必ずしも業務フローの改善や時間短縮がゴールではありません。
そもそも業務の必要性がなければ改善をする必要はなく、不要であれば業務を無くすという考え方もあります。
たとえば、入社時の従業員情報を管理する際に、別の従業員の入社時に使用したシートを複製せずに、従業員ごとに新たな管理シートを作成してしまっている場合には「ムダ」があるといえるでしょう。
改善を行う際に、既存業務を自動化やフローの見直しにフォーカスしてしまいがちですが、本当に必要な業務なのかという、業務の要否を検討することも重要です。
業務の優先順位を決める
業務を見直していると改善すべき点が多く見つかることもあります。
しかし、全てを一度に改善するとなると時間やコストなどが多くかかってしまい、あまり現実的ではありません。
そのため、業務のビジネスインパクトや費用対効果から改善の必要がある業務の優先順位を決めることが大切です。
業務の優先順位を決める際には、以下のような項目で考えてみると良いでしょう。
- 作業工数
- 他の業務への影響力
- 緊急性
- 期日
このように、より優先順位の高い業務にリソースを割くことで、リソースの最適化を図ることもできます。
時間を最も割いている業務があり、システムを導入することで大幅に改善されるのであれば、多少時間がかかっても優先的に改善すべきです。
業務のフローチャートを事前に用意する
1日や1週間をどんな流れで業務を進めていくのかをまとめたフローチャートを用意しておくことも、ポイントの一つです。
フローチャートを用意することで、業務の全体像を把握できるため、時間配分をしながら業務に取り組むことができるようになります。
また、自社が実現すべきゴールに対して業務がどうあるべきかを事前に定義できるため、チーム全体で業務効率化を進める上での共通理解を持って進められるようになるというメリットもあるのです。
まとめ
業務の幅が広い労務業務は一人あたりの業務負担が大きくなりやすいため、業務効率の改善が求められます。
そのためには、主にエクセルシートを使用した管理方法とシステム導入による管理方法の2つがありますが、それぞれにメリットやデメリットもあるため自社にあった方法で業務改善を行うことが重要です。
業務効率化を成功させるためには、以下の3つのポイントを抑えておきましょう。
- 業務の必要性から検討する
- 業務の優先順位を決める
- 業務のフローチャートを事前に用意する
今回は、業務効率を行う方法を業務別にご紹介し、具体的な進め方まで解説致しました。
業務効率の改善をスムーズに行い効果をだすためにも、今回ご紹介した成功のためのポイントを抑えて取り組んでみてください。
アドバイザー
本記事の執筆にあたり、社会保険労務士の川田 茉依様に一部アドバイスをいただきました。
社会保険労務士法人HR.A 川田 茉依
プロフィール：大学卒業後、婦人服の販売に携わっていたが、婦人服の販売に携わり、副店長職を経験。製造業を営む両親を見て育ったこともあり「事業を営む人の役に立ちたい」という想いで社会保険労務士に転身。社会保険労務士事務所へ入所後、助成金申請部門で申請業務をメインに業務に従事。その後、会社の税やお金に関する知識、人事・総務・経理業務の経験を積むため税理士法人に入所し、独立。現在はITやクラウドシステムを活用しながら、労務や経理・総務コンサルティングなど、管理部門の幅広い分野で企業をサポートしている。
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