働きやすい環境をつくる「働き方改革」では、売り上げを意識した業務全体の改善を意識した上で従業員満足度の向上や離職率低下、採用の力を強めなければなりません。
そんな働き方改革の一環として、新型コロナウイルス流行の今、出勤しないで勤務できる「テレワーク」があります。
しかし中には「具体的な導入手段はわかっていない」「テレワークの導入はどう進めればいいの？」という方も多いのではないでしょうか。
実際に働き方改革を意識したテレワークの導入はシステム面の整備だけでなく、従業員にテレワークを理解してもらうために働きかけも必要です。
新型コロナウイルスの流行もあり、急いでテレワークを導入したい企業も多いと思いますが、単に「業務をオンラインで完結」できるよう整えるだけではありません。
テレワークを通じて従業員をサポートし、社員の満足度を上げて働きやすい環境を作らなければならないのです。
この記事では働き方改革における「テレワーク」の重要性について説明したうえで、テレワークを始めるべき理由について解説しています。また、テレワークの始め方や導入すべきICTツールについてまとめています。
テレワークに必須！NTTが提供するセキュリティに強いチャットツール
目次
テレワークは政府推進の働き方改革の1つ
テレワークは政府も推進する働き方改革の1つです。2013年に閣議決定された「世界最先端IT国家創造宣言」では、以下のような目標を明示しています。
若者や女性、高齢者、介護者、障がい者を始めとする個々人の事情や仕事の内容 に応じて、クラウドなどの IT サービスを活用し、外出先や自宅、さらには山間地域 等を含む遠隔地など、場所にとらわれない就業を可能とし、多様で柔軟な働き方が選択できる社会を実現するとともに、テレワークを社会全体へと波及させる取組を 進め、労働者のワーク・ライフ・バランスを実現する。
引用：世界最先端 IT 国家創造宣言の変更について 平成 26 年６月 24 日 閣 議 決 定 世界最先端 IT 国家（５）雇用形態の多様化とワーク・ライフ・バランス（「仕事と生活の調和」）の実現
このように2013年からテレワークは働き方改革の一つとして政府が推奨しています。
政府が推奨している通り、働き方改革としてテレワークを取り入れた企業の中には、
- 事業生産性が26％アップした
- 離職率25％から約4％まで削減
など、テレワークにより「生産性」や「社員の満足度向上」で働き方改革としての効果を得ることができた企業も多いです。
参考：日本マイクロソフトはなぜ「女性離職率40%減」を実現できたか
参考：離職率25％超で困った！ サイボウズを変えたワークスタイル変革
働き方改革を進めるうえでテレワークを導入すべき理由
前述では、テレワークは政府が働き方改革の一つとして推奨している、という点を解説しました。
実際に企業がテレワークを導入すると以下のような効果が期待できます。
- 助成金が出るので始めやすい
- 社員の生産性向上につながる
- 企業イメージの向上につながる
- 交通費や残業費、オフィスコストといった経費を削減できる
- ワークライフバランスが取れるので離職率を改善できる
- BCP対策につながる
上記の項目だけを見ればわかる通り、「人材確保」「災害対策」「コスト削減」など、企業を経営していく上で必要な要素がたくさん含まれています。
助成金が出るので始めやすい
厚生労働省では、「働き方改革推進支援助成金」などの制度を設けており、比較的始めやすい状況です。
2020年の新型コロナウイルスの影響から、よりテレワークを浸透させる動きが見られるため、新規で導入する企業だからこそ始めるメリットもあります。
また、2021年には新たに人材確保等支援助成金の制度が発足予定や、厚生労働省以外にも、テレワークの助成金や補助金を出している自治体もあるので、確認してみましょう。
参考：補助金ポータル
こういった支援を活用し、クラウドサービスの導入やパソコンなどのレンタル・リースを行って、テレワークの労働環境を整えることも可能です。
ただし、これらの支援は定員に達した時点など、申し込みを締め切ってしまうこともあるので随時確認し、動向を把握しておきましょう。
テレワークの導入は社員の生産性向上につながる
テレワークの導入により、集中して業務に臨むことができるため生産性の向上にもつながります。
