社内DXとは?始めるべき理由やDX化を実現する3つのポイント

新型コロナウイルスや働き方改革の影響で企業は新たな働き方が求められるようになりました。その影響もあり、多くの企業はDX化を進めようと検討しているのではないでしょうか。

参考:デジタルトランスフォーメーション(DX)とは?基本から取り組み方までわかる保存版|LISKUL

しかし、いきなり「企業のサービスや販売方法を刷新する」ようなDXを実現するにはハードルが高いはずです。そこで注目されているのが、社内DXです。

社内DXは一部の業務プロセスの見直しや業務単位のデジタル化であり、規模感の小さいDXになります。

社内DXは以下の5つの観点からどの企業も推進すべきと言えます。

  • DX推進の足がかりとなる
  • 新たな働き方に適応できる
  • 企業の競争力強化につながる
  • 業務効率化を実現して人材不足を解消できる
  • BCP対策につながる

社内DXを実現するポイントは以下の3つです。

  • 社内全体の「DXの理解度」を高める
  • 「DX人材」の採用・育成を行う
  • スモールスタートで進めていく

そこで本記事では、社内DXが必要な理由を解説した上で、成功事例や社内DXを実現するポイント・推進の手順、注意点を解説します。

本記事を最後までお読みいただくことにより、社内DXについて正しく理解し、全体的なDX化に向けた具体的な施策実行のヒントを得ていただければと思います。


社内DXとは、デジタル技術を活用して企業全体や働き方を変革すること

社内DXとは、デジタル技術を活用して業務効率化や生産性向上などを目指し、企業全体の働き方や組織体制を変革することです。

DXは企業全体や顧客を巻き込んだ変革が求められますが、社内DXは社内業務や組織内の変革が求められます。

社内DXの例は以下の通りです。

  • 書類のペーパーレス化
  • 業務の自動化
  • チャットツールの導入
  • 経費精算や入退社・勤怠管理のシステム化
  • オペレーターサービスの効率化

このようにデジタル技術を活用し、限りある人的リソースで業務を回せるように業務プロセスを刷新したり、働き方を変革することが目的です。


社内DXの推進が必要とされている5つの理由

社内DXの推進が必要とされている5つの理由は以下の通りです。

  • DX推進の足がかりとなる
  • 新たな働き方に適応できる
  • 企業の競争力強化につながる
  • 人材不足を解消できる
  • BCP対策につながる

DX推進の足がかりになる

社内DXを実現することで全社的なDXの足がかりになります。社内での業務プロセスや組織体制を変革していくことで、組織のDXの意識や基盤を固めることができるからです。

多くの企業でDX化が叫ばれる昨今ですが、経済産業省が発表した「2025年の崖」では「DXに関する課題を解決できない場合は、2025年以降で最大年間12兆円の経済損失が生じる」と言われています。

参考:DXレポート ~ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開~(簡易版)(PDF形式:2,693KB)PDFファイル

企業のサービスや販売方法を刷新するようなDXは難しいですが、社内システムの変更やツールの導入といった社内DXを進めることは難しくありません。

社内DXのような小さな施策を積み重ねていくことで、全体的なDXの足がかりになります。

新たな働き方に適応できる

業務のデジタル化を推進することで、時短勤務やテレワークといった新たな働き方に適応できるようになります。

多様な働き方ができるようになれば、居住地や育児・介護といった理由から出社が難しい社員も対応できるようになります。

例えば、Web会議ツールを導入することで出社しなくても社員同士でミーティングをしたり、業務状況の共有ができるようになります。

参考:テレワークとは?メリットデメリットから生産性を上げる導入方法まで解説|LISKUL
   働き方改革に向けてテレワークを導入すべき理由と、導入までの6ステップ|LISKUL
 

企業の競争力強化につながる

社内DXを推進することで企業の競争力強化につながります。2025年の崖問題やコロナ禍を皮切りに変化の激しい時代で事業を運営し続けるためには、競合他社に負けない競争力の強化が重要になります。

例えば、営業業務を効率化するシステムを導入した場合、セールス担当がレポートや資料の作成、顧客管理などノンコア業務にかけていたリソースを、アポ獲得や商談といったコア業務に集中させることができます。

