「新人教育が属人化しており、担当者によって新人の成長にばらつきが出ている」「新人の研修期間は他の業務が進まなくなり、残業が多く発生している」など悩みを抱えていないでしょうか。
このような課題を解決するためにも、新人教育マニュアルをしっかりと作り込みましょう。
マニュアル化することでナレッジの属人化を防ぐことにもつながります。
参考：マニュアルの作り方でおさえておきたい5つのポイント｜作成ツール厳選５選 ｜ LISKUL
さらにマニュアルが整っていれば、ある程度のことまでは自走で学べるようになるため、教育係の負担も減ります。新人教育にマニュアルは必須と言えるでしょう。
そこで「マニュアルは作るべきだが、作成するのは面倒でどのような内容にすればいいかわからず、直接指導をしている」方のために、作り方からマニュアルの活用法まで徹底的に解説します。
本記事を網羅すれば、迷うことなく効果的なマニュアル作りができ、その後の運用までお役立ていただけるでしょう。
目次
新人教育マニュアルの必要性
新人を育成するにあたって、新人教育マニュアルを作成、運用することが必要となります。
なぜ新人教育マニュアルが必要なのか、その理由を2点紹介していきます。
- 教育担当者の負担を軽減する
- 新人に対する教育の質を高められる
教育担当者の負担を軽減する
新人教育マニュアルがあることで、新人を教育する担当者の負担を軽減することができます。
もしマニュアルが無い場合、教育担当者が一から新人に教えないといけません。その場合研修に時間がかかってしまい、担当者は本来の業務に充てる時間を削らないといけなくなります。
マニュアルを用意することで、教育担当者が口頭で説明をしなくても業務内容を理解することができます。
最初にマニュアルを読み込んでもらい、それでもわからないことがあれば質問してもらうようにすれば、担当者が教育に割く時間を減らすことが可能です。
新人が効率的に業務を覚えることができる
新人教育マニュアルがあることで、新人は効率よく業務を覚えることができます。
新人の場合、最初は業務を覚えることで必死になりがちです。覚えるべき業務量が多いと、せっかく教わった内容も忘れてしまったり、違った解釈をしてしまってミスが発生する場合があります。
しかし、マニュアルを新人に渡すことで、そのマニュアルを見ながら業務を行うことができます。また、マニュアルの場合はテキストや図解なども記載できるため、業務の解像度を高めることが可能です。
新人が担当者に質問をする時間を減らせるため、効率的に教育を行う上でマニュアルは必須のアイテムとなります。
新人教育マニュアルを作成する上で押さえておくべきポイント3つ
新人教育用のマニュアルを作成する際に外せない重要なポイントをおさえておきましょう。
- 新人でも理解できる内容にする
- 全体の流れを明確にする
- 問い合わせ先を明確にする
具体的には、マニュアル作成・共有システム「Teachme Biz(ティーチミー・ビズ)」で作成したサンプルマニュアルをご覧ください。
これら3つの重要なポイントを網羅していることが分かります。これからそれぞれ詳しく解説します。
参考：マニュアル作成を行うために重要な7つのコツとは！？フォーマットの選び方などもご紹介します ｜ マニュアル作成・共有システム 「Teachme Biz」
誰でも理解できる内容にする
新人教育マニュアルの内容は、読めば誰でも理解できる内容にすることが重要です。
新人は自社の業務について何もわかっていないだけでなく、新卒採用の場合は社会人経験が少ないため、業務上の報告・連絡・相談など、ビジネスシーンでは当たり前とされるコミュニケーション経験が少ないです。
そのため、「誰がマニュアルを読んでも理解できる内容」というのが前提として必要になります。例えば、専門用語や曖昧な表現は避けるなど、新人の立場を考えて作成しましょう。
全体の流れを明確にする
最初に全体の流れを説明し、マニュアルのどの段階でどのような知識を身に着けられるのかを明確にしましょう。
例えば、1章は社会人としてのマナー、それが理解できたら、2章は社内のルール、そしては3章は……というように流れを示し、最終的にはどのような知識が得られているのか、ゴールまでの流れをわかるようにすることが必要です。
そうすることで、なぜこの知識を学んでいるかの意味や、マニュアルの目的が明確になるので、迷いや不安を感じることなく学ぶことができます。
「このマニュアルをなんのために学んでいるかわからない」と思わせないよう、まず最初に全体の流れを明確にしておきましょう。
問い合わせ先を明確にする