実際に厚生労働省の調査によると、「テレワーク勤務によって生産性が向上した」と回答した方が29％、「変わらない」と答えた人が58％で実に9割近くがテレワークで生産性に悪影響を与えない、と考えています。
また、同調査で「業務に集中できる時間はどれくらいですか？」という設問に対し、6時間以上と答えるテレワーク勤務者がオフィス勤務者よりも1.8倍であることから、テレワークを導入することで生産性向上につながる効果が得られます。
参考：テレワークを導入すると生産性が落ちませんか。|テレワーク総合ポータルサイト
余計な仕事をふられる心配がない、無駄な会話や会議が減るなどの理由から、オフィスで仕事をしている時よりも集中できるという声もあります。
企業イメージの向上につながる
テレワークを導入することで、先駆的なブランドイメージの向上につながります。
働き方改革という政策が発足されてからも、なかなかテレワークが普及していない中での導入は「社員に寄り添ってくれる企業」と印象づけることができるでしょう。
データでもありますが、厚生労働省「通信利用動向調査」によると、全体の20.2％の企業しかテレワークを導入していないことがわかりました。
そういった中でテレワークを導入すれば、実際に仕事とプライベートを両立しやすいなどの効果もあり、社内からの評価も含めた企業イメージの向上が期待できます。
参考：厚生労働省「通信利用動向調査 テレワーク導入状況(企業)」
交通費や残業代、オフィスコストといった経費を削減できる
これまでかかっていた交通費や残業代、オフィス契約のコストもテレワークの導入により削減することができます。
自宅での勤務となるため交通費は無くなり、オフィスを使用しないので電気代などのコストを削減することが可能です。
削減できた事例では、厚生労働省委託事業のテレワーク相談センターによると、残業時間が1人あたり8.5時間/(月)減り、年間3,000万円の時間外手当が削減できた企業もあります。
適切な導入方法を行えば、あらゆる面のコスト削減が見込めるでしょう。
参考：テレワーク相談センター｜在宅勤務等のテレワーク導入・推進の企業の相談窓口
ワークライフバランスが取れるので離職率を改善できる
テレワークの導入により社員は時間に余裕が生まれ、ワークライフバランスが整えられるため、離職率を改善することができます。
例えば、育児・介護・病気治療をしながらでも柔軟な働き方ができるため、やむを得ない事情による離職を食い止め、社員の定着率を高めることも可能です。
実際に日本マイクロソフトでは、テレワークを導入した結果、社員のワークライフバランスの満足度は40％向上し、女性社員の離職率を40％削減することに成功しています。
参考：日本マイクロソフトはなぜ「女性離職率40%減」を実現できたか
BCP対策につながる
テレワークの導入は、BCP(事業継続計画)の対策につながります。
BCP対策というのは、未曽有の事態などに会社の損失を最小限に抑え、事業を継続させるための計画です。
例えば、「感染対策のために会社に出社できない」というトラブルが今後も起きる可能性が多いにあります。また、災害によって出社が困難だという場合でも、テレワークを導入しておけば、会社の生産性を守ることができます。
BCP対策については以下記事で詳しくまとめています。
参考：どこよりもわかりやすいBCP対策とは？策定までの手順から、代替策として使えるツールもご紹介
テレワークを導入するための6つのステップ
テレワークを導入する際はいきなり本格的な導入をするのではなく、ステップを踏み、導入につなげましょう。
1.テレワーク導入前に業務や社内ルールの見直しを実施する
テレワーク導入にあたって、まずは就業規則を新たに見直していく必要があります。
テレワークでは従来のオフィスで行う働き方と大きく異なるため、以下の労務管理の見直しが必要です。
- 労働時間
- 給与や手当
- 作業環境
- 対象範囲
- 福利厚生
例えば、福利厚生の場合テレワークの導入にあたり、社員に月いくらかテレワーク費用をとして配布するといった施策は効果的です。
テレワークは経営的な面から見るとコスト削減につながるかもしれませんが、社員から見ると始めは負担がかかります。
その他にも、新しいルールとして、連絡方法や業務内容の範囲なども定めておきましょう。
労務管理などの見直しや新しいルールを設けることで、導入後のトラブルを防ぎ、円滑に業務を遂行することができます。
2.法令遵守や規則を整備しておく必要がある