利益に直結する業務にかけられる時間や対応速度、サービスの質や戦略立案にリソースを集中させることができるので、企業の競争力強化につなげられます。

人材不足を解消できる

社内DXは業務効率化を実現し、人材不足解消が期待できます。

現状日本の労働人口は少子高齢化の影響で年々低下しており、社内の限りあるリソースで事業を運用できる業務プロセスを構築する必要があります。

こうした背景を踏まえると、システムやツールを活用して業務効率化や工数削減を行い、今ある人的リソースを活かした事業運営が大切です。

例えば、経理を自動で行えるシステムや受発注管理を導入することで、今まで数人・数十人必要としていた業務が、システムやツールを管理する担当者だけで対応できるようになります。

人手不足が起きると本来は新たな事業展開や戦略、イノベーションを起こすアイデアを考える中堅社員や役員が雑務に回らなければならない状態に陥ります。

社内DXは業務自動化や効率化により業務工数を削減し、今ある人的リソースを有効的に活用した事業運営ができるので、人材不足を解消することができます。

BCP対策につながる

社内DXを推進することは、災害が起きても事業を継続させることができるBCP対策につながります。

業務のオンライン会議システムやビジネスチャットなどのデジタル技術を活用してテレワークや在宅勤務などの環境を構築しておけば、感染症の蔓延や災害時でも業務を継続できるからです。

オンライン会議システムやビジネスチャットを活用してテレワークや在宅勤務などの環境を構築することで業務のデジタル化を進められます。

BCPの対策が不十分だと、災害や有事の際に事業が停滞するだけでなく、取引先との関係が崩れてしまう原因になります。

デジタル化によってオンラインで業務ができる環境を構築すれば、地震や台風といった自然災害、新型コロナウイルスのような感染症の発生といった緊急事態の中でも事業を継続できるようになります。

参考:どこよりもわかりやすいBCP対策とは?策定までの手順から、代替策として使えるツールもご紹介│LISKUL


社内DXの成功事例

社内DXの成功事例を3つ紹介します。

申請・承認業務の一元化を推進し開発生産性が4倍に向上した事例

システム開発を請け負っているBIPRPGY株式会社では、複数システムで管理していた稟議の申請・承認業務を一元化し、開発生産性を4倍に向上させることに成功しました。

BIPRPGY株式会社はこれまでに別のワークフローシステムを導入していたものの、モバイル端末で使用できないため、開発の生産性に問題を抱えていました。

また、複数のシステムで申請・承認を管理していたため、複数のITシステムに保守コストがかかっていました。

そこで、同社は申請・承認業務をモバイル端末からアクセスできるワークフローシステムを導入しました。

モバイル対応のツールを導入したことで申請フォームの開発生産性を4倍に向上させることに成功しました。また、複数のシステムに分断していた申請承認業務を一つのツールに集約し、保守コストの削減にも成功しています。

参考:AgileWorksの導入により、テレワークへの移行を加速 開発生産性を4倍に向上させ申請承認業務の一元化を推進

在宅勤務の訓練を進め約4000人の従業員のテレワーク化に成功した事例

インターネットサービスを提供するGMOインターネットでは、在宅勤務の訓練を進め約4000人の従業員のテレワーク化に成功しました。

同社は東日本大震災の発生から「働き方の変容」に対応するため、年に1回在宅勤務の訓練を始めました。

在宅勤務の訓練では、実際にリモートワークを行うだけでなく、災害が発生した時にどのように手段で連絡を取るかを話し合い、緊急時に在宅勤務ができるように体制を整えました。

その結果、新型コロナウイルス感染症の拡大に合わせて従業員4000人を対象に在宅勤務体制へ移行させることに成功しています。

参考:GMOインターネットグループに聞く緊急時のテレワーク移行のポイント -なぜ約4000人が在宅勤務へスムーズに移行できたのか?

