展示会のお礼メールの送り方|例文から営業部門との連携時のポイントまで

マーケティング施策の一環として展示会に出展された方、しっかりとお礼メールは送っていますか?

展示会出展は、リードを獲得して成約につなげていくことが目的です。リードを獲得しただけでは成約にはつながらないので、お礼メールでコンタクトをとっていく必要があります。

この記事では、お礼メールの送り方について解説します。お礼メールを送る意味、実際の文例から、営業部門との連携時に気をつけるポイントまでご説明します。お礼メールの送り方をしっかりとマスターし、展示会の成果を最大化しましょう。


展示会のお礼メールを送るメリット

お礼メールを送るメリットは、「自社製品・サービスについて思い出してもらえること」です。

展示会の来場者は、短時間で多くのブースを回る必要があるため、必然的にそれぞれの出展者の印象は薄くなってしまいます。そこで、お礼メールという形で自社製品・サービスをもう一度思い出してもらう機会をつくることで、その後のステップにつながる確率を高められます。

もちろん、比較的すぐに商談も結びつくこともあるかもしれません。しかし、多くのリードに期待される次のステップは、まずはお問い合わせでしょう。より小さいステップとしては、Webサイトの訪問なども当てはまるかもしれません。

お礼メールは、こうした次の段階に進む確率を上げてくれます。


展示会のお礼メールを送るタイミング

お礼メールを送るタイミングは、早ければ早いほど望ましいです。可能であれば当日中に送りましょう。

なぜなら、遅くなればなるほど、他企業からのメールに紛れてしまうからです。展示会の来場者は、一日で数十社と名刺交換を行うのが一般的です。

その数十社から一気にお礼メールが届くので、見過ごされてしまう可能性が高くなります。

お礼メールは翌日・翌々日に送る企業が多いので、そうした企業のメール群に埋もれないよう、できるだけ早く送付しましょう。


展示会のお礼メールの内容についてのポイント

実際に展示会のお礼メールの内容を考える際のポイントをご紹介します。

ポイント1:顧客にあわせた内容を盛り込む

展示会のお礼メールでもっとも重要な点は、顧客に合わせた内容を盛り込むことです。顧客に合わせたメールを考えるときは「確度の高さ」と「顧客のニーズ」に注目しましょう。

顧客の確度に合わせた文面にする

全てのリードに同じ文面のお礼メールを送っても、最大限の効果を得られません。例えば、ブースに5分しか滞在せず名刺交換くらいしかしていない来場者と、20分滞在して質問をたくさん投げかけた来場者に同じ文面のメールを送っても、効果は乏しいでしょう。

顧客の確度は、ブースへの滞在時間や商品に対する質問の有無や相手企業の属性など、来場者の情報やリアクションに基づいてある程度判断できます。

高確度の顧客には商談につなげることを意識して、また低確度の顧客には関係構築の第一歩として、別々の文面を用意しましょう。

顧客のニーズに合った商品だけを紹介する

欲張って色々な情報をつめこみ過ぎず、顧客が本当に求めている商品だけ紹介しましょう。

たとえ顧客の確度が高くても、ニーズにマッチしていない商品を紹介しても効果は見込めません。

また、単に情報収集のために来場した顧客に対して、過度の商品紹介をしても成果は見込めません。そのような顧客に対しては、「商品の選び方」のように求められるコンテンツを提供しましょう。

文面は全体的にスリムにする

文面が長すぎると、きちんと読んでもらえないということもありますから、不必要な情報は省き、エッセンシャルな情報をシンプルに記載しましょう。

必要な情報としては、下記の項目を含むようにしてください。

  • 商品やサービスの特徴
  • 顧客にとってどんなメリットがあるか
  • どんな人にオススメか
  • 次の行動を促す誘導

特に「次の行動を促す誘導」は大事で、どんなに顧客にポジティブな印象を持ってもらえても、その後のアクションへの誘導が明示されていなければ成約にはつながりません。

アポイントの日程候補や、Webサイトへの誘導など、ネクストアクションを必ず提示しておきましょう。


展示会のお礼メールの文例

高確度のリードへのお礼メール文例

確度の高いリードに対しては、個別の内容を盛り込んだお礼メールを作成しましょう。

ブースでの具体的なエピソード

高確度と判断したリードには、ブースでも様々な会話や質問がなされたことでしょう。こうした「その来場者としかしていない会話・質問」をメールに盛り込むことで、ブースでの商談内容を思い出すことができ、定型表現の連続も防げます。

来場者にとっての商品メリット

商談で話した内容をもとに、商品・サービスによってその顧客にどんなメリットがあるのかを記載しましょう。

画一的な内容ではなく、個々の来場者にとってのメリットを記載することで、お客さんの興味を引きやすいです。

これらを踏まえたお礼メールの文例をご紹介します。

件名:XXX様 「ABC展示会」ご来場のお礼

◯◯◯株式会社
XXX様

平素よりお世話になっております。
先日は、お忙しい中「ABC展示会」にて当社のブースへと
お立ち寄りいただき誠にありがとうございました。

私は、【株式会社●●●】の展示ブースにて
ご案内させていただきました【YYY】と申します。
当日は、(・・・)や(***)など、いまのお客様のお悩みをお伺いすることができました。