テレワークを導入する場合、これまでの法令と同様に労働基準法などの法律が適用されるため、テレワークに関する規定を定めておかなくてはいけません。
テレワークの就業規則として定める内容は、以下の3つです。
- テレワーク勤務を命じることに関する規定
- テレワーク勤務用の労働時間を設ける場合その労働時間に関する規定
- 通信費などの負担に関する規定
就業規則を変更した際には社員代表に意見を聞き、意見書を添付したのち、労働基準監督署に届け出を行う必要があります。
いつでもどこでも働けるからこそ、過度な働き方をしてしまう社員もいると想定できるため、働き方への指導や健康チェックなども見直しましょう。
3.セキュリティ対策を実施する
オフィスで業務を行う時よりも、セキュリティ対策を強化する必要があります。
セキュリティ対策を行うのは、情報の漏洩などによる社会的トラブルや顧客からの信頼の損失を防ぐだけではなく、該当する法律の観点からも重要です。
- 個人情報保護法
- 会社法
- 金融商品取引法
また、これらは企業側が認知し対策するだけでは不十分なので、内部統制報告書などで周知しておく必要があります。
総務省が発行したテレワークのセキュリティに関するガイドラインによると、以下5つのセキュリティ対策が必要です。
- マルウェアに対する対策
- 端末の紛失・盗難に対する対策
- 重要情報の盗聴に対する対策
- 不正アクセスに対する対策
- 外部サービスの利用に対する対策
参考：テレワークセキュリティガイドライン 第4版 総務省 別紙3
4.テレワークに必要なICTツールを導入する
ICTというのは情報通信技術をさし、職場でなくても円滑に業務を進めるために重要な技術です。テレワーク導入と共にICTツールの導入も検討しましょう。
ICTツールを駆使することで、書類のやり取りや進捗報告などをパソコンやスマートフォンなどの端末上で簡単に行うことができます。
チャットやファイル共有ツールなどのICT設備を導入するまでに以下を確認しておきましょう。
- 現状のICT環境を確認
- 導入までの期間や予算を確認
- セキュリティーポリシーや法律などの確認
ICTツールに関しては、後程詳しくご紹介していきます。
5.テレワーク完全導入の前にトライアルを実施し、課題を見つける
テレワークを本格的に導入する前に、トライアル期間を設け、導入目的などと照らし合わせながら効果や課題などを明らかにしておきましょう。
サイトなどの説明では簡単に操作できると記載されていても、うまく活用出来なかったり、必要なシステムが使いにくいなど、使ってみて初めて分かることも多いためです。
例えば、トライアル期間は6ヶ月、短くても3ヶ月以上を設けると効果や課題が見つけやすくなります。
その期間でどういった効果があり、課題があったのかを明らかにすることで、ICTツールなどの導入の検討もしやすくなるでしょう。
6.課題を改善して本格導入を実施する
トライアル導入時の課題を改善して本格導入する前に、効果や課題を検証するためにも導入後のアンケートを実施することをおすすめします。
アンケートを行うことで、社員が感じた効果や不満などを明確にし、データとして数値化することも可能です。
数値化することでどういった課題があるのか、その課題を解消するためには何ができるのかを検証することができます。
また、一回限りのアンケートではなく、できれば継続的にアンケートを行いましょう。
そこで出た課題を改善し、いよいよ本格的な導入を実施することができます。
テレワークの導入に使えるICTツール
ICTツールを導入することで離れた場所で働いていても、リアルタイムで情報共有ができるため、円滑な業務体制を実現することができます。
これまで直接会話を行い、紙の書類で契約を結び、各々が取り組んでいたタスク管理も全てパソコンやスマートフォンで行うことが可能です。
ここでは、以下2つに分けてご紹介していきます。
- テレワークを導入する上で最低限必要なICTツール
- テレワークの利便性を向上させるツール
テレワークを導入する上で最低限必要なICTツール
テレワークを導入する上で最低限必要な3つのICTツールについて解説します。
- チャットツール
- Web会議ツール
- 電子契約サービス
チャットツール
チャットツールは、社員同士で個別チャットやグループチャットができるツールです。