細かい作業の業務自動化で年1200時間の労働時間削減を実現した事例

保険を取り扱っている三井住友海上火災保険株式会社では、細かい作業の自動化を行い、年1200時間の労働時間削減に成功しました。

同社では働き方改革に向けて在宅勤務やテレワークなど多様な働き方を見据え、社内DXを推進していました。

働き方改革を行う上で業務効率化が重要であると考え、業務の自動化を図るためにエクセルVBAを活用したロボットを400個開発したり、経理や保険金の支払いにRPAを導入するなど、業務効率化を進めました。

その結果、データ入力業務や処理を自動化することができ、年間で1200時間の労働時間削減に成功しました。RPAなどのデジタル技術で業務を自動化することにより経理や保険金支払い部門の業務削減に繋げています。

参考:第2回 「働きやすく生産性の高い企業・職場表彰」の表彰対象企業を決定しました |報道発表資料|厚生労働省


社内DXを実現するための3つのポイント

社内DXを実現するための3つのポイントは以下の通りです。

  • 社内全体の「DXの理解度」を高める
  • 「DX人材」の採用・育成を行う
  • スモールスタートで進めていく

社内全体の「DXの理解度」を高める

社内DXを実現するためには社内全体のDXへの理解度を高めることが重要です。

経営層から従業員まで社内全体でのDXへの認識や理解力が低いと、DX推進のための人材やリソースの投資ができません。

社内DXを実現するためには、システムの刷新やツールの導入、人材確保やDX推進に充てる人的リソースといったコストがかかります。

これらの投資に対して決定権を持つ経営層の理解度が低いと投資の許可を得られず、「中途半端に社内DXを進めて成果が出ずコストだけかかってしまった」と失敗に終わる可能性があります。

そうならないためにも、社内全体のDXへの理解度を高めておく必要があります。

DXの理解度を高めるには以下のような取り組みが効果的です。

  • DX研修の実施
  • DX推進部署の設置
  • 部署単位で社内DX推進リーダーを配置する
  • DXの成功事例の共有

DXの研修については、DX推進を支援している企業が研修プログラムやeラーニング教材を提供しています。

社内DXを推進するために推進部署を設置したり部署やグループ単位で社内DX推進リーダーを配置する方法も効果的です。

部署ごとに社内DX推進を行えばどの部署の推進が遅れているのかを把握でき、勉強会や研修を経て社内DX推進の足並みをそろえることができます。

DXの成功事例については厚生労働省が発表している「私の会社の働き方改革取り組み事例集」が参考になります。

この資料では、働き方改革を実施するために導入したデジタル技術やその効果について書かれています。特に「株式会社荒木組」と「駿河重機建設会社」はデジタル技術を活用して業務プロセスや業務のあり方自体を変革しており参考になります。

「DX人材」を確保する

社内DXを実現するためには、DXの知見やスキルを持った人材の確保が必要です。

なぜなら、デジタル技術を活用した企画・実行・管理が必要だからです。

DX実現のカギとなるのは「最先端のIT技術」の知見を持っており社内業務に精通している人材です。

しかし、現状多くの企業がDX化を進めているため、専門的なスキルや知識、実績を持っている人材は枯渇状態にあります。

そのため、DX人材を採用するというよりは、「自社の業務に精通している」「最先端のIT技術の知見がある」この2つに当てはまる社内の人材をDX人材として育成した方が長期的な視点でみると最適であると考えられます。

DXの人材育成ついては、自社の業務と想定した上で業務改善の実践トレーニングや研修、実際の業務で活用できる開発をサポートしてくれる企業があります。

人材が確保できるなら採用し、確保できない場合は従業員にDX人材育成研修に参加してもらうなど、社内DXを先導する人材を確保しましょう。

スモールスタートで進めていく

社内DXはいきなり業務プロセスを刷新するのではなく、スモールスタートで進めていくことも大切です。

DXはいきなり改革を進めてしまうと新しい業務プロセスへの対応やデジタル技術を使いこなすのに時間がかかるなど、社員に負荷がかかりDXが思うよう進みません。

社内DXを実現するためには小さな業務から業務全体のプロセスへ段階的に実行していくといいでしょう。紙の書類を電子化したり、社内の情報管理をクラウドサービスで利用するなど、補助的(ノンコア)な業務からデジタル化していきましょう。