この度紹介させていただいた商品は、(・・・)が
特徴の製品となっております。
これは貴社の(***)というお悩みを解決できる可能性を秘めております。

<弊社ブースでの展示商品一覧>
*「(製品・サービス名)」
(商品詳細のURL)
*「(製品・サービス名)」
(商品詳細のURL)

XXX様のご要望に合わせて、
改めてご紹介する機会をいただけますと幸いです。
ぜひお気軽にご連絡下さいませ。
どうぞ今後ともよろしくお願いいたします。
————————————————————————
(氏名)
(会社名)
(連絡先)
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最後にアポの候補日を記載してもいいでしょう。

低確度のリードへのお礼メール文例

比較的確度の低いリードに対してのお礼メールでは、以下のポイントをおさえましょう。

文面の長さは、できるだけシンプルにする

低確度のリードへのお礼メールで重要なのは、とにかく悪い印象を持たれないことです。先方も、そこまで興味がない企業から、長々とお礼メールが来てしまうと、それだけで印象を損ねる可能性があります。

またこうした来場者は、ブースでの会話なども、社交辞令的なものが多く、忘れてしまっているかもしれません。ですから、ストレスなくさっと目を通せるくらいの長さにとどめておきましょう。

商品へのニーズを育成するためのコンテンツを載せる

商品にそこまで興味がないリードに対して、その商品の特徴や利点を過度に紹介したところで、あまり効果がないばかりか、うっとうしく思われてイメージを損なわれる恐れもあります。

こうしたリードに対しては、商品へのニーズや興味を喚起する、いわゆる「リードナーチャリング」用のコンテンツを用意しましょう。業界の最新情報やノウハウをまとめた記事などへのリンクを共有すると効果的です。

これらを踏まえた文例がこちらです。

件名:XXX様 「ABC展示会」ご来場のお礼

◯◯◯株式会社
XXX様

平素よりお世話になっております。
私は、【株式会社●●●】の展示ブースにて
ご案内させていただきました【YYY】と申します。
先日は、お忙しい中「ABC展示会」にて当社のブースへと
お立ち寄りいただき、ありがとうございました。

○○○業界の最新事例・ノウハウを解説した記事をご紹介しますので、今後のビジネスに役立てて頂けますと幸いでございます。

(記事へのリンク)

<弊社ブースでの展示商品一覧>
*「(製品・サービス名)」
(商品詳細のURL)

ビジネスでお困りのことや、商品に関するご質問・ご要望などございましたら、ぜひお気軽にご連絡下さいませ。
どうぞ今後ともよろしくお願いいたします。
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(氏名)
(会社名)
(連絡先)
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営業部門との連携時に気を付けるべきポイント

ポイント1:営業部門がどんなリードを求めているか、事前に共有してもらう

リードの確度の判断材料は、営業部門からも得ることができるでしょう。顧客に対して実際に営業活動をしている彼らにしか知り得ない情報も必ずあるためです。

特に、確度の高いリード、商談に結びつきやすい企業は、どのような属性の企業なのか、またどのような層をターゲットとしているのかを、事前に営業部門に共有してもらいましょう。

ポイント2:お礼メールのリアクションを営業と共有する

営業部門の立場からみると、マーケティング部門から渡されるそれぞれのリードのリアクションがわかれば、よりクリアに営業を進めることができます。

全てを共有することは不可能ですが、例えば展示会での反応度の高さや、お礼メールに対するリアクションの内容(お問い合わせの有無等)などについて共有しておけば、より効率的に営業活動ができるでしょう。

ポイント3:確度の高いリードには、営業部門からフォローしてもらう

高確度のリードに送ったお礼メールも、いくら文面を工夫したとしても、他の企業のお礼メールに埋もれてしまい、単なる社交辞令と受け取られることもありえます。そこで、営業部門から直接電話をしてもらうなどといった形で、フォローするのが最善策でしょう。


まとめ

展示会のお礼メールを送るメリットからその文例、さらには営業部門との連携のポイントまでご紹介しました。いかがでしたか?

展示会を最大限に利用し、多くの顧客を獲得するために、お礼メールを効果的に活用していきましょう。

参考にしたサイト

マーケティング部門と営業部門の連携で、会社の新しいパワーに! | Urumo!
展示会マーケティングを効果的にする、お礼メールの書き方と例文 | マーケティングオートメーション「リストファインダー」
展示会お礼メールの書き方と活用法〜展示会の効果を最大にするために〜 | カイロスのマーケティングブログ
第三回:マーケティングオートメーションを拡大したキャンペーンマネージメントへ – Customer Success