テレワーク上のコミュニケーションはテキストがベースになるので、リアルタイムで連絡を取り合えるチャットツールは欠かせません。
セキュリティ面で不安が残る方はオンプレミス型を利用すれば、自社社員のみが利用できるシステムを作ることも可能です。
クラウド型など種類もあるので、リアルタイムで情報共有やコミュニケーションをとりたい人におすすめのツールです。
参考：5大ビジネスチャットツールを徹底比較！本当に選ぶべきツールはどれ？
またチャットツールでは社内の情報や資料を共有することが多いため、セキュリティ対策が必須となります。
チャットツール「elgana」はNTTが開発しており国内データセンターでの運用なので、安心して利用できます。
セキュリティ対策万全のチャットツールに興味のある方は、ぜひ資料をご確認ください。
参考：NTTが提供するセキュリティに強いチャットツール「elgana」
Web会議ツール
Web会議ツールとは、オンラインでの会議や個別のミーティングをビデオチャットできるツールです。
商談や説明会など、さまざまな場面で利用できるので、テレワークを導入する上で必須のICTツールになります。
Web会議ツールの中には無料・有料のツールがあり、ビデオ通信のみの簡易的なものからファイル共有などもできるものまで種類は数多くあるので、自社に合ったツールを選択できます。
また、パソコンやスマートフォンに内蔵されているマイクやカメラを利用できるので、特別な機材も必要ありません。
参考：【2021年最新版】人気のWeb会議システム20選を厳選比較！選び方のポイントも伝授
電子契約サービス
電子契約サービスは、PDF形式の契約書に電子署名やタイムスタンプなどを付与することで、契約を締結できるサービスです（参考：5分で理解する「電子署名」とは）。
これまでは先方とスケジュールを合わせて契約を結んだり、都合が合わなければ郵送するなどが一般的でした。しかし、電子契約サービスを導入すれば、そういった手間などを解消することができます。
電子契約サービスの導入で「ハンコを押すためだけに出社する」など、出社をベースとしたテレワークではなく、オンラインですべて完結できるようになります。
とはいえ、どんな電子契約サービスが該当するか見当もつかないこともあるでしょう。まずは国内最大級の電子契約サービス「クラウドサイン」を知っておくべきです。
弁護士が監修し14万社以上が導入しているサービスです。今回は特別にサービス概要資料も用意したので、まずはそれからチェックすることをおすすめします。
弁護士が監修した国内最大級の電子契約サービス「クラウドサイン」
参考：【2021年版】おすすめ電子契約サービス26選を徹底比較！選び方のポイントも紹介
テレワークの利便性を向上させるツール
ここからはテレワークを導入する際に、あると便利なツールを紹介します。
- ワークフローシステム
- グループウェア
- 勤怠管理ツール
テレワークで業務を進める上で必ず必要というわけではありませんが、複数のプロジェクトを運営している企業や社員の業務状況を詳細に確認したい場合におすすめです。
ワークフローシステム
ワークフローシステムは、オンライン上で稟議が完結するシステムです。
これまで紙の書類などで共有していたことも、電子化することで紙の管理や郵送などの手間がなくなります。
専門知識がなくても簡単な操作でできるものや、エクセルに使い慣れている方はエクセルのフォームで操作できるものもあり、不慣れでも効率的に行えるツールも数多くあります。
紙の書類は管理や確認までの時間を要すことが多いですが、ワークフローシステムを活用すればその手間もなくなります。効率面も重要視したい方におすすめです。
ワークフローシステムに関する詳細は、下記の記事でもご確認いただけます。
参考：ワークフローはシステムを導入すると便利！主要の25ツールを徹底比較
グループウェア
グループウェアは、組織内でスムーズな情報共有やコミュニケーションを行い、効率的に業務を遂行するためのツールです。
チャット機能やワークフロー機能などがついているものもあるので、自社が求めているツールを導入すれば業務上必要な作業もグループウェア上で完結できます。
機能はツールによって異なりますが、チェット機能・掲示板・タイムカード・バーチャル会議室・報告書の作成など、できることも豊富です。
これまでスケジュールを合わせて備品などを用意していた時間を短縮したいと考えている方にも、グループウェアはおすすめです。
