生産性向上とは?6つの要素と使うべきツールや事例もあわせて解説

年々労働者人口が減少していく中、効率的に生産性を上げ、生活の質を向上させるにはどうすればよいか考えている方も多いでしょう。

本記事では、生産性向上とはどのような意味なのか、世界と比べた日本の労働生産性や国際競争力から、なぜ生産性を上げる必要があるのかについて説明します。また、生産性を上げるためのツールや手法を紹介します。

実際に生産性向上を実現させた企業の実例やツールの導入事例も紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

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生産性向上の意味とは

図1

生産性とは、費やした資源(お金・人・時間など)に対して、どのくらいの大きな効果が得られたかということです。

生産性とは、労働生産性・資本生産性・全要素生産性の3種類から成ります。

労働生産性とは労働者1時間あたりの生産効率を表し、資本生産性とは投下した資本の効率を表します。全要素生産性とはこれらを含むすべての要素を投入率として、その結果との比率を表したもので、これらすべての種類において、費やした資源に対する効果の比率を高めることを、生産性向上と言います。


業務効率化との違いは

業務効率化と生産性向上は、意味の違いがわかりにくい言葉です。

業務効率化は、今行っている仕事を早く、低コストで行えるようにすることです。その目的は、勤務時間やコストの削減が主になります。一方で、生産性向上は、さらに産出を向上させるという目的があります。


生産性を向上させる6つの要素

ここでは、生産性を向上させるために改善すべき要素について解説します。

1.業務の無駄をなくす

業務の無駄をなくし、コストを削減する必要があります。具体的には、以下のような方法があります。

  • 業務マニュアルを作成し、チームで共有する。
  • タスクを可視化する。

上記を実行するためには、人事において社員の業務改善の状況などを把握し、事例を共有したり、社内に対して改善のための教育を行うなどの対策も大切です。

2.時間管理を効果的に行う

時間管理を効果的に行い、必要な業務により時間を使えるようにしましょう。具体的には以下のような方法が考えられます。

  • 仕事を始める前に一日の流れを把握する。
  • タスクの優先順位を決めて時間を有効に使う。
  • 定例会議を廃止して、必要な時に会議を行う。
  • 集中する時間を作る・隙間の時間に仕事をする。

また、タイムマネジメントに関する研修を社員に行う方法もあります。

3.スキルアップのための体制を整える

生産性を高めるためには、社員一人一人の能力を高めることも重要なポイントです。優秀な人材を採用するだけではなく、今いる社員のスキルアップのための体制を整えることで、生産性向上につなげられます。具体的には、以下のような技術やスキルの向上が生産性向上につながります。

  • ショートカットキーの活用・資料作成の方法
  • 短い時間で伝えたいことを伝えるコミュニケーションのスキル
  • 価値の高い仕事のできる専門技術

人事では、必要な技術を習得するための研修プログラムの実施や、それをサポートする体制を構築すると良いでしょう。

4.社内のコミュニケーションを活発化させる

生産性を高めるためには、社内やチーム内でのコミュニケーションを活発化させる必要があります。積極的に発言したり、お互いに改善してほしい点などを言い合える信頼関係を築いていくことが重要です。

人事は、上司・部下両方の立場から状況を聞き、適切な関係を築けているかを常に確認するようにしましょう。イベントなど開催するのも有効です。

5.モチベーションを上げる

モチベーションを上げることによって、個人の生産性を向上させることができます。また集中力を高めることも大切です。具体的には、以下のような方法があります。

  • 社員の成果や業務の態度に対して適切な評価を行い、表彰する。
  • テレワークなど、より自由度の高い働き方を取り入れる。
  • 集中力を高めるために、個人用のスマートフォンの電源を切ったり、適切な仮眠の時間を取り入れる。

6.適性に合わせた人員配置を行う

今いる人材で生産性を高めるために、社員が得意なことを活かし、適材適所の人員配置をすることが大切です。

人事担当の場合、一人一人に合った環境をつくり、生産性向上につなげましょう。東京商工会議所が行ったアンケートによると、人員配置は、最も多くの会社で行われている生産性向上の手段でもあります。