マニュアルを読んで疑問が生じた場合、どの部門のどの担当者に尋ねればいいかがわかるよう問い合わせ先を明確にしておきましょう。
どれだけマニュアルを作り込んだとしても、一人で読み込むだけでは理解できないこともあります。
聞く相手が明確であれば、聞く相手を探し回るような非効率な時間が生まれにくくなります。
また、聞かれる側にとっても、担当外のことを聞かれるといった無駄なコミュニケーションを防ぐことにも繋がります。
新人教育マニュアルに含めるべき内容5つ
絶対に外せないポイントをおさえつつ、次はマニュアルの具体的な構成を考えていきましょう。必要な内容は次の5つです。
- 基本的なビジネスマナー
- 企業が掲げる理念やMVV（ミッション、ビジョン、バリュー）
- 社内独自のルール
- 仕事内容や導入ツールの使い方
- 社内ネットワーク・外部とのつながりについて
これらは通常の業務マニュアルとは違い、あくまで「新人教育」に必要な内容です。
新人教育でもっとも大切なのは、物事の考え方や判断基準を持ってもらうことにあります。
そのため、一般的なビジネスマナーから企業理念、社内ルール、が外せません。
その上で実務や社内外の繋がりを学ぶことで、業務が滞りなく進められるようになるでしょう。
どのような業種・業界でもこの5つは最低限必須です。具体的にどのような内容を盛り込めばいいか解説していきます。
基本的なビジネスマナー
まず基本的なビジネスマナーとして以下の項目はおさえておきましょう。
- 挨拶や言葉遣い
- 身だしなみ
- 電話対応
- メールなどテキストコミュニケーションの基本
- 名刺の渡し方と受け取り方
- 会議の席順
- 報告・連絡・相談の重要性
中途入社であれば概ね理解しているかもしれませんが、業種や社風によっても多少の違いはあるものです。
自社特有のことがあれば、そのような項目は漏れなく、そして丁寧に記載するようにしましょう。
参考：ビジネスメールの書き方とは？押さえておくべき16のポイント【例文あり】 ｜ LISKUL
【指導者の方必見】すぐに活用できる新人の電話対応完全マニュアル ｜ LISKUL
企業が掲げる理念やMVV（ミッション、ビジョン、バリュー）
次に含めるのは理念やMVV「Mission（ミッション）」、「Vision（ビジョン）」、「Value（バリュー）」です。
企業の理念を知らなければ、企業が目指している目標や行動指針が理解できません。
また、企業が掲げるMVVに共感して入社する人が増えていますが、より本質的なことやMVVを実現するために具体的にどのようなことをしているかは、実際に学ばなければわかりません。
マニュアルに記載する際は、伝えたい行動指針と具体例をセットで示すと伝わりやすいです。
例えば行動指針として「コストよりも顧客の満足度を優先する」を定めているのであれば、「使用するノベルティは使い回しのものではなく、使い捨てのものを使用し清潔さを優先する」の具体例があげられるでしょう。
理念やMVVを正しく理解することで、どのような行動が評価されるのかも明確になります。
今後、自社で活躍しようとしている新人のモチベーションを上げるためにも、必ずマニュアルに記載しましょう。
社内独自のルール
社内特有のルールや制度について、マニュアルで網羅しておきましょう。例えば以下のような項目が挙げられます。
- 社内の共通言語
- 業務上のルールやワークフロー
- 経費に関するルール
- 評価制度について
- 福利厚生について
社員全員が知っておくべき情報に漏れがあってはいけません。
特に経費に関することや、評価制度、福利厚生に関しては人によって解釈が違うことはなく明確にルールが定められています。
漏れや間違いのないよう記載しておきましょう。
仕事内容や導入ツールの使い方
実際に現場で取り組むことになる具体的な仕事の内容や、その際に活用するツールの使い方など主に「HOW」となる部分を説明します。
ここで言うツールとは、日常的に使う社内のパソコンやオフィス機器といったハード機器から、勤怠管理システムやグループウェアなどのソフトまで必ず使用することになるもの全てです。
仕事内容は1から10まで、全てマニュアルに記載しようとすると膨大な量になってしまうこともあるでしょう。
その場合は、各業務のルールだけを記載しておき、より詳しくは現場で学べるようにするなど一定の線引きも必要です。
社内ネットワーク・外部とのつながりについて
最後は組織内のネットワークと取引先を含めた外部のネットワークについて説明します。
社内であれば部署同士の関係性や、どういった時にどこに連絡や相談が必要なのかなど、ネットワークが理解できる項目を作りましょう。
部署が同じフロアではない、複数の支店があるなど、規模が大きくなるほどその必要性は増します。