まずは前述した方法を試してみて、従業員の反応や意見を取り入れるとともに、社内DXを段階的に取り入れていくことが大切です。


社内DXの進め方

社内DXは以下の手順で進めましょう。

  • 社内DXを行う目的を明確にする
  • 全体像を把握する
  • 社内DXを進める専門的な人材を確保する
  • 社内システムを変更・刷新する

社内DXを行う目的を明確にする

社内DXを始めるには、「なぜ行うのか」という目的を明確にしなくてはなりません。

社内DXは企業の業務プロセスや何を解決したいか、どんな企業にしたいか、などの要素で導入すべきシステムやツールが変わってきます。

目的を明確にしないとツールやシステムの導入がプロジェクトのゴールになり、DXが進みません。

目的が定まらない場合は、全社員に「現状のシステムや体制で不便に感じていること」「業務効率化につながりそうなアイデア」を聞き取るアンケートを実施するといいでしょう。

アンケートは紙の書類で実施することもできますが、集計のしやすさやデータの柔軟性を考えるとデジタル技術を活用したアンケートがおすすめです。

以下の記事では、アンケートツールやアンケートの作成方法を紹介しているので、参考にしてください。

参考:アンケート調査の5つのステップ【アンケート作成のテンプレ付き】|LISKUL
   アンケートの活用事例8選から学ぶ、成果を最大化させる6つのポイント|LISKUL

全体像を把握する

次に目的を達成するために必要なデジタル技術や「いつまでに導入し、業務プロセスや業務自体を改変するか」などの全体像を把握しておきましょう。

社内DXを実現するためには、全体像を可視化して社内全体に共有するだけでなく、部署ごとにDX推進のリーダーや責任者を配置して社内DXの実現に向けて足並みを揃えることが大切です。

中には社内DXに反対する従業員も出てくるはずですが、その場合は推進リーダーと従業員で意見を出し合い、DXへの理解を促すだけでなく、実現するための熱量の差を少しでも埋めていくことが大切です。

専門的な人材を確保する

社内DXの全体像を把握し、導入のプロセスが具体化できたら社内DXを推進する専門的な人材を確保しましょう。

人材を確保する方法としては前述した「実績ある人を採用する」「従業員の適性を見ながらDX人材に育成する」の2つがあります。

DX化が叫ばれている日本企業では「実績ある人を採用する」が簡単ではないため、従業員をDX人材に育成することを視野に入れ、プロジェクトチームを作りましょう。

I、IT社会推進を支援するIPAがに発表した「デジタル・トランスフォーメーション(DX)推進に向けた 企業とIT人材の実態調査」では、DXには以下6つのスキルを持った人材が必要とされています。

  • プロジェクトマネージャー
  • デザイナー
  • エンジニアリングマネージャー/アーキテクト
  • データサイエンティスト
  • 先端技術エンジニア
  • UI/UXデザイナー
  • エンジニア/プログラマ

画像説明出典元:デジタル・トランスフォーメーション(DX)推進に向けた 企業とIT人材の実態調査

この資料を見ると社内DXの企画立案・進行を行うプロダクトマネージャーやビジネスデザイナーは重要なポジションであり、社内の従業員をアサインする、もしくはDXの知見を持った人材が必要です。

それ以外のスキルについては、採用・育成で確保していく必要があります。

業務プロセスを刷新する

社内DXの目的やそれを実現するための人材を確保できたら業務プロセスを刷新しましょう。

現状の業務プロセスには紙の書類で手続きしていたり、書類仕事のために会社に戻らなければならないなど、DX化を妨げる原因になっているケースもあります。

例えば、承認・申請などの手続きを電子化するだけでも出社の必要がなくなるため、業務効率化や生産性向上に繋げることができます。


社内DX推進のために導入したい6つのツール

社内DX推進のために導入したいツールは以下の通りです。

  • オンライン会議システム
  • ビジネスチャットツール
  • ワークフローシステム
  • RPAツール
  • 経費計算システム
  • 人事管理システム

導入ツールは企業が抱えている課題によって異なります。

社内DXはミニマムスタートで効果を検証しながら進めることが大切です。無理にすべてのツールを導入する必要はありません。

オンライン会議システム

オンライン会議システムとは、インターネット環境から自身のパソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスを使い、時間や場所を選ばずに会議ができるシステムです。