参考：生産性を最大化できるグループウェアとは？会社別おすすめツール7つ比較
勤怠管理ツール
勤怠管理ツールとは、テレワークで仕事をしている社員の勤怠管理を視覚化できるツールです。
社員の勤怠を視覚化することで、打刻漏れや労働法に関する対応なども容易にできます。また、アラート機能がついているツールもあり、過度な労働などを防ぐことも可能です。
簡単にデータを送ることができるので、そのデータによって給与計算するなどの効率化も期待できます。
参考：勤怠管理とは？システム比較・有料、無料別での実践方法まで解説！
テレワーク導入する際に注意すべき5つの点
働き方改革のためにテレワークを導入するには注意点が存在します。
過重労働対策やサボり防止など労働時間の管理が難しい
社員の労働時間の管理を徹底し、仕組み化しましょう。
テレワークの場合、在宅勤務などどこでも働けるメリットはあるものの、過重労働やサボりといったデメリットも存在します。
労働時間を管理するには、勤怠管理ツールや時間帯でアクセスの制限をかけるなど工夫が必要です。
先述しましたが、テレワークでも労働基準法などが適用されるため、労働時間はオフィスで行う時よりも注意を払う必要があります。
業務の進捗具合を可視化しないと漏れが発生する可能性がある
テレワークは業務の進捗具合が把握しずらいため、ICTツールなどを活用し、ワークフローの管理を行いましょう。
可視化できていないと、共有漏れや業務の遅延、最悪の場合は顧客が離れてしまう可能性も想定できます。
ICTツールであればワークフローシステムやグループウェアを活用することで、会社全体の業務を一目で把握することが可能です。
あまり業務内容を変えたくないと考えている人は、エクセルシートやGoogleのスプレッドシートなどを利用し、チェットツールやメールで都度共有する手もあります。
しかし、作業の効率化も考えると、やはりICTツールを導入した方がスムーズといえます。
テレワーク導入にかかる費用負担範囲を詳細に決める必要がある
テレワークを導入するにあたって、通信費やネット環境の整備にかかる費用は会社が負担するのが通例です。負担範囲の詳細を決めておきましょう。
会社負担の理由は、社員が費用を負担すると不満が出て、スムーズに導入を進められなくなる可能性があるためです。
例えば負担範囲は、パソコンなどの初期費用は負担し、テレワーク業務費用として月々一律5,000円を支給するなど負担できる範囲で計画しましょう。
テレワークを導入するのは会社側のため、社員が働きやすい環境とベース作りは会社が率先して行う必要があります。
テレワークの導入を会社全体に理解してもらう必要がある
テレワークを導入する前に、説明会や書面などを通じて会社全体に理解してもらう必要があります。
テレワークの導入自体に難色を示す社員がいることも想定できるため、不満などの障壁を取り払うことは必須です。
理解してもらわなければ、生産性を向上させるどころか、働き方自体に疑問を感じて離職してしまう可能性も考えられます。
テレワークの対象範囲が一部の社員であれば説明会を設けたり、会社全体での取り組みであれば掲示板など、全社員が周知できる方法で行いましょう。
会社全体でテレワークの導入を理解してもらうことで、導入時にスムーズな業務を行いやすくなります。
初めてICTツールを使う人のためのマニュアルを作成する必要がある
これからテレワークを導入し、ICTツールを利用するのであれば使い方のマニュアルを作成しなければなりません。
マニュアルがないICTツールに慣れるまで時間がかかります。最悪の場合、テレワークが浸透せず導入が失敗に終わるケースもあります。そうならないためにも、マニュアルの作成は必須になります。
まとめ
この記事では、働き方改革としてテレワークを導入することで得られる効果や導入すべき理由を解説しました。
働き方改革をする理由は「社員に長く働いてもらいたい」「業務にかかるコストをカットしたい」「災害や感染症に備えてテレワークでも経営ができる状態を作っておきたい」とさまざまだと思います。
テレワークを導入すれば、決まった場所で働く、事務所を持つ、などの必要がなくなります。また、感染症や災害が起きても在宅で仕事ができる環境が整っていれば、経営危機に陥るリスクも少ないです。
働き方改革の一環としてテレワークを導入することはメリットがたくさんあるので、この記事を参考にテレワークの導入を検討していきましょう。