また取引先の窓口となる担当者が誰なのか、顧客であればロイヤリティの違いを理解しておくことも大切です。
マニュアル作成4つのステップ
マニュアルは基本的に4つのステップで作成されます。これは新人教育用でも、業務用でも共通していることです。
先述した新人教育マニュアルに必須のポイントを盛り込みつつ、この4ステップでマニュアルを作成すれば内容の抜け漏れのないマニュアルが作成できるでしょう。
参考：マニュアル作成のコツ｜作成方法・手順5ステップと運用ポイントをまとめました ｜ マニュアル作成・共有システム 「Teachme Biz」
1.目的を明確にし、各情報を整理する
まずマニュアルの目的を設定し、どこまでの教育をマニュアルでカバーするのかを明確にしましょう。
どの項目でどのような内容を書くのかマニュアルの「構成」を考え、情報を整理してから内容を書き始めることが大切です。
例えば、「一人で接客対応がやりきれるようになる」を目的としたマニュアルの場合、基本的な応対や手順に加えて、臨機応変な対応力が養えるようにケーススタディーまで記載すると良いでしょう。
このようにしっかりと目的を明確にすることで、書く範囲が決まります。
全体像をイメージしてから作成することで、情報の抜け漏れを防ぎ、無駄に冗長にならないようにできます。
また、それぞれ記載する情報に対しテキストだけじゃなくてイラストや図、写真も使うべきかどうかも、あらかじめ精査しておくと作成がよりスムーズになるでしょう。
2.マニュアル作成のスケジュールを決める
マニュアルの骨子が固まったら、マニュアルを作成するスケジュールを決めましょう。
例えば、1～5の項目があるとしたら1の作成に1週間、2は次の1週間といった形で目処をつけ、最終的に完成するのは1ヶ月後である、という形で項目ごとに分割して細かいスケジュールを決めると良いでしょう。
マニュアル作成業務は、多くの場合に本業と兼業で作成することが多いため、つい蔑ろにしがちです。
先送りにし続けた結果、期限が迫り切羽詰まった状態で作成しなければならなくなり、十分なマニュアルを作れなくなってしまう可能性が高くなります。
さらに本業のタスクやスケジュールにまで影響を与えかねません。
だからこそマニュアルは作る前に無理のないスケジュールを組み、本業とのバランスを考えて取り組むことが重要なのです。
3.マニュアルを作成する
骨子と作成スケジュールができたら内容を作りましょう。作成する際のポイントについてそれぞれ解説していきます。
テキストを読み手に合わせた文体・表現に整える
先述したように、自分目線ではなく読み手が理解できることを重視しましょう。わかりやすい言葉、冗長にならず簡潔に述べる、専門用語は必要最低限にするなど、読み手の知識量や立場を考えた表現を心がけてください。
参考：プロ直伝の「わかりやすい文章」の書き方・おすすめテクニック9選 ｜ LISKUL
視覚的に見やすい図やイラストを追加、もしくは撮影をする
わかりやすさ、理解のしやすさを高めるためには、テキストだけでなく図やイラスト、写真を用いることが効果的です。
テキストだけで説明しようとするとどうしても冗長表現になってしまい、理解するのに時間がかかってしまいます。
図やイラストが効果的なのは、例えば業務や作業工程の流れを端的に伝える時です。
1～10まである作業工程を、全てテキストで説明すると文字数が多くなりすぎて理解が難しくなります。
しかしイラストを使えば、全体像が把握しやすくなるので理解しやすくなります。
「どの形がもっともわかりやすいか」を考えて図やイラストも活用するようにしましょう。
参考：伝わりやすい資料を作成するためにおさえておくべき28のコツ ｜ LISKUL
また、どうしてもテキストやイラスト、写真だけでは説明しづらい場合は動画にするのもおすすめです。
動画のほうが動きが伝わりやすいので、内容によってどのような見せ方がいいのか判断して作成しましょう。
参考：動画マニュアルを作るメリット・事例まとめ。作り方まで徹底解説 ｜ LISKUL
重要度の高い内容がわかるよう編集する
重要度が高い箇所がどこかわかるように、マニュアル内容を編集しましょう。
学ぶ側は情報の優先順位がわかりません。ですので、書かれている内容を全て理解しようと努力します。
- 特に重要な点
- 次に重要な点
- 優先して覚えておくといいこと
- 覚えておかないと苦労するようなところ
例えばこのような点で優先順位がわかるようになっていれば、わかりやすくなり学習効率が高まります。
情報の優先順位がわかるようにするには、テキストの色を変える、太字にして強調する、図解や動画を活用するなど様々な手法があります。