オンライン会議システムでは、オフラインで行う会議と遜色ないサービスを提供するために、以下のような機能が搭載されています。

  • ビデオ通話
  • ファイル共有
  • デスクトップ画面共有
  • 録音、録画
  • セキュリティ
  • ホワイトボード

これらの機能が搭載されているため、自社で行う会議はもちろん、取引先との商談にも活用できます。

いつでもどこでもパソコンとインターネット環境さえあればコミュニケーションを取ることができるので、「在宅勤務」「テレワーク」「オンライン商談」といった災害時でも事業運営を行えるBCP対策につながります。

オンライン会議システムは無料で利用できますが、会議時間や会議の参加人数によって有料プランへの契約が必要な場合があります。

参考:Web【2022年版】Web会議システム15選を厳選比較!選び方のポイントも伝授

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールはインターネット環境さえあればいつでもどこでも連絡を取り合えるツールです。

重要な会議やクライアントとの商談をオンラインで行えるため、自然災害や感染症の蔓延により出社できない場合でも情報を共有できたり、商談を行うことが可能です。

  • メッセージ送信
  • グループチャット
  • ファイル共有
  • ユーザー検索
  • タスク管理
  • ビデオ会議
  • 通知機能
  • メンバー管理

ビジネスチャットツールは人数や過去のメッセージを残しておく場合に月額利用が発生しますが、アカウントの作成や試験的に数人でコミュニケーションを取る程度であれば無料で利用できます。

参考:【2022年最新版】ビジネスチャット15選!シェア・料金・機能などを厳選比較|LISKUL

ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、稟議や申請・承認などの社内手続きを電子化し、スムーズに行うためのシステムです。

社内の申請・承認手続きを電子化できることで書類に押印するためだけに会社に戻るなどの非効率な業務を無くすことができます。

ワークフローシステムで利用できる機能は以下の通りです。

  • 申請フォームの作成
  • フロー定義
  • 申請書作成
  • 承認・決済
  • 運用管理

ワークフローシステムはパソコンやスマホ、タブレットで申請書の作成・承認・決済を行えるため、契約稟議やそのほかの申請・承認業務を円滑に行えます。

また、申請・承認を電子化できるため、紙の書類が不要になるだけでなく、コスト削減にもつながります。

ワークフローシステムは「無駄な業務の削減」「ペーパーレス化によるコスト削減」「在宅勤務」「テレワーク」といった社内DXに向いています。

月額5,000円で申込書や見積書のデジタル化のシステムを構築する方法

参考:【2022年最新版】ワークフローシステム(電子稟議)主要25ツールを徹底比較!選び方、導入の流れも解説│LISKUL

RPAツール

RPAツールは、日常的に手作業で行っているようなデータ入力業務をロボットを用いて自動化・効率化できるツールです。

RPAを活用することで、データ入力やシフト作成といった、定型化できる業務を自動で行うことができるので、経理やデータ入力のための増員が不要になります。

RPAツールで利用できる機能は以下の通りです。

  • 作業自動化
  • OCR(文字認識)
  • ワークフロー構築

RPAツールはPC上で行うマウスやキーボードの操作を自動化できるので、以下のような業務を自動化できます。

  • データ入力
  • シフト作成
  • データ分析
  • レポート作成
  • 請求書作成

RPAツールは、月額数万円から年間数百万円と定額費用が発生するタイプとロボット数によって料金が変動するタイプの2種類があります。

ベンダーによって費用に差がありますし、導入規模によって最適なRPAが異なりますので、詳しくは以下の記事を参考にしてください。

参考:【2022年版】RPAツール比較17選!プロ直伝の失敗しない選び方も紹介│LISKUL

経費精算システム

経費精算システムは、経費の申請・承認を効率化、電子化できるシステムです。

経費精算システムでは、経理が担当している業務を自動化・効率化できるため、処理精度の向上や処理業務の効率化が期待できます。

また、紙の書類で行っていた業務がデジタルに置き換わることであらゆる場所からアクセスできるため、BCP対策にも繋げられます。

経費精算システムで利用できる機能は以下の通りです。

  • オンラインでの申請・承認処理
  • コメント機能(差し戻しや質問時に有効)
  • 規律違反チェック
  • 自動仕訳
  • 会計連携
  • 領収書OCR
  • 各種クレジットカード連携