参考:生産性が低いとどうなる? 生産性を上げる方法と解決すべき課題 | 業務改善のヒント満載 お役立ちコラム | 法人のお客さま | KDDI株式会社


生産性を向上させるための手法・ツール

ここでは、生産性を向上させるための手段やツールを紹介していきます。生産性向上のための参考にしてみてください。

業務の無駄をなくすためのツール・事例

業務の無駄をなくすには、タスク管理ツールを使うことで、誰が今どのくらいのタスクを抱えているのか明確にすることができます。

JIRA

例えば、株式会社リクルートライフスタイルでは、それまではメールで行っていたタスク管理に、「JIRA(ジラ)」を導入しました。ツールを導入することで、自分や他の社員のタスクを効率的に管理し、手の空いている人に仕事を割り振れるようになりました。

参考:JIRA Software

時間管理を効果的に行うためのツール・事例

業務を効率化し、ルーティンワークにかかる時間を減らすことも、生産性の向上につながります。

Automation Anywhere

サントリーグループでは、「Automation Anywhere(オートメーションエニウェア)」というコンピューターに作業を記憶させ、ルーティンワークをするRPAを導入することで、これまでは手作業で行っていた営業データの整理などを自動化しています。この取り組みで社員の負担を減らし、他の業務やスキルアップのために時間を使えるようになりました。

参考:Automation Anywhere(オートメーションエニウェア)

スキルアップの体制を整えるためのツール・事例

プレゼンテーションなどのスキルを上げるために、ツールを上手く利用することも効果的です。

SlideShare

インターネット広告関連の企業である、株式会社セプテーニでは、「SlideShare」というサービスをスキルアップのために利用しています。ウェブに関係する多くの海外事例をインプットし、必要な時に参照することができます。

また、「見やすいプレゼン資料の作り方」のようなビジネススキルに役立つ資料を、クラウドなどを利用して社内で共有することで、会社全体のスキルのレベルアップを図ることもできます。

参考:SlideShare

社内のコミュニケーションを活発化させるツール・事例

社内のコミュニケーションを活発化させるために、社内SNSやチャットツールを利用することが効果的です。

Talknote
2018年働きがいのある会社ベストカンパニーに選ばれ、不動産事業や飲食事業を中心に幅広い事業を展開中の株式会社TonTonでは、チャット機能や社内SNS機能を持つエンゲージメントクラウド「Talknote(トークノート)」を導入しました。

株式会社TonTonでは、飲食事業では社員が国内外の各店舗に勤務していたり、不動産事業では熊本にコールセンターがあるなど、社員によって所属事業も拠点も様々です。

Talknote導入以前はメールを主に利用していましたが、メールでは1対多人数の連絡がしづらく、返信までのスピードが遅くなるため不便さを感じていました。また、日報などの業務報告は書面で行われており、他部署・他事業がどのような仕事をしているか把握できず、仕事をする上での連帯感も上手く生み出せない状況でした。

Talknote導入後はこの課題が解決し、情報共有がスピーディーになり、営業成果にもつながりました。今では日報もTalknoteで共有しており、直接会話しなくとも、コメントやいいね!で簡単にフィードバックできます。他部署の社員同士の会話が増え、距離が縮まったように感じているとのことです。

参考:[活用事例] TonTon | エンゲージメントクラウド「Talknote」

モチベーションを上げるためのツール・事例

健康であることは、モチベーションを保つことにもつながります。
リボーンマジック

アビームコンサルティングでは、「リボーンマジック」という健康管理ツールを導入しました。「リボーンマジック」は、時間栄養学と呼ばれる、いつ食事を食べれば体によいかということを管理するツールです。

海外出張などが多く、生活時間や食事・環境に変化の多い職場で、高いパフォーマンスを維持するためには、社員一人一人が意識的に体調管理に努める必要があります。このツールを導入して、生活時間や食事を管理することで、具体的な数値に改善が見られ、社員が自身も改善を自覚することができました。社員それぞれがベストな体調で業務にあたることができ、よい影響が出ています。