4.上司や先輩社員のフィードバックを取り入れる
出来上がったマニュアルはそのまま運用せず、必ず上司や先輩社員に確認を入れてフィードバックをもらうようにしましょう。
上司や先輩社員に確認することで、表記や伝え方が正しいかどうか客観的にジャッジをしてもらえます。
注意点としては新人マニュアルの場合、上司や先輩社員は新人からより遠い立場になるためわかりやすい表現を判断するのは難しい可能性があることです。
その場合は、後輩や他部署の人間に確認してもらうことで、より良いマニュアルになるでしょう。
完成度の高いマニュアルを作るためには、他人のフィードバックを得ることは欠かせません。
新人教育マニュアルを効率的に作成するための方法2つ
新人教育マニュアルを効率良く作成する方法として、マニュアル作成ツールやエクセル、ドキュメントの無料テンプレートの使用が挙げられます。
それぞれのメリットと、向いている企業の特徴について解説いたします。
マニュアル作成ツール
1つ目はマニュアル作成ツールの活用です。
マニュアル作成するのに特化したツールであり、手間がかかりがちな作業を効率化したり、わかりやすくなるような内容に仕上げてくれる機能があります。
作成ツールを活用するメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。
- 自社に合った内容のマニュアルを柔軟に作成できる
- 特別なスキルが無くても作成ができる
- 作業工数を大幅に削減できる
- マニュアルの品質が担保できる
誰でも簡単に作成できるのに高い品質を担保できるのは、作成ツール最大のメリットです。
また、スマホで撮影した画像・動画なども簡単に取得してマニュアル化できるので、作成者が思い描くような内容に仕上げやすいです。
そのため、マニュアルの内容量が多くなる場合や、頻繁に内容の改定がある場合など、マニュアルによる指導に注力したい企業はツールの活用が向いていると言えます。
導入のコストはかかりますが、マニュアル作成や新人指導による負担を大幅に削減したい方はツール活用がおすすめです。
エクセル、ドキュメントの無料テンプレート
2つ目はエクセルやドキュメントなど、日頃業務で使用するアプリケーションで作成したテンプレートを使う方法です。
メリットとしては以下のようなものが挙げられます。
- コストがかからない
- 作成に専門知識がいらない
- ほぼ誰でも手軽に作成できる
- テンプレート化されているので項目を考えなくて良い
このような無料のテンプレートは、マニュアルによる指導よりも直接的な指導を重視している企業に適していると言えるでしょう。
反対に基本的な指導にかかる手間を極力少なくするため、マニュアルを作り込みたいのならエクセルやドキュメントのテンプレートは向きません。
内容的にテンプレートでは扱いにくい場合もあるため、その際は一から作成しないといけない場合があります。
また、マニュアルの情報を更新する場合、内容を1つずつ見直して手作業で修正しないといけないため、頻繁に内容が改定されるのであればテンプレートは向いていないと言えます。
参考：マニュアル作成をワードやエクセルで行う場合のメリット・デメリットを教えてください | マニュアル作成ソフト・ツール Teachme Biz｜動画で手順書を簡単作成
新人教育は人的コストをかけてでも人が直接指導する方針を取る場合は、エクセルやドキュメントの無料テンプレートでも事足りると言えます。
無料テンプレートはこちらからダウンロード可能です。
「新入社員教育教材」のテンプレート（書式）一覧｜ビジネスフォーマット（雛形）のテンプレートBANK
新人教育マニュアルの運用のポイント3つ
作成したマニュアルを最大限活かすための運用ポイントを解説します。大事なポイントは３つです。
- OJTと併用して活用する
- 指導側から状況確認・コミュニケーションを図る
- マニュアル作成ツールで進捗・理解度を確かめる
アプローチの仕方は違いますが、3つのポイントに共通しているのは「学習効率を上げるための環境をいかに整えられるか」です。
OJTと併用して活用する
OJT（On the Job Training）と組み合わせることで、マニュアルの内容を実際に経験して覚えられるので学習効率が高まります。
OJTは実際の業務を通じて指導する指導方法のことです。
マニュアルは座学的に学ぶため、実体験を積むことはできません。
特に新人の場合は業務のイメージも持っていない状態ですから、具体的にイメージできないことを座学だけで学ぶことは難しい場合もあります。