経費精算システムには、従業員一人当たり数百円の月額費用がかかるサービスから、固定の月額費用がかかるサービスなどさまざまなものがあります。

経費精算システムの導入方法や事例については以下の記事を参考にしてください。

参考:【2022年版】経費精算システム40選を比較!選ぶ際の4つのポイントも紹介│LISKUL

人事管理システム

人事管理システムとは、従業員の労務や人事情報の管理、人事評価などの管理業務を効率化できるシステムです。

人事担当者が行っていた人事関係の業務を削減できるだけでなく、人事評価を自動で行うことができるため、業務効率化や工数削減につなげられます。

人事管理システムで利用できる機能は以下の通りです。

  • 基本情報の一元管理
  • 勤怠管理機能
  • 給与計算機能
  • 評価・昇進管理機能

人事担当者が行っていた人事関係の業務を削減できるだけでなく、正確な人事評価ができるようになります。

人事管理システムを利用することで、「バックオフィスの人員削減」「テレワーク」「在宅勤務」といった社内DXに役立ちます。

参考:【2022年版】人事管理システムおすすめ15選を比較!選び方も紹介│LISKUL


社内DX推進時の注意点

社内DX推進時の注意点は以下の通りです。

  • システムを導入しただけでは終わらない
  • 社内全体で改革を行う必要がある

システムを導入しただけでは終わらない

社内DXはシステムを導入しただけで実現できるものではありません。

システムの導入はあくまでも手段であり、機能を使いこなせない、用途にあった使い方ができないと業務効率化や自動化のような変革を起こすことはできません。

「業務のIT化」が目的になってしまい、本来の「課題解決」や「業務効率化」まで見据えていないことがほとんどです。

社内DXは導入を目的とせず、目的や解決したい課題を洗い出した上で進めていく必要があります。

社内全体で改革を行う必要がある

社内DXは経営層や管理職だけでなく、社内全体で改革を行う必要があります。

社内全体で取り組まなければ、部門ごとで新旧のシステムを使っていたり、情報の分断が起こりかえって業務効率化の妨げになる可能性があります。

例えば、ワークフローシステムを導入して稟議の承認・申請を電子化したにもかかわらず、部署によっては紙で申請・承認を行っている場合、業務の効率化を進めることはできません。

スモールスタートでシステムを導入するにしても、社内全体で導入目的や運用のゴールを明確にし、全体像を共有しておかなければなりません。

部署や人材任せにせず、社内全体で足なみを揃えて社内DXを進めることが大切です。


まとめ

この記事では社内DXを始めるべき理由や社内DXを実現するポイント、導入すべきツールや注意点について解説しました。

社内DXを始めるべき理由は以下の通りです。

  • DX推進の足がかりとなる
  • 新たな働き方に適応できる
  • 企業の競争力強化につながる
  • 業務効率化を実現して人材不足を解消できる
  • BCP対策につながる

デジタル技術を活用することによって業務効率化や生産性向上、多様な働き方ができるようになります。

生産性向上による競争力の強化や人材不足の解消、BCP対策といった課題を解決できるためDXの足がかりとなる改革を行うことができます。

社内DXを実現するためのポイントは以下の通りです。

  • 社内全体の「DXの理解度」を高める
  • 「DX人材」の採用・育成を行う
  • スモールスタートで進めていく

ただ「ツールやシステムを導入すればいい」という考えで社内DXを実現することはできません。3つのポイントを意識して進めていきましょう。

社内DXを支援してくれるツールはいくつかありますが、「テレワークや在宅勤務を進めたい」のであればオンライン会議システムやビジネスチャットツールを導入がおすすめです。

業務効率化や生産性向上を目指したい場合は、ワークフローシステムやRPAツールの導入をおすすめします。

バックオフィスの人員削減や退職による穴埋めに対しては「経費計算システム」や「人事管理システム」を導入しましょう。