参考:リボーンマジック

適性に合わせた人員配置を行うためのツール・事例

中途採用において、希望にあった人材をリクルートするためのツールがあります。
LinkedIn

Microsoftでは、新しい人材を採用する際に、「LinkedIn」というツールを活用しています。欲しい人材をキーワード検索し、各部門で採用したい人のリストを作成、その中から、自社の事業をアピールしてアプローチをしています。このような方法で、実際に多くの優秀な人材の採用につながっています。

参考:LinkedIn


生産性向上が検討される背景とは

そもそもなぜ、近年生産性の向上が検討されているのかについて説明していきます。

現代の日本の労働環境

日本の企業においては、勤務時間外に社内の会議を行ったり、残業を前提とした時間配分を行うなど、未だに残業や長時間労働を強いる風潮があります。

残業や長時間労働は、社員の過労・睡眠不足につながり、集中力の低下も招きます。これが原因となって、仕事の効率が悪化し、生産性の低下にもつながっています。

また、仕事が早く終わった人から追加でタスクを課す仕組みをとっている場合は、早く仕事を終わらせようというモチベーションがおこらず、生産性を低下させている可能性もあります。

労働力人口の減少

日本の生産年齢人口は、1997年の8699万人をピークに減少し続けており、2016年には7665万人になっています。出生率の低下による人口減少に伴い、生産年齢人口は、今後も減っていく見込みです。

このような状況の中で、事業を続けていくには、少ない人数でも効率的に業務を行い、生産性を高めていく必要があります。

参考:首相官邸ホームページ

世界における日本の労働生産性の低下

IMD国際競争力ランキングの推移
「IMD国際競争力ランキングの推移」
引用:第1章 我が国の科学技術政策を取り巻く動向:文部科学省

日本の労働生産性は、世界の国と比較して低いといえます。国際経営開発研究所(IMD)が発表している、「IMD国際競争力ランキングの推移」を見ると、1993年ごろでは1位だった日本の国際競争力は、2013年には24位になっています。

oecd加盟諸国の労働生産性
OECDデータベースをもとに公益財団法人 日本生産性本部 が作成
引用:労働生産性の国際比較 2017 年版

また、経済協力開発機構(OECD)の労働生産性を比較した「OECD加盟諸国の労働生産性(2016年/35カ国比較)」から、OECDに加盟している35カ国のうち、日本の生産性は21位と、下位に属しているということがわかります。


まとめ

ここまで、生産性について、その意味や向上させるための方法、役立つツールについて紹介してきました。生産性を向上させることは、少ない労働力で業務に対応できるようにすることで、労働人口の減少に対処するためには必要です。

また、海外と比較して近年低下している国際競争力を高めていくためにも、生産性を上げ、より一層業績を上げていく必要もあります。自社の生産性を上げるために、ツールの利用などを検討をしてみてはいかがでしょうか?

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本記事では生産性向上について解説してきました。記事内でも紹介したとおり、ツールを導入することで、生産性向上に役立てているケースは多くあります。

エンゲージメントクラウド「Talknote」は、メールやチャットなどSNSのメリットをまとめた社内SNS機能を持ち、必要な情報の共有と蓄積に役立ちます。コミュニケーションをオンライン上で効率的に行えることで生産性向上につながります。

それだけでなく「Talknote」は、ログインデータやコミュニケーションのデータを解析することで、従業員満足度の状態把握や、改善のアクションにつなげていくことができます。その結果、従業員のモチベーション向上という側面でも生産性向上に貢献します。

紹介資料が無料でダウンロードできますので、生産性向上を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください

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参考にしたサイト一覧

業務効率化と生産性向上の違い、説明できますか?生産性を高める3つの要素と成功事例 – HELP YOU
生産性向上のために取るべき4つの手法 | 業務効率化との違いや成功事例を交えて解説 – その他ビジネス | ボクシルマガジン
日本経済の課題「生産性向上」の意味や改善方法、取り組み事例をご紹介 | BizHint(ビズヒント)- 事業の課題にヒントを届けるビジネスメディア
生産性向上って具体的にどうすればいい?具体例を交えてご説明 | ヘルスケア通信 | ドコモ・ヘルスケア
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