新人にあらかじめ教育マニュアルを熟読してもらい、そしてOJTで実践してもらうことで知識が定着するでしょう。
指導側から状況確認・コミュニケーションを図る
できるだけ指導側の立場の人間から、新人の理解度合いやマニュアルの進み具合を把握するためのコミュニケーションを図りましょう。
コミュニケーションを積極的に行うことで、新人の心理的な安心感を高める効果が期待できます。
新人は知識がないだけでなく、社内の人間関係もできていない状態です。
そんな状態ですから、人によっては「わからないことがあっても聞きづらい」など、学ぶ以外の不安を抱えている可能性があります。
学習効率を高めるためには、内容の理解に専念できる状態にした方が良いです。
そうすることで、結果的に教育係の手間も少なくなります。
新人を放置せず、自ら状況確認することを怠らないようにしましょう。
マニュアル作成ツールで進捗・理解度を確かめる
先ほど紹介したマニュアル作成ツールを活用することで、作成だけでなく進捗状況や理解度の把握が可能です。
マニュアル作成ツールによって学習状況が可視化されるため、教育係だけでなく新人が自分の学習レベルを客観的に把握することができます。
参考：【2021最新版】マニュアル作成ツールおすすめ27選を徹底比較！料金・特徴・動画対応など選び方も解説 ｜ LISKUL
また、テレワーク下でもマニュアルの閲覧状況や進捗度が把握できるため、安心して新人教育を行うことができます。
参考：株式会社スタディスト 人事部 | Teachme Biz導入事例
このようにマニュアル作成ツールを活用すれば、環境に左右されず質の高い新人教育ができるようになるでしょう。
新人教育マニュアルを作成する際の3つの注意点
新人教育マニュアルを作成する際の注意点を解説します。
- 専門用語が含まれると読み手が理解しづらくなる
- 都度アップデートしないと抜け漏れが発生する可能性がある
- 全ての業務やナレッジがマニュアル化できるわけではない
マニュアルを作成する上でついやってしまいがちですが、注意をしないと新人にとって活用しづらい内容となってしまいます。
それぞれ解説していきます。
専門用語が含まれると読み手が理解しづらくなる
専門用語が増えると内容の理解以前に、言葉の理解が必要になるので扱いには注意が必要です。
必須の用語以外は極力省き、マニュアル本来の目的が果たせるよう、伝えたい中身が伝わることを優先してください。
専門用語は基本がわかれば、実際の業務を行っていく中で自然と覚えられます。
専門用語は業種によって異なりますが、例えば「アサイン」「バッファ」などのカタカナ言葉のように、業界や社内では当たり前のように使っていても日常では中々使用しない言葉は専門用語と言えます。
上記の言葉で言えばアサインは「任命する」、バッファは「余裕を持たせる」と、誰でもわかる表記に変えましょう。
都度アップデートしないと抜け漏れが発生する可能性がある
マニュアルに記載している内容に変更があれば、後回しにせず適宜アップデートしましょう。
社内ルールが更新された、新しい業務が増えた、新しいツールが導入されたなど、後回しにせずすぐに反映することが大切です。
後回しにしてしまうと、記憶も薄まり内容の抜け漏れが発生しやすくなるので、必ず情報変更があるたびにアップデートすることを徹底してください。
全ての業務やナレッジがマニュアル化できるわけではない
全ての業務やナレッジがマニュアル化できるとは限りません。
例えば、以下のような項目は言語化してマニュアルで説明するのが難しいです。
- 社員個々に起因するナレッジや顧客対応のトーク
- 専門的な知識・ナレッジ
このような情報は無理にマニュアル化しようとせず、直接担当者から指導してもらう方が効率的です。
指導することをすべてマニュアルに掲載しようとはせず、マニュアルか直接指導どちらが適切かを見極めましょう。
まとめ
今回は新人教育マニュアルに外せない内容と、作成方法から運用のポイントまでを解説しました。
新人教育マニュアルは「とにかくわかりやすい表現や記述」を心がけ、「本人の学習効率が最大限高まるよう運用する」ことが重要です。
基本的にマニュアルに記載する項目は本記事で紹介したことを網羅していれば間違いありません。
実際に作成をする際は、いきなり書き始めずに骨子とスケジュールを固めてから作成しましょう。
作り終えたら他人にしっかりと確認してもらい、フィードバックをもらうことで質の高いマニュアルになります。
マニュアルを作成するにはツールを活用するのがおすすめです。
そして作り込んだマニュアルが最大限活かされるよう、OJTなどを交えながら本人の学習効率が上がるように工夫しながら活用してください。
